Личная документация

Личная документация
Практическое занятие №6
План
• Жанрово-стилевые особенности оформления
личных деловых бумаг.
▫
▫
▫
▫
Автобиография.
Резюме.
Заявление.
Объяснительная записка.
• Задания для самоконтроля.
Личная деловая бумага –
• документ, обслуживающий потребности
человека, участвующего в деловой
коммуникации.
Автобиография
• Форма изложения – повествовательная, от
первого лица единственного числа.
• Вся информация предоставляется в
хронологической последовательности.
• Произвольная форма при обязательном
присутствии некоторых сведений.
Структура автобиографии
(обязательные элементы)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
название документа
фамилия, имя, отчество автора;
дата и место рождения;
образование (место и период учебы, присвоенная
квалификация и специальность);
вид трудовой деятельности;
последнее место работы и занимаемая должность;
награды, грамоты;
семейное положение;
сведения о родителях и ближайших родственниках
(фамилия, имя, отчество, дата рождения, место
работы/учебы и адрес проживания);
дата составления автобиографии;
личная подпись.
Резюме
• Вид деловой бумаги, в которой кратко
излагаются необходимые для нанимателя
сведения о том, кто претендует на вакантную
должность.
• Краткая (на 1-2 страницы) характеристика
трудовой деятельности человека, его
профессиональных навыков и знаний.
• Для каждого отдельного случая – новое Р.
(максимально подгоняем его под
квалификационные требования к
определенной вакансии).
Хронологическое резюме
• Описание фактов трудовой биографии (работы, учебы)
в обратном хронологическом порядке, т.е. начиная с
последнего места работы, учебы.
• Преимущество –четкая картина трудовой
деятельности человека, возможность
продемонстрировать карьерный и профессиональный
рост в необходимой сфере деятельности.
• От данного вида резюме лучше отказаться, если
последняя должность (либо все должности) соискателя
не имеет отношения к желаемой должности либо в
трудовой биографии много «пропусков» - периодов
времени, когда человек не работал.
Функциональное резюме
• Не требует указания хронологии трудовой
деятельности.
• Основное внимание – на профессиональных
навыках и достижениях в разных сферах
деятельности.
• Выгодно применять в случае наличия
«пропусков» в трудовой биографии, при
желании получить работу без опыта в данной
сфере либо при возвращении к этому
направлению деятельности после длительного
перерыва.
Комбинированное резюме
(функционально-хронологическое)
• Объединяет основные черты функционального и
хронологического резюме.
• Подчеркиваются профессиональные навыки и
достижения в разных сферах деятельности, при этом
основные факты трудовой биографии излагаются в
обратном хронологическом порядке.
• Преимущество этого вида резюме состоит в том, что
оно позволяет обратить внимание работодателя на
профессионализм соискателя в разных направлениях
деятельности и увидеть четкую последовательность
трудовой деятельности.
Составление резюме
• Определите вид резюме.
• На изучение резюме работодатель тратит в
среднем не более 2 минут → проявите
творческий подход, заинтересуйте его.
• Помните, что слово «резюме» писать не
принято, заглавием документа являются
фамилия, имя, отчество автора документа,
выделенные шрифтом.
• В любом верхнем углу резюме можно
поместить фото.
Составление резюме
• Избегайте употребления разного рода
аббревиатур и сложных терминов.
• При оформлении резюме желательно не
использовать разнообразие шрифтов и
размеров символов.
Структура резюме
• Фамилия, имя и отчество соискателя. Ниже
указывается дата рождения, адрес проживания,
контактные телефоны и электронный адрес (e-mail).
• Цель, которую соискатель преследует при поиске
работы .
• Опыт работы (если таковой имеется). Необходимо
указывать период работы, наименование и сферу
деятельности компании, наименование должности,
описание функциональных обязанностей и основных
профессиональных достижений. Данный раздел
должен охватывать период не более 10 последних
лет.
Структура резюме
• Образование: период учебы, наименование
учебного заведения, специальность и
квалификацию.
