4-Технология работы с документами

ДОКУМЕНТИРОВАННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
СЕРВИСОМ И ТУРИЗМОМ
100400.62 Туризм
Институт сервиса, туризма и дизайна
Кафедра туризма и гостинично-ресторанного бизнеса
Ст. преподаватель Шеметова Е.В.
Тема 4
Технология работы с
документами
Содержание:
 Организация документооборота.
 Обработка входящих, исходящих и внутренних
документов.
 Принципы регистрации документов на
предприятии.
 Контроль и сроки исполнения документов.
 Организация хранения документов.
 Составление номенклатуры дел.
 Формирование и оформление дел.
 Порядок передачи документов на хранение в
архив.
Различают три основных группы
документов:
 входящие (поступающие в учреждение
документы);
 исходящие (отправляемые из учреждения
документы);
 внутренние (создаются в учреждении и не
выходят за его пределы).
Обработка входящих документов
1. Первоначальная обработка поступающей
корреспонденции — проверка правильности
доставки и целостности вложений.
 Проверяется адрес документа, количество
листов, приложений.
 При отсутствии листов документа или
приложения нужно поставить в известность
отправителя документа, сделать пометку на
документе и составить акт.
 Ошибочно доставленная корреспонденция
пересылается по принадлежности.
 2. Вскрытие
документов — вскрываются
все конверты, за исключением личной
корреспонденции.
 Конверты, как правило, уничтожаются,
кроме случаев, когда дату отправки и
получения документа или адрес
корреспондента можно установить
только по конверту.
 3. На
всех входящих документах
проставляется регистрационный штамп,
фиксирующий факт и время поступления
документа в организацию. В штампе
указывается наименование организации,
дата поступления, а при необходимости
и время (часы и минуты).
4. Сортировка документов на регистрируемые и
нерегистрируемые.
 Эту операцию производят с помощью Перечня
нерегистрируемых документов (в каждой
организации должен быть свой перечень такой
корреспонденции).
 Документы, подлежащие регистрации, заносят
в принятую соответствующую форму
регистрации.
Предварительное рассмотрение
поступившей корреспонденции
Документы на имя руководства и без указания конкретного
адресата предварительного рассматриваются службой ДОУ, а
документы в адрес структурных подразделений — передаются в
структурные подразделения.
2. 2. После предварительного рассмотрения документы передаются
руководителю (наиболее важные и срочные из поступивших
документов), остальная корреспонденция распределяется между
заместителями (согласно их функциональным обязанностям).
3. Если к поступившим документам необходимо подобрать
дополнительные материалы (контракты, предыдущие письма и
т. п.), то их передают вместе с поступившей корреспонденцией.
3. Передача документов руководству или непосредственным
исполнителям должна быть осуществлена в день их
поступления.
1.
5.
6.
7.
8.
9.
Руководитель, рассматривая документы, пишет резолюцию на
них. Резолюция включает в себя следующие элементы: кому,
что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дата.
Получив от руководителя документы с резолюцией, в службе
ДОУ вносятся сведения из резолюции об исполнителях и
сроках исполнения документа в журнал входящей
корреспонденции или карточку регистрации.
Рассмотрение документов должно производиться в кратчайшие сроки (как правило, в день поступления документа).
Документы, которые исполняются несколькими
подразделениями, передаются им поочередно или
размножаются и передаются одновременно в копиях
В дальнейшем служба ДОУ ведет контроль исполнения
документов, поставленных на контроль, в отведенные сроки
получает информацию, как идет работа по документу,
напоминает о сроке исполнения, исполненные документы
передаются для подшивки в дело в те структурные
подразделения или тем работникам, которые производят
формирование дел по данному вопросу.
Работа с исходящими документами
Основные этапы прохождения исходящих
документов от создания до отправления
состоят из операций:
 составление проекта документа;
 согласование, визирование (в необходимых
случаях);
 подписание и утверждение (при
необходимости);
 регистрация (в журнале или на карточке),
 отправка документа адресату.
Работа с внутренними
документами
 Обработка внутренних документов при их
подготовке и оформлении проходит все те же
этапы, что и при работе с исходящими
документами (подготовка проекта, его
согласование, подписание, регистрация),
а на этапе исполнения — с входящими
документами (прием, предварительное
рассмотрение, рассмотрение руководством,
передача на исполнение).
Регистрация документов
 запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его
создания, отправления или получения [ГОСТ Ρ
51141—98. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения].
 Цель регистрации — обеспечение учета,
контроля и поиска документов.
 Регистрация придает юридическую силу
документу, т. к. фиксирует, подтверждает факт
его создания или получения.
Принципы регистрации документов
Регистрации подлежат все документы, требующие специального
учета, исполнения и использования в справочных целях,
независимо от способа их получения. Регистрации подлежат как
машинописные документы, так и создаваемые на электронном
носителе.
2. Документы, полученные только для сведения и не требующие
ответа и исполнения, не регистрируются:
 рекламные письма;
 поздравительные письма и телеграммы;
