1. Создание ЭД «Заявка на закупку

Пошаговая инструкция по работе с электронным документом
«Заявка на закупку»
Содержание
1. Создание ЭД «Заявка на закупку» ................................................................. 2
2. Наполнение ЭД «Заявка на закупку» ........................................................... 4
2.1 Редактирование заголовка документа ............................................................................................... 4
2.2 Вкладка «Общая информация». ........................................................................................................... 4
2.3 Вкладка «Предмет заявки». Подвкладка «Информация о товарах, работах, услугах»................ 5
2.4 Вкладка «Предмет заявки». Подвкладка «График оплаты и поставки»........................................ 6
2.4.1 Раздел «График оплаты». ............................................................................................................ 6
2.4.2 Раздел «График поставки». ......................................................................................................... 7
2.5 Вкладка «Предмет заявки». Подвкладка «Общая информация о предмете контракта». ........... 7
2.6 Вкладка «Предмет заявки». Подвкладка «Описание условий поставки». ...................................... 8
2.7 Вкладка «Условия размещения заявки». Подвкладка «Сведения о лоте» («Сведения о запросе
котировок»). ................................................................................................................................................ 9
2.8 Вкладка «Условия размещения заявки». Подвкладка «Особенности размещения». .................... 11
2.9 Вкладка «Условия размещения заявки». Подвкладка «Требования документации об аукционе»
(«Требования к котировочной заявке»)................................................................................................... 12
2.10 Вкладка «Условия размещения заявки». Подвкладка «Информация об обеспечении». .............. 12
2.10.1 Раздел Обязательство обеспечения заявки. .......................................................................... 13
2.10.2 Раздел Обязательство обеспечения исполнения контракта. .............................................. 13
2.11 Вкладка «Условия размещения заявки». Подвкладка «Порядок работы комиссии».................. 14
3. Работа с вложениями. ..................................................................................... 16
3.1 Прикрепление к ЭД «Заявка на закупку» сопутствующих документов. ....................................... 16
3.2 Ограничения на размер и тип файлов, прикрепляемых к ЭД «Заявка на закупку». ...................... 18
3.3 Методические указания по оптимизации размеров файлов электронных документов. ............. 18
4. Схема документооборота ЭД «Заявка на закупку». ................................. 19
4.1 Обработка ЭД «Заявка на закупку». ................................................................................................. 19
4.2 Утверждение ЭД «Заявка на закупку». ............................................................................................ 19
4.3 Экспертиза ФО ЭД «Заявка на закупку». Согласование. ................................................................ 21
4.4 Согласование ЭД «Заявка на закупку» при отсутствии финансирования................................... 21
4.5 Передача ЭД «Заявка на закупку» для размещения заказа. ........................................................... 22
4.6 Доработка ЭД «Заявка на закупку». ................................................................................................. 24
1. Создание ЭД «Заявка на закупку»
Электронный документ (далее ЭД) «Заявка на закупку» формируется из ЭД «Планграфик».
ВАЖНО:
Сформировать ЭД «Заявка на закупку» можно только из ЭД «План-график», который
находится на статусе «План-график утвержден».
Для формирования ЭД «Заявка на закупку» помечаем «галочкой» закупку планаграфика и, в вызванном правым кликом мыши, контекстном меню, выбираем пункт
«Сформировать документ…».
ВАЖНО:
Сформировать ЭД «Заявка на закупку» может только пользователь системы с
полномочиями «Исполнитель заказчика».
В открывшемся окне «Формирование документа из строк плана», выбираем класс
документа – «Заявка на закупку» и нажимаем кнопку «ОК». Если предполагается, что
создаваемая заявка будет включать несколько лотов – ставим также «галочку» «Разбить на
лоты».
2
ЭД «Заявка на закупку» создана. Приступаем к ее заполнению.
3
2. Наполнение ЭД «Заявка на закупку»
2.1 Редактирование заголовка документа
Заполняем поля в следующем порядке:
Номер - номер заявки на закупку, вводится автоматически. Обязательное для заполнения
поле.
Дата - дата создания заявки на закупку. По умолчанию указывается рабочая дата системы.
Поле доступно для редактирования и является обязательным для заполнения.
