Презентация системы Бизнес
реклама
Система бизнес-моделирования, регламентации и управления эффективностью Бизнес-инженер (презентация) г. Москва, тел.: +7 (495) 788-72-47, E-mail: info@betec.ru, Internet: www.betec.ru Система Бизнес-инженер Система Бизнес-инженер - профессиональное программное средство бизнес-моделирования, разработки регламентирующих документов и управления эффективностью организации. Бизнес-инженер поддерживает полный цикл бизнес-анализа и проектирования организации - от разработки стратегических целей и ключевых показателей до построения оптимальных бизнеспроцессов и оргструктуры, их поддерживающей. Благодаря своим функциональным возможностям и преимуществам Бизнес-инженер является одним из наиболее современных, многофункциональных и гибких средств данного класса, способных удовлетворить потребности предприятий любого масштаба. На сегодняшний день пользователями системы являются более 500 предприятий РФ и СНГ из различных отраслей, от небольших коммерческих организаций до крупнейших промышленных предприятий России. Проектирование организации: от стратегии к бизнес-процессам и оргструктуре Стратегия Какие цели нужно достичь? Как это сделать? Кто является потребителем? Какие потребности удовлетворять? Какие продукты производить? Бизнес-процессы – Что нужно делать для того, чтобы достичь стратегические цели? Что нужно сделать, чтобы качественно, результативно и эффективно произвести продукты и оказать услуги? Каким образом это нужно сделать? Организационная структура – Кто же все это будет делать? 3 Бизнес-инженер Основные задачи, решаемые системой Бизнес-инженер 1. Создание интегрированной (взаимосвязанной) модели деятельности организации: «Стратегия <> Процессы <> Оргструктура <> Показатели». 2. Автоматизация работ по разработке и актуализации схем процессов, оргструктуры и распределения ответственности. 3. Автоматическое формирование на основе модели регламентирующих документов (регламентов процессов, положений о подразделениях, должностных инструкций) и отчетов: о выполнении показателей в разрезе стратегических целей, процессов, подразделений и должностей и др. 4. Бизнес-анализ: расчет трудозатрат и численности, функциональностоимостной анализ, процессное бюджетирование, анализ длительности и эффективности операционного цикла, анализ организационной фрагментарности, анализ распределения ответственности, анализ выполнения ключевых показателей и расчет премий, статистический анализ и математическое моделирование, сравнительный анализ (бенчмаркинг) и др. 5. Хранение моделей в едином репозитории (на сервере в базе данных), организация многопользовательской удаленной работы, распределение прав доступа. 6. Обеспечение простого и массового просмотра процессов, оргструктуры, регламентов, отчетов и показателей посредством портала (любого веббраузера) с учетом прав доступа, а также через персональный кабинет). 4 Бизнес-инженер Задачи, в решении которых используется система Бизнес-инженер 1. Оптимизация бизнес-процессов: • • • • Повышение производительности Снижение издержек Уменьшение времени процессов Повышение качества процессов, уменьшение операционных рисков 2. Прозрачность, контролируемость и управляемость бизнеса, наведение порядка, реализация стратегии, поддержание роста 3. Построение эффективной организационной структуры. Реструктуризация 4. Проектирование новых бизнес-направлений и бизнес-процессов 5. Тиражирование бизнеса, унификация процессов и организационных структур 6. Автоматизация 7. Правильный подбор персонала. Мотивация. Уменьшение персоналозависимости. 