учёта бланков (выписок) - Нотариальная палата республики

УТВЕРЖДЕНО
Решением Правления
Нотариальной палаты
Республики Татарстан,
9 июня 2010 года,
протокол № 3
Президент НП РТ
___________ О.И. Гришина
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке обращения, учёта и использования бланка единого образца для
совершения нотариальных действий нотариусами Республики Татарстан.
1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Положением о
порядке изготовления, обращения, учёта и использования бланка единого образца
для совершения нотариальных действий, утвержденным решением Правления
Федеральной нотариальной палаты от 21-22 декабря 2009 года (Протокол №
14/09) регулирует порядок обращения, учёта и использования бланка
установленного образца в сфере нотариального делопроизводства для совершения
нотариальных действий (далее - бланк) нотариусами Республики Татарстан.
Бланк единого образца вводится в нотариальное делопроизводство
нотариусов России с 01 июля 2010 года.
2. Бланк вводится с целью повышения эффективности защиты прав и
законных интересов граждан и юридических лиц при совершении ими
юридически значимых действий, оформляемых в нотариальном порядке.
3. Бланк изготавливается типографским способом с применением
нескольких степеней защиты для защищённой от подделок полиграфической
продукции (уровень «В»), согласно Приказу Министерства финансов Российской
Федерации от 07.02.2003 г. № 14Н.
Бланк имеет формат 210*297 мм (А4), изготавливается на специальной
бумаге с водяными знаками ограниченного распространения плотностью 90 г/м2,
а также с использованием иных видов защиты.
Оригинал – макет и техническое описание бланка утверждены
Правлением Федеральной нотариальной палаты.
Бланк имеет сквозную нумерацию с указанием учётной серии, кода
региона и семизначного порядкового номера. Бланк относится к документам
строгой отчётности.
4. Бланк применяется нотариусами, занимающимися частной практикой
(далее - нотариус), при совершении ими всех видов нотариальных действий за
исключением:
- свидетельствования верности копий документов и выписок из них;
- свидетельствования верности перевода документа с одного языка на другой;
- свидетельствования подлинности подписи переводчика;
2
- совершения исполнительных надписей;
- свидетельствования подлинности подписи на документе, форма
которого установлена законодательным или иным правовым актом;
В случае, если нормативным актом предусмотрено, что бланк применяется
нотариусами и для свидетельствования подлинности подписи на документе,
форма которого установлена законодательным или иным правовым актом,
применение бланка нотариусами осуществляется в порядке, установленном
данным нормативным актом.
На бланке оформляются все страницы всех экземпляров нотариального акта.
Не подлежат оформлению на бланках и выполняются на обычной бумаге
экземпляры документов, которые остаются в делах у нотариуса, а также
экземпляр стороны договора, производящей отчуждение имущества по
соответствующему договору, с отметкой на оставшихся у нотариуса экземплярах
серии и номера бланка.
Не допускается применение бланков, предназначенных для совершения
нотариальных действий, при изготовлении писем нотариуса или иных
документов, не связанных с оформлением нотариального действия.
Не допускается применение бланков при оформлении нотариальных
документов, предназначенных для действия за границей.
Дубликаты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариусов, в
случаях выдачи подлинников на бланках также выдаются на бланках.
При оформлении сделки, основанием для удостоверения которой является
правоустанавливающий документ, выполненный на бланке установленного
образца, ссылка в последующем договоре или ином документе, удостоверяемом
нотариусом, на серию и номер бланка обязательна.
Копии нотариально удостоверенных документов, выполненных на бланках,
должны содержать сведения о серии и номере бланка оригинала документа.
5. Нотариальная палата Республики Татарстан (далее – Палата) заключает
договор с изготовителем на изготовление и поставку бланков с указанием
необходимого количества бланков, сроков их изготовления, поставки и условий
оплаты. Бланки поставляются спецсвязью в Палату в упаковках.
6. Получение бланков от изготовителя и их выдача нотариусам
осуществляется в централизованном порядке Палатой.
