СХЕМА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОГОВОРА между организаторами конференции и участниками в Институте проблем управления им. В.А. Трапезникова РАН Непосредственное взаимодействие Организатор-Участник (Заказчик) осуществляет подразделение, организующее конференцию, через ученого секретаря конференции. Организаторы конференции (Ученый секретарь конференции и орг.комитет) Участник конференции ДОГОВОР Договор с участниками конференции Бухгалтерия Финансово-экономический отдел ВЕБ-мастер Директор/ зам.директора визирует Отдел научно-технической информации СТРЕЛКИ Канцелярия ставит печать Решение о проведении конференции Программный и Орг. комитеты конференции. Тематика конференции. Первое сообщение Организаторы конференции Типовой договор и акт выполненных работ Организаторы конференции Отдел научно-технической информации Готовит текст договора и электронную версию ДОГОВОР Организаторы конференции Размещает электронную версию договора на веб-странице конференции ВЕБМАС ТЕР ВЕБстраница конференции ДОГОВОР № договора и реквизиты для перечисления оргвзносов Организаторы конференции реквизиты участников для выставления счетов на оплату оргвзноса Финансово-экономический отдел Организаторы конференции Участник конференции На основании реквизитов участников ФЭО выписывает счета на оплату Организаторы по факсу отправляют счета на оплату участникам Организаторы конференции Участники оплачивают счет за участие в конференции Финансово-экономический отдел Участник конференции По мере поступления оргвзносов Организатор берет в бухгалтерии выписку по счету оформление пакета документов бухгалтерской отчетности Бухгалтерия Организаторы конференции Оформленные документы передаются на регистрацию Организаторы конференции Канцелярия ставит печать Директор/ зам.директора визирует Участник предъявляет копии платежного поручения и доверенности руководителя организации Участник конференции Регистрация на основании банковской выписки, выдает счетафактуры для участников конференции Организаторы конференции Участник конференции Финансово-экономический отдел Организаторы конференции выдают пакет отчетных финансовых документов и материалы конференции Организаторы конференции По окончании конференции Организаторы сдают в бухгалтерию отчет о количестве перечисленных оргвзносов подтвержденные договорами и актами. Бухгалтерия реквизиты участников для выставлени я счетов на оплату оргвзноса счет по факсу участнику 4 Участник предъявляет копии платежного поручения и доверенности руководителя организации 2 7 ФЭО на основании Организаторы конференции (Ученый секретарь конференции) Сайт конференции (Форма договора и акта выполненных работ На стол регистрации оформленный организаторами пакет документов (договор, акт выполненных работ, счет-фактура) 0 банковской выписки, выдает счетафактуры. 5 3 1 ФЭО № договора и реквизиты для перечисления оргвзносов ФЭО Выписывает счета По мере поступления оргвзносов Организатор берет в бухгалтерии выписку по счету и начинает оформление пакета документов бухгалтерской отчетности: договор, акт выполненных работ 6 подпись директора/зам. директора и заверенные печатью) договора, акты 2 1 Оргкомитет конференции 4 7 10 ФЭО Выписывает счет 3 ФЭО Оформляет № договора 5 Орк.К. Счет по факсу участнику 8 Пакет док. бухгалтерской отчетности Орк.К. Копия док. о оплате оргвзноса 9 Визирует директор 11 6 ФЭО Выписывает счет-фактуру Орг.К. Реквизиты участника Бухгалтерия дает выписку о поступивших оргвзносах Канцелярия ставит печать 12 Орк.К. Передача в бухгалтерию оформленных договоров