Публикация документов в справочно-нормативных

Публикация документов в портале
Для того, что бы добавить какой либо документ в раздел «Справочные
и нормативные документы», нужно, через Портал зайти в подраздел
«Добавление документов в систему»
Рис. №1
Перед Вами откроется страница: Публикация
Рис. №2
В которой содержится четыре подраздела:
I. Добавить документ
(Добавление нового документа в систему)
II. Документы для администрирования
(Список документов, доступных Вам для администрирования)
III. Добавить вид документа
(Добавление нового вида документов, для последующего
использования этого вида, в добавлении новых документов)
IV. Виды документов для администрирования
(Список
видов
документов,
доступных
Вам
для
администрирования)
I. Добавить документ
Рис. №3
Функция: добавление нового документа в систему (рис. №3)
Название (здесь Вы должны указать наименование Вашего документа)
Описание документа
(здесь вы можете дать краткое описание своему документу)
Подразделение (выставляется автоматически)
Вид документа (в данном поле имеется несколько вкладок, Вы можете
отнести свой документ к одной из предложенных групп)
Назначить доступ всем сотрудникам по умолчанию
( при выборе «ДА» –ваш документ смогут увидеть все сотрудники ВГУЭС,
при выборе «НЕТ» - Вы самостоятельно определяете ту категорию
сотрудников, кому будет доступен ваш документ)
Прикрепить файл документа
(нажимаете на кнопку "Обзор..." для выбора места нахождения Вашего
документа и вкладываете нужный файл)
II. Документы для администрирования
Рис. №4
В данном разделе находятся документы, которые Вы разместили, или
которые Вы имеете право администрировать.
Раздел содержит несколько опций:
Название - название Вашего документа
Размер - размер Вашего документа в Кб
Изменён - дата изменения документа
Изменил - фамилия, имя, отчество человека, который изменил
документ
Автор - автор документа.
Администрирование документа
Далее следуют 3 иконки
(если вы подведёте курсор мышки к одной из них, то появится
надпись для чего нужна данная иконка).
1. Отредактировать документ
2. Дать права пользования документом
3. Переместить в архив / Сделать актуальным (если
документ уже находится в архиве)
1. Отредактировать документ
Нажимаете на иконку и появляется окно редактирования документа.
Редактирование документа
Окно редактирования документа содержит все те же графы, что
и создание документа.
Здесь можно изменить название, описание документа, вид
документа (переставить галочку), и заменить сам документ.
Если Вы хотите изменить текст документа, не нужно создавать
новый документ, а просто меняете вложение полностью, при
помощи кнопки «Обзор»
2. Дать права пользования документом
(через «Единую систему назначения прав»)
Рис. №5
Для того, чтобы дать права на редактирование Вашего документа,
необходимо заполнить следующие поля в «Единой системе назначения
прав» (рис. №5):
Единая система назначения прав
Для того, чтобы дать права на редактирование Вашего
документа, необходимо заполнить следующие поля на рисунке
Добавить фильтр на выборку
Здесь Вам необходимо выбрать группу пользователей
(«Сотрудники: Подразделения», «Сотрудники: Должности»…), или
одного пользователя (для этого нужно выбрать: «Пользователи:
Зарегистрированные пользователи»)
Найти значение фильтра
Здесь можно задать параметры поиска "по коду" и "по имени".
Код - имеется в виду код той группы пользователей, которую вы
выбрали в строке "Добавить фильтр на выборку".
По имени - здесь вы можете ввести фамилию, имя или отчество.
Единая система назначения прав
После того как вы зададите параметры поиска (должно быть
обязательно заполнено одно из полей: либо "по коду", либо "по
имени"), Вам необходимо нажать кнопку "найти".
Рис. №6
Далее, из предложенных вариантов, выбрать нужный кн.
Единая система назначения прав
Рис. №7
Нажать кнопку: «Добавить доступ к ресурсу данной выборке»
3. Переместить в архив
/ Сделать актуальным
То есть, если вы перемещаете документ в архив, то вы делаете
его неактуальным, пользователи его видеть не могут.
Рис. №8
III. Добавить вид документа
Добавление нового вида документов, для последующего
использования этого вида, в добавлении новых документов.
В данном разделе вам необходимо заполнить поле «Вид документа».
В поле «Подразделение» будет автоматически отображаться
наименование Вашего подразделения. В поле «Разместить в»: нужно
будет выбрать ту категорию, где вы хотите разместить новый вид
документа.
Рис. №9
Немного ниже располагается таблица, в которой перечислены
все доступные Вам виды документов.
Рис. №10
IV. Виды документов для администрирования
В данном разделе отображаются созданные Вами виды документов.
Также этот раздел позволяет Вам при необходимости скорректировать название
созданного Вами вида документа.
Или дать права пользования данным типом, через «Единую систему назначения
прав» (по тому же принципу, что и «Назначение прав на пользование данным
документом»)