Тема 8 - Системный подход к УЦП
реклама
Тема 8. Системный подход к управлению цепями поставок топ МЕНЕДЖЕРЫ ИСПОЛНИТЕЛИ НАВЫКИ ОСОЗНАНИЕ ИДЕОЛОГИЯ Питер Друкер: Менеджмент существует ради результатов, которых организация достигает во внешней среде. Менеджмент должен определять, каких результатов необходимо достичь, менеджмент должен мобилизовать ресурсы фирмы для достижения этих результатов. Источник: Друкер, Питер, Задачи менеджмента в XXI веке Современная организация Перепуганный хамелеон (Левитин О.В.) Спектр неопределенности ПИРАМИДА УПРАВЛЕНИЯ Миссия Принципы Стратегия Цели Задачи ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ • Планирование Т.е. постановка целей и установление порядка действий. • Организация – это создание структуры, распределение функций, наделение полномочиями и ответственностью подчиненных для эффективного выполнения цели. • Работа с кадрами - обеспечение рабочих мест компетентными кадрами, нанятыми и обученными. • Координация – выполнение действий, продвигающих к желаемому результату. • Контроль - обеспечивать продвижение к целям согласно плану. ЦИКЛ УПРАВЛЕНИЯ Контроль Исполнение Задача Управленческие циклы Корректировка выполнения плана Планирование A - Act P – Plan (действуй) добивайся выполнения 1 (планируй) C – Check D - Do Carry (проверяй) Анализ выполнения плана выполнение плана (проводи) план в жизнь Цикл PDCA Реализация плана (работа) P D C A 2 3 4 5 6 1 Прогнозирование 2 Нормирование 3 Планирование (выбор решения) 4 Реализация решения 5 Контроль выполнения решения 6 Анализ причин отклонения 7 Регулирование 7 Построение бизнеса Описать процессы «как есть» Описать процессы «как должно быть» Сравнить, т.е. провести GAP анализ «предложить изменения» «Измерить и проконтроли ровать» В шутку и серьезно! Как может развиваться бизнес, если им не управлять ДИКИЙ ЭНТУЗИАЗМ РАЗОЧАРОВАНИЕ ПОЛНОЕ РАЗОЧАРОВАНИЕ ПОИСК ВИНОВАТОГО НАКАЗАНИЕ НЕВИНОВНЫХ НАГРАЖДЕНИЕ ТЕХ, КТО НЕ УЧАСТВОВАЛ Стратегические разрывы, как основа для планирования изменений GAP- анализ или анализ разрыва между AS IS и TO BE 1. Определение текущего значения. Анализ разрывов начинается с прогноза состояния компании на планируемый период с помощью метода экспертных оценок или с применением математических прогнозных методов. Данный этап позволяет оценить, какое положение могла бы занимать ваша компания, просчитать все возможные преимущества, которые она получили вследствие принятия тех или иных решений. 2. Определение максимально доступного значения. В процессе оценки существующего разрыва необходимо выяснить, преодолим ли он вообще? Если разрыв слишком велик для преодоления его с помощью собственных ресурсов, целесообразно либо пересмотреть желаемое будущее, либо разбить его достижение на несколько переходных этапов, либо растянуть процесс на более длительный период времени. 3. Выбор критерия, по которому будет происходить рассмотрение. В рамках данного этапа необходимо разбить общий разрыв на составляющие, отвечающие каждому значимому функциональному, отраслевому, территориальному и другим на правлениям деятельности, по которым впоследствии будет вестись планирование. В ходе такого разбиения совокупности потребностей выявляются и группируются в основные категории. Таким образом, каждый раздел планирования представляет собой группу потребностей, оказывающую влияние на преодоление разрыва между настоящим и будущим. В числе групп возможных потребностей могут быть такие, как информационные, коммуникационные, финансовые маркетинговые, административные, технические и др. 4. Набор планов (инициатив) по достижению. Источниками могут быть сотрудники различных служб, каналы сбыта, конкуренты, правительственные службы. Источники, ориентированные на рынок, выявляют возможности, основанные на желаниях и нуждах потребителей. Источники, ориентированные на научные разработки, выявляют возможности создания новых товаров на основе фундаментальных исследований. При этом методы генерации идей могут включать в себя «мозговой штурм», опросы, анкетирование и пр. Как определить область совершенствования (5W2H) Категория Предмет Цель Размещение 5W2H Что? Почему? Где? Время Когда? Люди Метод Цена Типичные вопросы Что делается? Цель Определить фокус анализа Почему это нужно? Исключить лишнии задачи Где это производится? Улучшить размещение Когда это делается? Улучшить расписание Кто? Кто это делает? Улучшить выпуск Как? Как это делается? Упростить задачи Сколько? Сколько это сейчас стоит? Улучшить ценообразоване Механизм обеспечения эффективности бизнеса Оптимальное качество товаров и услуг Выручка от продаж Прибыль Оптимальные операционные затраты Оптимальное Затраты на логистику сквозное распределение логистических издержек Оптимальные уровни запасов ресурсов Оборотный капитал Оптимальное Внеоборотный капитал использование основных средств Доходность капитала (ROCE) Задействованный капитал Тенденции развития и реакция на них предпринимательства Философия системной инженерии Системное Прикладная мышление модель проблема Процесс принятия решений Системное проектирование Управление Проектом внедрения Технология Системного моделирования Технологии Проектного менеджмента решение Системный подход. Если что-то произошло здесь, то это где-то отразится. 1. Система состоит из элементов. 2. Элементы из системы в свою очередь могут являются тоже системой, состоящей из других элементов. 3. Элементы в системе взаимосвязаны и влияют друг на друга. 