Утверждены постановлением Правительства Республики Казахстан

Утверждены
постановлением Правительства
Республики Казахстан
от
2016 года №
Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
1. Общие положения
1. Настоящие Правила отнесения сведений к служебной информации
ограниченного распространения и работы с ней (далее - Правила) разработаны
в соответствии с Законом Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года «Об
административных
процедурах».
Правила
определяют
для
всех
государственных органов порядок оформления, учета, размножения, хранения,
использования, отбора и передачи на постоянное государственное хранение и
выделения к уничтожению документов, дел и изданий, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения.
2. Настоящие Правила не распространяются на порядок работы со
служебной информацией, содержащей государственные секреты Республики
Казахстан.
3. Служебная информация ограниченного распространения –
конфиденциальная служебная информация, доступ к которой временно
ограничен в целях соблюдения административных процедур, связанных с
необходимостью обеспечения независимости государственного органа при
принятии решения.
К служебной информации ограниченного распространения относятся
сведения, зафиксированные в документах, делах и изданиях:
полученные и создаваемые в ходе проводимых проверок в рамках
государственного контроля и надзора, по которым не принято решения;
полученные и создаваемые в результате внутриведомственной и
межведомственной переписки или на основе совещаний в государственных
органах, по которым не принято окончательного решения;
полученные от иностранных государств или международных
организаций, по которым не принято взаимного соглашения об условиях
раскрытия такой информации.
Документам, делам и изданиям, содержащим служебную информацию
ограниченного распространения, присваивается пометка «Для служебного
пользования» (далее - пометка «ДСП»»).
4. Доступ к информации ограниченного распространения, связанной с
информацией, указанной в статье 6 Закона Республики Казахстан «О доступе к
2
информации» обеспечивается на основании письменного запроса, в том числе
в виде электронного документа, либо по решению первого руководителя
государственно органа.
При этом пометка «ДСП» на документах, содержащих такую
информацию, не указывается.
5. Запрещается присвоение пометки «ДСП» документам, содержащим
информацию, указанную в статье 16 Закона Республики Казахстан от 16 ноября
2015 года «О доступе к информации».
6. Обработка, передача и хранение служебной информации
ограниченного распространения в электронном виде осуществляется через
Единую транспортную среду государственных органов.
Передавать служебную информацию ограниченного распространения по
техническим каналам открытых видов связи (телефонная и факсимильная связь
общего пользования, сеть Интернет и сотовая связь) не допускается.
7. Лицам, использующим в работе служебную информацию
ограниченного распространения необходимо точно и аккуратно выполнять все
требования по защите информации, хранить и не разглашать сведения,
полученные ими при исполнении служебных обязанностей.
8. За нарушение требований настоящих Правил, руководители и
работники государственных органов несут ответственность в соответствии с
законами Республики Казахстан.
2. Порядок учета, использования и хранения служебной
информации с пометкой «ДСП»
9. Прием и учет (регистрация) документов и изданий с пометкой «ДСП»
осуществляется документационной службой государственного органа.
10. Вся поступающая в государственный орган корреспонденция с
пометкой «ДСП» подвергается первичной обработке, предварительному
осмотру, регистрации и представлению к рассмотрению руководству.
Указанная корреспонденция принимается и обрабатывается работниками
документационной службы, которым в соответствии с должностными
инструкциями поручена работа с такого рода документами.
В случае поступления корреспонденции с пометкой «ДСП» в бумажном
виде, она должна быть запечатана в конверте (пакете). При этом проверяется
целостность упаковки, количество листов и экземпляров документов и изданий,
а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия (неполноты) в конвертах (пакетах) документов и
изданий с пометкой «ДСП» или приложений к ним составляется акт в
произвольной форме, в трех экземплярах: один из которых направляется
отправителю, второй - остается в документационной службе, третий передается исполнителю документа.
3
Конверты (пакеты) не подлежат выделению к уничтожению в тех
случаях, когда только по ним возможно определить точный адрес отправителя,
время отправки и получения документа, а также при получении доплатной
корреспонденции.
Ошибочно поступившие документы и издания с пометкой «ДСП»
возвращаются отправителю.