7. Передача Палатой бланков нотариусам и получение от нотариусов
испорченных, неиспользованных бланков осуществляется в следующем порядке:
- после получения от изготовителя бланки хранятся в Палате;
- бланки передаются нотариусам только в Палате, вывоз бланков из Палаты
для передачи их нотариусам не допускается;
- лицами, имеющими право получать бланки в Палате, являются: нотариусы,
лица, временно исполняющие обязанности нотариуса. Помощники нотариусов,
стажёры нотариусов, сотрудники нотариальных контор, иные представители
нотариуса должны подтверждать свои полномочия на получение бланков
доверенностью, скреплённой печатью «Для документов» выдаваемой нотариусом,
либо лицом, временно исполняющим обязанности нотариуса (доверенности
хранятся в Нотариальной Палате Республики Татарстан);
3
- выдача бланков производится строго по порядку возрастания цифровых
индексов номеров;
- после получения бланков в Палате они в упаковке доставляются в
нотариальную контору лицом, их получившим, и помещаются в металлический
сейф, шкаф и (или) специально оборудованное помещение нотариальной
конторы. Нотариус отвечает за создание условий, исключающих порчу и хищение
бланков;
- передача бланков от одного нотариуса другому не допускается. При
прекращении деятельности нотариуса, оставшиеся неиспользованными бланки с
элементами защиты подлежат возврату в Палату, при этом составляется
соответствующий акт.
8. Палата ведёт в соответствующем разделе Единой Информационной
Системы (ЕИС) централизованный учёт бланков, полученных от изготовителя;
бланков, выданных в Палате нотариусам, или возвращённых ими в Палату.
Информация о бланках, полученных Палате от изготовителя, выданных в
Палате нотариусам или возвращённых ими в Палату, вводится в ЕИС
уполномоченным сотрудником Палаты и передается на сервер ФНП в день
совершения операции.
Информация о недействительных бланках (дубликатах, браке, недовложении,
а также утрате и хищении) вводится в ЕИС нотариусом, подтверждается
уполномоченным сотрудником Палаты и передается на сервер ФНП в день
получения соответствующего письменного сообщения от нотариуса или
обнаружения факта невозможности использования бланка в Палате.
Информация о бланках, использованных нотариусами для изготовления
нотариальных документов (по перечню видов нотариальных действий,
утвержденному Правлением ФНП), вводится в ЕИС нотариусом и передается на
сервер ФНП в день совершения нотариального действия, при этом также
указываются дата, реестровый номер и вид нотариального действия.
Информация об испорченных и неиспользованных бланках вводится в ЕИС
нотариусом, подтверждается уполномоченным сотрудником Палаты и передается
на сервер ФНП в день получения испорченных и неиспользованных бланков с
соответствующим письменным актом приёма – передачи от нотариуса.
9. Централизованный учёт бланков, а также размещение заказов, заключение
договоров на изготовление и поставку бланков, передача их нотариусам и
принятие бланков, возвращённых нотариусами (испорченных бланков,
неиспользованных бланков, экземпляров бланков с одинаковыми серийными и
порядковыми номерами, а также бланков с техническим браком), возлагается
Президентом НП РТ на уполномоченного на это сотрудника (сотрудников)
Палаты, который осуществляет весь комплекс мер по указанным вопросам
согласно настоящего положения и в том числе оперативное взаимодействие с
организациями,
нотариусами,
нотариальными
палатами
и
другими
заинтересованными лицами.
Нотариусом учёт бланков ведётся в соответствующем разделе ЕИС и путём
ведения дел учёта бланков, формируемых из операционных выписок.
4
Палата ведёт учёт бланков посредством пооперационного введения
информации в соответствующий раздел ЕИС и путём ведения дел учёта бланков,
формируемых из операционных выписок.
Информация в соответствующий раздел ЕИС вводится при передаче бланков
после их получения нотариусом в Палате. При получении нотариусом в Палате
бланков оформляется операционная выписка в двух экземплярах (один экземпляр
– для Палаты, другой – для нотариуса), подписываемых нотариусом (другим
лицом, получившим бланки) и сотрудником Палаты, отвечающим за работу с
бланками.
Операционные выписки регистрируются Палатой в журнале регистрации
операционных выписок, ведущемся в письменном виде.
Образец операционной выписки см. в Приложении № 1 к настоящему
Положению.
В операционных выписках не допускается наличие подчисток, приписок и
неоговоренных
исправлений.
Внесённые
исправления
оговариваются,
подтверждаются подписями нотариуса (лица, получившего бланки) и сотрудника
Палаты, отвечающего за работу с бланками, заверяются печатью Нотариальной
палаты РТ.