• Желательно упомянуть об участии в
тренингах, курсах, семинарах, конференциях
и т.п., профессиональных навыках: уровне
владения ПК и знания иностранных языков,
личных качествах соискателя.
Структура резюме. Дополнительная
информация
• Сведения о семейном положении, готовности к
командировкам, наличии загранпаспорта,
водительского удостоверения, собственного
автомобиля, вредных привычек, готовности к
ненормированному рабочему дню, хобби являются
необязательными, они указываются в резюме по
мере необходимости.
• Если есть возможность предоставить рекомендации с
предыдущего места работы и/или учебы, можно
указать в резюме: рекомендации прилагаются и/или
рекомендации будут предоставлены по требованию.
План резюме
1. ФИО; адрес и телефон (домашний и
служебный).
2. Личные данные.
3. Цель написания резюме.
4. Образование.
5. Опыт работы.
6. Профессиональные навыки.
7. Личные качества.
8. Ваши увлечения.
9. Дата составления.
ИВАНОВА ВАЛЕНТИНА ПЕТРОВНА
Россия, Томск, 634050,
ул. Строителей, д. 12, кв. 48
Тел.: (022) 684-391 (дом.), 563-297 (раб.), 796-21-03 (моб.)
• Личные данные: Гражданка Российской Федерации, родилась
18 апреля 1977 г. в г. Томске. Замужем. Сын 1997 г. рождения.
Здоровье хорошее.
• Цель: Найти работу в качестве управляющего.
• Образование:
07/1999 – 08/2000 Курсы секретарей-референтов (ведение
переговоров, делопроизводство, ПК, машинопись).
• 09/1994 – 06/1999 Томский государственный педагогический
институт, факультет иностранных языков.
• Опыт работы:
11/2002 – по настоящее время «Дизайн Салон». Менеджер по
работе с клиентами.
Василец Артем Викторович
Дата рождения: 06.09.1985 г.
Адрес проживания: г. Томск, ул.Ленина, 153, кв. 68
Телефон: моб. 8(***)666-66-66
e-mail: vasilez_a@mail.ru
Цель: получение работы программиста 1С
Опыт работы: сентябрь 2007г.– январь 2009г. – программист 1С
v7.7, ООО «Х», производство лакокрасочных материалов, г.
Томск
Функциональные обязанности:
• обновление типовых и нетиповых конфигураций, доработка
конфигураций под требования компании;
• программирование средствами платформы 1С:Предприятие v.7.7;
• организация обмена данными между базами 1С.
Достижения:
• создание конфигураций на платформе 7.7 с нуля.
Личные качества: ответственность, организованность,
целеустремленность, трудолюбие, усидчивость.
Рекомендации будут предоставлены по требованию.
Образование: : 2002-2007 гг., Томский
политехнический университет, факультет
автоматики и вычислительной техники,
специальность «Прикладная математика», диплом
специалиста.
Дополнительное образование: февраль 2009 г.,
Курс «Программирование в системе 1С:Предприятие
7.7. Вводный курс», центр компьютерного обучения
«Специалист», г. Москва, свидетельство 1С
Профессиональные навыки:
опытный пользователь ПК: MsWord, Excel, 1С7.7,
Internet. Базовый уровень знания английского
языка.
Заявление –
• документ, содержащий просьбу,
предложение или жалобу какого-либо лица,
адресованный организации или
должностному лицу учреждения.
Структура заявления
1. Наименование адресата (кому); пишется
вверху, справа.
2. Имя, отчество и фамилия подавшего
заявление (чье, кого).
3. Должность или адрес автора.
• Текст заявления содержит точное изложение
просьбы, предложения или жалобы и опись
прилагаемых документов, если в этом есть
необходимость.
• Подпись заявителя ставится внизу справа.
• Дата подачи заявления должна быть
проставлена ниже подписи и слева.
 Число и год пишутся цифрами, а месяц
обозначается словами (10 октября 2006 г.).
Типичные языковые конструкции
заявления
1. Для выражения причины используются
конструкции с производными предлогами:
•
•
•
•
•
ввиду (чего?)
