Место ECM-системы в ИТ-ландшафте предприятия Александр Безбородов, «1С»

Место ECM-системы
в ИТ-ландшафте предприятия
Александр Безбородов, «1С»
Эффективность ECM
• Эффективность ECM системы во многом зависит от того,
какое место она займет в ИТ-ландшафте предприятия, как
будет взаимодействовать с другим ПО (бухгалтерскими,
финансовыми, торговыми, производственными
программами, системами ЭДО и совместной работы)
• Удобно, когда все эти решения выполнены на единой
платформе, что обеспечивает хорошую степень
интеграции и автоматизации, сокращает сроки внедрения
и стоимость сопровождения.
• Далее мы рассмотрим некоторые примеры интеграции
ECM с другим ПО, и технологии, с помощью которых это
реализуется.
Ключевая идея
• Чтобы приносить пользу ECM-система должна
обеспечивать разнообразные функции
(помимо традиционных для ECM)
– Всесторонний учет документов
– Автоматизация совместной работы с документами
– Интеграция с другими приложениями
• И тогда придет порядок и высокая скорость работы
сотрудников
• Эти функции могут быть частью ECM или могут быть
заимствованы из других систем путем интеграции
1С:Документооборот
СЭД, ECM, Groupware, BPM
• 1С:Документооборот как ECM-система
– Ввод, потоковое сканирование, распознавание,
полнотекстовый и реквизитный поиск
– Многоплановый учет документов – по папкам, по
категориям, по номенклатуре дел, по видам, по
контрагентам
– Совместная работа сотрудников –
бизнес-процессы, почта, форум, проектные команды
– Управление бумажными документами
– Протоколирование всех действий пользователей
– Интеграция с другими учетными решениями 1С
ЗАО «Тандер»
1500 рабочих мест
АЭМ Технологии
2800 рабочих мест
ООО "Юг-Авто Холдинг«
600 рабочих мест
ООО ПКФ "Атлантис-ПАК"
500 рабочих мест
ОАО «МРСК Сибири»
1300 рабочих мест
Башкирэнерго
3000 рабочих мест
150 рабочих мест
Служба государственного
строительного надзора и
экспертизы СанктПетербурга
ООО "Страховая группа "АСКО"
200 рабочих мест
1000 сотрудников
300 рабочих мест
ООО ТД "Шервуд"
300 рабочих мест
ПАО "Киевгаз“
2500 сотрудников
300 рабочих мест
ООО "Комацу СНГ"
300 рабочих мест
Холдинг
Титан-2
ФКП Завод им
Я.М.Свердлова
400 рабочих мест
1000 сотрудников
120 рабочих мест
Комитет экономического
развития промышленной
политики и торговли
Санкт-Петербурга
Геотек холдинг
800 рабочих мест
и еще 1000+ опубликованных внедрений на v8.1c.ru/doc8
Бизнес-контент
• Черновики и скан-копии оригиналов договоров,
актов, накладных, счетов-фактур
• Сопроводительная документация к заказам
покупателей
• Скан-копии кадровых документов
• Аудио-записи совещаний
• Фотографии со строительных площадок
• И не только электронный, но и бумажный
– Учет мест и сроков хранения, ведение журнала
передачи, архивирование, уничтожение
Пример: Управление контентом в
издательском доме
• Статьи, фотографии, аудио и видео записи, сканы,
ссылки
• Помимо ввода, первичной обработки, поиска,
обмена
• Привязан к основным процессам
– Выпуск изданий
– Накопление предметного материала
• Привязан к финансовой системе
– Учет оплаты авторам
– Анализ затрат на издание, окупаемость материалов,
продуктивность авторов
Финансовый контент
• Хранение в ECM системе скан-копий оригиналов
финансовых документов (договоры, акты, счета и
прочее)
– Привязка скан-копий к карточкам этих документов в
учетной системе – 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление
производственным предприятием
• Чтобы читать и вводить контент можно было прямо из учетной
системы
– Учет хранения бумажных копий
• Номенклатура дел, журнал передачи, сдача в архив,
уничтожение
– Коллективная работа со скан-копиями
• Согласования, подборки, контроль
Производственный контент
• Карты технологических процессов
• Чертежи
– В том числе и в высоком разрешении
• Спецификации
• Прочая ПКД
• Привязаны к наряду на производство,
номенклатуре, заказу покупателя
– Интеграция с 1С:Управление производственным
предприятием, 1С:НСИ
С контентом работают люди...
• Поэтому ECM-система либо должна содержать в
себе современные технологии для автоматизации
совместной работы сотрудников, либо аккуратно
интегрироваться с ними
• В 1С:Документооборот есть и то, и то
–
–
–
–
–
–
–
Каталоги документов и файлов общего доступа
Встроенная почта и интеграция с внешней почтой
Автоматизация бизнес-процессов работы с контентом
Коллективное редактирование документов
Форум для обсуждения документов
Мероприятия, для автоматизации совещаний
Общий календарь
Карточка документа
Учетные
данные
Файлы
В работе
Работа над документом
Задачи в
работе
Вся история
работы
Технологии интеграции
8
механизмов
интеграции решений
на платформе
1С:Предприятие
Технологии интеграции
1С:Предприятия
•
•
•
•
•
•
•
•
Правила обмена
Планы обмена
Электронная почта
Веб-сервисы
Внешние источники данных
Файлы
Внешние компоненты
COM
1. Правила обмена
1С:Конвертация
данных
1С:Управление
производственным
предприятием
1С:Документооборот
8 правил обмена с
типовыми решениями
Другое решение
15
2. Планы обмена
1. Включены в типовые
решения
2. Работают автоматически
через файл, FTP или Email
16
3. Электронная почта
1С:Предприятие
1С:Документооборот
1. Легкая почта
2. Встроенный почтовый клиент
3. ГОСТ Р 53898-2010
«Взаимодействие систем
управления документами.
