ИНФОРМАТИКА База данных - это совокупность хранящихся взаимосвязанных данных, организованных по определенным правилам Энциклопедии Примеры баз данных Записная книжка Программа проводник Кулинарные рецепты По характеру хранимой информации Базы данных бывают Фактографические Документальные В них содержатся краткие сведения об описываемых объектах, представленные в строго определённом формате. В них содержатся документы самого разного типа: текстового, графического, звукового, мультимедийного. Например: база данных книжного фонда библиотеки; база данных кадрового состава учреждения; База данных - записная книжка Например: База данных законодательных актов в области уголовного права; База данных современной рок музыки По способу хранения информации Базы данных бывают Централизованные База данных хранится на одном компьютере Например: АИАС директор Распределённые Различные части одной базы данных хранятся на множестве компьютеров, соединенных между собой сетью. Например: информация в сети Интернет, объединенная паутиной WWW По структуре организации данных Базы данных бывают Реляционные База данных содержащая информацию, организованную в виде прямоугольных таблиц, связанных между собой. Например: база данных «Товар» Нереляционные Иерархическая Сетевая База данных, в которой информация упорядочена следующим образом: один элемент записи считается главным, остальные – подчиненными. Базы данных, в которой к вертикальным иерархическим связям добавляются горизонтальные связи. Например: файловая система на диске, родовое генеалогическое дерево Например: сеть Интернет Основные режимы работы с базой данных Создание базы данных; Редактирование базы данных; Просмотр базы данных; Поиск информации в базе данных. Программное обеспечение, позволяющее работать с базой данных, называется системой управления базой данных (СУБД). Наибольшее распространение получили СУБД ACCESS Чтобы программу запустить нужно: Пуск – Программы – Microsoft Office - Microsoft Access Базы данных имеют расширение mdb Реляционная база данных Имя таблицы Мои друзья Фамилия Имя Дата рождения Телефон Иванов Михаил 04.04.1986 222-33-44 Сергеев Сергей 05.08.1988 444-33-22 запись поле Обязательно для каждого поля определяется тип и формат данных Основные типы данных: текстовый – одна строка; поле МЕМО – текст, состоящий из нескольких строк, который можно посмотреть при помощи полос прокрутки; числовой – число любого типа; денежный – поле, выраженное в денежных единицах (рубли, доллары и т.д.) дата/время – поле, содержащее дату или время; счетчик – поле. Которое вводится автоматически с вводом каждой записи; логический – содержит одно из значений (истина) или (ложно) и применяется в логических операциях; поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel документ Word и т. д. Пример Основные объекты базы данных Таблица – объект, предназначенный для хранения данных в виде записей и полей. Форма – объект, предназначенный для облегчения ввода данных. Запрос – Объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Отчет – объект, предназначенный для печати данных базы данных Десять первых заказов по сумме Сумма Дата размещения ИД заказа Название Дата отгрузки 13 800,00р. 41 24.03.2006 Организация Ж 13 800,00р. 38 10.03.2006 Организация Ю 11.03.2006 4 200,00р. 47 08.04.2006 Организация Е 08.04.2006 3 690,00р. 46 05.04.2006 Организация И 05.04.2006 3 520,00р. 58 22.04.2006 Организация Г 22.04.2006 2 490,00р. 79 23.06.2006 Организация Е 23.06.2006 2 250,00р. 77 05.06.2006 Организация Ы 05.06.2006 1 930,00р. 36 23.02.2006 Организация В 25.02.2006 1 674,75р. 44 24.03.2006 Организация А 1 560,00р. 78 05.06.2006 Организация Я 05.06.2006 Создание базы данных Открыть программу Microsoft Access. Выбрать в меню Файл команду Создать. Выбрать нужный диск, нужную папку. В поле Имя файла ввести имя файла для создаваемой базы данных. 5. Нажать кнопку Ок. 1. 2. 3. 4. Создание таблицы 1. Создание структуры таблицы. (структура таблицы создается в режиме конструктора) 2. Заполнение таблицы. Задание 2 Создайте базу данных Друзья. Задание 3 Создайте базу данных Товары. Задание1 Определите тип данных: номер дома _________________________________ возраст человека ____________________________ количество учеников в классе _________________ номер телефона ____________________________ цена товара ________________________________ срок реализации товара ______________________ наименование товара ________________________ Создание связей От полей, указанных при определении связи, зависит тип создаваемой связи: • один-к-одному — создается в том случае, когда оба создаваемых поля являются ключевыми; • одип-ко-многим — создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым. Главной таблицей является таблица, которая содержит первичный ключ, другая таблица является подчиненной (связующее поле будет полем внешнего ключа); • многие-ко-многим — представляет две связи с отношением одип-ко-многим через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах. В таблицах должны быть поля, у которых совпадают тип данных и размер (поля могут иметь одинаковые имена). 1) Выберите Сервис, Схема данных. 2) Выберите Связи, Добавить таблицу. 3) Укажите имена таблиц, которые должны быть связаны, нажимая кнопку Добавить, в конце процедуры нажмите Закрыть. 4) Установите курсор в любую из таблиц на поле, по которому будет установлена связь и «перетащите» это поле на связующее поле другой таблицы. 5) В появившемся окне Связи установите флажки во всех трех позициях, нажмите Создать. Создание запросов С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запрос с параметром Вычисляемые поля запросов Итоговые запросы Перекрестный запрос Запрос на создание таблицы Запрос на добавление записей Запрос на удаление записей Запрос на обновление Запрос с параметром Для создания запроса с параметром: 1) в качестве условия ввести параметр, заключенный в квадратные скобки; 2) выбрать Запрос, Параметр; 3) в появившемся окне Параметры запроса ввести без квадратных скобок параметр и указать соответствующий ему тип данных; 4) нажать ОК; 5) нажать кнопку Запуск на панели инструментов; 6) в появившемся окне указать значение параметра и нажать ОК. Вычисляемые поля в запросах 1) В пустую ячейку в строке Поле введите выражение, состоящее из имен полей, записанных ] квадратных скобках и какой-либо арифметической или другой операции. 2) После выполнения запроса в исходной таблице появится новое поле Выражение!, используемое в качестве имени вычисления выражения. 3) В режиме конструктора запроса измените имя Выражение! на более значимое, например, Сумма. Для ввода сложных вычислений используйте окно Построитель выражений, которое вызывается с панели инструментов. ОТЧЕТЫ В БАЗЕ ДАННЫХ Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. Создание отчета: 1) выбрать в окне базы данных объект Отчеты, Создание отчета с помощью мастера; 2) указать таблицу или запрос для создания отчета; 3) выбрать поля для отчета, нажать Далее; 4) выполнять указания Мастера отчетов.