Дела учёта бланков (выписок) подлежат включению в номенклатуру дел
нотариуса и Палаты. Срок хранения дел учета бланков (выписок) – 10 (десять)
лет.
Форму Дела учёта бланков (выписок) НП РТ см. в Приложении № 2, форму
Дела учёта бланков (выписок) нотариуса см. в Приложении № 3.
10. Испорченные бланки целиком передаются нотариусом в Палату вместе с
отчётом об их использовании не позднее первого числа первого месяца квартала,
следующего за отчётным.
В Палате для уничтожения бланков создаётся комиссия в составе Президента
либо Вице – президента НП РТ, исполнительного директора НП РТ, члена
Правления НП РТ и двух сотрудников НП РТ, один из которых является лицом,
указанным в абзаце первом пункта 9 настоящего Положения. В состав комиссии
может входить нотариус, чьи испорченные бланки подлежат уничтожению.
11. Испорченные бланки, бланки с техническим браком, а также бланки с
одинаковыми серийными и порядковыми номерами уничтожаются комиссией в
Нотариальной палате Республики Татарстан способом разрезания и измельчения с
помощью электрического аппарата, что полностью обеспечивает невозможность
восстановления бланков и дальнейшего полного либо частичного использования.
О факте и дате уничтожения бланков составляется акт, подписываемый
всеми членами комиссии. Соответствующая информация подлежит внесению в
ЕИС.
12. В случае обнаружения утраты, хищения или недовложения бланков в
сформированных изготовителем пачках, бланков с техническим браком, а также
бланков с одинаковыми серийными и порядковыми номерами, нотариус в тот же
день направляет письменное сообщение об этом в Нотариальную палату
Республики Татарстан. Сообщение составляется в двух экземплярах, один из
которых остается в делах нотариуса. Указанное сообщение подлежит хранению в
делах учёта бланков.
5
В вышеуказанном сообщении нотариусом указываются следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество нотариуса, местонахождение его нотариальной
конторы;
- дата выдачи нотариусу бланков;
- серия и порядковые номера бланков;
- дата обнаружения факта утраты, хищения, недовложения бланков или
обнаружения бланков с техническим браком, а также бланков с одинаковыми
серийными и порядковыми номерами.
К сообщению прилагаются копия ярлыка (ярлыков) пачки бланков,
экземпляры бланков с техническим браком или бланков с одинаковыми
серийными и порядковыми номерами. Оригиналы ярлыков хранятся у нотариуса.
В день получения письменного сообщения нотариуса или обнаружения в
Палате утраты или хищения бланков, Палата вносит соответствующую
информацию в ЕИС.
При наличии признаков хищения бланка (бланков) нотариус обязан заявить
об этом в установленном порядке также в органы внутренних дел в минимально
возможный срок с момента выявления хищения бланка (бланков).
13. При получении письменного сообщения об утраченных или похищенных
бланках, либо при обнаружении в Палате утраты или хищения бланков,
комиссией Палаты, создаваемой в соответствии с пунктом 10 настоящего
Положения, составляется акт по факту утраты/хищения бланков с указанием
причин происшедшего и реквизитов утраченных/похищенных бланков. Копия
акта в течение пяти рабочих дней с момента получения сообщения об утраченных
или похищенных бланках, или с момента обнаружения в Палате утраты или
хищения бланков, направляется в Федеральную нотариальную палату.
14. В случае обнаружения недовложения бланков изготовителем,
изготовления нескольких бланков с одинаковыми серийными и порядковыми
номерами (дублирование бланков), или изготовления бланков с техническим
браком, комиссией Палаты создаваемой в соответствии с пунктом 10 настоящего
Положения, в трёх экземплярах составляется акт, в котором указываются дата и
номер договора, на основании которого осуществлялась поставка бланков,
реквизиты и количество недостающих (продублированных) бланков или бланков
с техническим браком, дата получения Палатой бланков, фамилия или номер
упаковщика данной партии бланков, указанные на ярлыке каждой пачки бланков,
в которой обнаружен недостаток, дублирование или технический брак бланков.
Первый экземпляр акта хранится в деле учёта бланков (выписок) Палаты, второй
экземпляр акта, с приложением копии ярлыка (ярлыков), высылается Палатой в
адрес изготовителя бланков, третий экземпляр акта, с приложением копии ярлыка
(ярлыков), направляется Палатой в Федеральную нотариальную палату.
Палата вносит соответствующую информацию в ЕИС в порядке,
установленном Положением о ЕИС.