 приглашения, программы конференций, семинаров, совещаний;
 печатные издания (книги, каталоги, журналы, брошюры);
 пакеты с пометкой «лично»;
 копии нормативных документов, постановлений и распоряжений
государственных органов;
 информационные материалы.
1.
В каждой организации должен быть
перечень нерегистрируемой
корреспонденции, который
утверждается руководителем и при
необходимости обновляется.
Как правило, такой перечень
помещается как приложение к
инструкции по делопроизводству.
3. Документы регистрируются в организации один раз:
поступающие — в день поступления, создаваемые —
в день подписания или утверждения.
 При передаче зарегистрированного документа из
одного подразделения в другое он повторно не
регистрируется.
4. Регистрация документов может производиться в
пределах групп, в зависимости от названия вида
документа, автора и содержания документа: приказы
руководителя по основной деятельности и приказы
по личному составу.
5. Регистрация поступающих и создаваемых документов
проводится в основном децентрализовано: в местах
создания и исполнения документов, например:
плановая документация — в плановом отделе.
6. Документы регистрируются в традиционных журналах,
регистрационно-контрольных формах или электронных формах
базы данных организации.
 В настоящее время существует три формы регистрации
документов: журнальная, карточная и автоматизированная.
 Регистрационные графы в журнале, на карточке и на компьютере
существенных различий не имеют.
 Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и
внутренних документов применяется регистрационноконтрольная форма:
- регистрационный номер документа,
- дата регистрации документа,
- вид документа,
- корреспондент,
- исходящий номер документа и дата,
- краткое содержание (аннотация документа),
- резолюция,
- отметка о сроках исполнения и исполнении документа.
7. Для обеспечения эффективного использования информации при
принятии решений создаются поисковые системы по документам.
Информация о документах, полученная при их регистрации,
поступает в поисковую систему, которая включает в себя
картотеки и классификационные справочники, например:
• классификатор видов деятельности;
• классификатор видов документов;
• классификатор корреспондентов;
• номенклатура дел и др.
 Существенно расширяет возможности поиска полнотекстовая
база данных, которая позволяет вести поиск необходимых
документов не только по реквизитам документа, но и по
отдельным фразам или ключевым словам документа.
 Порядок защиты и доступа к служебной информации
ограниченного распространения определяется федеральными
органами исполнительной власти в пределах их компетенции
либо непосредственно собственником информации в
соответствии с Федеральным законом «Об информации,
информатизации и защите информации».
Контроль исполнения документов
 Контролю подлежат практически все зарегистрированные
документы. Отметку о контроле за исполнением документа
обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
 Контроль исполнения включает в себя:
- постановку на контроль, предварительную проверку и
регулирование хода исполнения, снятие с контроля,
направление исполненного документа в дело, учет,
обобщение и анализ хода и результатов исполнения
документов, информирование руководителей в целях
своевременного и качественного исполнений поручений,
зафиксированных в документах.
 Контроль исполнения обеспечивают руководители
организации, служба документационного обеспечения и
ответственные исполнители.
Сроки исполнения
 Это конечная дата работы над документом.
 Сроки исчисляются в календарных днях:
• для входящих документов — с даты поступления
документов в организацию (с даты, указанной в
регистрационном штампе);
• для отправляемых и внутренних документов — с даты
их подписания или утверждения;
• для решений коллегиальных органов — с даты
заседания или совещания.
 Различают типовые и индивидуальные сроки
исполнения.
 Типовые сроки исполнения документов
устанавливаются постановлением Правительства
Российской Федерации № 604 от 18 июня 1998 г.
«Регламент Правительства Российской Федерации» (в
редакции постановления Правительства Российской
Федерации № 760 от 5 октября 2000 г.) и другими
нормативными актами, в том числе ГСДОУ.
 Индивидуальные сроки исполнения документа
определяются руководителем организации и
фиксируются в резолюции. Этот срок не должен быть
больше типового для данной категории документов. В
распорядительных документах и документах
коллегиальных органов индивидуальный срок
исполнения указывается отдельно в каждом пункте —
по заданиям и поручениям.
 Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
• документы с конкретной датой исполнения — в
конкретный срок;
• имеющие в тексте пометку «срочно» — исполняются в
трехдневный срок;
• имеющие пометку «оперативно» — в десятидневный срок;
• остальные — до месяца.
 Изменение срока исполнения производится только по
указанию руководителя в следующем порядке:
• типовые сроки — принятием нового акта;
• индивидуальные — руководителем, который их установил.
 Продление сроков исполнения допускается с разрешения
установивших их учреждений или руководителей.
Необходимо письменно оформить новый срок сразу после
получения документа или не менее чем за 2—3 дня до
истечения срока исполнения. Продление срока должно
быть мотивировано серьезными, аргументированными
обстоятельствами.
 Проверка хода исполнения осуществляется до
•
•
•


