Железнодорожное экспедирование

компьютерная программа автоматизации железнодорожного экспедирования
Main
Основные возможности
Структура функций
Для просмотра ролика кроме клавиш Home, End, PageUp, PageDown, Esc можно
использовать гиперссылки и блок кнопок навигации, установленный в правом верхнем
углу каждой страницы:
- первая страница
-страница предыдущего просмотра
http://www.algors.com,
info@algors.com,
Tel: +370 65072169, +370 5 2470509
1
Основные возможности
1. Оперативное управление основной деятельностью:

Регистрация договоров с покупателями и продавцами услуг;

Учет заказов покупателей;

Автоматическое формирование повагонной стоимости из загрузки вагонов и тарифов. Кроме единого
тарифа на заказ, учтены случаи, когда вагоны одного заказа относятся к различным весовым категориям,
имеют различную форму собственности (собственность МПС, арендованные, собственность покупателя), а
продавцы, привлекаемые для выполнения заказа, используют различные прейскуранты (МТТ, 10-01, LG) ;

Формирование и печать счетов покупателям на трех языках (литовский, английский, русский) в
произвольной валюте. В один счет можно включать несколько заказов.
2. Финансовый учет:
•
Учет отношений с покупателями и продавцами с выдачей актов сверки на различных языках в
произвольной валюте. Эти отношения оцениваются путем сопоставления трех показателей: плановой
стоимостью, определяемой договорными ценами, счетами и платежами;
•
Формирование итоговых показателей за определенный период: Сводки по продажам и покупкам,
Реализация товаров и услуг, Комиссия и др.
3. Анализ деятельности:
•
Проверка достоверности информации о выполненном заказе, полученной от покупателя и продавца
(список вагонов и их загрузка, список услуг и их цены ). Для выверенного заказа устанавливается запрет на
редактирование;
•
Выявление Просроченных счетов, Рентабельных и Кредитуемых заказов;
•
Оценка динамики основных показателей предприятия и представление ее в графической форме.
4. Пересчет всех сумм в нужную валюту по курсам, действующим на момент операции.
5. Максимально облегченный ввод информации:
•
Информация из внешней среды (банковские курсы валют, данные покупателей и продавцов)
импортируется в базу данных из файлов различных форматов ;
•
Станции, коды и наименования грузов выбираются из списков;
•
Вводимый номер вагона проверяется путем контрольного поразрядного суммирования по методике МПС
России.
6. Возможность удаленного доступа к базе данных компании через глобальные сети.
7. Разграничение прав пользователей на информацию и процедуры базы данных.
2
Структура функций
Покупатели
Заказы
Продажа
Счета покупателю
Покупка
Сложный тариф
Плановый баланс
Вагоны
Платежи покупателя
Сводка по покупателю
Оплата счетов
Продавцы
Счета продавцов
Вагоны по счету продавца
Связи с вагонами покупателей
Сводка по вагонам продавца
Платежи продавцу
Оплата счетов продавца
Сводка по продавцу
История
Рентабельные заказы
Кредитуемые заказы
Реализация
Комиссия общая
Отношения с покупателями
Акт сверки с покупателем
Отношение с продавцами
Акт сверки с продавцом
Итоги
Сводка по продажам
Просроченные счета
Вагоны, не подтвержденные
счетами продавцами
3
Покупатели
Щелчок по узлу Заказы или нажатие одноименной кнопки
вызывает список заказов покупателя «Alfa»
4
Заказы экспедирования
Кнопки режима просмотра и
редактирования заказа:
-Закрыть для редактирования;
-Открыть для редактирования;
-Не показывать закрытые
заказы
Здесь фиксируются все заказы данного покупателя. Груз выбирается из справочника ГНГ, который появляется при
нажатии клавиши мыши на поле «Груз».