Заказчик - официальное наименование организации-заказчика. По умолчанию поле
автоматически заполняется организацией пользователя.
Бюджетополучатель - официальное название организации получателя бюджетных
средств. По умолчанию поле автоматически заполняется организацией пользователя.
2.2 Вкладка «Общая информация».
1) Поле «Способ определения» заполняется автоматически, согласно значению
соответствующего поля в родительском ЭД «План-график».
2) Поле «Особые условия» – заполняется при наличии особых условий (например
Открытый конкурс с ограниченным участием)
3) Поле «Адрес электронной площадки в сети Интернет» – не заполняется.
4) Поле
«Организатор» заполняется автоматически, согласно значению
соответствующего поля в родительском ЭД «План-график».
5) Поля «Сумма документа, Сумма на период планирования, Резерв лимитов/плана
ФХД, Сумма будущих периодов» не подлежат редактированию, будут заполняться
автоматически. Суммы в данных полях пересчитываются системой при переводе
ЭД «Заявка на закупку» на статус «Проект»
4
6) Поля «Основание» и «Цель осуществления закупки» – заполняются из
соответствующих справочников.
7) Поле «Шаблон заявки» – имеется возможность выбрать один из типовых шаблонов
заявок либо типовых контрактов. Данный раздел постоянно пополняется типовыми
шаблонами контрактов по мере их появления в библиотеке типовых шаблонов
контрактов в ЕИС.
8) Поле «Консолидированная закупка» – не используется.
9) В поле «Ответственный сотрудник» из «Справочника персоналий» выберите
сотрудника, ответственного за заявку. Если его в справочнике нет – обратитесь в
службу технической поддержки системы «АЦК-Госзаказ» для внесения записи в
справочник.
10) Поля «Телефон» и «Дата назначения» заполнятся автоматически.
Нажмите кнопку «Применить» чтобы сохранить сделанные изменения.
2.3 Вкладка «Предмет заявки». Подвкладка «Информация о товарах,
работах, услугах».
Система автоматически сформирует позиции заявки в соответствии с выбранными
строками в графике размещения ЭД «План-график размещения заказчика», а также
скомпонует их по бюджетным строкам и графикам оплаты (поставки).
Примечание:
Существует ряд случаев, когда есть необходимость внести исправления на данной
вкладке.
Например, если при заключении контракта объем подлежащих выполнению работ
по техническому обслуживанию и (или) ремонту техники, оборудования, оказанию услуг
связи, юридических услуг, медицинских услуг, образовательных услуг, услуг
общественного питания, услуг переводчика, услуг по перевозкам грузов, пассажиров и
багажа, гостиничных услуг, услуг по проведению оценки невозможно определить, то в
5
поле «цена» заказчик указывает цену запасных частей или каждой запасной части к
технике, оборудованию, цену единицы работы или услуги. При этом Начальная
(максимальная) цена контракта указывается на вкладке «график оплаты и поставки» в
поле «график оплаты». Также в этом случае обязательно устанавливается галочка
«Процедура по цене единицы продукции (количество не определено)» на вкладке «Общая
информация».
На вкладке «Информация о товарах, услугах, работах» в поле «цена», указывается
именно цена за единицу. Количество может быть любым, но при отправке извещения на
ООС в раздел «количество» установится 1.
2.4 Вкладка «Предмет заявки». Подвкладка «График оплаты и поставки».
2.4.1 Раздел «График оплаты».
Согласно приказу Минэкономразвития РФ от 20.09.2013 № 544/18н, при
заполнении планов-графиков размещения заказов не указывается информация о смете.
Следовательно, смета в составе бюджетной строки не переходит в ЭД «Заявка на закупку»
автоматически из ЭД «План-график».
Для выбора сметы, нажмите кнопку
на панели «График оплаты». Далее, в
открывшемся окне «Редактор бюджетной строки заявки», в поле «Смета» нажмите
кнопку «…». В открывшемся окне «Сметы» выбираем нужную строки и нажимаем
кнопку «Выбрать».
6
Примечание:
Дабы исключить вероятные проблемы, связанные с выбором неправильной сметы,
настоятельно рекомендуется не указывать смету и коды КБК вручную, а сразу нажимать
кнопку «Бюджет» и выбрать заново бюджетную строку. В этом случае поле «Смета»
заполняется автоматически значением из бюджетной строки.