При поступлении документов и изданий с пометкой «ДСП» на
электронных носителях проверяется наличие вредоносных программ.
11. В нерабочее время документы и издания с пометкой «ДСП»
принимаются дежурным по государственному органу.
Не допускается доставлять в нерабочее время документы и издания с
пометкой «ДСП» в государственные органы, не имеющие постоянных
дежурных.
12. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние
документы, а также издания с пометкой «ДСП». Документы учитываются по
количеству листов, издания (книги, журналы, брошюры) - по количеству
экземпляров.
Основным требованием учета является однократность присвоения
регистрационного номера документам и изданиям с пометкой «ДСП».
Исключение
cоставляют
документы,
переходящие
на
следующий
делопроизводственный год, незавершенные делопроизводством или требующие
длительного срока исполнения, которые подлежат перерегистрации.
13. Учет документов и изданий с пометкой «ДСП» ведется отдельно от
учета другой несекретной документации в электронном формате в виде базы
данных.
Движение документов и изданий с пометкой «ДСП» должно
своевременно отражаться в соответствующих регистрационных учетных
формах.
14. На каждом зарегистрированном документе, а также на
сопроводительном письме к изданиям с пометкой «ДСП» проставляется
регистрационный номер.
Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который можно
дополнить индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях, дате поступления и другие.
15. Тираж издания «ДСП», полученный для рассылки, регистрируется
под одним входящим номером.
Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания)
учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на
размножаемом документе (издании) и в соответствующей регистрационной
учетной форме. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров
производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
4
3. Оформление, размножение и рассылка (отправка) документов
и изданий с пометкой «ДСП»
16. На первом листе в правом верхнем углу документа печатают слова:
«ДСП» и указывают количество отпечатанных экземпляров.
На обороте последнего листа каждого экземпляра документа и
сопроводительного письма указывается, куда направлены экземпляры
отправленного документа и его отпуск, фамилия исполнителя документа и
отметка об уничтожении файла.
17. Подписанные (утвержденные) документы с пометкой «ДСП»
передаются для регистрации работнику документационной службы,
осуществляющему их учет.
18. Реферативные информационные издания в журнальном или
сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о
документах и изданиях с пометкой «ДСП», выпускаются с этой же пометой.
Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы, не
содержащие служебной информации ограниченного распространения,
учитываются и хранятся как несекретные материалы.
Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух работников
документационной службы на обложке этих изданий.
19. В типографиях или структурных подразделениях государственных
органов, осуществляющих размножение, учет тиражируемых документов и
изданий с пометкой «ДСП» допускается осуществлять в одном журнале вместе
с учетом размноженных других несекретных документов.
20. По окончании печатания издания с пометкой «ДСП» печатные формы
аннулированы, а соответствующие файлы (при компьютерном наборе) удалены,
о чем составляется акт произвольной формы за подписями представителя
государственного органа-заказчика и типографии (печатно-издательского
центра) – исполнителя.
21. Рассылка тиражированных документов и изданий с пометкой «ДСП»
осуществляется документационной службой на основании подписанных их
руководителями реестров (описей) с указанием учетных номеров отправляемых
экземпляров.
22. Пересылка документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» другим
организациям в пределах Республики Казахстан производится, как правило,
фельдъегерской связью, в пределах одного населенного пункта - курьерами.
Отправляемые документы, дела и издания с пометкой «ДСП» должны быть
помещены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. Не допускается
использовать для пересылки конверты с прозрачными «окошками».
23. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования
(открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных
документов с добавлением пометы «ДСП».
5
На конвертах (пакетах) с документами и изданиями с пометкой «ДСП» не
допускается указывать фамилии и должности руководителей и работников, а
также наименования структурных подразделений.
24. Передача документов и изданий с пометкой «ДСП» иностранным
юридическим (физическим) лицам и их представителям допускается в каждом
отдельном случае только по письменному разрешению руководителя данного
государственного органа.
Если в документах и изданиях с пометкой «ДСП» содержатся сведения,
относящиеся к компетенции других государственных органов, передача их за
границу может быть осуществлена только с согласия руководителей этих
государственных органов.
Не допускается направлять за границу издания с пометкой «ДСП» в
порядке книгообмена.
