РАЗДЕЛ 1. ТЕМА 2. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯОРГАНИЗАЦИЕЙ Организация и информационные технологии Организация - это стабильная социальная формальная структура. Организация получает входные ресурсы, поддерживаемые окружающей бизнес-средой, преобразует их в ходе осуществления производственных процессов, создавая при этом выходной продукт. Ключевыми элементами любой организации являются ее сотрудники, структура, стандартные процедуры, политика (стиль работы) и культура. Информационные технологии и системы являются составной частью реальной организации в информационном обществе. Структурные особенности, характерные для формальной организации: четкое разделение труда среди специалистов: менеджеры; работники умственного труда, разрабатывающие новые продукты или услуги и создающие новые знания; сотрудники, которые выполняют информационную работу (обработка данных); работники, занятые на производстве товаров и услуг; ярко выраженная специализация - специалисты выполняют основные бизнес-функции, или специализированные задания в областях сбыта и маркетинга, производства, финансов (управление финансовыми активами организации), финансового учета или трудовых ресурсов; определенные (стандартные) правила и процедуры полномочий и действий - наборы формальных правил для выполнения стандартных (рутинных) задач и работы в заранее ожидаемых ситуациях; бизнес-процессы - уникальные методы, применяемые в организации для координации и организации деятельности, информации и знаний в процессе производства товаров и услуг базируются на стандартных процедурах; иерархическая пирамидальная структура расстановки специалистов, их полномочий и подотчетности для координирования процесса деятельности 1 организации - с ростом уровня возрастает авторитет сотрудника и его ответственность за принятие решений; организационная культура - набор предпосылок, оценок и методов работы, содержащий информацию о том, что, как, когда и для кого должна производить организация, который поддерживаются большинством сотрудников; организационная политика - сотрудники на всех уровнях иерархии обладают различными точками зрения на технологические изменения в организации, что служит источником конфликтов ("политическое сопротивление"). Определение организации как формальной структуры не позволяет определить, каким образом внедрение информационных технологий и систем влияет на организацию работы внутри фирмы. Организация - это набор прав, привилегий и обязательств, которые динамично сбалансированы на протяжении времени, в течение которого происходят конфликты и их разрешение. Сотрудники организации изобретают привычные методы работы, включаются в существующие взаимосвязи иерархической структуры, договариваются с подчиненными и руководителями о порядке выполнения работ, а также об условиях трудовой деятельности. Каждая организация - это механизм, с помощью которого люди объединяют усилия и работают вместе (группами й командами), чтобы сделать больше, чем в сумме могли бы сделать, работая независимо (групповые взаимосвязи, ценности и структуры). Технологические изменения влекут за собой изменения баланса в среде тех, кто владеет и управляет информацией, а также в среде тех, кто принимает управленческие решения. Организационное поведение фокусируется на людях, на обмене информации между ними и на разделении знаний на основе информационных технологий и систем. Информационная система организации Информационная система организации как стабильной социальной формальной структуры - это набор взаимосвязанных компонентов, выполняющих функции сбора (или выбора), передачи, обработки, хранения и 2 распределения информации, с целью поддержки организационных функций и принятия решений, координации деятельности, контроля и визуализации данных, а также персонал, осуществляющий эти действия (рис.2.1). Рис. 2.1. Функции информационной системы как набора взаимосвязанных компонент Информационные системы содержат информацию об организации и ее бизнес-среде (окружении) и могут помочь компании глубинным образом изменить методы, с помощью которых осуществляется бизнес, а также расширить ее присутствие на новых рынках, предложить новые товары и услуги. Информационные системы управления (Management information system) являются одним из инструментов менеджера системы управления организацией [1]. Миссия информационной системы - предоставление менеджеру нужной информации в нужное время и в нужном месте для обеспечения эффективного управления ресурсами предприятия, в той или иной мере входящих в контакт с информацией (технологических, финансовых, кадровых, интеллектуальных и др.). Современные информационные системы должны не просто собирать информацию, а увеличивать ценность организации за. счет этой информации. При этом упор на быстрый доступ к информации сместился в сторону доступа к интегрированной и согласованной информации для поддержки принятия решений (информационный ресурс). Информационные системы, контролирующие информационные потоки 3 (потоки деловой информации) в масштабах всего предприятия или отрасли промышленности, как правило, требуют предварительного тщательного планирования и значительных инвестиций. Фирма, решившая создать такую систему, должна обладать соответствующей информационной инфраструктурой