Требования к электронному
сообщению»
1. SMTP/POP3
2. MAPI
3. IMAP
17
1С:Документооборот
Отправка документа по почте
4. СВД
Наша организация
Система внешнего документооборота
ГОСТ Р 53898-2010
ЗАО Стройторг
ООО ПрокатМ
Наши контрагенты и дочки
4. СВД
5. Очередь сообщений
«отправил и забыл»
1С:Документооборот
Обмен данными,
событиями,
запросами
Request
Response
Другое
решение
6. Бесшовная интеграция
Коммерческое
предложение
Хотим согласовать его
с юристами
Начинаем оформлять
Отправляем КП
клиенту (исходящий
документ)
Приходит ответ от
клиента (входящий
документ)
6. Бесшовная интеграция
1С:Управление предприятием (ERP)
Коммерческое
предложение
Хотим согласовать его
с юристами
Начинаем оформлять
Отправляем КП
клиенту (исходящий
документ)
1С:Документооборот
Приходит ответ от
клиента (входящий
документ)
6. Бесшовная интеграция
Коммерческое
предложение
Хотим согласовать его
с юристами
Начинаем оформлять
Отправляем КП
клиенту (исходящий
документ)
Приходит ответ от
клиента (входящий
документ)
6. Бесшовная интеграция
• Карточка Договора с клиентом в УТ11 показывает
данные из 1С:Документооборот
1С:УТ
1С:ERP
Место ECM в единой информационноуправленческой системе
Почему важно, чтобы ECM-система
была интегрированной
1. Порядок
2. Высокая степень автоматизации
• Контент вовлечен в ключевые процессы
– Многие из которых могут пересекать границы приложений
• Контент доступен из учетных систем
– Без дополнительных усилий
– Непосредственно тогда, когда он нужен
• Контент не сам по себе, а привязан
– К конкретным учетным документам, к сделкам, к номенклатурным
группам, к группам корреспондентов, к статьям движения
денежных средств
Официальный портал ИТ-Директоров Global CIO
ECM проект года – внедрение 1С:Документооборот
• «ГЕОТЕК Холдинг» — крупнейшая в России и один из
мировых лидеров среди геологоразведочных
компаний.
– В компанию входят юридические лица и филиалы, расположенные в РФ (Москва, Тюмень
и Тюменская область, Ханты-Мансийск, Новосибирск, Усть-Кут, Богучаны, Красноярск и
Красноярский край, Томская область, Нарьян-Мар, Ухта, Усинск, Астрахань, Оренбург,
Санкт-Петербург) и в Казахстане. Особенностью компании является наличие не только
стационарных офисов, но и множества удаленных подразделений (геологических партий)
работающих «в поле» на территории Российской Федерации (преимущественно в
труднодоступных регионах, удаленных от любых коммуникаций) и за рубежом (Йемен,
Мавритания, Куба, Узбекистан, Азербайджан, Индия, Казахстан и т.д.).
Проект внедрения
http://www.globalcio.ru/workshops/192/
• Цели проекта
– Создать единый центр хранения, обработки и управления
внутренними документами группы компаний, предоставляющий
возможность работы с более чем 50 видами документов такими как:
заявки на закупку и технические задания к ним, договоры и
приложения, спецификации, счета, доверенности, приказы,
распоряжения, служебные записки, и т.д.
– Автоматизировать и регламентировать бизнес-процессы
согласования, обработки и исполнения внутренних документов.
– Автоматизировать документооборот компании в части
выполнения внутренних бизнес-процессов, в том числе:
реализация инвестиционной программы и действующих закупочных
процедур; прием/увольнение/кадровые перемещения сотрудников
группы компаний; контроль исполнения организационнораспорядительской документации; судебное делопроизводство и т.д.
Результат внедрения
• 8 месяцев
(Янв. 2012 — Авг. 2013)
• 2100 человеко-часов
• 800 автоматизированных
рабочих мест
На данный момент в
системе:
• Работает свыше 800
пользователей
• Объем БД превысил
100 Гбайт
• Количество
зарегистрированных
документов - 21 500
единиц.
Результат внедрения
Уникальность проекта заключается в том, что в
рамках одной BPM/ECM системы реализованы:
• Типовые процедуры
• Процедуры,
документооборота
обеспечивающие
компании
производственный
процесс
• Юридический блок (договора,
доп. соглашения,..)
• Документация
материально-технического
• Финансовый блок (счета,
обеспечения, охраны
платежи)
труда, производственных
• Кадровый блок
департаментов
(регламентированные
кадровые документы,
штатные расписания)
Примеры единиц контента
• Заявки на закупку, Договоры и приложения, Счета
• Бизнес-процессы согласования, обработки и
исполнения внутренних документов организации
• Внутренние процессы
– Реализация инвестиционной программы и действующих закупочных
процедур;
– Прием/увольнение/кадровые перемещения сотрудников группы компаний;
– Контроль исполнения организационно-распорядительской документации;
– Судебное делопроизводство и т.д.
1С:Бухгалтерия
1С:Зарплата и
управление персоналом
1С:ERP
Интеграция
• Это ключевое
качество ECM
• Бывает разной:
– Разовый или
эпизодический обмен
данными
– Регулярный обмен
данными
– Бесшовная интеграция
Спасибо за внимание!
Александр Безбородов, «1С»