2.4.2 Раздел «График поставки».
Система автоматически заполняет график оплаты, график поставки, позиции
спецификации заявки, а также периоды поставки и оплаты в соответствии с выбранными
строками в графике размещения ЭД «План-график».
На этом работу с вкладкой «График оплаты и поставки» можно считать
завершенным.
Нажмите кнопку «Применить», чтобы сохранить сделанные изменения.
2.5 Вкладка «Предмет заявки». Подвкладка «Общая информация о
предмете контракта».
На этой вкладке заполните поля:
Предмет контракта. Поле заполняется автоматически, согласно значению
соответствующего поля в родительском ЭД «План-график размещения заказчика». Но при
этом следует учитывать, что формулировка должна полностью совпадать с предметом
контракта, указанным в проекте контракта.
Обоснование начальной (максимальной) цены контракта. Поле заполняется вручную.
Можно сделать ссылку на вложенный файл, или занести всю информацию в это поле.
Порядок формирования цены контракта. Поле заполняется вручную. Формулировка
должна полностью совпадать с указанной в проекте контракта.
7
Нажмите кнопку «Применить» в Редакторе Заявки на закупку для сохранения
внесённых Вами данных.
2.6 Вкладка «Предмет заявки». Подвкладка «Описание условий
поставки».
Поля на этой вкладке:
Условие поставки. Поле заполняется автоматически, согласно значению
соответствующего поля в родительском ЭД «План-график размещения заказчика».
Условие оплаты. Поле заполняется автоматически, согласно значению соответствующего
поля в родительском ЭД «План-график размещения заказчика».
Характеристики и количество поставляемого товара, объема выполняемых работ,
оказываемых услуг — заполняется автоматически на основе спецификации закупки, в
случае если необходимо отредактировать надо установить чек-бокс «Редактировать»
справа сверху над этим полем.
Срок поставки товара, выполнения работ, оказания услуг — указываются сроки.
Место поставки товара, выполнения работ, оказания услуг — заполняется
автоматически исходя из адреса организации пользователя. Можно отредактировать – для
этого надо установить чек-бокс «Редактировать» в верхнем правом углу над этим полем.
8
Срок и условия оплаты поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг –
обязательно для заполнения.
Нажимаем кнопку «Применить» чтобы сохранить сделанные изменения.
2.7 Вкладка «Условия размещения заявки». Подвкладка «Сведения о
лоте» («Сведения о запросе котировок»).
Далее переходим на вкладку «Условия размещения заявки» и на первую
подвкладку «Сведения о запросе котировок» («Сведения о лоте»).
Заполняем:
Планируемая дата заключения. Заполняется автоматически, согласно значению
соответствующего поля в родительском ЭД «План-график».
Валюта. Автоматически устанавливается RUB.
Шаблон контракта. На данный момент не используется.
Идентификационный код. Заполняется автоматически.
Контрактный управляющий. Поле заполняется автоматически, согласно информации о
9
контрактной службе, заполненной для заказчика в справочнике организаций. Если это
поле не заполнилось автоматически – обратитесь в службу технической поддержки
системы «АЦК-Госзаказ» для внесения записи в справочник. Также информацию в данное
поле можно внести вручную из «Справочника персоналий». Нажмите «…» выберите
контрактного управляющего. Если его в справочнике нет – обратитесь в службу
технической поддержки системы «АЦК-Госзаказ» для внесения записи в справочник.
Информация о контрактной службе. Поле заполняется автоматически, согласно
информации о контрактной службе, заполненной для заказчика в справочнике
организаций. Если это поле не заполнилось автоматически – обратитесь в службу
технической поддержки системы «АЦК-Госзаказ» для внесения записи в справочник.
Также информацию в данное поле можно внести вручную.
Ответсвенные за заключение контракта. Поле заполняется автоматически, согласно
информации о контрактной службе, заполненной для заказчика в справочнике
организаций. Если это поле не заполнилось автоматически – обратитесь в службу
технической поддержки системы «АЦК-Госзаказ» для внесения записи в справочник.