в силу (чего?)
вследствие
за неимением (чего?)
согласно (чему?)
Необходимо уметь выразить мысль с помощью
простого предложения, например:
• Сложное
предложение
• Простое
предложение
• В связи с тем, что я
должен срочно уехать
в командировку …
• В связи со срочным
отъездом в
командировку …
В заявлении следует указывать точные и
конкретные данные, например
• предоставить академический отпуск с
1.10.11 г. сроком на 1 год;
• принять на работу с 1.02.11 г.;
• справка из поликлиники № 4 г. Томска
прилагается.
Образец заявления (1)
Ректору
Томского политехнического университета
проф. Петрову В.В.
студента I курса
Института геологии и нефтегазового дела
Иванова Игоря Николаевича
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить академический отпуск сроком на 1
год с 01.10.11 г. на основании медицинской справки № 123654
от 30.09.11 г., выданной поликлиникой № 3 г. Томска.
Справка прилагается.
30 сентября 2005 г.
И. Иванов (подпись)
Образец заявления (2)
Президенту
фирмы «Солнышко»
г-ну Шведову Н.Л.
Варнавского Андрея Владимировича,
проживающего по адресу:
634063, Томск, ул. Б. Куна, д. 3/1,
кв. 45
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять меня на работу в фирму
«Солнышко» на должность бухгалтера расчетной
части с 3 ноября 2011 г.
3 ноября 2011 г.
А.В. Варнавский
(подпись)
Объяснительная записка
• Один из видов деловой переписки внутри
компании.
• Является документом, который содержит
объяснения причины какого-то события,
поступка, факта либо сопровождает основной
документ и содержит пояснения его
отдельных положений.
• При составлении объяснительной записки
необходимо придумать убедительный и
содержательный текст.
Структура объяснительной записки
▫
▫
▫
▫
▫
▫
реквизиты получателя (с указанием человека,
кому адресована записка);
наименование документа (Объяснительная
записка);
дату создания, номер документа;
заголовок к тексту («О …», «Касательно …»);
сам текст пояснения;
подписывается составителем.
Образец объяснительной записки
Директору по продажам
ООО «Калина»
Петрову Н.В.
Объяснительная записка
20.02.2009 № 2
Об опоздании на работу
Я опоздал на работу 19.09.11 на один час по
причине
поломки
и
дальнейшего
ремонта
собственного автомобиля на СТО.
Менеджер по продажам Иванов
Г.И. Иванов
Задания для самоконтроля №1
• Выберите один правильный ответ.
1. Автобиография – это:
а) описание своей жизни, собственноручно
написанная биография;
б) описание профессиональной
деятельности человека;
в) описание жизни выдающейся личности,
автора известных публикаций.
Задания для самоконтроля №1
2. В тексте автобиографии указываются:
а) только сведения о себе;
б) сведения о себе, о родителях, родных
братьях и сестрах;
в) сведения о матери, отце, братьях и сестрах,
бабушках и дедушках, племянниках.
Задания для самоконтроля №1
3. В автобиографии сведения об образовании и
работе указываются:
а) в прямом хронологическом порядке;
б) в обратном хронологическом порядке;
в) в произвольном порядке.
Задания для самоконтроля №1
4. Автобиография пишется:
а) от 1-го лица (Я, Иванов Иван Сергеевич,
родился…);
б) от 3-го лица (Иванов И.С. родился…);
в) от 1-го или 3-го лица по усмотрению
автора.
Задания для самоконтроля №1
5. Правильной с точки зрения стилистики
является фраза:
а) "В своей автобиографии он писал…";
б) "В автобиографии он писал…";
в) "В автобиографическом документе он
писал…".
6. В автобиографии следует писать:
а) родился в г. Москва (в г. Томск);
б) родился в г. Москве (в г. Томске).
Задания для самоконтроля №2
1. Резюме – это:
а) заявление о приеме на работу, написанное
на определенном бланке;
б) вид деловой бумаги, в которой кратко
излагаются необходимые для нанимателя
сведения о том, кто претендует на вакантную
должность;
в) собеседование с руководителем фирмы.
