Лекция 14. Планирование и организация деятельности

Планирование и организация
деятельности руководителя.
“Время – самый ограниченный
капитал, и если не можешь им
распоряжаться, не сможешь
распоряжаться ничем другим”
Питер Друкер .
Вопросы:
1. История и актуальность вопроса.
2. Инвентаризация рабочего времени
3.
4.
5.
6.
руководителя. Фотография рабочей недели.
Основы планирования времени. Правильное
формулирование целей. Планирование
мероприятий.
Расстановка приоритетов при
планировании. Решение «слоновых» задач.
Условия и принципы организации рабочего
дня руководителя.
Самоконтроль и контроль итогов.
Литература:
1. Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках. М.:
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Интерэксперт, 1995
Иванова А. Приручите время.// Секретарьреферент. 2006. .№ 1. С. 76-79
Кричевский Р. Л. Если вы руководитель… М.: Дело,
1996
Кучер Н.В. Личные поручения руководителя.//
Секретарь-референт. 2005. № 12. С. 53-56.
Кюнг П.А. Планирование рабочего времени
руководителя.// Справочник секретаря и офисменеджера. №2, 2005, С. 90-93.
Ладанов И. Д. Практический менеджмент. М.:
Элник, 1995
Орлова М.А. Восемь ролей помощника
руководителя. Роль вторая – «координатор
времени»// Справочник секретаря и офисменеджера. 2006. № 2. С. 12-16.
Пустынникова Ю., Долгов М. Тайм-менеджмент.
1. История и актуальность вопроса.
• История вопроса восходит к началу ХХ века.
Одним из первых вопросом оптимизации
использования рабочего времени
заинтересовался родоначальник научного
подхода к организации труда Фредерик
Уинслоу Тейлор, решавший данную
проблему через нормирование труда, в
частности, нормирование времени,
отводимого на каждую операцию.
Предложенные им подход и механизмы
работы позволили значительно повысить
производительность труда рабочих на тех
предприятиях, где он проводил
реорганизацию трудовых процессов.
• В России практика оптимизации
использования рабочего времени также
имеет достаточно яркую историю. В 1921
году в СССР широкое распространение
получил термин НОТ – научная организация
труда. По этой теме проводились
конференции, организовывались научные
центры, в советской НОТ выделялись
разнообразные течения. Активные поборники
НОТ создали массовую организацию «Лига
«Время»», которая была призвана привлечь
широкие массы трудящихся к работе по НОТ.
Одной из основных своих целей «Лига
«Время»» ставила сокращение
неэффективных временных затрат.
Последствия нерационального и
неэффективного использования времени
• Хроническое переутомление
и
• Синдром «выгорания»
2. Инвентаризация рабочего времени
руководителя.
Симптомы тревожащей руководителя временной
проблемы можно определить по следующим
признакам:
• - отсутствие чёткого расписания работы на текущий
день
• - секретарь не в курсе дел своего руководителя
• - несвоевременность ответа на деловые письма
• - продолжение работы над деловыми бумагами дома,
по вечерам
• - непрерывные помехи в работе, вызванные частыми
телефонными звонками и наплывом посетителей
• - постоянное выполнение работы за своих
подчинённых
• - большой поток рутинных дел
• - частая спешка при выполнении заданий со стороны
вышестоящего руководства
Фотография рабочей недели.
Данная методика представляет собой
следующее:
• Ведется ежедневный учет (запись) всех дел
за неделю
• обработка собранных сведений
• анализ всех видов деятельности
Анализировать можно с точки зрения двух
позиций: позитивных и негативных, т.е.
анализировать сильные стороны и слабые
стороны.
3. Основы планирования времени.
• Первым шагом в оптимизации всегда
является разделение деятельности на
направления и постановка целей по
каждому из них.
• Второй шаг – правильное формулирование
целей.
Наиболее часто совершаемые ошибки при
постановке целей – это отсутствие в
формулировке временных рамок и критериев
успешности выполнения.
Еще одним важным критерием является
выполнимость целей.
Планирование мероприятий.
При планировании следует придерживаться
некоторых основных правил:
1. При составлении плана дня лучше оставить 40%
рабочего времени свободными. Т. е. 60% запланированное время, 20% - непредвиденное
время, 20% - спонтанное время.
2. Необходимо документировать потраченное время.
При этом надо указывать, как и на что оно было
потрачено.
3. Сведение задач воедино – план действий. Чтобы
составить хороший план необходимо иметь
представление о предстоящих делах, разделить их на
долгосрочные, средне- и краткосрочные дела.
4. Регулярность – системность – последовательность.
5. Реалистичное планирование.
4. Расстановка приоритетов при
планировании.
 Принцип Парето (соотношение 80: 20)
 Установление приоритетов с помощью
анализа АБВ.
• Ускоренный анализ по принципу
Эйзенхауэра.
Решение «слоновых» задач.
• «Слоновые» задачи – это не задачи для
•
•
•
слонов.
Чаще всего это достаточно крупные по
объему задачи.
Гораздо легче решить несколько маленьких и
простеньких задач, нежели одну и большую.
Следовательно, любую «слоновую» задачу
можно разбить на несколько небольших и
расправиться с ними поодиночке.
5. Условия и принципы организации
рабочего дня руководителя.
• Организация рабочего дня
руководителя.
Выделяются три основные стадии рабочего
дня: врабатывание, работоспособность
и утомление, без учета обеденного
перерыва. Если деятельность прерывается
обеденным перерывом, то работоспособность
после обеда имеет такой же вид и стадии
(врабатывание, работоспособность,
утомление) как и до обеда.
Планирование рабочего времени
руководителя.
• Организация рабочего дня руководителя отнимает
значительную часть времени секретарей всех уровней.
• Чтобы сделать эту работу легче, эффективней и менее
затратной по времени секретарь и руководитель должны
договориться о следующем:
- Какие встречи он планирует лично и что вам необходимо делать
для их осуществления?
- Какие встречи намечает секретарь? Нуждается ли шеф в
перерывах между встречами?
- Какое время дня является оптимальным для встреч? Какое время
удобно для руководителя?
- Как руководитель относится к тому, что его прерывают в ходе
встречи, если это необходимо?
- Когда и как вы составляете список дел и встреч вашего
руководителя?
- Какой формат рабочего календаря предпочитает ваш начальник?
6. Самоконтроль и контроль итогов.
Контроль за результатами служит улучшению, а
в идеальном случае – оптимизации трудового
процесса. Все вышеперечисленные функции
тайм-менеджмента будут не столь
эффективными, если не будет проводиться
соответствующий контроль. Контроль
охватывает три задачи:
• осмысление физического состояния
• сравнение запланированного с достигнутым
• корректировка по установленным
отклонениям
Вопросы для самоконтроля:
1. Кто является родоначальником научного
2.
3.
4.
5.
6.
7.
подхода к организации труда?
В чем проявляется хроническое
переутомление?
У каких профессий в первую очередь
проявляется синдром «выгорания»?
Назовите наиболее часто совершаемые
ошибки при постановке целей.
В чем заключаются конкретные выгоды
чётких целей.
Каких правил следует придерживаться при
планировании?
С помощью каких методов можно
определить очередность дел?