Также информацию в данное поле можно внести вручную из «Справочника персоналий».
Нажмите «…» выберите ответственного за заключение контракта. Если его в справочнике
нет – обратитесь в службу технической поддержки системы «АЦК-Госзаказ» для внесения
записи в справочник.
Чек-бокс «Возможность заказчика изменить условия контракта в соответствии с ст.
34, 95, 44-ФЗ от 05.04.2013г.». Устанавливается в соответсвии с требованиями
законодательства.
Чек-бокс «Возможность одностороннего отказа от заключения контракта в
соответсвии с ч.8-26, ст. 95, 44-ФЗ от 05.04.2013г.». Устанавливается в соответсвии с
требованиями законодательства.
10
Иная информация. Вводится необходимая дополнительная информация.
2.8 Вкладка «Условия размещения заявки». Подвкладка «Особенности
размещения».
Чек-бокс «Размещение заказа у субъектов малого предпринимательства, социально
ориентированных некомерчиских организаций» — отмечается, если закупка
проводится для СМП (СОНО) (При этом обязательно необходимо выбрать значения
«Субъектам малого предпринимательства (в соответствии со Статьей 30 Федерального
закона № 44-ФЗ)» и «Социально ориентированным некоммерческим организациям (в
соответствии со Статьей 30 Федерального закона № 44-ФЗ)» из справочника
«Особенности размещения»
Раздел «Особенности размещения» — указываются особенности размещения заказа для
их выгрузки на ООС, такие как «Единые требования к участникам (в соответствии с
частью 1 Статьи 31 Федерального закона № 44-ФЗ)», «Субъектам малого
предпринимательства (в соответствии со Статьей 30 Федерального закона № 44-ФЗ)»,
«Социально ориентированным некоммерческим организациям (в соответствии со Статьей
30 Федерального закона № 44-ФЗ)» и т.д. (выбираются из соответствующего справочника,
загруженного с ООС).
11
Нажмите кнопку «Применить» для сохранения сделанных изменений.
2.9 Вкладка «Условия размещения заявки». Подвкладка «Требования
документации об аукционе» («Требования к котировочной заявке»).
Закладка включает в себя список требований к участнику размещения заказа и
требований к продукции.
Чтобы создать новое требование необходимо нажать кнопку «Новый»
. На
экране появится форма требования к участникам размещения заказа. В форме требования
к участникам заполняются следующие поля:
Наименование – наименование требования к участникам запроса котировок. Заполняется
вручную или из Справочника особенностей размещения заказа.
Тип требования – название типа требования к участникам запроса котировок, выбирается
из раскрывающегося списка.
Минимальное значение – минимальное значение, которое может принимать требование.
При включении режима Не ограничено минимальное значение требования не вводится.
Максимальное значение – максимальное значение, которое может принимать
требование. При включении режима Не ограничено максимальное значение требования не
вводится.
Для добавления набора типовых требований к участникам запроса котировок из
справочника Типовые требования и критерии оценки необходимо нажать кнопку
.
2.10 Вкладка «Условия размещения заявки». Подвкладка «Информация
об обеспечении».
12
Здесь заполняется информация о суммах обеспечения и счетах. Заполняются
следующие поля:
2.10.1 Раздел Обязательство обеспечения заявки.
Установить обеспечение - при активном параметре доступны для редактирования поля
блока Обязательство обеспечения заявки.
Размер обеспечения заявки - заполняется автоматически значением суммы равной
верхней границе параметра Сумма обеспечения заявки/участия в Параметрах системы от
суммы лота по заказчику. При изменении значения автоматически пересчитывается
значение в поле % размера обеспечения.
% размера обеспечения - заполняется автоматически значением верхней границы
параметра Сумма обеспечения заявки/участия в Параметрах системы. При изменении
значения автоматически пересчитывается значение в поле Размер обеспечения заявки.
Лицевой счет внесения платы - выбирается из справочника «Счета». Данное поле
заполняется исходя из следующих условий:
 В случае процедуры определения поставщика путем проведения конкурса:
Необходимо указывать счет для временных средств Управления государственных
закупок Тюменской области - ВС000020858ГЗТО.