8. Регламентация. Высвобождение времени руководителя. Повышение эффективности работы персонала 9. Финансы. Себестоимость объектов учета. Управленческий учет. Бюджетирование 10. Повышение рыночной стоимости, инвестиционной привлекательности, имиджа, выход на новые рынки, «ISO 9000» 5 Бизнес-инженер Управление процессами 6. Проводится постоянный анализ и улучшение бизнес-процессов 1. Выделены бизнес-процессы 2. Определены владельцы бизнеспроцессов и их полномочия 3. Определены границы бизнес-процессов (входы, выходы, поставщики, клиенты) 4. Разработаны ключевые показатели и на их основе создана система планирования и отчетности по бизнес-процессам SUP CUS KPI План Отчет 5. Описаны бизнес-процессы (работы, их взаимосвязь, информационные и материальные потоки и прочие элементы) 6 Бизнес-инженер Разработка процессно-организационной модели Основные процессы Процессы управления Сеть процессов верхнего уровня компании Стратегическое управление Управление проектами развития Управление финансами Управление маркетингом Отв.: Директор по развитию Отв.: Директор по развитию Отв.: Финансовый директор Отв.: Директор по продажам продукции Управление бизнеспроцессами и качеством Управление персоналом Отв.: Директор по развитию Отв.: Директор по персоналу Продажа продукции Закупка сырья и материалов Производство продукции Отв.: Директор по продажам продукции Продажа услуг контрактного производства Отв.: Директор по снабжению Отв.: Директор по производству Доставка продукции потребителям Отв.: Директор по контрактному производству Обеспечивающие процессы Отв.: Директор по транспорту Административнохозяйственное обеспечение Отв.: Директор по общим вопросам ИТ-обеспечение и связь Обеспечение безопасности Юридическое обеспечение Ремонт и модернизация оборудования Капитальный ремонт и строительство Отв.: Директор по информационным технологиям Отв.: Директор по общим вопросам Отв.: Финансовый директор Отв.: Директор по производству Отв.: Директор по общим вопросам 7 Бизнес-инженер Описание и проектирование организационной структуры Автоматическое формирование организационных диаграмм с отображением выполняемых процессов и анализ распределения ответственности Организационная структура компании верхнего уровня Генеральный директор Директор по продажам продукции Директор по снабжению Директор по производству - Закупка сырья и материалов - Производство продукции - Продажа продукции - Ремонт и модернизация оборудования - Управление маркетингом Директор по контрактному производству Директор по общим вопросам Директор по транспорту - Продажа услуг - Доставка продукции контрактного потребителям производства 8 Директор по развитию - Административно- - Стратегическое хозяйственное управление - Управление обеспечение проектами - Обеспечение развития безопасности - Капитальный - Управление бизнесремонт и процессами и строительство качеством Финансовый директор - Управление финансами Директор по Директор по информацио нным персоналу технологиям - ИТ-обеспечение - Управление персоналом и связь - Юридическое обеспечение Бизнес-инженер Описание и проектирование оргструктуры Оргструктура подразделения "Отдел кадров" Автоматическое формирование организационных диаграмм и расчет штатной и фактической численности, а также вакансий по должностям и подразделениям Менеджер по подбору персонала Штат: 6 Факт: 4 Вак.: 2 Отдел кадров Штат: 11 Факт: 8 Вак.: 3 Начальник отдела кадров Штат: 1 Факт: 1 Вак.: Нет Менеджер по трудовым отношениям Штат: 3 Факт: 2 Вак.: 1 Секретарь отдела Штат: 1 Факт: 1 Вак.: Нет Агрегированные данные численности: - штатная численность: 11 - фактическая численность: 8 - вакансии: 3 Оргединицы, имеющие вакансии 9 Бизнес-инженер Описание и проектирование оргструктуры Оргструктура подразделения "Отдел кадров" Автоматическое формирование организационных диаграмм с отображением сотрудников и анализ расстановки персонала по должностям и подразделениям Менеджер по подбору персонала - Беляева Н.А. - Дворников А.П. - Петрова Е.А. - Полозков И.В. Отдел кадров Начальник отдела кадров Менеджер по трудовым отношениям - Головин П.А. - Смирнова Л.В. - Иванов С.П. Секретарь отдела - *** Котова И.