ВИС – ведомственная информационная система поддержки повседневной деятельности центрального аппарата

ВИС – ведомственная информационная система поддержки
повседневной деятельности центрального аппарата
Министерства энергетики Российской Федерации
ВИС Минэнерго России создана в 2008-2011 г.г. на базе программных продуктов
ООО «КБ «РеалТех».
ВИС обеспечивает интеллектуальную поддержку деятельности работников всех
категорий Министерства, которые в процессе выполнения своей работы формируют общий
массив данных и документов ведомства.
Развитый механизм разграничения прав и полномочий пользователей, встроенные
средства контроля и протоколирования ВИС, позволяют оперативно выявлять
некорректные действия пользователей, обеспечить сохранность накопленной информации,
а также реализуют устойчивую защиту от несанкционированного доступа к информации
ведомства.
Ежедневно в
ВИС одновременно работают в среднем до 400 работников
центрального аппарата Минэнерго России, при общей численности пользователей ВИС
более 600 человек.
Порядок эксплуатации и развития ВИС определен Положением, утвержденным
приказом Минэнерго России от 30 марта 2010 г. № 131.
ВИС зарегистрирована в реестре федеральных государственных информационных
систем за № 0191 (электронный паспорт № ФС-77120191 от 24.01.2012г.).
1
Аппарат
Президента
Российской
Федерации
Аппарат
Минэнерго России
Правительство РФ
Аппарат
Правительства
РФ
Государственная
Дума
Федерального
Собрания РФ
Система межведомственного
электронного
документооборота
(система МЭДО)
Федеральные
министерства,
Службы и
ведомства,
региональные
органы
исполнительн
ой власти
ВИС
Внутренний
безбумажный
документооборот
Система межведомственного
электронного взаимодействия
(СМЭВ)
Предприятия и
организации ТЭК
2
Федеральные органы исполнительной власти - абоненты ВИС Минэнерго России,
поддерживающие автоматический информационный обмен документами в
электронной форме в рамках опытного участка системы МЭДО:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Администрация президента РФ
Аппарат Правительства РФ
Госкорпорация Росатом
Минздравсоцразвития России
Министерство иностранных дел
России
Министерство транспорта России
Министерство юстиции РФ
Минкомсвязи России
Минобороны России
Минобрнауки России
Минпромторг России
Минрегион России
Минсельхоз России
Минспорттуризма Росси
Минэкономразвития России
МЧС России
Правительство РФ
ФГБУ «АЦ при Правительстве РФ»
Федеральная служба по тарифам
20. Федеральная служба по
32.
финансовому мониторингу
33.
21. Федеральное агентство по
34.
обустройству государственной
35.
границы
36.
22. Федеральное агентство по
37.
рыболовству
23. Федеральная таможенная служба
38.
24. Правительство Санкт-Петербурга
39.
25. Счетная палата РФ
26. Государственная Дума
Федерального Собрания Российской
Федерации
27. Главное управление специальных
программ Президента РФ
28. Государственная фельдъегерская
служба РФ
29. Министерство культуры РФ
30. Министерство природных ресурсов
и экологии РФ
31. Министерство финансов РФ
Росалкогольрегулирование
Ростехнадзор
Федеральное космическое агентство
Рособоронпоставка
Рослесхоз
Правительство Калининградской
области
Управление делами Президента РФ
Федеральная служба по
финансовым рынкам
По состоянию на 27.07.2012г
3
Основные результаты эксплуатации ВИС в
Минэнерго России в 2008-2011гг.
1. Министерство обрабатывает все документы в электронной форме, движение
бумажных документов практически исключено
2. Зарегистрировано и
обработано
документов:
2008 год
2009 год
2010 год
2011 год
Всего
Входящие
17800
51000
56000
61000
185800
Исходящие
5800
21500
25000
25000
77300
Внутренние
1000
11000
12500
17000
41500
3. Зарегистрировано и обработано 1607 государственных контрактов и договоров
Министерства.
4. Получено по МЭДО и зарегистрировано 7100 входящих документов.
Отправлено по МЭДО 2730 исходящих документов.
5. Еженедельно формируются:
 «Оперативная информация о работе Министерства за прошедший день и
планируемых мероприятиях»
 «Отчет о работе Министерства за неделю и план на следующую»;
 «План основных мероприятий в Минэнерго России с участием Руководства на
следующую неделю».
6. Введены, ведутся и обрабатываются персональные данные всех 640 сотрудников
(вместе с прикомандированными), отслеживаются текущие изменения
организационно-штатной структуры Министерства.