 В случае процедуры определения поставщика путем проведения электронного
аукциона: Необходимо указывать счет заказчика для внесения обеспечения заявки.
Расчетный счет внесения платы – заполняется автоматически при заполнении поля
«Лицевой счет внесения платы».
БИК - заполняется автоматически из расчетного счета.
Срок и порядок предоставления обеспечения заявки – заполняется вручную.
2.10.2 Раздел Обязательство обеспечения исполнения контракта.
Установить обеспечение - при активном параметре для редактирования доступны поля
блока Обязательство обеспечения исполнения контракта.
Передача в залог денежных средств - доступно для редактирования на статусе
Отложен.
Размер обеспечения контракта - заполняется автоматически значением суммы равной
верхней границы параметра Сумма обеспечения исполнения контракта в Параметрах
системы от суммы лота по заказчику. Верхняя граница берется в зависимости от значения
Начальной суммы параметра (т.е. если сумма лота меньше суммы указанной в поле
Начальная сумма, то берется верхняя граница блока Проценты ниже и соответственно
наоборот, если сумма больше, то берется из блока Проценты выше). При изменении
суммы пересчитывается значение в поле % размера обеспечения.
% размера обеспечения - заполняется автоматически значением верхней границы
параметра Сумма обеспечения исполнения контракта в Параметрах системы. Верхняя
граница берется в зависимости от значения Начальной суммы параметра (т.е. если сумма
лота меньше суммы указанной в поле Начальная сумма, то берется верхняя граница блока
Проценты ниже и соответственно наоборот, если сумма больше, то берется из блока
Проценты выше). При изменении % пересчитывается сумма в поле Размер обеспечения
контракта от суммы по заказчику в лоте.
Лицевой счет внесения платы - доступно для редактирования, если установлен признак
Передача в залог денежных средств. Выбор из справочника Счета с фильтром по:
13
– организатору и заказчику;
– типу счета, разрешать выбирать все кроме счетов с типом Банковский.
Если для заказчика есть только один лицевой счет с признаком Для внесения
обеспечения, то он автоматически подтягивается в данное поле. В данное поле
необходимо вносить счет заказчика для внесения обеспечения контракта.
Расчетный счет внесения платы - доступно для редактирования на статусе Отложен,
если установлен признак Передача в залог денежных средств. Выбор из справочника
Счета с фильтром по:
– организатору и заказчикам указанным в лоте;
– типу счета, разрешать выбирать счета с типом Банковский.
Если для заказчика лота есть только один банковский счет с признаком Для внесения
обеспечения, то он автоматически подтягивается в данное поле. Если счет
автоматически заполнился при выборе значения в поле Лицевой счет внесения платы,
то поле становится недоступным для редактирования.
БИК - заполняется автоматически из расчетного счета.
Срок и порядок предоставления обеспечения контракта - заполняется вручную.
2.11 Вкладка «Условия размещения заявки». Подвкладка «Порядок
работы комиссии».
Заполняем поля:
Планируемая дата публикации. Поле заполняется автоматически, согласно значению
соответствующего поля в родительском ЭД «План-график размещения заказчика».
Планируемая дата проведения Поле заполняется автоматически, согласно значению
соответствующего поля в родительском ЭД «План-график размещения заказчика».
Срок подписания победителем контракта (дней) - устанавливается в соответствии с
законодательством, обязательное поле.
14
На закладке также содержится список членов комиссии, который необходимо
заполнить, включив в него список членов комиссии – представителей заказчика.
Для внесения нового члена комиссии нажимается кнопка «Новый»
появится форма для заведения члена комиссии:
15
. На экране
В данной форме необходимо заполнить следующие поля:
Роль – с помощью переключателя выбирается роль «Член комиссии».
Ответственный сотрудник – фамилия члена комиссии, выбирается из «Справочника
персоналий» выберите сотрудника, ответственного за заявку. Если его в справочнике нет –
обратитесь в службу технической поддержки системы «АЦК-Госзаказ» для внесения
записи в справочник.
Роль члена комиссии на ООС не используется.
Отсутствовал - признак отсутствия члена комиссии. Не используется
Примечание – дополнительная информация о члене комиссии.
Нажмите кнопку «Применить» для сохранения сделанных изменений.
