Контроль исполнения

ТЕМА 1.
Документационное
обеспечение управления.
Лекция 4-5.
Основные делопроизводственные
процедуры.
Основные этапы документооборота
1. Экспедиционная обработка документов,
поступающих в организацию.
2. Предварительное рассмотрение
документов службой ДОУ.
3. Исполнение документов.
4. Обработка исполненных и отправляемых
документов.
Общая схема документооборота в
организации
I этап
II этап
I этап
III этап
IV этап
Общая схема
документооборота в органах
федеральной исполнительной
власти
Экспедиционная обработка
документов





проверка правильности доставки
корреспонденции;
проверка целостности упаковки;
вскрытие упаковки;
проверка правильности и целостности
вложения;
регистрация документов.
Предварительное рассмотрение
документов службой ДОУ


Цель – оперативное получение документов
исполнителями, формирование полноценного справочного
аппарата, распределение документов на потоки.
Критерии оценивания документов:






важность содержания;
сложность и новизна поставленных вопросов;
авторство (общественное положение лица – автора документа,
место учреждения-отправителя в структуре управления, роль
общественной организации в жизни общества);
срочность исполнения документа;
вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и др.).
Информационная поддержка заключается в наличии:



примерного перечня документов, требующих обязательного
рассмотрения руководством;
перечня должностных лиц и их обязанностей;
технологических графических схем последовательности
обработки и распределения различных поступающих документов.
Общие правила исполнения документов
Руководитель обязан:
 определить исполнителя с учетом функциональных обязанностей,
квалификации и равномерной загрузки сотрудников подразделения.
Служба ДОУ обязана:
 передать документ исполнителю в день регистрации;
 передать проект исполненного документа на утверждение
руководителю организации;
 при получении подписанного документа зарегистрировать его в
установленном порядке.
Исполнитель обязан:
 в день получения документа ознакомиться с его содержанием,
наметить этапы исполнения, даты промежуточного контроля и
сообщить их службе ДОУ.
 в указанные сроки подготовить проект ответного документа, учитывая
содержание ранее изданных по данному вопросу документов и
действующих нормативных актов;
 оформить проекта документа в соответствии с действующими
стандартами;
 согласовать проект документа с руководителем, заинтересованными
структурными подразделениями и организациями.
 передать службе ДОУ согласованный проект документа.
Обработка исходящих документов






Проверка правильности оформления
документа (комплектность, количество
экземпляров);
регистрация документа;
сортировка документов;
упаковка;
оформление почтового отправления;
сдача в отделение связи.
Основные делопроизводственные
процедуры
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Регистрация документов
Согласование документов
Утверждение документов
Контроль исполнения документов
Передача документов на обработку
Формирование дел
Передача дел в архив
Регистрация документов


Регистрация документов – фиксация
факта создания или поступления документа
путем проставления на нем даты и
регистрационного индекса с последующей
записью необходимых сведений о
документе в регистрационной форме.
Назначение регистрации – придание
документу юридической силы,
подтверждение факта его создания или
поступления.
Классификаторы, используемые при
регистрации документов







классификатор названий (видов) документов;
классификатор корреспондентов;
классификатор областей деятельности
организации;
классификатор структурных подразделений;
классификатор исполнителей;
классификатор резолюций;
номенклатура дел (классификатор адресов
хранения).
Состав реквизитов регистрации











Автор (корреспондент)
Название (вид) документа
Дата документа
Индекс документа
Дата поступления
Индекс поступления
Заголовок документа
Резолюция
Срок исполнения
Отметка об исполнении
Отметка о направлении документа в дело
Автор
Резолюция
Дата
документа
Индекс
документа
Заголовок
документа
Отметка об
исполнении
Отметка о
направлении
в дело
Срок
исполнения
Дата и индекс
поступления
Формы регистрации документов


Журнальная
Карточная
справочные, контрольно-справочные;
 картотеки по предложениям, заявлениям и
жалобам граждан;
 тематические (кодификационные) картотеки к
приказам, решениям и др.