4. Характер связи элементов изменяет систему. Правила применения системного подхода Правило 1. Не компоненты сами по себе составляют суть целого (системы), а наоборот, целое как первичное порождает при своем членении или формировании компоненты системы. Правило 2. Сумма свойств (параметров) или отдельное свойство системы не равны сумме свойств ее компонентов, а из свойств системы нельзя вывести свойства ее компонентов (свойство неаддитивности системы). Правило 3. Количество компонентов системы, определяющих ее размер, должно быть минимальным, но достаточным для реализации целей системы. Структура, например, производственной системы представляет собой сочетание организационной и производственной структур. Правило 4. Для упрощения структуры системы следует сокращать количество уровней управления, число связей между компонентами системы и параметров модели управления, автоматизировать процессы производства и управления. Правило 5. Структура системы должна быть гибкой, с наименьшим числом жестких связей, способной быстро переналаживаться на выполнение новых задач, оказание новых услуг и т. п. Мобильность системы является одним из условий быстрого приспособления ее к требованиям рынка. Правило 6. Структура системы должна быть такой, чтобы изменения в вертикальных связях компонентов системы оказывали минимальное влияние на функционирование системы. Для этого следует обосновывать уровень делегирования полномочий субъектами управления, обеспечивать оптимальную самостоятельность и независимость объектов управления в социальноэкономических и производственных системах. Правила применения системного подхода Правило 7. Горизонтальная обособленность системы, т. е. число горизонтальных связей между компонентами одного уровня системы должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Уменьшение числа связей ведет к повышению устойчивости и оперативности функционирования системы. С другой стороны, установление горизонтальных связей позволяет реализовывать неформальные отношения, способствует передаче знаний и навыков, обеспечивает координацию действий компонентов одного уровня по выполнению целей системы. Правило 8. Изучение иерархичности системы и процесс ее структуризации следует начинать с определения систем вышестоящего уровня (кому подчиняется или куда входит данная система) и установления ее связей с этими системами. При структуризации системы следует пользоваться методами анализа и синтеза. Правило 9. В силу сложности и множественности описания система не следует пытаться познать все ее свойства и параметры. Всему должен быть разумный предел, оптимальная граница. Правило 10. При установлении взаимосвязей и взаимодействия системы с внешней средой следует строить "черный ящик" и формулировать сначала параметры "выхода ", затем определять воздействие факторов макро- и микросреды, требования к, "входу", каналы обратной связи и в последнюю очередь проектировать параметры процесса в системе. Правила применения системного подхода Правило 11. Число связей системы с внешней средой должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Чрезмерный рост числа связей усложняет управляемость системы, а их недостаточность снижает качество управления. При этом должна быть обеспечена необходимая самостоятельность компонентов системы. Для обеспечения мобильности и адаптивности системы она должна иметь возможность быстрого изменения своей структуры. Правило 12. В условиях развития глобальной конкуренции и международной интеграции следует стремиться к росту степени открытости системы при условии обеспечения ее экономической, технической, информационной, правовой безопасности. Правило 13. Для построения, функционирования и развития системы в условиях расширения международной интеграции и кооперирования следует достигать ее совместимости с другими системами по правовому, информационному, научнометодическому и ресурсному обеспечению на основе страновой и международной стандартизации, В настоящее время введены в действие международные стандарты по системам мер и измерений, системам качества, сертификации, аудиту, финансовой отчетности и статистике и др. Правило 14. Для определения стратегии функционирования и развития системы следует строить дерево целей. Правило 15. Для повышения обоснованности инвестиций в инновационные и другие проекты следует изучать доминантные (преобладающие, наиболее сильные) и рецессивные признаки системы и вкладывать средства в развитие первых, наиболее эффективных. Правила применения системного подхода Правило 16. Из всех целей первого уровня, перечисленных в правиле 14, приоритет следует отдавать качеству любых объектов управления как основе удовлетворения требований рынка, экономии ресурсов в глобальном масштабе, обеспечения безопасности, повышения качества жизни населения. Правило 17. При формировании миссии и целей системы следует отдавать приоритет интересам системы более высокого уровня как гарантии решения глобальных проблем Правило 18. Из всех показателей качества систем приоритет следует отдавать их надежности как совокупности проявляющихся свойств безотказности, долговечности, ремонтопригодности и сохраняемости. Правило 19. Эффективность и перспективность системы достигается оптимизацией ее целей, структуры, системы менеджмента и других параметров. Поэтому стратегию функционирования и развития системы следует формировать на основе оптимизационных моделей. Правило 20. При формулировании целей системы следует учитывать неопределенность информационного обеспечения. Вероятностный характер ситуаций и информации на стадии прогнозирования целей снижает