Количество вагонов и вес груза формируется автоматически после заполнения формы Вагоны. Отсюда вызываются
также формы Продажа, Счета покупателю, Покупка, Плановый баланс по заказу, содержащие данные о текущем заказе
5
Продажа
Форма содержит список услуг, продаваемых по данному заказу, и их стоимость. Услуги, единицы измерения и
наименования валют выбираются из соответствующих списков, которые появляются при нажатии клавиши мыши на
соответствующем поле. Запоминание изменений вызывает автоматический перерасчет стоимости услуг путем умножения
цены на количество обслуживаемых единиц в указанной валюте.
Количество, определяется единицей измерения. Например, для единицы измерения "ваг" количеством является
количество вагонов в заказе, а для единицы измерения "т" - суммарная масса всех вагонов в заказе. Поэтому,
информацию для этой формы следует вводить после ввода вагонов в форму Вагоны.
Из данной формы может быть вызвана процедура по оформлению Сложный тариф. Платежи, в отличие от сумм
перевозки и счетов, привязаны логически не к данному заказу, а к покупателю в целом. Покрытие счетов данного
6
заказа платежами производится автоматически.
Счета покупателю
Сумма счета автоматически формируется из плана продажи ( см.Продажа ).
Для включения в один счет услуг других заказов во все эти заказы достаточно ввести одинаковый
номер счета. Счет №222 введен в заказ №7, поэтому в данный счет включены услуги заказа №2 и
заказа №7.
Перед печатью счета устанавливаются два параметра: язык и валюта счета.
7
Покупка
Форма содержит стоимость услуг, покупаемых для выполнения данного заказа у определенного продавца.
Соответствующий продавец фиксируется курсором в левой части формы.
Левая часть формы содержит стоимости покупки для данного заказа по каждому продавцу и после сделанных
изменений актуализируется кнопкой “Пересчитать итоги".
8
Сложный тариф
Данная страница позволяет рассчитать суммарный тариф по заказу, когда установить единый для
всех вагонов тариф невозможно. Такая ситуация возникает в случаях, когда:
а) загрузка вагонов колеблется в такой степени, что отдельные вагоны попадают в различные
весовые категории и имеют различные тарифы за тонну;
б) в заказ включены как вагоны парка МПС, так и собственные или арендованные вагоны, что также
исключает использование единого тарифа.
В этих случаях программа, используя информацию из окна Вагоны, автоматически определяет
список категорий, которые охватывают все вагоны данного заказа. При этом учитываются как
весовые категории, так и категории собственности вагона.
Для каждой категории пользователь записывает тариф, после чего программа автоматически
рассчитывает для каждого вагона повагонный тариф и суммарный тариф по заказу.
9
Плановый баланс
Плановый баланс показывает плановую прибыль заказа в виде разности между
плановой стоимостью продажи и плановой стоимостью покупки.
10
Вагоны
Здесь фиксируются все вагоны, перевозимые по данному заказу.
Возможен анализ (общий и детальный) достоверности информации о вагонах, предоставленной покупателем. Смысл
анализа состоит в сопоставлении информации из данной таблицы с информацией продавцов, которые участвуют в
выполнении данного заказа. В аналитические формы выводятся вагоны, которые в соответствующих счетах продавцов не
являются проверенными. В общей аналитической форме приводятся количество непроверенных вагонов по каждому
продавцу, а в детальной – список непроверенных вагонов с номерами накладных по каждому продавцу.
Предусмотрена возможность импорта вагонов из dbf файла или из таблицы Excel .
11
Платежи покупателя
Здесь фиксируются все платежи данного покупателя. Итоговая сумма формируется в желаемой валюте
12
Сводка по покупателю
Данная сводка показывает финансовые отношения с покупателем, сравнивая объемы перевозок, выставленные ему счета и
его платежи. Информация представлена позаказно. Распределение платежей по заказам выполняется автоматически.
Если выбранная компания по отношению к вашему предприятию является и продавцом услуг или товаров (в этом случае она
может иметь другое имя и другой номер договора), то общий финансовый итог отношений может быть просмотрен с помощью кнопки
"Учесть смежные договоры"
13
Оплата счетов покупателем
Здесь показан процесс оплаты покупателем выставленных ему счета. При этом все платежи
покупателя автоматически распределяются между счетами до их полного покрытия. Датой оплаты счета
считается дата последнего платежа, полностью покрывающего данный счет. Задержка в днях выводится
как разность между датой платежа и датой счета.