4. Формирование исполненных документов
с пометкой «ДСП» в дела
25. Порядок исполнения, прохождения документов с пометкой «ДСП»,
контроля за их исполнением аналогичен порядку работы с несекретными
документами.
26. Документы с пометкой «ДСП» после их исполнения формируются в
дела. Заголовки указанных дел вносятся в номенклатуру дел государственного
органа несекретного делопроизводства.
В номенклатуру дел включаются заголовки всех регистрационных
учетных форм и контрольно-справочных, тематических и других картотек на
документы с пометкой «ДСП».
27. Дела с пометкой «ДСП» формируются в соответствующих
структурных подразделениях государственного органа под контролем
документационной службы.
28. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
требования:
1) помещать в дело только исполненные и правильно оформленные
документы;
2) помещать в дело все документы, относящиеся к решению данного
конкретного вопроса;
3) группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за
исключением переходящих дел;
4) раздельно формировать в дела документы постоянного и временного
срока хранения;
5) помещать в соответствующие дела распечатки с документов на
электронных носителях, требующих особого юридического подтверждения
6
(гербовая печать, подпись, грифы утверждения и согласования), на общих, для
документов на бумажной основе, основаниях;
6) не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры и черновики;
7) объем дела не должен превышать 250 листов;
8) планы, отчеты, сметы формировать в соответствующие дела того года,
на который или за который они составлены, независимо от даты составления,
подписания (утверждения);
9) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или
составления, присоединяются к документам, к которым они относятся,
приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в
документе делается отметка.
29. Обложка дела, завершенного делопроизводством, должна содержать
следующие реквизиты:
1) пометку «ДСП»;
2) официальное наименование государственного органа;
3) наименование населенного пункта, в котором дислоцирован
государственный орган;
4) наименование структурного подразделения государственного органа;
5) индекс дела по номенклатуре дел;
6) заголовок дела;
7) номер тома дела;
8) крайние даты дела (для распорядительных документов, протоколов,
стенограмм, переписки), для распорядительных документов-протоколов,
стенограмм - порядковые номера первого и последнего документа;
9) срок хранения дела.
30. В ходе проведения экспертизы ценности документов с пометкой
«ДСП» на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков
хранения проставляются дополнительные реквизиты: номер архивного фонда,
номер сводной описи дел, номер дела и количество листов в деле. Указанные
категории дел переплетаются или подшиваются на четыре прокола и
снабжаются внутренней описью документов (Приложение 1) и листомзаверителем дела (Приложение 2).
Внутренняя опись документов размещается в начале дела, листзаверитель – в конце.
31. Дела с пометкой «ДСП», включающие крупноформатные документы
(чертежи, схемы и т.п.) хранятся в твердых папках или в футлярах (коробках).
32. Документы с пометкой «ДСП» в зависимости от служебной
необходимости допускается формировать в дела отдельно или вместе с другими
несекретными документами по одному и тому же вопросу. При включении в
дело одного и более документов с пометкой «ДСП» все дело приобретает
характер ограниченного распространения.
7
В случаях, когда в государственном органе образуется большое
количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, планы, отчеты,
инструкции и т.д.) как с пометкой «ДСП», так и без указанной пометы,
целесообразно предусмотреть их обособленное формирование в дела.
33. При проведении экспертизы ценности документов законченные
производством дела с пометкой «ДСП» просматриваются Центральной
экспертной комиссией государственного органа полистно.
5. Использование документов, дел и изданий
с пометкой «ДСП»
34.Категории работников, допускаемых к работе с документами, делами и
изданиями с пометкой «ДСП», определяются руководителем государственного
органа.
35. Не допускается:
1) размещать сведения из документов и изданий с пометкой «ДСП» в
глобальных и локальных информационных сетях;
2) использовать их для открытых выступлений или опубликования в
открытой печати, передачах по радио и телевидению;
3) экспонировать документы и издания с пометкой «ДСП» на открытых
выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах
массового обозрения.
36. Работники сторонних организаций допускаются к ознакомлению и
работе с документами и изданиями с пометкой «ДСП» только с разрешения
руководителя государственного органа, в ведении которых находятся
указанные документы, при наличии письменного запроса тех организаций, в
которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
37. Дела и издания с пометкой «ДСП» выдаются исполнителям
(исследователям) и принимаются от них под расписку в карточке учета
выдаваемых дел и изданий (Приложение 3).