для поддержания информационной системы в рабочем состоянии. При технологическом подходе информационная система - это формально организованная система, основанная на инфраструктуре информационных_ технологии (ИТ-инфраструктуре) и компьютерной технологии обработки информации. ИТ-инфраструктура организации включает следующие компоненты. Аппаратное обеспечение - это средства для выполнения задач, связанных с некоторыми преобразованиями, с целью достижения результата или целей: аппаратные компьютерные технологии, используемые в современных компьютерных системах: категории компьютеров по вычислительным и графическим возможностям; компьютерные сети; формы распределенной компьютерной обработки информации; категории периферийных устройств хранения (вторичная память) и ввода/вывода информации. Программное обеспечение - это набор правил, процедур и алгоритмов, позволяющих выполнять задачи с целью достижения результата или целей с использованием аппаратного обеспечения - системные и прикладные программные технологии, совместимых с аппаратным обеспечением и другими компонентами выполнения определенных ИТ-инфраструктуры задач, программы, предназначенные управляющих для работой компьютерного оборудования информационной системы. Технология организации и хранения данных - разновидности баз данных и методов управления файлами, которые отличаются эффективностью доступа к информации и гибкостью в ее организации, типом информации, предназначенной для хранения и упорядочения, совместимостью с моделью данных организации, аппаратным и системным программным обеспечением. 4 Коммуникационная технология телекоммуникационных технологии - систем для и компоненты электронного бизнеса и телекоммуникационных систем для электронного бизнеса и электронной коммерции - различные типы сети, технологии связи, сетевые услуги и приложения, комплексы совместимого аппаратного и программного обеспечения для передачи информации между компонентами сети по коммуникационным каналам под управлением протоколов. Информационные системы в бизнесе представляют собой социально-технологические структуры, включающие в себя технические и социальные элементы. Информационные системы в бизнесе С точки зрения бизнеса, информационная система представляет собой организационное и управленческое решение, основывающееся на информационных технологиях, предназначенное для работы с поставленными бизнес-задачами и возникающими бизнес-проблемами и может рассматриваться как форма социального взаимодействия. Информационная система изменяет качественный характер задач, их выполнение, взаимосвязи, материальные, энергетические и информационные потоки, а также требуемую квалификацию, исполняемые роли, стили управления и координации, организационную культуру. Список составных частей информационной системы при таком подходе кроме ИТ-инфраструктуры включает: интеллектуальное обеспечение технологий (бизнес-решения); сеть поддержки технологий (организация) - требующиеся физические, организационные, административные и культурные структуры: правила работы, правила постановки задач содержание работ, стандарты и критерии, культурные и организационные модели поведения лиц, обеспечивающих поддержание необходимых информационных потоков в обстановке сотрудничества (организационная культура и организационная политика). Такое определение иллюстрирует совместную работу следующих 5 управленческих, технологических и организационных элементов, составляющих информационную систему на базе информационных технологий: бизнес-информация - цифровая информация о бизнес-процессах в организации и ее бизнес-среде, которая удовлетворяет информационным потребностям бизнес-функций, сохраняется в стандартных форматах баз данных (модель данных) и доступна менеджерам в любой момент времени для принятия решений и анализа данных (управление информационными ресурсами); информационные технологии - компоненты ИТ-инфраструктуры организации; организация - это люди, взаимодействующие с организацией и ее информационными системами (служащие, потребители, поставщики, конкуренты, представители властей), организационная политика (возможные конфликты) и организационная культура (процедуры принятия решений), правила взаимодействия людей и систем; менеджмент - это основные бизнес-функции или специализированные задания 6 в основных функциональных областях бизнеса организации (модели процессов) - сбыт и маркетинг, производство товаров и услуг, финансовый и кадровый учет; бизнес-решения - это стратегические, тактические и оперативные деловые решения (организационные, технологические, информационные), создающие возможности функционирования (рост прибыли, расширение рынка) как для организационной единицы, так и для предприятия в целом на основе информационных технологий. бизнес-проблемы - идентификация проблем, возникающих в процессе внедрения информационных технологий и систем. Новая роль информационных систем и технологий в организациях Информационные системы в современной организации играют важную роль. Они оказывают влияние на то, как менеджеры работают с сотрудниками компаний, а также на весь процесс производства товаров и услуг. Таким образом ответственность за внедрение и работу с информационными системами управления не может быть возложена только на технический персонал информационной