14
Продавцы
На этой форме сосредоточена вся информация, связанная с продавцами. Эта информация имеет
древовидную структуру, которая раскрывается в левой части формы.
15
Счета продавцов услуг
В правой части устанавливается список
услуг, которые подлежат оплате по данному
счету.
Отсюда запускаются процедуры,
связанные с контролем достоверности
текущего счета:
- просмотр и редактирование Вагонов по
счету продавца, сопровождающего данный
счет;
- выявление повторных записей в списке
вагонов;
- выявление пересечения вагонов текущего
счета с вагонами других счетов данного
продавца;
- связи между счетом продавца и
отгрузками покупателя
Выявленные в каждой процедуре несоответствия должны быть устранены путем исправления ошибочной
информации в базе, уточняющих запросов продавцу и покупателю. Выверенные вагоны пользователь
отмечает «птичкой». После выверки всех вагонов по счету данный счет также отмечается «птичкой» .
Предусмотрен также анализ в обратном направлении, именно, из окна Вагоны можно
проконтролировать вагоны из отгрузок покупателя, которые не подтверждены счетами продавцов.
16
Вагоны по счету продавца
Данная форма служит для ввода, редактирования и просмотра списка вагонов, прилагаемого к счету.
Предусмотрена возможность импорта вагонов из dbf файла, из текстового файла или из таблицы Excel
17
Связи с вагонами покупателей
Форма "Связи с вагонами
покупателей"
используется для
сравнения данных по
вагонам из заказов
покупателей и данных,
полученных от продавцов
услуг (железных дорог).
Для каждой пары {№
вагона, № накладной} из
списка вагонов по счету
подыскивается
соответствующая пара из
данных по заказам, в
результате чего
заполняются графы «№
договора», «№ заказа»,
«Сумма за вагон по
плану».
После отметки
проверенных вагонов
может возникнуть
ситуация, когда по
какому-либо заказу (или
нескольким заказам)
покупателя все вагоны
окажутся проверенными
во всех счетах от
участвующих в перевозке
продавцов.
Выявление таких случаев и отметку заказов, готовых к закрытию выполняет процедура «Попытка закрытия заказов».
18
Сводка по вагонам продавца
Выводятся вагоны, для которых был куплен тариф у данного продавца.
Список содержит только те вагоны, которые входят в реально выполненные заказы (реальность
перевозки определяется наличием накладных по вагонам) и соответствуют заданному периоду (для
отбора используется дата заказа, который содержит данный вагон).
По каждому вагону выводятся суммы для каждой услуги, которая покупалась у данного продавца в
заданном периоде.
Предусмотрено сохранение результата во внешнем dbf-файле.
19
Платежи продавцу
Данная справка аналогична документу Платежи покупателя.
20
Оплата счетов продавца
Данная справка аналогична документу Оплата счетов покупателя.
21
Сводка по продавцу
Данная сводка показывает финансовые отношения предприятия с продавцом, сравнивая объемы перевозок (плановую
себестоимость выполненных заказов), полученные от него счета и платежи предприятия.
22
История
Данная многостраничная форма содержит справки, информация в которых относится к определенному интервалу
времени. Этот интервал задается начальной и конечной датами.
Справки могут быть получены в произвольной валюте.
Первая из приведенных справок – Отношение с покупателями.
23
Отношения с покупателями
Остаток начальный определяет сумму и характер задолженности
покупателя на начало заданного периода: при положительном остатке
задолженность перед вашим предприятием имеет покупатель, а при
отрицательном – выше предприятие является должником данного
покупателя. Остаток конечный определяется по формуле:
(Остаток конечный) = (Остаток начальный) + (Счета) - (Платежи).
Из этой формы вызывается печать Акт сверки с покупателем на литовском или русском/английском языке,
который является документом, готовым для обсуждения и подписания обеими сторонами.
24
Отношения с продавцами
Данная справка аналогична документу Отношения с покупателями.