4
Функциональные подсистемы ВИС Минэнерго России
1. Делопроизводство
2. Исполнительская дисциплина
3. Обращения граждан
4. Деятельность Минэнерго России
5. Государственные контракты и договора
6. Кадры
7. Электронный архив
8. Телекоммуникационный обмен
9. Ресурсы системы и управление доступом
10. Государственные услуги
Все функциональные подсистемы используют единую базу данных, что
обеспечивает общность информационного пространства ВИС:
• общие словари-справочники;
• единый список прав и полномочий пользователей;
• общий массив данных по сторонним организациям.
Повторный ввод необходимой информации, уже находящейся в базе данных,
5
при решении различных функциональных задач исключен.
Интерфейс ВИС Минэнерго России
6
Регламент создания и развития ВИС Минэнерго России
Производственная
необходимость
Идея
Разработка
Опытная
эксплуатация
Ввод в эксплуатацию
Эксплуатация программных продуктов
Формирование технического задания на
разработку/совершенствование функциональной подсистемы.
• Создание/модернизация программных средств;
• Подготовка массива данных для испытаний;
• Испытания программных средств.
• Опытная эксплуатация, устранение замечаний и реализация
предложений пользователей;
• Подготовка регламента по использованию функциональной
подсистемы (при необходимости).
• Создание эксплуатационной документации (руководства
пользователя);
• Подготовка приказа Минэнерго России о вводе новой или
модернизированной функциональной подсистемы ВИС в
эксплуатацию.
7
Состав ВИС и текущее состояние функциональных подсистем
Документооборот
Обращения граждан
Исполнительская дисциплина
Деятельность Минэнерго России
ВИС
Минэнерго России
Исполнение бюджета Минэнерго
России
Кадры
Электронный архив
Телекоммуникационный обмен
(МЭДО)
Государственные услуги
Ресурсы системы и управление
доступом
Разработка,
опытная
эксплуатация
Эксплуатация
Функциональная подсистема «Автоматизированная
информационная система делопроизводства и
документооборота, учёта и контроля исполнения поручений
Минэнерго России» (Документооборот)
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ:
 регистрация документов (проектов) и
контроль исполнения;
 поиск и обработка документов;
 Формирование графических и
статистических данных по
делопроизводству.
9
Подготовка проектов внутренних документов с
использованием средств цифровой подписи
Для работы с внутренними
документами реализованы функции:
 подписания (согласования) файла
подготовленного проекта документа
средствами электронной подписи;
 определения лица, подписавшего
файл документа, даты и времени
нанесения электронной подписи.
Допускается использовать
любые средства электронной
подписи,
соответствующие
требованиям
Федерального
закона от 06.04.2011г. № 63-ФЗ
«Об электронной подписи»
10
Функциональная подсистема «Обращения граждан»
Основные функции:
1. Регистрация и работа с обращениями,
поступившими непосредственно в
министерство;
2. Регистрация и работа с обращениями
граждан поступившими через систему
МЭДО из Управления Президента
Российской Федерации по работе
обращениями граждан
11
Функциональная подсистема «Исполнительская
дисциплина»
Основные функции:
1. Оперативный анализ хода
исполнения поручений.
2. Формирование отчётов по
отдельным подразделениям или по
всему министерству в целом:
 Поступило контрольных поручений
за период;
 Переходящие поручения прошлых
периодов;
 Всего подлежало исполнению в
срок;
 Исполнено всего поручений, из них
с нарушением срока;
 Не исполнено поручений, срок
истёк;
 Всего на исполнении поручений,
срок не наступил, из них на
исполнении.
12
Функциональная подсистема
«Деятельность Минэнерго России»
Планирование
Деятельность
Минэнерго
России
Статистическая
информация исполнения
поручений
НИОКР
Выставочно-ярмарочная
деятельность
Эксплуатация
13
Функциональная подсистема
«Деятельность Минэнерго России»
программный комплекс «Планирование»
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ:
 планирование текущей
деятельности по руководящему
составу и департаментам;
 контроль подготовки
материалов к совещаниям и
мероприятиям;
 подготовка ежедневной и
еженедельной отчетности о
работе Министерства;
 накопление итоговых
материалов совещаний и
мероприятий в электронной
форме.
Обеспечивает автоматическую
синхронизацию изменений
во всех календарях «от
руководителя к подчиненным» в
иерархии любой степени
сложности
14
Функциональная подсистема
«Деятельность Минэнерго России»
программный комплекс
«Статистическая информация исполнения поручений»
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ:
• контроль хода исполнения поручений Президента РФ, Правительства РФ;
• обращения ФОИВ;
• оперативный просмотр входящих поручений и обращений
• формирование статистических и графических материалов по входящей
корреспонденции Министерства
15
Функциональная подсистема «Деятельность Минэнерго
России» - программный комплекс «НИОКР»
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ:
 сбор заявок от департаментов Министерства на проведение НИОКР;
автоматизированный поиск «повторяющихся» тем НИОКР;
 оперативная оценка планируемых расходов по НИОКР;
 формирование годового плана НИОКР;
 оперативный контроль хода исполнения НИОКР;
регистрация результатов исполненных НИОКР в электронном архиве и
подготовка отчетности.
