0873219

4.3.2
Утверждение и выпуск документов
4.3.2.1 Все документы, выпущенные для персонала ИЛ как часть
системы менеджмента до их выпуска проверены и одобрены для
использования начальником ИЛ.
Подготовлен и легкодоступен «Перечень используемой нормативной
документации в ИЛ» по процедуре управления, содержащий конкретные
результаты текущей ревизии, статуса чтобы предотвратить использование
недействительных и/или устаревших документов.
4.3.2.2 Принятые процедуры гарантируют, что:
а) копии официальных изданий соответствующих документов доступны
на всех участках, где осуществляются основные операции, важные для
эффективной деятельности ИЛ. НД на методы исследований (испытаний)
измерений и другая документация хранятся в ИЛ вместе с данным РК, у
ответственного лица. Экземпляры НД имеются в ИЛ, где проводятся
соответствующие работы по исследованиям (испытаниям) измерениям и где
к ней имеют доступ непосредственные исполнители исследований
(испытаний) измерений.
b) документы периодически проверяются и при необходимости
пересматриваются, чтобы обеспечить их постоянную пригодность и
соответствие с подходящими требованиями;
с) недействительные или устаревшие документы оперативно изымаются
из всех мест хранения или использования для предупреждения
непреднамеренного использования.
d) Устаревшие документы, сохраняемые в юридических или
информационных целях, соответствующим образом маркируются (Хранение
в юридических целях, Хранение в информационных целях). Решение об
уничтожении документов СМК принимает руководитель организации.
Документы СМК уничтожаются с оформлением акта об уничтожении
документов СМК.
Уничтожению подлежат следующие документы СМК:
- отмененные;
- замененные;
- не подлежащие восстановлению из-за физической изношенности;
- морально-устаревшие.
Архив ИЛ представлен в электронном и/или бумажном виде.
Предназначен для комплектования, учета и обеспечения сохранности
документов о деятельности ИЛ. Доступ посторонних лиц в архив не
разрешается. Папки с архивными документами хранятся на стеллажах в
закрываемом на ключ шкафу. Ключ от шкафа и пароль от электронного
архива имеется у начальника ИЛ и ответственного лица. Безопасность
хранения документации обеспечивается особым режимом доступа в
помещения, ограничением доступа посторонних лиц в ИЛ.
Сдача документов в архив сопровождается записью в «журнале учета
документов, поступивших в архив» (приложение №1). Сдача документов в
архив подтверждается личной подписью сотрудника, сдавшего документы в
архив и ответственного сотрудника, принимающего документы.
Документы хранятся в архиве подшитыми в папки в сброшюрованном
виде. Каждый комплект документов имеет пронумерованные листы и
учетный номер, присваиваемый ему при регистрации в «журнале учета
документов, поступивших в архив». На все хранящиеся документы в архиве
составлена опись, в которой указаны:
- наименование и учетный номер документа;
- количество листов документа;
- дата поступления документа;
- срок хранения документа.
В помещении, где находится архив, обеспечиваются условия хранения
документов в соответствии с установленными требованиями:
- температура – (205) 0 С;
- отсутствие просачивающейся воды и плесени.
В архив сдается следующая документация:
- учтенные экземпляры НД, документов на объекты и методы
исследований, (испытаний) и измерений входящие в область аккредитации
ИЛ;
- протоколы исследований, (испытаний) и измерений (электронный
архив);
- Руководство по качеству (все редакции со всеми изменениями);
- приказы, распоряжения, мероприятия, копии планов работы;
- переписка с организациями;
- учетно-отчетные документы.
Документы сдаются в архив в течение первого месяца года, следующего
за отчетным.
В целях обеспечения конфиденциальности информации выдача
документов из архива осуществляется только с разрешения начальника ИЛ.
Документы выдаются под роспись. Выданные документы регистрируются в
«журнале выдачи документов из архива» приложение №2и подлежат
обязательному возврату в архив. При этом сотрудник ИЛ, получивший
документ из архива, несет личную ответственность перед начальником ИЛ за
соблюдение конфиденциальности информации, полученной из архива и за
сохранность документа. Возврат документов фиксируется в «журнале выдачи
документов из архива».
Предусмотрены следующие сроки хранения документов в архиве:
- все учетные журналы, переписка, документы делопроизводства, планы
организационно-технических мероприятий, материалы содержащие
информацию о результатах испытаний (исследований) измерений для
заказчиков и др. аналогичные документы хранятся в архиве в течение 5-ти
лет;
По истечении установленного срока хранения документы, находящиеся
в архиве, подлежат уничтожению. Уничтожение документов производится
один раз в год. В «журнале учета документов, поступивших в архив»,
делается соответствующая отметка с указанием даты уничтожения
документа.
Недействительные или устаревшие документы оперативно изымаются
из всех мест выпуска или использования либо другим образом
предупреждается их непреднамеренное использование. Замененные и
отмененные документы хранятся в течение пяти лет, а затем подлежат
уничтожению. При хранении документов обеспечиваются условия для
сохранности документов и идентифицируемости, обеспечивается
предохранение их от повреждения и потери.
Ответственным за хранение документов является начальник ИЛ.
Безопасность хранения документации обеспечивается охранной
сигнализацией помещения, парольной защитой компьютерной сети ИЛ и
ограничением доступа посторонних лиц в ИЛ.
4.3.2.3 Документы системы менеджмента, разработанные ИЛ имеют
уникальную идентификацию. В документах указана дата выпуска и
утверждения и/или пересмотра, нумерация страниц, общее число страниц и
сведения об организации выпустившей документ.
У нас прописано так замечаний не возникло при проверке.