Тема 16. Внедрение и эксплуатация автоматизированных систем

Тема 16. Внедрение и эксплуатация
автоматизированных систем в
сфере управления
Очередность внедрения системы
электронного документооборота
автоматизация централизованной службы
ДОУ;
автоматизация служб ДОУ структурных
подразделений;
поэтапная автоматизация работы
исполнителей в структурных подразделениях.
Автоматизация
централизованной службы ДОУ
В крупных и средних организациях обычно
создается централизованное подразделение,
которое получает название «Общий отдел»,
«Управление делами», «Канцелярия» и т.п., и
выделяются службы делопроизводства структурных
подразделений (управлений и департаментов). На
первом уровне система электронного
документооборота устанавливается только в
централизованной службе ДОУ.
Автоматизации подвергаются
следующие функции этой службы:
регистрация входящих в организацию документов,
исходящих из организации документов и внутренних
документов;
учет резолюций, выданных по документам руководством
организации и постановка документов на контроль;
централизованный контроль исполнения документов;
списание документов в дело;
ведение информационно-справочной работы;
формирование делопроизводственных отчетов по
организации в целом.
Автоматизация служб ДОУ
структурных подразделений
На втором уровне система электронного
документооборота устанавливается в
централизованной службе ДОУ и в службах
ДОУ структурных подразделений.
Автоматизируются следующие функции
службы ДОУ структурного подразделения
учет входящих в подразделение документов;
регистрация документов, исходящих за подписью
руководителя подразделения;
учет резолюций, выданных по документам, и постановка
документов на контроль на уровне подразделения;
контроль исполнения документов на уровне
подразделения;
оформление проектов документов;
ведение информационно-справочной работы;
формирование делопроизводственных отчетов по
подразделению.
Подходы к созданию систем
электронного документооборота:
инсталляция и настройка типовой системы;
разработка оригинальной системы;
адаптация специальных инструментальных
средств автоматизации работы с
документами.
Преимущества СЭД, разрабатываемых с
использованием инструментальных комплексов
небольшие сроки внедрения;
низкая стоимость создания и внедрения;
легкость модификации функциональных
возможностей системы;
возможность использования для решения
смежных задач.
В качестве недостатков такого подхода
можно назвать следующие:
высокая стоимость инструментального
программного обеспечения;
сложность выбора компонент
автоматизированной системы.
Стоимость типичного проекта
внедрения
стоимость самого программного продукта,
цена программного обеспечения СУБД, на
базе которой работает система управления;
стоимость поддержки и сопровождения ПО
СЭД и СУБД;
стоимость внедрения.
Стоимость внедрения
обучение проектной
группы, инсталляция
ПО, интеграция
компонент системы и
доведение продуктов
до действующей
модели.
подготовка исходных
данных, построение
модели предприятия с
помощью ПО СЭД,
устранение возникших
расхождений модели и
реального
предприятия.
«Средние» результаты внедрения
15-25% увеличение производительности
10-20 % уменьшение складских запасов
20-50% сокращение сроков выполнения
заказов
Общие проблемы внедрения
систем документооборота
Консерватизм сотрудников
Фактор руководства
Структурная чехарда
Отсутствие документооборота
Проблемные задачи начала
внедрения
Придание электронному документу
юридической силы
Взаимодействие с внешним миром
Миграция существующих документов
Особенности разных предприятий и видов
деятельности
Оценка эффективности и возврата
инвестиций от внедрения системы
документооборота
Как для любой автоматизированной системы,
эффект от СЭД делится на две части: прямой
эффект от внедрения системы, связанный с
экономией средств на материалы, рабочее время
сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный
с теми преимуществами для функционирования
организации, которые дает СЭД (прозрачность
управления, контроль исполнительской
дисциплины, возможность накопления знаний и др.).
Схема вычисления расходов
Предположим, что имеется организация с N сотрудниками. Сначала
подсчитаем все расходы на внедрение системы. Введем некоторые
предположения и обозначения, выполним простейшие подсчеты:
1. Стоимость L одной лицензии ПО. Обычно эта цифра находится в
диапазоне от 150 до 800 долл. на рабочее место и в существенной
степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть - от
количества рабочих мест в СЭД.
2. Стоимость H дополнительной техники, необходимой для
внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина,
в большинстве случаев практически пропорциональная N.
Схема вычисления расходов
3. Стоимость работ по внедрению системы V. V=M*W +
M*W*F(N), где:
M – это количество человеко-месяцев, нужное для
осуществления работ по внедрению (обычно от 4 до 6
человеко-месяцев),
W – средняя стоимость 1 месяца работ (включающая работы по
проработке требований, созданию проекта внедрения,
доработке ПО, инсталляции и обучению).
Второе слагаемое, зависящее от F — функции характеристики
размера организации, служит «поправкой», позволяющей учесть
в расходах усложнение задачи за счет величины размера
организации. Поведение этой функции качественно похоже на
логарифм от величины N и приведено на графике.
Характер функции F – зависимости величины
коэффициента для расчета поправки к V – стоимости
работ при учете числа рабочих мест в СЭД
Десять приемов преодоления
общих проблем внедрения СЭД
1. Сделать переход к системе электронного
документооборота постепенным.
2. На этапе подготовительной работы найти сторонниковэнтузиастов, которые будут помогать "отстающим"
осваивать новую безбумажную технологию работы.
3. Сделать руководителя предприятия убежденным
сторонником внедрения системы документооборота.
4. Необходимо внедрять только те компоненты СЭД,
которые адекватны такому его состоянию.
5. В отсутствии даже бумажного, но упорядоченного
документооборота в организации необходимо запустить
пилотный проект.
Десять приемов преодоления
общих проблем внедрения СЭД
6. Существующее законодательство уже позволяет
быстро внедрять ЭЦП, а соответственно и
электронные документы внутри организаций, а
также реально переходить ко все более широкому
использованию этого метода при обмене
документами между организациями.
7. Бумажные документы из внешнего мира должны
попадать во внутреннюю систему электронного
документооборота, для чего в СЭД необходимо
получать их электронные образы.
Десять приемов преодоления
общих проблем внедрения СЭД
8. Использование возможности употребления
существующих документов для создания новых.
9. Если в организации имеется бумажный архив
документов, то электронный архив нужно заполнять
сканированием документов из бумажного и не
пытаться делать это, беря за основу слабо
упорядоченные электронные версии документов.
10. Если же в организации никакого архива нет, то
сначала нужно добиться единого порядка хранения
документов в каталогах, запретить хранение
документов на локальных дисках компьютеров.