Автоматизированная
Лицевая сторона
Оборотная сторона
Преимущества автоматизированной
регистрации





быстрый поиск документов по любому реквизиту
или реквизитам регистрационно-контрольной
карточки;
автоматическое формирование отчетов, сводок,
ведение справочно-аналитической работы по
документам;
автоматический контроль за исполнением
документа;
возможность одновременно регистрировать
документы на нескольких рабочих местах;
возможность организации децентрализованной
регистрации документов в структурных
подразделениях с объединением сведений о всех
документах в одной базе.
Согласование документов


Согласование – совокупность действий,
направленных на обеспечение разработки,
правильного оформления и исполнения
управленческих решений, принимаемых по
наиболее важным направлениям деятельности.
В процессе согласования необходимо обеспечить
комплексный анализ юридических,
экономических и финансовых факторов,
влияющих на принятие решения, минимизировать
возможные риски и обеспечить обязательность
исполнения решения.
Правила согласования
1. На согласование должен быть направлен
полностью подготовленный и оформленный в
соответствии с установленными в организации
правилами проект документа.
2. За реализацию процесса согласования проекта
документа несет ответственность инициатор
документа, который разработал управленческое
решение.
3. Подразделение, участвующее в процедуре
согласования, оценивая проект документа, делает
замечания и вносит предложения в рамках своей
предметной области и закрепленных зон
ответственности, которые установлены в
положении о подразделении.
Роли подразделений в процедуре
согласования




Подразделение-инициатор
Подразделение-участник (по
совместительству – контролер рисков по
закрепленным за ним функциям)
Подразделение-контролер
Подразделение обязательного согласования
(системообразующие подразделения)
Ответственность прочих подразделений
Остальные подразделения, участвующие в
процедуре согласования по специальным видам
деятельности организации, отвечают за:
• выявление и оценку рисков по закрепленному за
ними виду деятельности,
• контроль соответствия проектов решений
требованиям специального (отраслевого)
законодательства и контролирующих /
регулирующих органов,
• соблюдение внутренних нормативных
документов организации, регламентирующих
соответствующие виды деятельности.
Алгоритм согласования
1. Получение подписи руководителя
подразделения-инициатора
2. Согласование с вышестоящим
руководителем подразделения-инициатора.
3. Согласование с подразделениямиучастниками.
4. Согласование со службой ДОУ,
ответственной за качественное оформление
документа и правильное визирование.
Способы и сроки согласования





Параллельный
Последовательный
Комбинированный
Маршрут проекта документа в процессе
согласования определяется видом и содержанием
документа (зависит от инициатора согласования).
Общий срок согласования одного проекта
документа одним подразделением составляет не
более 5 дней и исчисляется с даты проставления на
листе согласования «выпускающей» визы
вышестоящего руководителя подразделенияинициатора.
Сопроводительная документация







обоснование необходимости разработки (подписания,
утверждения) нового документа, заключения договора или
внесения изменений в действующие документы;
обоснование финансовых параметров или изменений
финансовых условий договоров по сравнению с
действующими;
договоры и соглашения, являющиеся основными или
первичными по отношению к направляемым на
согласование документам;
пояснения к «схемам» договоров и сделок;
материалы проведенных тендеров / конкурсов;
выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов
управления, во исполнение которых был подготовлен
проект документа;
приложения, на которые даются ссылки в проекте
документа.
Оформление результатов согласования




Виды виз: «Согласовано», «Не согласовано»,
«Согласовано с замечаниями»
Замечания обязательно вносятся в лист
согласования.
В спорных случаях оформляется протокол
разногласий, рассмотрение которых осуществляется
на уровне «курирующих» вышестоящих
руководителей подразделений или коллегиальных
органов.
При проведении процедуры внешнего согласования
ее результаты оформляются соответствующей
перепиской (письмами о согласовании).
Контроль исполнения


Цель контроля – содействие своевременному и
качественному исполнению документов,
обеспечение получения аналитической информации,
необходимой для оценки деятельности структурных
подразделений и отдельных исполнителей.
Основными задачами службы контроля
исполнения являются:



отслеживание хода и фиксация фактического исполнения
документов;
обобщение сведений, получаемых в процессе
отслеживания, и доведение до руководства этих сведений
в удобном, формализованном виде;
выработка предложений по оптимизации и ускорению
документопотоков.
Этапы контроля исполнения

Контролируемые документы:




документы государственного значения;
распорядительные документы, поступающие из
вышестоящих инстанций;
приказы и распоряжения, разрабатываемые внутри
организации.
Этапы контроля исполнения:




постановка документов на контроль;
проверка своевременности доведения документов до
конкретных исполнителей;
предварительная проверка и регулирование хода
исполнения;
учет и обобщение результатов контроля исполнения
документов.
Уровни контроля исполнения






формализованный контроль своевременного
исполнения;
контроль соответствия формы создаваемых
документов их содержанию;
контроль соответствия применяемых
унифицированных форм и бланков действующим
нормативам и образцам;
контроль соответствия уровня и формы
удостоверения каждого документа, соответствия
подписей их расшифровкам;
контроль соответствия всех экземпляров на
идентичность;
контроль, включающий анализ существа и полноты
исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Резолюция
Исполнение конкретного документа
инициирует резолюция руководства.
Резолюция –сложный реквизит, который
включает следующие компоненты:
 указание руководства;
 исполнитель;
 сроки исполнения;
 подпись руководителя;
 дата проставления резолюции.
Примеры формулировок резолюции
Сроки исполнения