Ю. (совм.) Организационные единицы, имеющие совместилей (совм.) 10 Бизнес-инженер Разработка и анализ матрицы распределения ответственности за процессы в организационной структуре Определение процессов и оргединиц, имеющих наибольшее количество связей 11 Бизнес-инженер Разработка обычной блок-схемы, функциональностоимостной анализ (ФСА) процессов Процесс уровня 2 5.4. Подбор продавцов Ответственный: Менеджер по подбору Дата: 12.11.2012 Версия: 1.0 Поступил звонок от кандидата Вр: 6 мин. Кол-во: 2 Прием звонка от кандидата Тр: 0,2 час. Ст: 103 руб. Вр: 60 мин. Кол-во: 2 Менеджер по подбору Проведение собеседования Тр: 2 час. Ст: 1 030 руб. Вр: 60 мин. Кол-во: 2 Тестирование кандидата Менеджер по оценке Тр: 2 час. Ст: 2 890 руб. Вр: 15 мин. Кол-во: 2 Принятие решения о приеме кандидата Руководите ль продаж Тр: 0,5 час. Ст: 432 руб. Решение положительно? Нет Да Вр: 15 мин. Кол-во: 1 Вр: 6 мин. Кол-во: 1 Информирование кандидата об отказе Тр: 0,1 час. Ст: 52 руб. Кандидат проинформирован об отказе в приеме Менеджер по подбору Информирование кандидата о приеме Тр: 0,25 час. Ст: 129 руб. Вр: 180 мин. Кол-во: 1 Оформление трудовых отношений Тр: 3,75 час. Ст: 2 141 руб. Объект ФСА-анализа: Подбор 1-го продавца Итого по процессу: - стоимость временных ресурсов: 4 976 руб. - стоимость не временных ресурсов: 7 278 руб. - стоимость процесса: 12 254 руб. - временные трудозатраты: 8,8 час. Менеджер по подбору Менеджер по труду Юрист Продавец подобран Процессы категории "А" (80% общей стоимости) 12 Бизнес-инженер Функционально-стоимостной анализ (ФСА) процессов Стоимостная диаграмма процесса "Подбор продавцов" 100 90 80 70 60 Тестирование ка... 50 40 Оформление труд... 30 20 Проведение собе... Принятие решени... 10 Прием звонка от... Информирование ... b c d e f g Информирование ... нарастающим итогом 13 Бизнес-инженер Функционально-стоимостной анализ (ФСА) процессов 14 Бизнес-инженер Процессное бюджетирование (ABB - Activity Based Budgeting) 5.5. Кредитование Ответственный: Отдел кредирования Принятая заявка Запрос Отчет по заемщику Процессы категории "А" (80% общей стоимости) Итоговый отчет Тр: 12 000 час. Ст: 294 000 $ Вр: 60 мин. К-во: 18 000 Подготовка отчетов Одобренная заявка Тр: 18 000 час. Ст: 261 000 $ Вр: 120 мин. К-во: 6 000 Принятие решения Решение положите льно? Тр: 12 000 час. Ст: 354 000 $ Нет (1 из 6) Да (5 из 6) Экономист Одобренная заявка Пакет документов Выданный кредит Вр: 480 мин. К-во: 5 000 Подготовка документов Кассир Тр: 40 000 час. Ст: 680 000 $ Вр: 240 мин. К-во: 5 000 Выдача кредита Тр: 20 000 час. Ст: 440 000 $ 15 Окончание Начало Принятие заявки Версия: 1.0 Объект ФСА-анализа: Бюджет процесса на год (ABB) Итого по процессу: - стоимость процесса: 2 029 000 $ - временные трудозатраты: 102 000 час. Отчет по кредиту Вр: 120 мин. К-во: 6 000 Дата: 10.02.2015 Окончание Кредитный инспектор Специалист Клиентский менеджер Процесс уровня 2 Бизнес-инженер Процессное бюджетирование (ABB - Activity Based Budgeting) Стоимостная диаграмма процесса "Кредитование" 100 90 80 70 60 50 40 Подготовка доку... 30 Выдача кредита... Принятие решени... 20 Принятие заявки... Подготовка отче... 10 b c d e f g нарастающим итогом 16 Бизнес-инженер Процессное бюджетирование (ABB - Activity Based Budgeting) 17 Бизнес-инженер Разработка блок-схемы с дорожками, расчет трудозатрат и численности персонала Группа контроля качества Ответственный: Начальник склада сырья и Дата: материалов 27.02.2012 Время: 5 мин. Кол-во: 1 000 Время: 5 мин. Кол-во: 6 000 Проверка товарных документов Изъятие паллеты из контейнера Перемещение паллеты на складское место Труд.: 500 час. Числ.: 3,93 чел. Труд.: 1 800 час. Числ.: 14,14 чел. Труд.: 125 час. Числ.: 0,98 чел. Время: 18 мин. Кол-во: 6 000 Версия: 1.01 Сырье и материалы размещены на складе B2.4. Складирование сырья и материалов Поступили закупленные сырье и материалы Отдел складской обработки Процесс уровня 2 Время: 20 мин. Кол-во: 1 000 Период расчета трудозатрат: Месяц Количество рабочих часов в периоде: 164,17 час. Перерывы: 8.3% Отпуска: 11% Прогулы: 5% Итого по процессу: - трудозатраты процесса: 3 091,67 час. - численность исполнителей: 24,29 чел. Проверка качества содержимого паллеты Труд.: 666,67 час. Числ.: 5,24 чел. Процессы категории "А" (80% общих трудозатрат) 18 Бизнес-инженер Анализ трудозатрат и численности персонала Диаграмма трудозатрат процесса "Складирование сырья и материалов" 100 90 80 70 Перемещение пал... 60 50 40 30 Проверка качест... Изъятие паллеты... 