38. Снятие копий, а также производство выписок из документов и
изданий с пометкой «ДСП» работниками данного, государственного органа
производится по разрешению руководителя документационной службы.
Снятие копий для сторонней организации с документов и изданий с
пометкой «ДСП» производится на основании ее письменного запроса по
разрешению руководителя государственного органа, подготовивших эти
документы или издания.
Копирование для сторонних организаций документов и изданий с
пометкой «ДСП», полученных от других организаций, производится только по
согласованию с последними.
39. Издания с пометкой «ДСП», включаются только в служебные
каталоги, выпускаемые государственными органами.
8
40. Выдача гражданам изданий с пометкой «ДСП» в публичных
библиотеках производится только по письменным ходатайствам руководителей
государственных органов, в которых эти граждане работают, с указанием темы
работы. Полученные разрешения действительны в течение одного года со дня
их подписания.
Изъятие документов и дел с пометкой «ДСП» производится в
соответствии с законодательством Республики Казахстан с обязательным
оставлением в деле заверенных копий документов и протокола изъятия
подлинников.
41. В ведомственных библиотеках издания с пометкой «ДСП» выдаются:
1) работникам данного государственного органа - с разрешения
руководителя документационной службы;
2) работникам сторонних организаций – по письменным ходатайствам
этих организаций с разрешения руководителя государственного органа,
хранящих указанные издания.
42. Издания с пометкой «ДСП» могут выдаваться по межбиблиотечному
абонементу (в пределах Республики Казахстан) в порядке, определяемом
пунктом 39 настоящих Правил.
6. Порядок снятия с дел пометки «ДСП»
43. Дела постоянного и временного срока хранения с пометкой «ДСП»
периодически просматриваются с целью возможного снятия этой пометы.
Просмотр осуществляется:
1) предоставления информации по письменному запросу гражданина
согалсно закону Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года «О доступе к
информации»;
2) при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный
архив государственного органа;
3) в процессе хранения дел в ведомственном архиве;
4) при подготовке дел постоянного хранения к передаче в
соответствующий государственный архив;
5) при передаче копий документов и дел иностранным физическим
(юридическим) лицам.
44. Решение вопроса о снятии пометки «ДСП» возлагается на
руководителя государственного органа.
45. Решение вопроса о снятии пометки «ДСП» оформляется актом
произвольной формы. Акт составляется в двух экземплярах и утверждается
руководителем государственного органа. В акте перечисляются заголовки дел,
с которых снимается пометка «ДСП».
Один экземпляр акта, составленный при предоставлении информации по
письменному запросу гражданина в порядке исполнения Закона Республики
9
Казахстан «О доступе к информации», направляется в документационную
службу, второй – в структурное подразделение государственного органа, в
котором хранилась данная информация.
Один экземпляр акта, составленный при передаче дел из структурных
подразделений в ведомственный архив государственного органа, направляется
в документационную службу, второй – в ведомственный архив.
Оба экземпляра акта, составленного в процессе хранения дел в
ведомственном архиве, остаются в его делопроизводстве.
Один экземпляр акта, составленного при подготовке дел постоянного
хранения к передаче в соответствующий государственный архив, направляется
в государственный архив, второй – остается в ведомственном архиве.
Один экземпляр акта, составленного при передаче иностранным
физическим (юридическим) лицам документов и дел передается
документационной службе, второй – остается в ведомственном архиве.
46. На обложках дел пометка «ДСП» погашается штампом или записью
от руки, с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его
снятия.
Аналогичные отметки вносятся в соответствующие описи структурных
подразделений или разделы сводных описей дел.
47. На постоянное хранение в соответствующий государственный архив
дела, имевшие пометку «ДСП», передаются только со снятием указанной
пометы и с соответствующими отметками в разделе сводной описи дел
постоянного хранения.
7. Отбор документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного
пользования» для хранения и к уничтожению
48. Проведение экспертизы ценности документов и дел с пометкой
«ДСП», рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в
соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.
