Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя. Крупный успех составляется из множества продуманных мелочей. В. Ключевский. Вопросы: 1. Организация служебных командировок: Документальное оформление служебных командировок. Информационное обеспечение деловых поездок сотрудников. Памятка командируемому сотруднику. Хранение документов по командировкам. 2. Подготовка командировок руководителя: Информационное обеспечение деловых поездок руководителя. Подготовка программы командировки. Обработка материалов командировки и оформление отчета. Литература: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- М.: ЗАО Бизнесшкола «Интел–Синтез», 2002. С.275 -284. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник.- СПб.: Издательский дом Герда, 2005. С.183-185. Ловягина Е., Морозов И. Командировка: готовим к ней работника и бумаги. // Кадры предприятия. 2002. № 6 // www.dis.ru Ловягина Е., Морозов И. Командировки: оформляем, провожаем, встречаем. // Кадры предприятия. 2002. № 7 // www.dis.ru Стенюков М.В. Секретарское дело.- М.: Книга сервис, 2003. С. 170-172. Труханович Л.В. Командировки: кто и за что отвечает? // Кадры предприятия. 2003. № 8 // www.dis.ru Шейнов В.П. Секретарь: практическое пособие.Мн.: Харвест, 2003. С.48-50. 1. Организация служебных командировок. Документальное командировок. оформление служебных - Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 20.04.2001), оформлением командировочных документов занимаются работники канцелярии. - Весь пакет документов, необходимых для оформления командировки, представлен новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004. № 1. "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Форма № Т-10а Первым документом является форма № Т-10а – служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. На основании этого документа будет издаваться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник и утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом. Этот же документ – форма №Т-10а содержит отчет о выполнении задания, что удобно и сокращает количество создаваемых документов. Форма № Т-9 После оформления задания готовится проект приказа о направлении сотрудника в командировку. Если командируется 1 человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9, если несколько человек, используется форма № Т9а. Приказ о командировке оформляется в 2-х экземплярах: один оправляется в дело, другой – в бухгалтерию. Форма № Т-10 После подписания приказа выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10. Секретарь вносит в нее необходимые данные, беря их из приказа. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре и регистрируется в журнале. Журнал учета командировочных удостоверений. Начат «_____» _______________ 200 __ г. Окончен «_____» ______________ 200 __ г. Дата Должно Место выдачи сть, команд ФИО ировки 06.07. 2001 Менед жер Сорокин А.А. г. Спасск, фирма «Аякс» Цель Срок команд ировки Дата, номер приказа Заключ ение договора с 09.07. 05.07. 2001 по 2001 № 13.07. 84к 2001 ЖУРНАЛ учета работников, выбывающих в командировки в _______________________________________ (наименование организации) Начат «_____» _______________ 200 __ г. Окончен «_____» ______________ 200 __ г. № п/ п 1 Фамилия , имя, отчество команди рованног о работни ка Заним аемая должн ость Номер команди ровочног о удостове рения Ф.И.О., должнос ть работни ка, подписа вшего команди ровочно е удостове рение Дата факти ческог о выбыт ия Дата факти ческог о прибы тия Расписка команди рованног о работни ка в получен ии команди ровочног о удостове рения 2 3 4 5 6 7 8 ЖУРНАЛ учета работников, прибывающих в командировки в _______________________________________ (наименование организации) Начат «_____» _______________ 200 __ г. Окончен «_____» ______________ 200 __ г. № Фамилия, имя, Занима Наименование Дата Дата п/п отчество емая организации, приб выб командированн должно выдавшей ытия ытия ого работника сть командировочно е удостоверение 1 2 3 4 5 6 Информационное обеспечение деловых поездок сотрудников. Подготовка к командировке начинается со сбора информации о пункте назначения: - климатические особенности местности инфраструктура виды и качество связи цены на услуги и товары санитарно-эпидемиологическая обстановка криминальная ситуация Памятка командируемому сотруднику. Не забудьте взять в командировку командировочное удостоверение и иные необходимые документы. Не забудьте взять с собой страховое свидетельство обязательного медицинского страхования. Если Вы постоянно принимаете какие-либо лекарственные средства, не забудьте взять их с собой в дорогу в необходимом количестве. Проявляйте заботу о своем здоровье, не питайтесь в сомнительных местах, на рынках. Не приобретайте незнакомые продукты питания. Используйте только бутылированную питьевую воду или кипятите воду перед употреблением. При серьезном недомогании обратитесь в лечебные учреждения за медицинской помощью и немедленно сообщите об этом своему непосредственному руководителю. Старайтесь приобретать товары (работы, услуги) в организациях, использующих контрольно-кассовые машины с детализацией счета (печатающие в кассовых чеках наименования товаров (работ, услуг). Памятка командируемому сотруднику Фиксируйте все произведенные затраты в письменной форме, требуйте кассовые чеки и иные документы, подтверждающие Ваши затраты. Приобретайте проездные билеты заблаговременно или в день, когда сможете окончательно определиться со сроками выполнения служебного задания. Приобретайте их самостоятельно, не передавайте для этого никому свой паспорт. При возникновении споров с администрацией гостиниц, помните, что в каждой гостинице должны на доступном для постояльцев месте находиться Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации. Воспользуйтесь предоставленными Вам правами. Находясь в месте командирования, особо ценные вещи (в т.