Электронные архивы: Терминология и понятийный аппарат

Электронные архивы:
Терминология и понятийный
аппарат
Терминология и понятийный аппарат
•
•
•
Архив: Организация или структурное
подразделение организации,
осуществляющее прием, учет, хранение и
использование архивных документов
Архивный документ: Документ, имеющий
ценность, сохраняемый или подлежащий
хранению в архиве [СТБ П 2059-2010.
Делопроизводство и архивное дело. Термины
и определения]
Архивный документ: Документ,
сохраняемый или подлежащий сохранению в
силу его значимости для государства и
общества независимо от вида носителя
информации, а равно имеющий
историческую, научную, художественную,
культурную ценность для собственника [Закон
«О Национальном архивном фонде и архивах
в Республике Беларусь»]
Терминология и понятийный аппарат
Хранение
документов:
Текущее
(оперативное)
Архивное
(временное)
Архивное
(постоянное)
Терминология и понятийный аппарат
•
•
•
постоянное хранение архивных документов бессрочное (вечное) хранение;
временное хранение архивных документов хранение архивных документов
государственными органами, а также
предприятиями, учреждениями и
организациями независимо от форм
собственности в создаваемых ими
ведомственных или межведомственных
архивах в течение периода, установленного
настоящим Законом [Закон «О Национальном
архивном фонде и архивах в Республике
Беларусь»]
временное хранение архивных документов –
хранение архивных документов юридическими
лицами в течение периода, установленного
настоящим Законом [Проект новой редакции
Закона «О Национальном архивном фонде и
архивах в Республике Беларусь»]
Терминология и понятийный аппарат
•
•
•
•
•
Оригинал документа: документ,
созданный впервые
Подлинник официального документа:
первый или единственный экземпляр
официального документа
Копия документа: документ, полностью
или частично воспроизводящий
информацию другого документа и все его
внешние признаки или часть их
[СТБ П 2059-2010. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения]
К государственной части Национального
архивного фонда Республики Беларусь
также относятся:
… копии архивных документов на правах
подлинников
[Закон «О Национальном архивном фонде
и архивах в Республике Беларусь»]
Что понимают под «электронным архивом»?
1. Систему оперативного хранения
электронных копий документов,
сопровождающих бумажные оригиналы
2. Систему оперативного хранения
документов и информационных ресурсов,
изначально созданных в электронном виде
3. Комплекс электронных копий (сканов)
бумажных архивных документов
4. Архив организации (ведомственный архив),
способный хранить в том числе и
документы в электронном виде
5. Специализированный архив организации
или государственный архив для хранения
электронных документов
Кое-что из нормативной базы:
•
Документы в электронном виде в порядке,
установленном законодательством по
архивному делу и делопроизводству,
передаются в архив организации в целях
накопления, обеспечения сохранности,
организации их учета и использования
[Инструкция об организации работы с
документами в электронном виде в архиве
организации (утверждена Постановлением
Министерства юстиции от 30.06.2010 № 36)]
Кое-что из нормативной базы:
Закон Республики Беларусь «Об
электронном документе и электронной
цифровой подписи»:
•
•
электронный документ – документ в
электронном виде с реквизитами,
позволяющими установить его целостность и
подлинность;
электронная цифровая подпись –
последовательность символов, являющаяся
реквизитом электронного документа и
предназначенная для подтверждения его
целостности и подлинности.
Кое-что из нормативной базы:
•
•
Закон Республики Беларусь «Об
электронном документе и электронной
цифровой подписи»
Статья 19:
Оригинал электронного документа существует
только в электронном виде. Все идентичные
экземпляры электронного документа
являются оригиналами и имеют одинаковую
юридическую силу.
Статья 20:
Копия электронного документа создается путем
удостоверения в порядке, установленном
законодательством Республики Беларусь,
формы внешнего представления
электронного документа на бумажном
носителе.
Кое-что из нормативной базы:
•
Закон Республики Беларусь «Об
электронном документе и электронной
цифровой подписи»
Статья 21. Хранение электронных документов
Ведомственное хранение и последующая
передача на постоянное хранение электронных
документов осуществляются в течение сроков и
в соответствии с требованиями,
установленными законодательством Республики
Беларусь об архивном деле. При приеме
электронных документов на ведомственное и
постоянное хранение должна устанавливаться
их подлинность. При ведомственном и
постоянном хранении электронных
документов должна быть обеспечена их
целостность.
Кое-что из нормативной базы:
•
•
Закон Республики Беларусь «Об
электронном документе и электронной
цифровой подписи»
Целостность электронного документа –
свойство электронного документа,
определяющее, что в электронный документ не
были внесены изменения и (или)
дополнения.
Подлинность электронного документа –
свойство электронного документа,
определяющее, что электронный документ
подписан действительной электронной
цифровой подписью (электронными
цифровыми подписями).
Спасибо за внимание!
• http://archives.gov.by
• vn@archives.gov.by
• 260-24-45
Вячеслав Леонидович Носевич
кандидат исторических наук,
директор Белорусского научноисследовательского центра электронной
документации (БелНИЦЭД)