49. При передаче дел из структурных подразделений в ведомственный
архив заголовки дел с пометкой «ДСП» вносятся в соответствующую опись дел
структурного подразделения наряду с заголовками других дел.
50. Подготовка дел для хранения в ведомственном архиве (оформление,
простановка дополнительных реквизитов на обложках дел, составление описей
структурных подразделений, осуществление приема-передачи описанных дел)
производится в соответствии с законодательными актами Республики
Казахстан.
51. Дела с пометкой «ДСП», отобранные к уничтожению, могут
оформляться отдельным актом или включаться в общий акт (Приложение 4)
вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными документами.
10
При этом в графе 2 акта после заголовков дел с пометкой «ДСП» ставится
помета ««ДСП»».
52. Документы, дела и издания с пометкой «ДСП», отобранные к
уничтожению должны в обязательном порядке измельчаться до степени,
исключающей возможность прочтения текста.
Допускается уничтожение документов, дел и изданий с пометкой «ДСП»
путем их сжигания в присутствии работников ведомственного архива
(ведомственной библиотеки) государственного органа.
53. После уничтожения дел с пометкой «ДСП» в регистрационных
учетных формах проставляется отметка: «Уничтожено. Акт от (дата) №».
54. Бюллетени, вестники, реферативные информационные издания,
телефонные и адресные справочники, а также дублетные и копийные
экземпляры документов, стенографические записи и типографский брак с
пометкой «ДСП» уничтожаются без акта, но с отметкой в регистрационных
учетных формах, заверяемой подписями исполнителя и работника,
ответственного за их учет и хранение.
8. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий
с пометкой «ДСП»
55. Законченные делопроизводством дела с пометкой «ДСП» должны
храниться
в
служебных
помещениях
структурных
подразделений
государственного органа до передачи их в ведомственный архив.
Издания с пометкой «ДСП» хранятся, как правило, в ведомственной
библиотеке, при ее отсутствии – в ведомственном архиве.
Хранение осуществляется в надежно запираемых и опечатываемых
металлических шкафах или сейфах. При этом должны быть созданы
надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.
Недопускается хранить издания с пометкой «ДСП» в подсобных фондах
библиотеки.
56. Выданные для работы дела с пометкой «ДСП» подлежат возврату в
соответствующее структурное подразделение или ведомственный архив
государственного органа.
57. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с пометкой
«ДСП» из одного дела в другое без разрешения руководителя
документационной службы. В регистрационных учетных формах, а также во
внутренние описи документов дела обо всех проведенных изъятиях или
перемещениях проставляются соответствующие отметки.
58. При смене работников, ответственных за учет и хранение документов,
дел и изданий с пометкой «ДСП», составляется акт приема-передачи этих
документов и дел, утверждаемый руководителем государственного органа
(Приложение 5).
11
59. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «ДСП»
проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом
руководителя государственного органа. В состав комиссии обязательно
включаются лица, которым поручено ведение их учета и хранения.
В ведомственных библиотеках и архивах, где сосредоточено большое
количество документов, дел и изданий с пометкой «ДСП», проверка наличия и
состояния документов может производиться не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом (Приложение 6), один из экземпляров
которого передается в соответствующий государственный архив.
60. Проверки наличия и состояния документов, дел и изданий с пометкой
«ДСП» в обязательном порядке проводятся:
1) до и после перемещения их в другое помещение (здание);
2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение
(эвакуацию) или доступ в хранилища и служебные помещения посторонних
лиц;
3) при смене руководителя документационной службы (ведомственного
архива, ведомственной библиотеки);
4) при реорганизации (ликвидации) государственного органа.
61. О фактах утраты (Документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» либо
разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность
руководитель государственного органа и руководитель документационной
службы (ведомственной библиотеки, ведомственного архива).
Для служебного расследования факта утраты документов, дел и изданий с
пометкой «ДСП» или установления факта разглашения сведений,
содержащихся в них, распорядительным документом руководителя
государственного органа назначается комиссия.
Заключение комиссии о результатах расследования утверждается
руководителем, создавшим данную комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой «ДСП»
составляется акт, и соответствующие отметки вносятся в регистрационные
учетные формы.
Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения
руководителем государственного органа передаются в ведомственный архив
для включения в дело фонда.
12
Приложение 1 к Правилам
отнесения сведений к служебной
информации ограниченного
распространения и работы с ней
,
Внутренняя опись
документов дела с пометкой «ДСП» №____
№
Номер
п/п документа
1
2
Дата
документа
Заголовок
документа
3
4
Номера Приме
листовд чание
ела
5
6
Итого_________________________________________________документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись Расшифровка
документов дела_______________подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210X297)
13
14
Приложение 2 к Правилам
отнесения сведений к служебной
информации ограниченного
распространения и работы с ней
Лист-заверитель дела с пометкой «ДСП»
Фонд№____ Опись №____ Дело №____
В дело подшито и пронумеровано ______________лист(ов), в том числе
литерные номера листов __________________________________________
пропущенные номера листов ______________________________________
пронумерованные чистые листы ___________________________________
листов внутренней описи_________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих
нумерации______________________________________________________
(разновидности документов и их количество)
Особенности формирования, оформления,
физического состояния и учета документов
дела
1
1. Брошюры и другие издания
2. Листовки
3. Вырезки из газет
4. Открытки
5. Конверты
6. Марки почтовые
7. Марки гербовые
8. Штемпели почтовые и другие
9. Специальные почтовые отметки
10. Сургучные, мастичные печати
11. Фотодокументы
12. Карты, планы, чертежи и другая научнотехническая документация
13. Рисунки, гравюры, акварели
14. Автографы видных деятелей
15. Скленные листы
16. Утрата части листов
17. Угасающий текст
Наименование должности лица,
заполнившеголист-завреитель дела Расшифровка
Номера листов
2
15
документов дела_______________подписи
(личная подпись)
ДатаФормат А4 (210Х297)
1. Лист-заверитель составляется
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах)
подшиваются в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество
пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество
листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации,
оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки,
бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей,
деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе
типографические материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления
документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого документа
против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок материалов,
то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна,
особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, другие),
то в графе 2 указываются номера листов, между которыми на данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии (повреждение,
замена подлинных документов копиями, присоединениями документов)
отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
16
Приложение 3 к Правилам
отнесения сведений к служебной
информации ограниченного
распространения и работы с ней
Карточка учета выдаваемых дел и изданий с пометкой «ДСП»
Наименование дела или издания
№
Номер дела
Структурное
Расписка
примечание
п/п
номер
подразделение
В
О
экземпляров и
и фамилия
получении возврате
количество
работника
и дата
и дата
листов
1
2
3
4
5
6
Формат А5 (148X210)
17
Приложение 4 к Правилам
отнесения сведений к служебной
информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Официальное наименование
государственного
органа(официальное наименование
вышестоящегогосударственного
органа)
Утверждаю
Наименование должности
руководителя
государственногооргана
_________________Расшифровка
(личная подпись)
подписи
Дата
Акт №_
Место составления
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании____________________________________________________
(Наименование, место и год издания перечня документов
___________________________отобраны к уничтожению как не имеющие
с указание сроков их хранения)
научно-исторической ценности и утратившие практическое значение дела и
документы архивного фонда_____________________________________:
(номер и наименование архивного фонда)
№ Заголовок
Дата
Индекс дела
Кол-во
Сроки
Примеча
п/п дела или
или
(тома, части) по
дел
хранения
ние
групповой крайние номенклатуре дел (томов, дела (тома,
заголовок датыдел или № дела по
частей)
части) и
дел
описи
номера
статей но
Перечню
1 2
3
4
5
6
7
18
Всего__________________дел и документов за___________________годы.