Данные о конкурсах и ходе
исполнения государственных
контрактов по НИОКР ведутся
в функциональной
подсистеме «Госконтракты»
16
Функциональная подсистема
«Деятельность Минэнерго России»
программный комплекс
«Выставочно-ярмарочная деятельность»
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ:
 учет конгрессных и выставочных мероприятий по тематике ТЭК;
 формирование годового Плана участия Министерства в конгрессных и выставочных мероприятиях на
территории России и за рубежом;
 контроль хода подготовки к участию в мероприятиях;
 оценка эффективности участия и подготовка отчетности;
 пополнение электронного архива с итоговыми материалами по мероприятиях.
17
Функциональная подсистема
«Исполнение бюджета Минэнерго России»
программный комплекс «Регистрация и исполнение
государственных контрактов и договоров»
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ:
 регистрация контрактов и
договоров, учет дополнительных
соглашений;
 определение текущих значений
остатков выделенных лимитов
бюджетных ассигнований;
 оперативный контроль
исполнения контрактов;
 ведение данных по целевым
программам и объектам;
 хранение материалов в
электронной форме;
 формирование статистических и
графических материалов.
18
Функциональная подсистема
«Исполнение бюджета Минэнерго России»
программный комплекс «Исполнение бюджета»
Основные функции
1. Оперативный контроль
исполнения бюджета в разрезе
КБК.
2. Динамический учет:
• имеющихся лимитов,
• принятых бюджетных
обязательств (заключенных
договоров и контрактов),
• работ и услуг, выставленных на
торги,
• договоров в стадии подготовки,
• кассовых расходов (за счет
автоматического
информационного
взаимодействия с программным
продуктом 1С).
3. Оперативный переход от
«итоговых» сумм к
составляющим их контрактам,
актам и платежным
поручениям.
19
Функциональная подсистема «Кадры»
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ:
 ведение персональных данных
сотрудников;
 Формирование и ведение организационноштатного расписания;
 Формирование «справок-объективок»
государственных гражданских служащих;
 Формирование статистических материалов
по кадровому составу;
 Ведение данных о рабочих номерах
телефонов и днях рождения сотрудников;
 Ведение данных о государственных и
ведомственных наградах государственных
гражданских служащих Министерства;
 Ведение данных о ведомственных
наградах работников ТЭК.
Реализованы требования Федеральных законов № 79-ФЗ
«О государственной гражданской службе Российской
Федерации», № 58-ФЗ «О системе государственной
службы Российской Федерации» и требования Росстата
по учету кадров.
20
Функциональная подсистема
«Электронный архив Минэнерго России»
Электронный архив Минэнерго России предназначен для автоматизации
процессов работы с архивными документами в Министерстве энергетики
Российской Федерации, обеспечения долговременного хранения и эффективного
использования электронных архивных документов.
Основные функции:
1. Долговременное хранение
сканированных документов.
2. Взаимодействие подсистем
«Электронный архив» и
«Документооборот»:
• Электронный образ и
регистрационная карточка
исполненного документа
перемещается по команде
делопроизводителя в электронное
хранилище архива;
• поиск архивного документа и его
просмотр может осуществляться
через программы подсистемы
«Документооборот» .
21
Функциональная подсистема
«Ресурсы системы и управление доступом»
Предназначена для управления настройками
ВИС и определения прав пользователей:
•
по работе с функциональными
подсистемами ВИС и составляющими их
модулями;
•
по разграничению доступа пользователей
к отдельным разделам и записям базы
данных ВИС;
•
по выполнению операций с данными и
документами в базе данных ВИС (читать,
изменять, удалять и т.п.).
22
Функциональная подсистема
«Телекоммуникационный обмен»
Основные функции:
1. Осуществление информационного
обмена с другими информационными
системами в автоматическом режиме.
2. Автоматический обмен между ВИС и
МЭДО, с программными продуктами «1С»
(бухгалтерия) и «Саперион» (электронный
архив).
3. Обеспечение:
- Сопряжения с системой
межведомственного электронного
взаимодействия (СМЭВ) для оказании
государственных услуг в электронной форме;
- рассылку документов и данных на
определённые электронные почтовые ящики.