истечения сроков исполнения документов
(предварительный контроль) в следующем порядке:
задания последующих лет — не реже одного раза в
год;
задания последующих месяцев текущего года — не
реже одного раза в месяц;
задания текущего месяца — каждые десять дней и за
пять дней до истечения срока.
Все напоминания и информация о них фиксируются в
РКФ (регистрационно-контрольная форма).
Документ считается выполненным и снимается с
контроля после фактического выполнения по
существу, документированного подтверждения
исполнения и сообщения заинтересованным
организациям и лицам. На документе и в РКФ
проставляется отметка об исполнении, подпись лица,
подтверждающего исполнение, дата.
Организация хранения документов
 С момента заведения до передачи в архив дела
хранятся по месту их формирования.
 За сохранность документов и дел несут
ответственность руководители подразделений и
отвечающие за делопроизводство сотрудники.
 Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел.
Каждое дело на корешке имеет индекс по
номенклатуре дел.
 Выдача дел другим структурным подразделениям
производится с разрешения руководителя службы
ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для
работы осуществляется под расписку. После истечения
срока дело должно быть возвращено на место его
хранения.
Составление номенклатуры дел
 Номенклатура дел — систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в организации, с
указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке.
 В номенклатуру дел входят: дела, журналы
регистрации, справочные картотеки.
 Номенклатура предназначена для группировки
исполненных дел, систематизации и учета дел и
оперативного их поиска и использования в работе.
 При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться учредительными документами
организации: положениями о структурных
подразделениях, штатным расписанием, планами и
отчетами о работе, перечнями документов с указанием
сроков их хранения, номенклатурами дел
предшествующих лет.
Формирование и оформление дел
 Формирование дел — группирование исполненных
документов в дело в соответствии с номенклатурой
дел и систематизация документов внутри дела.
 Исполненные документы должны в 15-дневный срок
сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой
системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или
лицам, ответственным за ведение делопроизводства в
структурных подразделениях, для формирования их в
дела. Контроль за правильным оформлением дел
осуществляется службой ДОУ.
 Оформление дела — подготовка дела к хранению в
соответствии с установленными правилами.
 Дела подлежат оформлению и при их заведении и по завершении
года.
 В зависимости от сроков хранения проводится полное или


•
•
•
•
•
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
нумерацию листов в деле;
составление листа — заверителя дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи
документов дела;
подшивку и переплет дела.
Порядок передачи документов на
хранение в архив
 Дела с исполненными документами постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения
двухлетнего срока их хранения и использования в структурном
подразделении.
 Прием каждого дела производится заведующим архивом в
присутствии работника структурного подразделения. При этом в
конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и
прописью количество фактически принятых дел, дата приемапередачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица,
передавшего дела.
 В случае ликвидации структурного подразделения лицо,
ответственное за ведение делопроизводства данного
структурного подразделения, в период ликвидационных
мероприятий формирует и передает их в архив независимо от
сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и
номенклатуре дел.
Вопросы для самоконтроля:




Как происходит передача документов внутри
организации?
Назовите основные этапы обработки внутренних
документов.
Опишите основные этапы работы руководителя с
входящими документами.
Как регистрируются входящие, исходящие и
внутренние документы?
Рекомендуемая литература

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения

Гущина И.А. Документационное обеспечение управления в социальнокультурном сервисе и туризме: учебное пособие для студентов вузов / И.А.
Гущина, Н.А. Зайцева. - М.: Альфа-М: ИНФРА-М, 2011. - 240 с.

Басаков М.И. Делопроизводство документационное обеспечение
управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учеб. пособие для студентов
образоват. учреждений сред. проф. образования / М.И. Басаков. - 7-е изд.,
перераб. и доп. - М.: Дашков и К*, 2012. - 348 с.

Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления
(делопроизводство): учеб. пособие для студентов вузов / Т. А. Быкова, Т. В.
Кузнецова, Л. В. Санкина ; под ред. Т. В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и
доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 304 с.
Использование материалов презентации
Использование данной презентации, может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ
об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учетом требований настоящего Заявления.
Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для
личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с
любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование
любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и иной форме, а также
использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается
только после получения письменного согласия авторов.
30