20 Проверка товарн... 10 b c d e f g нарастающим итогом 19 Бизнес-инженер Разработка схемы процесса в нотации ARIS EPC Наличие основных графических моделей методологии ARIS 20 Бизнес-инженер Формирование 3.1.4. Разработка положений и формирование о бизнес-процессах отчетов и регламентов процессов 21 Бизнес-инженер Формирование положений о структурных подразделениях и отделах 22 Бизнес-инженер Разработка Формирование и формирование должностных отчетовинструкций в Бизнес-инженер 23 Бизнес-инженер Анализ проблем процесса и разработка решений по их устранению - корректирующих и предупреждающих воздействий Диаграмма решений проблемы "Длительное оформление заказа на закупку" Упорядочить справочник номенклатуры по названиям, ГОСТу и оформлению Разработать порядок по работе со справочником номенклатуры, распределить права доступа на внесение и изменение данных Длительное оформление заказа на закупку 24 Упростить работу в ИТсистеме, уменьшить количество действий, разработать более удобный интерфейс Разработать регламент формирования первичных заявок на закупку, установить программное обеспечение и провести обучение Бизнес-инженер Причинно-следственный анализ проблем, несоответствий и рисков процессов Диаграмма причинно-следственного анализа (Исикавы) проблемы "Качество изготовления деталей" Оборудование и инструмент Персонал Опыт Подготовка Квалификация Образование Сосредоточенность Состояние Стабильность Деталь Контроль Внимание Усталость Метод Здоровье Операция Разбалансировка Изделия Болезнь Компоненты Качество Хранение Порядок установки Температура Физические параметры Освещение Материал Качество изготовления деталей Установка Скорость Сила крепления Обработка Процедура Метод Среда 25 Бизнес-инженер Причинно-следственный анализ проблем и разработка решений по их устранению Диаграмма причинно-следственного анализа и решения проблемы "Избыточная численность персонала" Проблема Избыточная численность персонала Вторая группа причин 26 Открытые резервы Нестаби Низкая льность гибкость Повышение гибкости персонала Занижены нормы Повышение стабильности процессов Р е ш е н и я Излишки или резервы (запасы) трудовых ресурсов Скрытые резервы Передача на аутсорсинг, обучение Автоматиза ция бизнеспроцессов Внедрение Таймменеджмента Большая Плохое Недостаток трудоемкость управление компетенций работ временем Оптимизация бизнеспроцессов Неоптимальное Дублирование Выполнение распределение работ лишних работ ответственности Оптимизация оргструктуры Нерациональное выполнение бизнес-процессов Оптимизация бизнеспроцессов Неоптимальные бизнес-процессы Нормирование труда Первая группа причин Бизнес-инженер Разработка и контроль выполнения ключевых показателей Стратегические цели Стратегические цели через систему ключевых показателей – KPI каскадируются на бизнес-процессы и организационную структуру 27 Бизнес-инженер Разработка, контроль и анализ достижения стратегических целей Финансы Стратегическая карта BSC компании Увеличение прибыли компании Увеличение оборота компании Достижение: 102% Персонал и ресурсы Процессы Клиенты и продукты Достижение: 106% Уменьшение расходов компании Оптимизация активов компании Достижение: 99% Достижение: 73% Увеличение выручки с каждого клиента Увеличение количества клиентов Региональное развитие Достижение: 104% Достижение: 99% Достижение: 100% Расширение ассортимента Повышение удовлетворенности клиентов Повышение