23
Использование программных средств ВИС
в территориально-распределенных организациях
 в каждом объекте-офисе используется отдельная самостоятельная
копия системы;
 сотрудники отдельного офиса ведут только «свои» данные;
 роль объекта-офиса в иерархии организации и состав данных для
обмена, задается при настройке программных средств;
 информационный обмен данными и документами между объектами
осуществляется периодически по любым каналам связи в
автоматическом режиме
Территориальное
управление
Головной офис
Территориальное
управление
Обеспечивается повышенная живучесть
всей IT-системы организации – ее
работоспособность не зависит от
текущего состояния отдельного объекта
и наличия канала обмена с ним
Департамент
1
Отдел
Отдел
Департамент
2
Департамент
3
Отдел
Единое информационное пространство территориально-распределенной организации обеспечивает:
 «сквозной» документооборот, дистанционный контроль исполнительской дисциплины;
 оперативную и гарантированную доставку Приказов, Распоряжений и документов с поручениями в
удаленные офисы;
 автоматизированный сбор и обработку отчетности;
 удаленный контроль хода конкурсной компании, контроль хода исполнения контрактов и договоров;
 контроль исполнения целевых программ ведомства;
 оперативный контроль исполнения бюджета по организации в целом, по ее территориальным органам;
 общую кадровую систему;
 автоматически обновляемый общий телефонный справочник организации;
 оперативную координацию деятельности и единое планирования для Руководителей всех уровней. 24
Функциональная подсистема
«Государственные услуги»
Основные функции:
•
ведение Реестра саморегулируемых
организаций (СРО) в области энергетического
обследования;
•
ведение Реестра проектируемых,
строящихся и введенных в эксплуатацию НПЗ в
Российской Федерации;
•
утверждение инвестиционных программ
субъектов электроэнергетики;
•
утверждение нормативов технологических
потерь углеводородного сырья при добыче,
транспортировке сырья и продуктов его
переработки трубопроводным транспортом;
•
обеспечение ФТС России выписками из
приказов и письмами, подтверждающими факт
добычи нефти с определенными физикохимическими характеристиками с
определенных месторождений;
•
обеспечение ФСТ России выписками из
приказов об утверждении нормативов удельных
расходов топлива и об утверждении нормативов
создания запасов топлива.
До конца 2012 года планируется увеличить общее
количество государственных услуг до 18 –ти и реализовать
автоматическое взаимодействие с ФГИС «Единый портал
государственных услуг (функций)»
25
Мобильный клиент ВИС на базе iPad/iPhone с ЭП
для обеспечения деятельности Руководства
Обмен «ВИС – Руководитель»:
• Персональный график (календарь) мероприятий
Руководителя
• Входящие документы;
• Поручения и резолюции по входящим
документам;
• Материалы и документы для совещаний;
• Данные по исполнительской дисциплине;
• Проекты документов для визирования и
подписания (утверждения);
• Сведения о входящие звонках;
• Запросы на встречу.
ВИС Минэнерго
России
Обмен «Руководитель – ВИС»:
• Отметка «ознакомлен с документом»;
• Файлы документов, подписанные ЭП;
• поручения и резолюции;
• Замечания по проектам документам;
• Изменения в персональном календаре;
• Изменения в календарном плане
Министерства;
• Согласовать встречу (место и время).
Разработка осуществляется с учетом
требований ФСЭК России и ФСБ
России в части использования
Internet в деятельности
государственных органов России
Основные функции мобильного
клиента:
Мобильный
клиент
1. Просмотр входящей корреспонденции.
2. Ввод резолюции по документу.
3. Контроль исполнительской
дисциплины.
4. Работа с личным календарем просмотр и коррекция текущего графика,
просмотр материалов подготовленных к
совещанию.
5. Календарное планирование назначение внутриминистерских
мероприятий, определение исполнителей
для подготовки мероприятий, коррекция
списка приглашаемых лиц.
6. Просмотр, визирование и утверждение
(подписание) подготовленных проектов
документов с использованием ЭП.
7. Оперативный поиск в ведомственном
телефонном справочнике.
Особенности архитектуры ВИС Минэнерго России
Исключено дублирование информации
Единые данные для разных функциональных задач
Общие справочники и классификаторы
Управление правами доступа групп пользователей
Назначение ролей пользователей
Персональная настройка прав
Единый журнал работы пользователей
Высокий уровень защиты данных
Автоматический обмен данными и документами
между удаленными объектами
Совместная работа нескольких офисов не требует
высокоскоростных каналов
Интеграция с МЭДО и сервисами СМЭВ
Дистанционная установка обновлений программ (без
выезда специалистов на объект)