Тема 8. Автоматизация составления электронных документов Электронная форма документа это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. это не изображения бумажного документа, а электронная технология работы с формами, где бумажная форма появляется только по требованию в качестве твердой копии электронной. Типы полей электронного документа Поля с постоянными реквизитами, не изменяющимися среди экземпляров документа одного типа. Особенностью таких полей является необходимость занесения их в форму ЭД в процессе проектирования его структуры. Поля с наименованием переменных реквизитов, изменяющих свои значения при переходе от одного экземпляра документа к другому, и также требующие предварительного занесения в форму ЭД. Поля со значениями переменных реквизитов, которые могут быть двух типов: заполняемые вручную и автоматически. Типы полей электронного документа Управляющие кнопки, предназначенные для инициирования каких-либо более сложных вычислений или отсылки в базу данных, по сети другому специалисту, по электронной почте или факсу. Поля для отметок, которые ставятся в документе в процессе его просмотра. Поля с электронными подписями. Типы автоматически заполняемых полей вычисляемые поля с помощью подключения стандартных статистических, математических, финансовых функций или макросов автоматически заполняемые поля из базы данных и из справочников. Преимущества использования электронных документов: уменьшается время обслуживания клиентов за счет сокращения времени на поиск документов и на реакцию на запрос; повышается эффективность управления информацией за счет получения более быстрого доступа к документам, выбора более оптимального способа хранения документов, получения возможности собирать и обрабатывать документы в большем количестве, чем раньше; Преимущества использования электронных документов: принимаются быстрее более точные и обоснованные управленческие решения; повышается степень защищенности документа при хранении за счет компактности документа, быстроты и дешевизны копирования электронного документа в стольких копиях, сколько нужно; обеспечивается защита информации от несанкционированного доступа с помощью выполнения более быстрой и дешевой операции шифрования и дешифрования информации в электронном документе; увеличивается производительность труда за счет сокращения подготовительных операций над документами и увеличения времени на выполнение основных операций; Преимущества использования электронных документов: доступ к документу получают одновременно нескольких пользователей из рабочей группы, обеспечивается взаимодействие сотрудников всех подразделений предприятия, что позволяет избежать дублирования выполняемых функций и задач; уменьшаются затраты на обработку документа (снижаются расходы по распространению и сбору форм, а также по перемещению между исполнителями); осуществляется полный контроль над формой в момент ее движения между исполнителями, появляется возможность определять сроки каждого этапа обработки формы и контролировать исполнение. Недостатки использования ЭД: неполная юридическая проработка процесса «подписи формы», сравнительная «молодость» технологий подписи формы и отсутствие абсолютно надежных технологий Типы форм ЭД и технологий их применения Формы, предназначенные для сбора данных и последующей статистической обработки. Формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления, согласования и подтверждения. Создание Web - форм, доступных удаленным пользователям, расширяет возможности групповой работы с партнерами, клиентами и заказчиками. Операции по созданию и обработке ЭД: проектирование структуры формы ЭД; проектирование содержания формы ЭД; установление связи между формами, что позволяет автоматизировать процессы актуализации сведений, заключенных в связанных формах; осуществление работы с готовой формой, путем ее заполнения из различных источников, автоматической проверки правильности заполнения переменных полей, в которые информация вводится вручную, проставления отметок о просмотре документа, выполнения дальнейшей пересылки его на рабочий стол другого специалиста или передачи его по электронной почте или факсу. Средства автоматизации работы с ЭД должны включать: гибкие графические средства создания и переналадки структуры форм; средства поддержки процесса заполнения форм и контроля вводимых данных; связь полей электронных форм с полями баз данных; средства автоматизации вычислений значений полей с переменной информацией; средства маршрутизации и администрирования прохождения форм как внутри организации, так и между компаниями. Средства разработки ЭД средства MS Office; программные средства проектирования функциональных приложений ЭИС; специализированные программные продукты, которые позволяют встраивать ЭД в систему электронного документооборота. Средства MS Office подготовка и хранение в базах шаблонов текстовых и табличных документов; поиск шаблонов для заполнения; автоматизация процессов заполнения полей с переменной информацией из базы данных; автоматизация вычисления значений полей ЭД с переменной информацией; отсылка документов по электронной почте или по сети. Программные средства проектирования функциональных приложений ЭИС: разрабатывать структуру и содержание формы ЭД; производить заполнение запрограммированных экранных форм документов при вводе информации с бумажных носителей; производить автоматический контроль правильности заполнения на основе информации баз данных, по шаблонам заполняемых полей и с использованием других методов контроля; автоматически выполнять вычисления в документах на основе информации, хранящейся в базах данных, и алгоритмов расчета. Специализированные программные продукты продукты, предназначены для проектирования ЭД и помогают быстро имитировать бумажные формы; большинство из них предоставляют таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных; вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены; для основных вычислений в электронных формах доступны как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции (применение таких средств напоминает построение формул для электронных таблиц). Возможности системы «JetForm» хорошо структурированные средства проектирования форм ЭД, средства заполнения форм ЭД пользователем, клиент-серверную обработку, мощные средства централизованного управления выдачей информации из корпоративных баз данных и прикладных приложений в готовые формы на печать, отправку по электронной почте и по факсу и др.