реальную эффективность инноваций. Правило 21. При построении дерева целей и формулировании стратегии системы следует помнить, что цели системы и ее компонентов в смысловом и количественном значениях, как правило, не совпадают. Однако все компоненты должны выполнять конкретную задачу по достижению цели системы. Если без какого-либо компонента можно достичь цели системы, значит, этот компонент лишний, надуманный или это результат некачественной структуризации системы. Это проявление свойства эмерджентности системы. Цели фирмы: иерархия или дерево целей Цель n-го уровня Цель n-го уровня Цель 1-го уровня Цель 1-го уровня Генеральная цель Правила применения системного подхода Правило 22. При построении дерева целей системы и оптимизации ее функционирования следует изучать проявление свойства ее мультипликативности. Например, безотказность системы определяется не сложением, а умножением коэффициентов безотказности ее компонентов. Правило 23. При построении структуры системы и организации ее функционирования следует учитывать, что все процессы непрерывны и взаимообусловленны. Система функционирует и развивается на основе противоречий, конкуренции, многообразия форм функционирования и развития, способности системы к обучению. Система существует, пока функционирует. Правило 24. При формировании стратегии системы следует обеспечивать альтернативность путей ее функционирования и развития на основе прогнозирования различных ситуаций. Наиболее непредсказуемые фрагменты стратегии следует планировать по нескольким вариантам, учитывающим различные ситуации. Правило 25. При организации функционирования системы следует учитывать, что ее эффективность не равна сумме эффективностей функционирования подсистем (компонентов). При взаимодействии компонентов возникает положительный (дополнительный) или отрицательный эффект синергии. Для получения положительного эффекта синергии необходимо иметь высокий уровень организованности системы. Правило 26. Для снижения инерционности функционирования системы, т. е. увеличения скорости изменения выходных параметров при изменении входных параметров или параметров функционирования системы, следует ориентировать производство на интегрированные автоматизированные модули и системы, обеспечивающие мобильность производства и быстрое реагирование на изменения. Правила применения системного подхода Правило 27. В условиях быстро меняющихся параметров внешней среды система должна быть способной оперативно адаптироваться к этим изменениям. Важнейшими инструментами повышения адаптивности функционирования системы являются стратегическая сегментация рынка и проектирование товаров и технологий на принципах стандартизации и агрегатирования. Правило 28. Для повышения эффективности функционирования системы следует анализировать и прогнозировать параметры ее организованности: показатели пропорциональности, параллельности, непрерывности, прямоточности, ритмичности и др., обеспечивать их оптимальный уровень. Правило 29. Структура и содержание системы формируются на идеях и принципах стандартизации, без соблюдения которых она не может функционировать. Глобальная конкуренция повышает удельный вес стандартизованных систем и их компонентов, особенно в международном масштабе. Правило 30. Единственным путем развития организационноэкономических и производственных систем является инновационный. Внедрение новшеств (в форме патентов, ноу-хау, результатов НИОКР и т.д.) в области новых товаров, технологий, методов организации производства, менеджмента и др. служит фактором развития общества. Принципы системного подхода: Принцип последовательного продвижения по этапам создания системы Принцип согласования важнейших характеристик проектируемых систем Принцип отсутствия конфликтов между целями отдельных подсистем и целями всей системы Системный подход к управлению Внешняя среда Внешняя среда Система управления Связующие процессы П О С Т А В Щ И К И Ресурсы Финансы С Н А Б Ж Е Н И Е Производственная (операционная) система С Б Ы Т Продукт Услуга Запасы Финансы Финансы П О Т Р Е Б И Т Е Л И Ситуационное управление как умение нажимать нужные клавиши… Идея Уникальности «Каждая ситуация в своем роде неповторима » Ситуационное управление 1. Организационные феномены укладываются в логические Структуры 2. В близких по характеру ситуациях Менеджеры разрабатывают и осуществляют схожие действия Идея универсальности «Существует одно наилучшее решение» Эволюция организации бизнеса 1985 1995 1999 Функциональная организация “стены между подразделениями” Процессноориентированные компании Партнерство со “стенами между компаниями” • Сокращение издержек и повышение эффективности • Интеграция бизнеспроцессов • Повышение эффективности • Кооперация в рамках логистических цепочек 2004 onwards Процессноориентированное партнерство • Создание дополнительной стоимости • Партнерство в рамках бизнессообществ Системная модель деятельности организации Управление на основе бизнеспроцессов — это путь к решению их на системной основе. Бизнес-процессы призваны «сломать стены между отделами» и подчинить деятельность предприятия главным, а не локальным целям. Схемы бизнес-процессов — это особо ценная форма интеллектуального капитала компании Функциональная организация деятельности Строгая вертикальная иерархия Процессный подход При переходе к процессноориентированному управлению необходимо: 1. Разрушать межфункциональные «переборки» 2. Упрощать иерархию вертикали власти – «плющить» пирамиду а).Функциональная компания б). Процессная компания
