ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ на оказание услуг по организации и проведению деловой миссии

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
на оказание услуг по организации и проведению деловой миссии
делегации Астраханской области в США
(ориентировочно 19 января – 30 января 2013 года).
I. Услуги по организации и проведению деловой миссии Астраханской
области в США включают в себя:
1. Разработка программы пребывания делегации Астраханской области
в США (в количестве 10 чел.).
2. Разработка и исполнение логистического плана, проведение
мероприятия во время пребывания делегации Астраханской области в США.
3. Организационно-техническое обеспечение участия в мероприятии.
По позиции №1: Разработка программы пребывания делегации
Астраханской области в США.
Разработка программы пребывания бизнес - делегации.
В рамках данной поездки планируется презентация предложений
астраханских IT компаний, встречи с представителями иностранного бизнес сообщества, посещение ведущих инновационных компаний Кремниевой долины
с дальнейшей адаптацией полученного опыта в компаниях Астраханской
области, включая:
-организацию приема:
- в офисе Российско-Американской Торговой Палаты, Нью-Йорк;
- в Российском Консульстве, Нью-Йорк;
- в Министерстве Торговли США, Нью-Йорк.
- посещение ведущих инновационных компаний Кремниевой долины
(Apple, Cisco, Google, Plug'n'Play), Стенфордского университета и Университета
Беркли, организация приема в Российском Консульстве Сан-Франциско;
- посещение штаб-квартиры Microsoft, Дом Будущего, Сиэттл.
Исполнитель разрабатывает совместно с американской стороной
программу пребывания бизнес - делегации в США. Программа пребывания
официальной делегации Астраханской области в США согласовывается с
Заказчиком в максимально короткие сроки, но не позднее, чем за 30 дней до
начала мероприятия. Срок устранения замечаний Заказчика не должен
превышать 10 дней.
Для проведения индивидуальных деловых переговоров Исполнителем
составляется спланированный график, согласованный с обеими сторонами. При
этом участник мероприятия заранее (не менее чем за 10 дней) получает
информацию по регламенту встреч и информацию о своих предполагаемых
деловых партнерах.
По позиции №2: Разработка и исполнение логистического плана,
проведение мероприятия во время пребывания делегации Астраханской
области в США.
В выполнение пункта входят:
- авиаперелеты: Астрахань – Москва – Нью-Йорк–Сан-Франциско– Сиэттл– СанФранциско – Нью-Йорк – Москва –Астрахань;
- организация трансфера делегации Астраханской области из аэропорта НьюЙорка до гостиницы и обратно: из аэропорта Сан-Франциско до гостиницы и
обратно: из аэропорта Сиэтлла до гостиницы и обратно: микроавтобус общей
вместимостью не менее 10 человек (исходя из количества участников
делегации);
- транспортное обеспечение делегации Астраханской области на всё время
пребывания в США: аренда микроавтобуса с водителем не менее 10 человек
(исходя из количества участников делегации);
- организационное сопровождение делегации Астраханской области, в том числе
коммуникации со службами обеспечения мероприятия (не менее 1
сопровождающего);
- бронирование номеров для проживания в гостиницах США для делегации
Астраханской области (выбор гостиниц и класс номера согласовывается с
Заказчиком). Исполнитель обеспечивает бронирование номеров для проживания
в гостиницах США в максимально короткие сроки, но не позднее, чем за 30 дней
до начала мероприятия.
По позиции №3: Организационно-техническое обеспечение участия в
мероприятии.
В выполнение пункта входят:
- техническое и IT сопровождение мероприятия;
- поддержание необходимых контактов со всеми структурами и частными
специалистами, в случае их привлечения для подготовки мероприятия;
- оказание переводческих услуг на весь период проведения мероприятия
(количество переводчиков с английского языка на русский и с русского языка на
английский – не менее 2 человек);
- организация участия делегации Астраханской области в дополнительных
мероприятиях (торжественные мероприятия, встречи и др.).
Исполнитель обеспечивает привлечение, координацию и обеспечение
необходимым для решения поставленных задач количеством сотрудников.
II. Подготовка отчёта о проведении мероприятия
По результатам проведения мероприятия Заказчику предоставляется:
- итоговый отчёт о проведении мероприятия (информация об
организационно-технических деталях, количестве участников, состоявшейся
официальной и деловой программе);
- подборка фото- и видеоматериалов о посещении ведущих компаний,
обозначенных в позиции №1;
- подборка информационных материалов, изданных в СМИ в отношении
мероприятия;
- фактическая смета затрат на организацию и проведение деловой-миссии.
Срок представления – 5 рабочих дней по окончании срока оказания услуг
по Договору.