(цифрами и прописью)
Разделы сводных описей дел постоянного хранения и дел по личному составу
за
_________________
годы
утверждены
протоколом
экспертнопроверочнойкомиссии (дата и номер)_______________________________
(официальное наименование местного исполнительного органа,
________________________________________________________________
центрального государственного архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан)
Наименование должности лица,
проводившего обработку
документов
_________________Расшифровка
(личная подпись)
подписи
Согласован
Одобрен
протоколом экспертнопроверочной комиссией
местногоисполнительного
органа(центрального
государственного архива
Республики Казахстан,Архива
Президента Республики Казахстан)
от «____»_____________года №__
протоколом Центральной экспертной
комиссии государственного органа
от «__»_________________года №__
Формат А4 (210Х297)
19
20
Приложение 5 к Правилам
отнесения сведений к служебной
информации ограниченного
распространения и работы с ней
Официальное наименование
государственного
органа(официальное наименование
вышестоящегогосударственного
органа)
Утверждаю
Наименование должности
руководителя
государственногооргана
_________________Расшифровка
(личная подпись)
подписи
Дата
АКТ №___
Место составления
О приеме-передаче документов, дел
и изданий с пометкой «Для служебного
пользования»
В соответствии с приказом от______________№_____________
(фамилия и инициалы
__________передал (а), ____________________________
принял (а)
имени и отчества)(фамилия и инициалы имени и отчества)
в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в
составепредседателя ___________________________ и членов__________
(фамилия и инициалы имени и отчества)
(фамилии
____________________________следующие документы и дела с пометкой
и инициалы имени и отчества)
«ДСП» за ______________годы и регистрационныеучетные формы к ним:
№
п/и
1
Название и
Количество
Количество
номер
экземпляров документов и
номенклатуры номенклатуры дел с пометкой
(описи) дел
(описи)дел
«ДСП»
2
3
4
Количество
экземпляров
изданий с
пометкой
«ДСП»
5
При
меча
ние
6
21
Итого принято______________________документов и дел с пометкой «Для
(цифрами и прописью)
служебного пользования», изданий в количестве ______________________
(цифрами и прописью)
экземпляров, номенклатур (описей) дел в_________________экземплярах.
(цифрами и прописью)
Состояние документов и дел, номенклатур (описей) дел:________________
________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются_________________________________________
(наименования видов регистрационных учетных форм)
Состояние работы с документами, делами и изданиями с пометкой
«ДСП»__________________________________________
(общая характеристика)
Передал (а)
__________
Расшифровкаподписи
Принял (а)
__________
Расшифровкаподписи
(личная подпись)
(личная подпись)
Председатель комиссии
__________
Расшифровкаподписи
__________
Расшифровкиподписей
(личная подпись)
Члены комиссии
(личные подписи)
Формат А4 (210Х297)
22
Приложение 6 к Правилам
отнесения сведений к служебной
информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма акта о проверке наличия и состояния документов, дел и изданий с
пометкой «ДСП»
Официальное
наименованиегосударственного
органа (официальное наименование
вышестоящего государственного
органа)
Утверждаю
Наименование
должностируководителя
государственного органа
________________Расшифровка
(личная подпись)
подписи
Дата
Акт №__
Место составления
Проверки наличия и состояния
документов, дел и изданий с пометкой
«ДСП»
На основании приказа_____________________________________________
(наименование должности руководителя государственного
______________от «____»________________года №___________________
органа)
(заголовок приказа)
комиссия в составе председателя____________________________________
(фамилия, инициалы имени и отчества)
И членов комиссии_______________________________________________
(фамилии, инициалы имен и отчеств)
установила, что:
1. Всего числится по сводным описям дел (номенклатурам дел,
регистрационным учетным формам)__________документов, дел и изданий
(цифрами и прописью)
с пометкой «ДСП», из них:
1) в наличии_____________________________________________________
(цифрами и прописью)
2) не обнаружено ______________________________________, в том числе
(индексы (номера) документов, дел, изданий)
23
отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан
_______________.
(цифрами и прописью)
2. Обнаружено документов, дел и изданий не внесенных в сводные описи дел
(номенклатуры дел, регистрационные учетные формы)_____________
(цифрами и прописью)
3. Из общего числа наличных документов, дел и изданий обнаружено:
требующие дезинфекции и дезинсекции______________________________
(цифрами и прописью)
требующие реставрации___________________________________________
(цифрами и прописью)
требующие переплета или подшивки ________________________________
(цифрами и прописью)
с физическими и химическими повреждениями _______________________
(цифрами и прописью)
4. Характеристика состояния и условий хранения документов, дел и изданий
_________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________
5. Решение руководителя документационной службы (ведомственной
библиотеки) по результатам проверки_______________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________