Типовой срок исполнения документа
устанавливается нормативно-правовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа
устанавливается организационно-распорядительным
документом организации или резолюцией.
Срок исполнения входящих документов
исчисляется с момента фиксации факта их
поступления в организацию.
Срок исполнения внутренних документов
исчисляется с момента их доведения до
исполнителей.
Срок исполнения может продлить только
организация или должностное лицо, его
установившая, или вышестоящее руководство.
Трактовка срока исполнения
в резолюции
Типовые сроки исполнения документов





поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний
Правительства, а также поручения Президента РФ, Председателя
Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие
указание "срочно", "незамедлительно", подлежат исполнению в течение 3
дней с даты подписания поручения;
поручения, содержащиеся в актах Правительства и протоколах заседаний
Правительства, а также поручения Президента РФ, Председателя
Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащие
указание "оперативно" предусматривают 10-дневный срок исполнения
поручения;
если срок исполнения в поручении Президента РФ, Председателя
Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно
подлежит исполнению в течение 1 месяца с даты его подписания;
запросы, поступающие в соответствии с законодательством РФ из
правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе
исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не
установлен – в течение 30 дней;
обращения граждан рассматриваются в федеральном органе
исполнительной власти в течение 30 дней с даты их регистрации. При
необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть
продлен руководителем федерального органа исполнительной власти либо
уполномоченным должностным лицом, но не более чем на 30 дней, с
одновременным информированием заявителя и указанием причин
продления.
Контрольная карточка



Первый раздел – основные реквизиты
регистрационной карточки
(регистрационный номер и индекс
документа, дата поступления или
создания);
второй раздел – реквизиты резолюции;
третий раздел – отметки о контроле и об
исполнении документа.
Справочная картотека
Раздел для неисполненных документов Раздел для
исполненных
документов
ячейки ячейка ячейка ячейка ячейка
№ 1-31 № 32 № 33 № 34 № 35
КК
согласно
дню
текущего
месяца,
когда была
проставлен
а
резолюция
КК
документов
, срок
исполнения
которых
наступит в
следующем
месяце
КК
документов,
неисполненных
в срок
КК
документов,
срок
исполнения
которых не
был
определен
КК
документов,
срок
исполнения
которых
перенесен
Основные параметры контроля
исполнения




Общее количество документов, находящихся в
работе у исполнителя;
количество (процент) не выполненных или
выполненных позднее установленных сроков;
количество (процент) выполненных с
опережением установленных сроков;
причины задержек исполнения документов:





слишком высокая степень централизации полномочий;
перегрузка исполнителей;
недисциплинированность сотрудников;
недостаточные сроки для качественного исполнения;
недостаток технических средств.
Функции СЭД по контролю
исполнения







Контроль доставки задания.
Контроль прочтения задания.
Контроль выполнения.
Мониторинг задания.
Извещение о нарушении сроков исполнения
История выполнения заданий.
Контроль качества исполнения
Организация хранения документов



Хранение и использование документов в текущей
деятельности предприятия делится на:
 хранение документов в процессе их исполнения;
 хранение исполненных документов.
Оперативное хранение – это процесс, осуществляемый в
течение практического использования документов до
проведения экспертизы ценности и передачи документов на
архивное хранение.
Организация хранения документов подразумевает
выполнение следующих процедур:
1. Разработка номенклатуры дел
2. Формирование дел
3. Передача дел в архив
Основные определения


Дело – это совокупность документов,
относящихся к одному вопросу или участку
деятельности и помещенных в отдельную
обложку.
Номенклатура дел – систематизированный
перечень заголовков дел с указанием сроков их
хранения.
Направления использования номенклатуры








предназначена для систематизации документов;
содержит информацию о сроках хранения документов;
с помощью номенклатуры дел проводится первый этап
экспертизы ценности документов;
закрепляет индексацию дел;
имеет справочное значение при изучении структуры
организации;
является основой для составления описей дел постоянного и
временного хранения и основным учетным документом в
делопроизводстве;
используется для учета дел временного (до 10 лет
включительно) хранения;
может быть использована как схема построения справочной
картотеки на исполненные документы.
Виды номенклатур дел



Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел,
заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и
является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный
состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на
которые она распространяется, с указанием их индексов, и
носит рекомендательный характер.
Индивидуальная номенклатура дел устанавливает состав
дел, заводимых в делопроизводстве организации,
конкретизированные с учетом ее специфики. При этом сроки
хранения дел, предусмотренные типовой или примерной
номенклатурой дел, в индивидуальную номенклатуру дел
переносятся без изменений.
При составлении номенклатуры дел
следует руководствоваться:








уставом или положением об организации,
положениями о структурных подразделениях,
штатным расписанием,
номенклатурой дел организации за прошлый год,
описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения,
регистрационными формами,
ведомственными и типовыми перечнями документов с
указанием сроков их хранения,
типовыми и примерными номенклатурами дел.
Порядок составления номенклатуры
1 этап – определение перечня документов
организации.
2 этап – составление заголовков дел
структурных подразделений на основе
группирования имеющихся документов.
3 этап – разработка классификационной схемы
4 этап – определение сроков хранения дел
5 этап – определение системы индексов и
оформление номенклатуры.
Формирование заголовков дел
Заголовок дела формулируется на основе элементов,
располагаемых в следующей последовательности:




название (вид) документа (приказы, протоколы и т.д.)
или наименование рода заводимого дела (переписка);
автор документа (название организации, структурного
подразделения);
корреспондент (название организации, которой
адресуют и от которой получают документы);
краткое содержание документов дела.
Примеры заголовков дел: «Протоколы собраний
акционеров предприятия», «Протоколы и
стенограммы заседаний Ученого совета».
Признаки классификации при
формировании дел
При формировании дел могут использоваться
несколько принципов группирования:
 номинальный признак: дела формируются по
разновидности – приказы, протоколы, акты;
 предметно-вопросный признак: за основу берется
содержание документов, например документы по
вопросам контроля качества;
 авторский признак: предполагает группировку
документов одного автора;
 корреспондентский признак: по нему
группируется переписка;
 хронологический признак: означает группировку
документов за календарный период.
Оформление номенклатуры
Индекс Заголовок
Кол-во
дела
дела
ед. хр.
(тома, части)
1
2
3
Срок хранения и
№ статей по
перечню
4
Примечание
5
Название раздела
Индекс дела состоит из установленного в организации
цифрового обозначения структурного подразделения и
порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в
пределах структурного подразделения.
Формирование дел



Формирование дела – это группирование исполненных
документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и
систематизация документов внутри дела.
Исполненные документы должны иметь отметку об
исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)
и помещаться в дела в день окончания исполнения.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие
основные требования:




документы постоянного и временного хранения необходимо
группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см
Оформление дел



Оформление дела – подготовка дела к хранению в
соответствии с установленными правилами.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат
дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу.
При этом полное оформление дел предусматривает:





подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела
(уточнение названия организации, регистрационного индекса дела,
крайних дат дела, заголовка дела).
Сдача дел в архив
1.
Сортировка дел по срокам хранения:



2.
3.
4.
5.
Уничтожение документов кратковременного хранения.
Проверка дел долговременного и постоянного хранения по
содержанию и сортировка документов по хронологии.
Составление внутренней описи для каждого дела.
Сортировка дел по группам:



6.
7.
8.
дела кратковременного хранения;
дела долговременного хранения;
дела постоянного хранения.
дела с документами от вышестоящих организаций;
дела с документами по личному составу;
дела с документами организации.
Составление общей описи дел за год.
Сдача дел в архив организации по описи.
Сдача дел в Государственный архив
Сроки хранения документов перед
передачей в Госархив





15 лет — для документов центральных органов федеральной
исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе РФ,
отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и
предприятий федерального и республиканского подчинения;
10 лет — для документов органов государственной власти и управления
краев, областей, национальных образований, городов Москвы и СанктПетербурга, районных и городских Советов народных депутатов и
соответствующих местных администраций, а также государственных
учреждений, организаций и предприятий краевого, областного,
окружного подчинения;
5 лет — для документов учреждений, организаций районного и
городского подчинения;
75 лет — для записей актов гражданского состояния, документов по
личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел;
до утраты практической значимости, но не более 25 лет — для научнотехнической документации.
Хорошая организация работы с документами в
аппарате управления характеризуется:







быстротой и четкостью документооборота;
наличием рациональной технологии обработки
документов с минимальным количеством операций;
автоматизацией основных делопроизводственных
операций;
централизацией технических служб документационного
обслуживания;
своевременным обеспечением специалистов
информацией;
наличием и строгим соблюдением инструкций по
делопроизводству;
рациональной организацией и оборудованием рабочих
мест вспомогательно-технического персонала.