Задания для самоконтроля №2
2. Хорошо составленное резюме должно:
а) дать полное представление о трудовом
опыте соискателя, его образовании и деловых
качествах;
б) быть написано образно, красиво и не
содержать каких-либо конкретных данных о
соискателе вакантной должности;
в) отразить положительные и отрицательные
качества соискателя рабочего места.
Задания для самоконтроля №2
3. Слово РЕЗЮМЕ писать:
а) обязательно:
б) не принято;
в) желательно.
4. Первым в резюме указывается:
а) гражданство;
б) фамилия, имя, отчество;
в) должность, которую Вы хотите получить.
Задания для самоконтроля №2
5. Образование и опыт работы в резюме
указываются:
а) в хронологической последовательности;
б) в обратном хронологическом порядке;
в) в порядке, желательном для соискателя
вакантной должности.
Задания для самоконтроля №3.
1. Выберите один правильный ответ.
Заявление – это:
а) один из видов связного письменного
текста, содержащий официальное
предложение должностного лица;
б) официальное сообщение в письменной
форме, содержащее предложение, жалобу или
просьбу какого-либо человека и адресованное
организации или должностному лицу;
в) деловой документ, содержащий
рационализаторское предложение,
адресованное вышестоящим инстанциям.
Задания для самоконтроля №3
2. Заявление в чужую организацию включает:
а) фамилию, имя, отчество и почтовый адрес
автора;
б) фамилию, имя и отчество автора (без
почтового адреса);
в) фамилию, имя и должность автора; его
паспортные данные полностью.
Задания для самоконтроля №3
3. В состав любого заявления обязательно
включаются:
а) почтовый адрес автора заявления;
б) дата и подпись автора заявления;
в) ксерокопии необходимых документов.
Задания для самоконтроля №3
4. Обозначьте правильный вариант
наименования документа:
а) ЗАЯВЛЕНИЕ.
б) Заявление
в) ЗАЯВЛЕНИЕ
Задания для самоконтроля №3
5. Обозначьте правильный вариант
оформления даты в документе:
а) четверг, 6 мая 2011 года
б) 6 мая 2011 г.
в) 6.05.2001
Задания для самоконтроля №3
6. Подпись автора располагается:
а)
б)
в)
в правом нижнем углу, под текстом;
в левом нижнем углу под числом;
где угодно.
Задания для самоконтроля №3
7. В заявлении используется:
а) только официально-деловая лексика;
б) эмоционально-оценочная лексика при
необходимости;
в) общеупотребительная лексика и
минимальное количество разговорных фраз.
Задания для самоконтроля №4
1. Объяснительная записка – это:
а) документ, объясняющий причины какоголибо события, факта, поступка или
поясняющий содержание отдельных
положений основного документа;
б) инструкция по эксплуатации какого-либо
прибора или механизма;
в) документ, объясняющий причины, по
которым соискатель может претендовать на
вакантную должность.
Задания для самоконтроля №4
2. Объяснительные записки по поводу какихлибо происшествий, поступков и поведения
работников пишутся:
а) по желанию самого работника;
б) по требованию коллег;
в) по требованию администрации.
Задания для самоконтроля №4
3. Как правильно объяснить свое опоздание на
работу:
а) благодаря плохой работе наземного
транспорта;
б) так как наземный транспорт плохо работал;
в) в связи с плохой работой наземного
транспорта.
Задания для самоконтроля №4
4. Текст объяснительной записки должен быть:
а) пространным, подробным;
б) кратким, убедительным, содержать
неопровержимые доказательства;
в) написан научным стилем речи.
Задания для самоконтроля №4
5. Наименование должности, фамилия и
инициалы составителя объяснительной
записки указываются:
а) в именительном падеже;
б) в родительном падеже с предлогом (от кого);
в) в родительном падеже без предлога.
Дополнительная литература и
шаблоны документов:
• Делопроизводство и делооборот.
http://working-papers.ru/shablon-rezume.html
Спасибо за внимание!