ч. документы) сдавайте в камеру хранения гостиницы. Если выполнение служебного поручения связано с работой со сведениями, относящимися к коммерческой тайне, обеспечьте сохранность материальных носителей такой информации. Памятка командируемому сотруднику Проявляйте разумную осмотрительность при разговорах с попутчиками, случайными знакомыми, соседями по гостинице. Избегайте мест с неблагоприятной криминальной обстановкой. Прежде чем посетить организацию, в которую Вас командировали, убедитесь, что Вы не забыли взять командировочное удостоверение, документы, удостоверяющие личность и документы, подтверждающие Ваши особые полномочия, визитные карточки, другие материалы и документы, необходимые для выполнения поручения. Если Вы выезжаете в составе группы, помните, что указания, обязательные для исполнения, Вам вправе давать только старший группы. Старший группы обязан представить Вас должностным лицам организации, в которую Вы командированы и координировать все ваши контакты. Находясь в организации, в которую Вы командированы, подчиняйтесь установленному в ней распорядку. Не требуйте для себя каких-либо исключений. При возникновении проблем с выполнением служебного поручения свяжитесь со своим непосредственным руководителем для выработки способа решения задания. Отчет о командировке. Краткий отчет о выполненной работе за период командировки согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию (финансовый отдел) вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1). Общие требования к отчету о командировке. Цель командировки. Сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких населенных пунктов или объектов указывается срок пребывания в (на) каждом из них). Конкретный перечень вопросов, изученных (решенных) в ходе командировки. Перечень должностных лиц, с которыми командируемый вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов. Реализация целей поездки (подробная информация о вопросах, изученных (решенных) в ходе командировки с приложением соответствующих документов). Оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещенной организации, сопоставление форм и методов работы, принятых в ней с аналогами своей компании (по изученному перечню вопросов). Выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта. Другие вопросы, которые командированный полагает необходимым отразить в отчете по итогам поездки. Хранение документов. № п/ п Наименование документа Срок хранения 1 Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним по личному составу 75 лет (о предоставлении краткосрочных внутрироссийских командировок — 5 лет) 2 Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках 5 лет ЭПК 3 Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 лет 4 Переписка об оформлении командировок 5 лет 5 Журналы учета работников, направленных в командировки 5 лет 6 Журналы учета выдачи командировочных удостоверений 5 лет Подготовка командировок руководителя: Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Подготовка поездок руководителя осуществляется по однотипной схеме, с учетом специфики конкретной командировки. Секретарь готовит: Приказ о командировке (оформляется в 2-х экз.) Командировочное удостоверение, Составляет и печатает подробную предварительную программу командировки. При подготовке программы следует: Узнать цель поездки, предполагаемые вопросы, встречи и места посещения. Разработать проект программы пребывания руководителя, согласовать его с руководителем. Определить время (даты отправления, прибытия) и способ передвижения (машина, самолет, поезд и т.д.) Помните, что существует понятие часовых поясов и местного времени. Продумать все деловые встречи и мероприятия, на которых будет присутствовать руководитель. Согласовать программу с принимающей стороной, оговорить сроки пребывания, внести коррективы, если они будут. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Составить список должностных лиц или компаний, с которыми нужно установить связь: организации, отделы, лица (с указанием должности, ФИО) и время встречи с ними руководителя. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Составить список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов. Обработка материалов командировки и оформление отчета. Секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим сотрудникам и структурным подразделениям. В обязанности секретаря входит оформление отчета о командировке. Как правило, отчет содержит следующие разделы: Обоснование необходимости командировки; Вопросы и их решения Выводы и предложения. Вопросы для самоконтроля: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Как осуществляется подготовка и организация деловых поездок руководителя? Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя? Назовите документы которые готовит секретарь для служебных командировок сотрудников и руководителя. В скольких экземплярах оформляется приказ о командировке и командировочное удостоверение? Какая необходимая информация собирается на этапе подготовки работника к командировке? Какими советами можно дополнить Памятку командируемому сотруднику? Сформулируйте общие требования к отчету о результатах командировки.