3. Работа с вложениями.
3.1 Прикрепление к ЭД «Заявка на закупку» сопутствующих документов.
Для того, чтобы прикрепить к ЭД «Заявка на закупку» какой либо сопутствующий
электронный документ (файл) необходимо нажать кнопку «Файлы»
. В открывшемся
окне «Вложенные документы», нажав на кнопку «Присоединить файл…»
, выбрать и
присоединить необходимые файлы (например, электронную версию заявки на проведение
торгов, обоснование цены контракта, проект государственного контракта, при
необходимости - техническое задание (спецификацию), проектную документацию, сметы,
уведомление заказчика о направлении заявки и т.п.).
16
Всем вложенным файлам необходимо назначить группу полей «Приложение к
заявке на закупку (техническая часть, обоснование цены, проект контракта)» (ID=511)
Если к заявке прикладываются эскизы, изображения, им необходимо назначать
группу «Приложение к заявке на закупку (эскизы, изображения товара)» (ID=512)
Для того, чтобы выбрать «Группу полей», выделите вложенный файл
(уведомление), как показано на рисунке выше и нажмите кнопку «Привязать к группе
полей…»
Файлы можно прикреплять как поштучно, так и списком. После прикрепления
документов необходимо нажать на кнопку «Закрыть».
Нажмите кнопку «Применить» для сохранения сделанных изменений. Пока заявка
находится в статусе «Отложен» у Вас есть возможность ее открывать и редактировать.
17
3.2 Ограничения на размер и тип файлов, прикрепляемых к ЭД «Заявка на
закупку».
Данные требования введены на основе требований предъявляемых сайтом Единой
информационной системы к файлам, загружаемым при размещении извещений,
разъяснений, внесении изменений в извещения, при отказе от проведения процедуры
определения поставщика, а также в целях оперативной обработки информации о
государственном заказе в системе АЦК-Госзаказ.

Размер одного файла, загружаемого в систему, не должен превышать 48 Мб.

Если файл имеет размер больший, чем 48 Мб, его следует разбить на тома
размером не более 48 Мб при помощи архиватора (rar, zip).

Общий размер файлов, загружаемых в Систему не должен превышать 2 Гб.

Общее количество файлов загружаемых в Систему не должно превышать 70 штук.

В систему допускается загружать сканированные копии коммерческих
предложений, платежных документов, контрактов, проектно-сметных документов,
лицензий, фотографий объекта закупки и других документов в следующих форматах: bmp,
jpg, jpeg, gif, tif, tiff, docx, doc, rtf, txt, pdf, xls, xlsx, ppt, odf. Можно так же запаковать
файлы с указанным типом в архив: rar, zip.

В систему допускается загружать в составе ЭД «Заявка на закупку» файлы,
содержащие техническое задание, обоснование цены контракта, проект контракта,
исключительно в следующих форматах: docx, doc, rtf, txt, xls, xlsx.

Не допускается загрузка файлов, имеющих форматы отличные от указанных
форматов, например mp3, avi, exe.

Файлы, загружаемые в Систему, не должны содержать вирусов и вредоносных
программ.
3.3 Методические указания по оптимизации размеров файлов
электронных документов.
Учитывая то, что информация передаётся в файлах общеизвестного и повсеместно
используемого типа, таких как рисунок (.jpg, .bmp, .gif и т.д.), документ MS Office (.doc,
.rtf, .xlt и т.д.), средствами современной информатизации имеется много возможностей
оптимизировать размеры данных файлов. Вот некоторые из них:

Файлы графического характера создавать с расширением .JPG или .GIF со средней
степенью сжатости и удобными для восприятия размерами. При этом следует учесть, что
файлы данного типа практически не поддаются сжатию стандартными средствами
архивации (rar, zip, и т.д.). (Работу с данными типами файлов поддерживает стандартный
графический редактор Paint).

Файлы, несущие в себе текстовую информацию, следует передавать
исключительно в предназначенных для этого типа файлов (Файлы MS Word, MS Excel,
текстовые файлы и т.д.). При этом следует учесть, что файлы данного типа очень хорошо
поддаются сжатию стандартными средствами архивации.

