Приложение №1 к Извещению № 14-50104/257 от 09.09.2014 года Техническое задание на проведение Процедуры закупки. 1. Перечень, наименование и объемы услуг, являющихся предметом закупки: 1.1. Внеофисное хранение документов – перемещение и хранение документов Заказчика в специализированном хранилище Исполнителя (охрана хранилища осуществляется круглосуточно организацией/предприятием, имеющей лицензию на осуществление частной охранной деятельности, выданную органами внутренних дел РФ). 1.2. Доставка скан-копий на электронную почту авторизованного работника Заказчика. 1.3. Работа представителя Заказчика с документами Заказчика должна осуществляться в специальной комнате Исполнителя, оборудованной копировально-множительной техникой, обеспечивающей форматы А4-А0. 1.4. Доставка документов осуществлять тремя способами: обыкновенная, срочная – (осуществляется не более трех часов с момента подачи заявки на доставку), курьер от Заказчика. Документы Заказчику доставляются в коробах. Подача заявки на доставку документов осуществляется по телефону, электронной почте или через программу интеллектуального архива Исполнителя, доступ к которой получает Заказчик. 1.5. Комплекс услуг по конфиденциальному уничтожению документов включая упаковку, измельчение (сжигание), а также составление всех необходимых актов. 1.6. Перечень услуг является необходимым, но недостаточным. Полный перечень услуг должен быть указан в Прайс-листе Исполнителя (Приложение 1 к договору). 2. Требования к услугам: 2.1 Документы Заказчика хранятся в специализированном хранилище Исполнителя, расположенного на территории Москвы и/или Московской области. 2.2. Услуги осуществляются с момента заключения договора в течение 12 месяцев. 2.3. Услуги оказываются в соответствии с требованиями законодательства РФ, в том числе Федерального закона от 27.06.2006 № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». 2.4. Документы хранятся в специализированном хранилище, в котором поддерживается температурно-влажностный режим: температура 17-19 оС и влажность 50-55 %. 2.5. Документы хранятся в коробах Исполнителя. Документы Заказчика маркируются штрихкодами и регистрируются в электронной системе учёта документов Исполнителя как отдельные единицы учёта. Документы упаковываются в обезличенные короба, которые так же маркируются штрих-кодом и регистрируются в электронной системе учёта документов Исполнителя. Исполнитель обязан предоставить авторизированным сотрудникам Заказчика, имеющим доступ к системе, возможность работы с вышеозначенной системой для осуществления различного рода заказов, а также провести их обучение функционалу (п.9.3 настоящего Технического задания). 2.6. Хранение документов должно осуществляться в хранилище, оборудованном сплинкерной и порошковой системами пожаротушения, системами видеонаблюдения и многоуровневой системой доступа. Доступ в хранилище имеют только авторизованные сотрудники Исполнителя. 2.7. Объем хранилища: Заказчику необходимо единовременное размещение примерно от 150 до 500 коробов. На все документы Заказчика, подлежащие передаче на внеофисное хранение, составляется единая сводная опись. Данная процедура осуществляется представителями Исполнителя. Позицией в описи является промаркированная единица учёта (дело). В данной описи должны быть продублированы номера штрих-кодов нанесённых на единицы учёта (дела), а также номера штрих-кодов коробов, в которые эти единицы учёта упакованы. Перед вывозом сформированных коробов в специализированное хранилище Исполнителя описи должны быть согласованы с уполномоченными представителями Заказчика. 2.8. Авторизованный пользователь Заказчика получает от представителя доступ в программу электронного архива Исполнителя, через которую он в дальнейшем сможет работать с документами. В этой же программе в дальнейшем будут заказываться все услуги, связанные с документами (доставка документов и скан-копий, конфиденциальное уничтожение, архивная обработка и др.) 2.9. Исполнитель несет ответственность за утрату, недостачу или повреждение документов Заказчика при оказании услуг согласно требованиям настоящего Технического задания. 2.10. Безвозвратное изъятие документов осуществляется без штрафных санкций и переупаковки коробов и дел. 2.11. Исполнитель обязан принять все предусмотренные договором на предоставление услуг меры для обеспечения сохранности переданных на хранение документов Заказчика, и гарантировать, что документам Заказчика, переданным Исполнителю, будет постоянно обеспечиваться: - охрана документов; - ограничение доступа в хранилище и к документам в соответствии с положениями настоящего Технического задания; - регистрация и сохранение в электронном формате любой информации, предоставленной Заказчиком Исполнителю, занесенной в формуляр описания документов, и касающейся документов Заказчика. 