силы бренда компании Достижение: 95% Достижение: 106% Достижение: 60% Создание корпоративного учебного центра Уменьшение времени разработки новых продуктов Улучшение процесса продаж продукции Оптимизация процесса производства продукции Внедрение процессного управления Достижение: 100% Достижение: 93% Достижение: 90% Достижение: 90% Достижение: 107% Повышение квалификации персонала компании Повышение удовлетворенности персонала компании Повышение эффективности персонала компании Формализация деятельности персонала компании Развитие корпоративной информационной системы Достижение: 100% Достижение: 107% Достижение: 90% Достижение: 123% Достижение: 67% Достижение < 80% 80% < Достижение < 100% 28 100% < Достижение Бизнес-инженер Разработка, контроль и анализ выполнения стратегических показателей 29 Бизнес-инженер Ведение таблиц со значениями показателей 30 Бизнес-инженер План-фактный анализ выполнения показателей Диаграмма динамики значений KPI "Объем продаж продукции" 550 500 420 410 440 435 460 455 480 460 500 500 440 480 450 460 450 450 430 430 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 -50 -10 -5 -5 -20 -100 -60 -50 02.2013 03.2013 04.2013 05.2013 06.2013 07.2013 08.2013 09.2013 10.2013 11.2013 12.2013 01.2014 b c d e f g Плановое значение b c d e f g Фактическое значение 31 b c d e f g Отклонение абсолютное Бизнес-инженер Разработка, контроль и анализ выполнения показателей подразделений и должностей Организационная структура компании верхнего уровня Генеральный директор KPI: 1 СИВ: 102% Директор по снабжению Директор по производству Директор по продажам продукции Директор по контрактному производству Директор по общим вопросам Директор по транспорту Директор по развитию Финансовый директор Директор по информацио нным технологиям Директор по персоналу KPI: 11 СИВ: 96% KPI: 20 СИВ: 97% KPI: 17 СИВ: 99% KPI: 10 СИВ: 76% KPI: 9 СИВ: 101%KPI: 30 СИВ: 99% KPI: 30 СИВ: 98% KPI: 22 СИВ: 104%KPI: 16 СИВ: 70% KPI: 12 СИВ: 78% СИВ < 80% 80% < СИВ < 100% 32 100% < СИВ Бизнес-инженер Разработка, контроль и анализ выполнения показателей подразделений и должностей 33 Бизнес-инженер Разработка, контроль и анализ выполнения показателей подразделений и должностей Оргструктура подразделения "Склад сырья и материалов" Склад сырья и материалов KPI: 5 СИВ: 104% Отдел складской обработки Группа контроля качества KPI: 2 СИВ: 113% СИВ < 80% KPI: 2 СИВ: 98% 80% < СИВ < 100% 34 100% < СИВ Бизнес-инженер Разработка, контроль и анализ выполнения показателей подразделений и должностей 35 Бизнес-инженер Интеграция с различными корпоративными информационными системами и автоматический сбор значений показателей Комплексные планы и отчеты по KPI предприятия, процессов, подразделений и должностей Ручной Ручнойввод вводKPI KPI ииданных для данных дляихих расчета расчета KPI и данные для их расчета BPM-система Бизнес-инженер Полная автоматизация Единая система KPI Разграничение доступа Ключевые показатели (KPI) и данные для их расчета Продажа, работа с клиентами, маркетинг (CRM) Снабжение, транспортировка, складирование Производство и ремонты Документооборот и контроль исполнения (Workflow) Финансы, экономика и бухучет Персонал и прочие системы Прочие системы Информационные системы предприятия 36 Бизнес-инженер Анализ и ранжирование рисков Матрица рисков Потеря ключевых клиентов Рост затрат Снижение доходов 5 Потеря ИТ-данных Падение цен на продукцию Снижение ликвидности Снижение квалификации персонала Несвоевременная поставка ТМЦ Избыточная численность персонала 4 3 Брак в производстве Сбои в ИТ-системе Уход с рынка поставщиков 2 Ошибки в отчетности Снижение мотивации персонала Срыв сроков ИТ-проектов 1 0 1 2 3 4 5 Вероятность риска 37 Бизнес-инженер Управление операционными рисками Диаграмма управления риском "Несвоевременная поставка ТМЦ" Отвечает за достижение Директор по снабжению Ответственный за процесс Ответственный Обеспечение