25
Рентабельные заказы
Справки о рентабельных и кредитуемых заказах показывают влияние каждого выполненного заказа на финансовые результаты компании в
заданном периоде. Фильтрация данных по отдельному исполнителю, позволяет оценить результаты его работы за данный период.
Заказ является рентабельным в заданном периоде, если выполнены все перечисленные ниже условия:
1) покупатель полностью оплатил данный заказ; факт оплаты заказа определяется с помощью автоматической процедуры распределения
всех платежей покупателя по его заказам;
2) срок оплаты данного заказа попадает в заданный период;
3) перевозка по данному заказу действительно выполнена (реальность перевозки определяется наличием накладных по вагонам);
4) заказ оплачен не позднее 3 месяцев со дня выставления последнего счета по данному заказу; иначе в поле “Примечание”
записывается «>3m» и фактическая комиссия считается равной нулю.
26
Кредитуемые заказы
Заказ является кредитуемым в заданном периоде, если выполнены все перечисленные ниже условия:
1)покупатель не полностью оплатил данный заказ; факт оплаты заказа определяется с помощью автоматической процедуры
последовательного распределения всей суммы платежей покупателя по заказам, начиная с более ранних
2) плановый срок перевозки данного заказа попадает в заданный период;
3) перевозка по данному заказу действительно выполнена (реальность перевозки определяется наличием накладных по
вагонам).
27
Реализация
Реализация рассчитывается для каждого заказа и определяется как разность между суммой счета, выставленного
покупателю за данный заказ, и фактическими затратами по выполнению данного заказа. По каждому продавцу показываются:
- плановые затраты на перевозку, определенные пользователем на стадии планирования перевозки;
- фактические затраты, рассчитанные из повагонной расшифровки счетов от продавцов. В фактические затраты
включаются те вагоны, которые имеются в отгрузочных данных покупателя .
- индикатор сравнения количества вагонов (графа «Вагоны ?»), где символ ‘=’, означат, что в счетах от продавцов
найдены все вагоны, содержащиеся в отгрузочных данных покупателя; символ ‘<>’ выводится в противном случае.
28
Комиссия общая
Справка выдает сумму продаж и сумму покупок по всей компании, а также разницу между ними в
качестве общей комиссии. Эти три показателя приводятся для трех различных этапов: планирования,
выставления счетов и платежей.
В заданный период должны попадать сроки, установленные для соответствующих этапов.
29
Акт сверки с покупателем
30
Акт сверки с продавцом
Данная справка аналогична документу Акт сверки с покупателем.
31
Итоги
Данная многостраничная форма содержит справки, информация в которых относится ко всему периоду
существования компании до настоящего момента.
Первая из приведенных справок – Сводка по продажам.
32
Сводка по продажам
Данная форма содержит информацию о продажах, покупках и просроченных счетах, полученную из текущей базы данных без
временной фильтрации, т.е. за весь период отношений вашей компании с покупателями и продавцами.
Здесь показана одна из справок этой группы – Сводка по продажам.
В данной форме приведены сводные данные о выставленных счетах и перечисленных суммах по каждому покупателю, с
которым имеются договорные отношения. Учитываются данные за весь период отношений - от заключения договора до
настоящего момента. Предварительные счета (см. Счета покупателю) игнорируются.
С помощью кнопки "Только дисбаланс" из сводки удаляются все покупатели, у которых суммы счетов и платежей равны.
Кнопка "Подробности по договору" позволяет просмотреть все счета и перечисленные суммы по отмеченному курсором
покупателю.
33
.
Просроченные счета
.
Здесь приводится список счетов, которые оплачены не полностью или не оплачены вовсе, причем
задержка платежей попадает в заданный период. Верхняя граница удобна в тех случаях, когда имеется
ряд "безнадежных" счетов, задержка по которым велика, например, год. Установив значение верхней
границы, равное 300 дням, можно запретить вывод таких счетов.
34
Вагоны, не подтвержденные счетами продавцов
Здесь приводится список вагонов, полученный из отгрузочной информации покупателей, которые на
момент запроса не найдены среди повагонной расшифровки счетов, полученных от продавцов.
35