15. Настоящее Положение вступает в силу с 01 июля 2010 года.
6
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к Положению о порядке обращения, учёта и использования бланка единого
образца для совершения нотариальных действий нотариусами Республики
Татарстан, утверждённому Решением Правления Нотариальной палаты
Республики Татарстан от 9 июня 2010 года, протокол № 3.
ОБРАЗЕЦ ОПЕРАЦИОННОЙ ВЫПИСКИ:
НОТАРИАЛЬНАЯ ПАЛАТА
РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН
420021, г. Казань,
ул. Левобулачная, д. 56
тел.: (8843) 236-24-24,факс: 236-33-03,
e-mail: info@nprt.ru
«___» ____________ 20__ г.
№ _____________________
ОПЕРАЦИОННАЯ ВЫПИСКА
Бланки серии
№ __________________
_________________
с
в
количестве
__________
штук
______________________________________.
№
________________
выданы
по
нотариусу
Настоящая операционная выписка оформлена в двух экземплярах, один из
которых хранится в Деле учёта бланков (выписок) Нотариальной палаты
Республики Татарстан, второй экземпляр выдается нотариусу.
Бланки передал: ________________________________________
Бланки принял: _________________________________________
7
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к Положению о порядке обращения, учёта и использования бланка единого
образца для совершения нотариальных действий нотариусами Республики
Татарстан, утверждённому Решением Правления Нотариальной палаты
Республики Татарстан от 9 июня 2010 года, протокол № 3.
ФОРМА ДЕЛА УЧЁТА БЛАНКОВ (ВЫПИСОК)
НОТАРИАЛЬНОЙ ПАЛАТЫ:
Обложка
НОТАРИАЛЬНАЯ ПАЛАТА
РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН
__________________________________________________________________
_________________
420021, г. Казань, ул. Левобулачная, д. 56
тел.: (8843) 236-24-24,факс: 236-33-03,
e-mail: info@nprt.ru
ДЕЛО
УЧЁТА БЛАНКОВ (ВЫПИСОК)
___ квартал 20__ г.
Срок хранения: 10 лет
8
Внутри дела хранятся:
- экземпляры операционных выписок,
выдаваемых нотариальной палатой нотариусам;
-квартальные отчёты нотариусов об использовании бланков;
- сводный отчёт нотариальной палаты об использовании нотариусами
бланков;
- акты об уничтожении испорченных бланков;
- сообщения нотариусов об обнаружении утраты,
хищения или недовложения бланков в пачках,
бланков с техническим браком и бланков с одинаковыми серийными
и порядковыми номерами;
- акты комиссии об обнаружении недовложения бланков изготовителем,
изготовления нескольких бланков с одинаковыми серийными и порядковыми
номерами (дублирование бланков), или изготовления бланков с техническим
браком;
- копии ярлыков пачек бланков
9
ПРИЛОЖЕНИЕ № 3
к Положению о порядке обращения, учёта и использования бланка единого
образца для совершения нотариальных действий нотариусами Республики
Татарстан, утверждённому Решением Правления Нотариальной палаты
Республики Татарстан от 9 июня 2010 года, протокол № 3.
ФОРМА ДЕЛА УЧЁТА БЛАНКОВ (ВЫПИСОК)
НОТАРИУСА:
Обложка
НОТАРИУС
__________________________________________________________________
наименование нотариального округа
__________________________________________________________________
фамилия и инициалы нотариуса
ДЕЛО
УЧЁТА БЛАНКОВ (ВЫПИСОК)
Начато: ______________________
Окончено: ____________________
Срок хранения: 10 лет
10
Внутри дела хранятся:
- экземпляры операционных выписок,
выдаваемых нотариальной палатой нотариусам;
-квартальные отчёты нотариусов об использовании бланков;
- сообщения нотариусов об обнаружении утраты,
хищения или недовложения бланков в пачках,
бланков с техническим браком и бланков с одинаковыми серийными
и порядковыми номерами;
- ярлыки пачек бланков (хранятся в деле в том случае,
если в отчётном квартале были обнаружены утрата,
хищение или недовложение бланков в пачках,
бланки с техническим браком и бланки с одинаковыми серийными
и порядковыми номерами)
11
- удостоверение времени предъявления документа;
- обеспечение доказательства (приложения к протоколу осмотра
доказательств).