бесперебойного снабжения Несвоевременное формирование заказа на поставку ТМЦ % задержек формирования заказа Несвоевременная поставка ТМЦ % задержек отгрузки ТМЦ Задержка отгрузки ТМЦ поставщиком Закупка сырья и материалов % задержек доставки ТМЦ Задержка доставки ТМЦ Доработка ИТсистемы закупок Оценка и ранжирование поставщиков Управление закупками сырья и материалов Поиск новых поставщиков Передача доставки ТМЦ поставщику Ответственный Ответственный Ответственный за процесс Ответственный Ответственный Служба информационных технологий Служба управления закупками Служба управления закупками Служба управления закупками Служба управления закупками 38 Бизнес-инженер Состав системы Бизнес-инженер Microsoft SQL Server Бизнес-инженер Сервер Бизнес-инженер Web-портал Бизнес-инженер Бизнес-инженер 1 Бизнес-инженер 2 Бизнес-инженер... Webбраузер 1 Webбраузер 2 Webбраузер... Web-браузеры Лайт 1 Лайт 2 Лайт 3 Лайт 4 Лайт 5 Лайт 6 Лайт... Лайт... Лайт... График-студио Лайт 39 Chrome Safari Opera Internet Explorer Mozilla Firefox Netscape Navigator Бизнес-инженер Просмотр схем процессов, показателей, регламентов и отчетов на портале 40 Бизнес-инженер Библиотечный проект с типовыми процессами, стратегическими целями и ключевыми показателями 41 Бизнес-инженер Основные преимущества системы Бизнес-инженер 1. Распространенные нотации описания процессов - система включает распространенные графические нотации и методологии описания процессов: Обычная блок-схема Блок-схема с дорожками ARIS EPC (Event-driven process chain diagram) ARIS VAD (Value-added chain diagram) BPMN (Business Process Model and Notation) IDEF0 и IDEF3 а также другие нотации и методологии 2. Бизнес-анализ – система включает следующие виды бизнес-анализа: Расчет трудозатрат и численности процессов и подразделений, оценка инициатив Функционально-стоимостной анализ процессов и процессное бюджетирование Анализ длительности и эффективности операционного цикла процессов Анализ организационной фрагментарности процессов Анализ выполнения показателей процессов, подразделений и должностей Анализ распределения ответственности за процессы в организационной структуре Анализ взаимодействий подразделений и должностей Анализ штатной и фактической численности персонала Анализ расстановки персонала Анализ знаний и компетенций персонала Расчет премий на основе выполнения мотивационных целей и показателей Причинно-следственный анализ проблем, несоответствий, рисков Статистический анализ и математическое моделирование Сравнительный анализ (бенчмаркинг) на основе использования библиотеки типовых процессов, целей и KPI 42 Бизнес-инженер Основные преимущества системы Бизнес-инженер 3. Гибкость - система позволяет быстро создавать новые: Классификаторы (справочники) Матрицы (связи между классификаторами) Атрибуты (реквизиты) для классификаторов и матриц Пользовательские типы данных (перечисления) Таблицы для хранения, вычисления и анализа данных Формулы и любые расчеты с помощью написания скриптов VBS и Java Регламенты, отчеты и диаграммы с количественными графиками Графические диаграммы (нотации описания процессов, оргструктур и др.) 4. Интеграция – система включает: Импорт/конвертация графических диаграмм MS Visio и ARIS, экспорт диаграмм в Visio Импорт/синхронизация данных и штатного расписания из кадровых ИС через файлы обмена Excel, экспорт в Excel Импорт/синхронизация данных из Active Directory (AD) Импорт/синхронизация значений показателей из учетных ИС через файлы обмена XML, Excel и Access Обмен данными с 1С, импорт/синхронизация штатного расписания из 1С Обмен данными (импорт/синхронизация и экспорт) с MS SQL Server, Oracle DataBase, ODBC источниками данных Является сервером OLE Automation, возможна реализация импорта из программ, которые поддерживают вывод данных в текстовый формат или являются серверами OLE Automation 5. Индивидуальные доработки и интеграция 43 Бизнес-инженер