Недопустимо хранить информацию в непредназначенном для данного вида
информации типе файла. (пример: конкурсная документация на 23л. в файле типа .doc
имеет объем ~ 200 Kb. Эта же информация в файлах типа .JPG (отсканированная версия
документа с средней степенью качества) имеет общий объём ~ 6Mb, что в 30 раз
превышает вышеуказанный объем). Для удобного и быстрого перевода рисунка
(отсканированного текста) в текст (.doc) существует приложение FineReader.

Если количество ваших файлов превышает возможное количество присоединяемых
18
к заявке АЦК-Госзаказ файлов (на данный момент 70), необходимо воспользоваться
архиватором (например WinRar). При этом следует учесть, что размер одного файла,
присоединенного к заявке в системе АЦК-Госзаказ не может превышать 48Mb (для
формирования архива частями определенного размера в приложении WinRar есть
необходимые средства).
4. Схема документооборота ЭД «Заявка на закупку».
4.1 Обработка ЭД «Заявка на закупку».
Действие доступно только пользователям системы «АЦК-Госзаказ» с ролью
«исполнитель заказчика».
После заполнения всех полей ЭД «Заявка на закупку», а так же после
присоединения всех необходимых электронных документов (файлов) к ЭД «Заявка на
закупку» заказчик должен обработать заявку. Для этого надо нажать на статусную кнопку
«Отложен» и выполнить действие «Обработать».
После этого система «АЦК-госзаказ» проведет контроли на соответствие ЭД
«Заявка на закупку» законодательству и плану-графику размещения заказа. Если ЭД
«Заявка на закупку» заполнен корректно – он перейдет на статус «Проект»
4.2 Утверждение ЭД «Заявка на закупку».
Действие доступно только пользователям системы «АЦК-Госзаказ» с ролью
«руководитель заказчика».
На статусе «Проект», с подготовленным ЭД «Заявка на закупку» может
ознакомиться руководитель заказчика.
На данном этапе руководитель заказчика может утвердить ЭД «Заявка на закупку»,
либо отложить его.
Чтобы утвердить ЭД «Заявка на закупку», нужно нажать на статусную кнопку
«Проект» и выполнить последовательно 2 действия:
 «Подписать»
19

«Утвердить»
Чтобы отложить ЭД «Заявка на закупку», нужно нажать на статусную кнопку
«Проект» и выполнить действие «Отложить».
ВАЖНО:
В соответствии с порядком взаимодействия уполномоченного органа и заказчиков
Тюменской области, утвержденного распоряжением Правительства Тюменской
области от 27.12.2013 №2518-рп подписывать документ (в данном случае утверждать
ЭД «Заявка на закупку») можно только зарегистрированной в ИС «АЦК-Госзаказ»
усиленная неквалифицированная электронная подпись руководителя либо лица его
замещающего.
20
В результате описанного действия «Утвердить» ЭД «Заявка на закупку» перейдет
на статус «Принят».
4.3 Экспертиза ФО ЭД «Заявка на закупку». Согласование.
Действие доступно только пользователям системы «АЦК-Госзаказ» с ролью
«Финансовый орган».
Специалисты Департамента финансов Тюменской области согласовывают
размещение заказа, путём перевода ЭД «Заявка на закупку» на статус «Есть лимиты»/
«Принят без лимитов лимиты», а в случае подачи заявки после доработки - «Поступило
после доработки».
Для этого нужно нажать статусную кнопку «Принят» и выбрать действие «В
исполнение»
Специалисты Департамента финансов Тюменской области, также может вернуть
ЭД «Заявка на закупку» для доработки.
Для этого нужно нажать статусную кнопку «Принят» и выбрать действие
«Вернуть на доработку»
4.4 Согласование ЭД «Заявка на закупку» при отсутствии
финансирования.
Согласно пункту 4.1.3 порядка взаимодействия уполномоченного органа и
заказчиков Тюменской области, утвержденного распоряжением Правительства
21
Тюменской области от 27.12.2013 №2518-рп, Заказчики для определения поставщика
(подрядчика, исполнителя) согласовывают наличие лимитов бюджетных обязательств
путем подтверждения Департаментом финансов Тюменской области заявок на
определения поставщика (подрядчика, исполнителя) в ИС "АЦК-Госзаказ" с
использованием автоматизированной информационной системы "АЦК-Финансы" (АС
"АЦК-Финансы").