службы. Расширение сферы применения информационных систем Новые взаимосвязи бизнес-стратегии, правил и процедур с одной стороны, и программного обеспечения информационных систем, аппаратных устройств, баз данных и телекоммуникационных технологий - с другой, постоянно увеличиваются в организации. Как изменения в бизнес-стратегии организации, так и изменения в компонентах информационных систем приводят к необходимости к необходимости пересмотра всей информационной системы. Достижение эффективной деятельности организации как в сфере управления, так и производства все больше зависит от типов и возможностей информационных систем, используемых компанией. Существует пять основных типов управленческих задач, возникающих при создании и использовании информационных систем на предприятиях: 7 1. создание систем, которые будут максимально конкурентоспособными, эффективными и максимально охватывающими все бизнес-процессы предприятия; 2. правильное определение требований предъявляемых к информационным системам; 3. создание информационной архитектуры и системной инфраструктуры, отвечающих целям организации; 4. определение их ценности для бизнеса; 5. разработка систем понятных пользователям и простых в управлении, а также не нарушающих основные этические принципы. В современных организациях в процесс внедрения информационных систем вовлечена значительно большая часть организации, чем раньше. Организации становятся все более компьютеризированными. Современные информационные системы приводят к изменению в принципах управления предприятием и перестройке внутренней структуры организаций. Одной из причин, по которой информационные системы стали играть такую важную роль в работе организаций, является развитие информационных и коммуникационных технологий, включая сети Интернет. Новые виды организационных структур Под влиянием достижений в сфере информационных и коммуникационных технологий многие предприятия реформировались в распространение управленческой информации как внутри организации, так и во внешней бизнес-среде. Внедрение информационных систем явились причиной следующих изменений в структуре организаций. Уплощение структуры организации. Современные фирмы создают «оптимальные» иерархические структуры управления, которые распределяют ответственность за принятие решений внутри организаций, что привело к уплощении их структуры. Современные информационные технологии позволяют основной массе сотрудников получать доступ к большим объемам 8 информации, поэтому они могут принимать решения, за которые раньше отвечали менеджеры более высоких уровней. При помощи Интернет менеджеры могут контролировать большое число сотрудников и процессов, что повышает долю их ответственности. Это привело к сокращению менеджеров среднего звена. Дистанционная работа. Работа «в одной команде» сотрудников, расположенных далеко друг от друга (у себя дома или в машине) стала реальностью. Компании получили возможность снизить затраты на офисы и рабочие помещения. Реорганизация рабочих потоков. Информационные системы постепенно вытесняют ручной труд с бумажными документами автоматизированными процессами. Электронным документооборотом, а также позволяет повысить качество обслуживания клиентов, так как сокращаются сроки обслуживания. Повышение гибкости организаций - способности реагировать на изменение рыночной ситуации и действия конкурентов. Специализированные информационные системы позволяют большим предприятиям выпускать малые партии товаров. В то же время малые предприятия, применяя информационные системы и недорогие системы автоматизированного проектирования имеют возможность системы автоматизированного проектирования имеют возможность достичь скорости обслуживания, качества продукции и объемов производства, ранее доступных только большим предприятиям. Изменения в процессе управления. Менеджерам предоставляются новые возможности в области планирования, организации, руководства и контроля (классические функции менеджмента). Появились новые функции менеджмента: интернет-маркетинг, управление отношением с клиентами, управление цепочкой поставок и др. Расширение границ. Ключевой особенностью организации с внедренными информационными системами в сфере управления является возможность 9 вести дела «за пределами» компании так же эффективно, как и внутри нее. Информационные системы связывают компанию с ее клиентами, дистрибьюторами, поставщиками и позволяют автоматизировать процессы обмена информацией между ними. Информационные системы: ключевые вопросы управления 1. Информационные системы на предприятии: в чем их основное предназначение? 2. Взаимосвязь организации и ее информационных систем: как она меняется со временем? 3. Процесс управления на предприятии: какие самые значительные изменения вносят в этот процесс информационные системы? 4. Роль менеджера на современном предприятии: какие ключевые задачи должны решать менеджеры при создании информационных систем, работе с ними и обслуживании? 5. Инвестиции в информационные системы: каким образом организации определяют ценность информационных систем для своего бизнеса? Литература. 1. Лодон Дж., Лодон К. Управление информационными системами. 7-е изд/Пер. с англ. под ред. Д.Р. Трутнева.-СПб.:Питер, 2005.-912 с.:ил.-(Серия «КлассикаМВА»). Глава 1, с.18-69 10