3. Требования к сроку и/или объему предоставления гарантий качества товара/работ/услуг, к обслуживанию товара, к расходам на эксплуатацию товара (при необходимости): Не требуется. 4. Требования, устанавливаемые в соответствии с законодательством Российской Федерации к лицам, осуществляющим поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, являющихся предметом торгов (лицензии, свидетельство СРО и т.д.): 4.1. Наличие лицензией Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (далее - ФСТЭК) на деятельность по разработке и производству средств защиты конфиденциальной информации. Так же Исполнитель обязан обладать лицензией ФСТЭК на деятельность по технической защите конфиденциальной информации. 5. Требования к квалификации, опыту выполнения работ, аналогичных предмету заказа, технической оснащенности, финансовому состоянию Участника Процедуры закупки: Указаны в п.2 настоящего Технического задания. 6. Планируемые сроки поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг Начало: с момента заключения договора. 7. Форма, сроки и порядок оплаты товаров, работ, услуг: Авансирование по договору не предусмотрено. 8. Требования к конфиденциальности 8.1. Исполнитель должен быть внесен в реестр операторов осуществляющих обработку персональных данных. 8.2. В связи с использованием электронной системы учета документов Исполнитель обязан обладать лицензией ФСТЭК на деятельность по технической защите конфиденциальной информации. Документы Заказчика переданные на хранение Исполнителю, должны храниться в обезличенных коробах. Весь учёт поступления, перемещения, изъятия коробов ведётся по штрих-кодам, наклеенным на короба и дела, при помощи специализированного оборудования и электронной системы учёта. 8.3. Определить принадлежность короба к конкретному Заказчику без авторизированного доступа к системе учёта невозможно. 8.4. Исполнитель выдает и доставляет ранее переданные Заказчиком на хранение документы только авторизированному(ным) представителю(ям) Заказчика. 8.5. Любая информация, полученная сотрудниками Исполнителя в процессе их работы в компании, не подлежит разглашению третьим лицам. 8.6. По письменному требованию Заказчика, направленному по факсу или эл.почте в адрес Исполнителя (не позднее чем за 1 рабочий день до предполагаемой инспекции), Заказчик может инспектировать свои Документы в Аудит-комнате на территории Исполнителя. 8.7. С победителем процедуры закупки будет подписан документ, регламентирующий неразглашение конфиденциальной информации в соответствии с законодательством РФ. 9. Требование о наличии системы электронного архива. 9.1. Наличие системы электронного архива (далее - ЭА) с возможностью доступа через интернет из любой точки мира. 9.2. Система ЭА должна содержать в себе следующую информацию: - список всех поступивших на хранение документов с указанием их текущего места хранения (привязка к штрих-коду дела и штрих-коду архивного короба), а так же информации содержащейся в утверждённой описи. - отсканированные образы, находящихся или находившихся на хранении документов, полученные вследствие оформления заказа на оперативное сканирование и отправку на электронную почту Заказчика. - история перемещений единиц учёта (дел), и/или архивных коробов. - история оформленных Заявок. - статистика по пользованию Системой ЭА. 9.3. После авторизации представителя Заказчика, ему должен быть предоставлен доступ в электронную программу (электронный архив), принадлежащую Исполнителю. Доступ в данную программу возможен с любого компьютера по сети Интернет при условии правильно введенного имя пользователя и пароля, который будет знать только данный представитель Заказчика. Так же обязательным условием является внесение авторизированных представителей Заказчика в соответствующий формуляр разрешенного доступа. Обучение представителей Заказчика в количестве 8 (восьми) человек работе в программе должно быть проведено персоналом Исполнителя, курирующим проект. 10. Мотивированное обоснование предмета Отсутствие на территории инновационного центра «Сколково», помещений, обеспечивающих защиту документов от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату (в соответствии с п.4.3 «Основных правил работы архивов организаций» одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, а также ППБ 145-86 от 20.04.1987 г.). 11. Обоснованные особые критерии (подкритерии) установленные в соответствии с настоящим Положением, которые могут быть включены в Документацию процедуры закупки: Не требуется. 12. Возможность подачи альтернативных предложений: Не предусмотрено.