В случае отсутствия (либо превышения) лимитов, ЭД «Заявка на закупку» в
результате контроля лимитов переходит на статус «Нет лимитов».
На этом статусе заказчик может отложить ЭД «Заявка на закупку» (чтобы внести
исправления, поменять сумму или источник финансирования) либо обратиться в
Департамент финансов Тюменской области, после выполнения действий направленных на
появление необходимых сумм, с просьбой о повторной проверке лимитов.
Специалисты отраслевых отделов Департамента финансов ТО имеют
возможность согласовать размещение государственного заказа, выполнив действие
«Принять без лимитов (Подписать)» (при этом ЭД «Заявка на закупку» перейдет на статус
«Есть лимиты/план») либо проверить наличие лимитов повторно.
4.5 Передача ЭД «Заявка на закупку» для осуществления закупки.
Согласно пункту 4.1.1 порядка взаимодействия уполномоченного органа и
заказчиков Тюменской области, утвержденного распоряжением Правительства
Тюменской области от 27.12.2013 №2518-рп, Заказчики в целях определения поставщика
22
(подрядчика, исполнителя) разрабатывают и направляют в уполномоченный орган заявки
на определение поставщика (подрядчика, исполнителя) по установленной форме в
электронном виде через ИС "АЦК-Госзаказ", подписанные действующей и
зарегистрированной в данной системе электронной подписью руководителя, либо лица
его замещающего, в соответствии с планом-графиком размещения заказов.
После согласования размещения Департаментом финансов Тюменской области
заявка переходит на статус «Есть лимиты»/ «Принят без лимитов». Чтобы направить ЭД
«Заявка на закупку» в Управление государственных закупок Тюменской области для
определения поставщика, нажимаем на статусную кнопку «Есть лимиты» и выполняем
действие «Направить в УГЗ».
Только после этого этапа ЭД «Заявка на закупку» считается направленным в
Управление государственных закупок Тюменской области.
ВАЖНО:
Если ЭД «Заявка на закупку» направляется в Управление государственных закупок
впервые, то на статусе «Есть лимиты» («Принят без лимитов»), Заказчик должен
выполнить действие «Направить в УГЗ»1.
В результате выполнения действия «Направить в УГЗ» ЭД «Заявка на закупку»
перейдет на статус «Регистрация заявки». Его дальнейшая обработка проводится
специалистами Управления государственных закупок.
Если ЭД «Заявка на закупку» направляется в Управление государственных закупок
после доработки то после прохождения экспертизы специалистами Департамента
финансов ТО на статусе «Принят» он автоматически перейдет на статус «Поступило
после доработки».
1
Действие доступно пользователям АЦК-госзаказ с полномочиями исполнитель заказчика
23
4.6 Доработка ЭД «Заявка на закупку».
Если в ходе анализа поданного ЭД «Заявка на закупку» специалистами Управления
государственных закупок Тюменской области, в нем обнаруживаются нарушения, то
такой ЭД «Заявка на закупку» возвращается на доработку.
При этом статус ЭД «Заявка на доработку» устанавливается – «Возвращено для
доработки».
Если ЭД «заявка на закупку» перешел на статус «Возвращено для доработки»,
заказчик должен в сроки, обозначенные порядком взаимодействия уполномоченного
органа и заказчиков Тюменской области, утвержденного распоряжением Правительства
Тюменской области от 27.12.2013 №2518-рп, внести исправления в ЭД «Заявка на
закупку» и подать его повторно либо произвести отзыв заявки.
Чтобы отозвать заявку нужно нажать на статусную кнопку «Возвращено для
доработки» и выполнить действие «Отозвать заявку».
При этом ЭД «Заявка на закупку» переходит на статус «Отказан», с примечанием
«Заявка отозвана заказчиком». На данном статусе с ЭД «Заявка на закупку» ничего
невозможно сделать, он доступен только для просмотра.
Чтобы доработать заявку нужно нажать на статусную кнопку «Возвращено для
доработки» и выполнить действие «Отложить для доработки».
24