скачать. doc. 140 Kb - unpbf.kg | Миростроительство

Руководство
по Мониторингу, Отчетности и Оценке
для Проектов Фонда Миростроительства
в Кыргызской Республике
Бишкек 2014
ГРП
Годовой Рабочий План
МиО
Мониторинг и Оценка
ММВ
Механизм по миростроительству и восстановлению ФМС ООН
ОГ
Обзорная Группа СРК
ОНПМ
Оценка нужд и потребностей КР в области миростроительства
ОМТФ
Офис многостороннего трастового фонда
ОПМ
Офис ООН по поддержке миростроительства
ПАООН
Агентство-получатель Организации Объединённых Наций
ППМ
Приоритетный План по миростроительству
РГПР
Рабочая группа по приоритетным результатам ППМ
СКООН
Страновая команда Организации Объединённых Наций
СРК
Совместный руководящий комитет КР-ООН
СУОР
Стратегия управления, ориентированная на результат
ФМС ООН
Фонд миростроительства ООН
ФНР
Фонд немедленного реагирования ФМС ООН
Структура Мониторинга и Отчетности Фонда Миростроительства в Кыргызстане
Результаты на уровне Приоритетного
Плана по Миростроительству (ППМ)
Совместный руководящий комитет (СРК) отчётность перед Офисом ООН по Поддержке
Миростроительства (ОПМ)
Результаты на уровне ППМ и
проектов
Обзорная Группа СРК (ОГ) –
отчётность перед
Сопредседателями СРК
Результаты на уровне ППМ и
проектов
Секретариат СРК – отчётность
перед СРК
Результаты на уровне проектов
ПАООН/менеджеры проектов – отчётность
перед Офисом Многостороннего
Трастового Фонда (ОМТФ)
Совместный руководящий комитет (СРК) – является органом управления,
подотчетным правительству и Офису ООН по поддержке миростроительства (ОПМ) за
распределение и использование ресурсов, а также ответственным за достижение
результатов Приоритетного Плана по миростроительству (ППМ).
СРК обеспечивает стратегическое руководство и обзор за реализацией ППМ, путем
мониторинга и управления. Формально утверждает пересмотр проектов (изменение
сферы деятельности / длительность / бюджет) и осуществляет оценку достижений
всей программы к концу каждого календарного года. СРК руководит работой
Секретариата, который был создан для поддержки СРК.
Совместный Руководящий Комитет несет ответственность за представление
ежегодных отчетов об эффективности и достигнутых результатах программы в
отношении задач, обозначенных в Приоритетном Плане (Шаблон 4.2).
Основной целью этой процедуры отчетности является оценка общего добавленного
вклада Фонда Миростроительства ООН (ФМС) в процессы миростроительства на
национальном и местном уровнях, для оценки качества результатов программы и
тщательного контроля над рисками и изменениями в динамике конфликта. Крайний
срок подачи результатов такого анализа – 30 ноября, а разделы этого анализа должны
включаться в ежегодные отчеты Офиса по Поддержке Миростроительства (ОПМ)
перед Генеральным Секретарем, Советом Безопасности, Генеральной Ассамблеей,
донорами и ООН.
СРК сотрудничает с ОПМ по оценке программ ФМС (Среднесрочная оценка – на выбор
/ финальная оценка - обязательна).
Обзорная Группа СРК (ОГ)
Обзорная Группа (ОГ) будет создана внутри СРК и функционировать под
непосредственным руководством сопредседателей СРК.
Предлагаемый состав ОГ выглядит следующим образом:
 2 члена СРК на каждый результат ППМ;
 Проектный менеджер ФМС и/или Координатор, ответственный за мониторинг и
оценку.
Также, все заинтересованные лица могут присоединяться к ОГ на переменной основе
для посещения проектов.
ОГ будет осуществлять поездки для мониторинга результатов проектов в июне,
октябре и феврале, за месяц до окончания срока подачи полугодового (15 июля для
ПАООН) и годового (30 ноября для СРК и 31 марта для ПАООН) отчетов.
Обзорная Группа будет готовить рекомендации для СРК, в случае необходимости, по
пересмотру проектов с использованием данных, полученных в ходе мониторинговых
поездок (в консультации с ПАООН) и вносить предложения для СРК, на основе
мониторинговых поездок, для отчетов на уровне ППМ.
Секретариат СРК служит интерфейсом между стратегическими органами на уровне
принятия решений (СРК, технический комитет) и ПАООН. Секретариат осуществляет
координацию, мониторинг, отчетность, оценку и информирование о достижении
результатов Приоритетного Плана через:
 Реализацию плана МиО ППМ (сбор исходных и конечных данных, годовой сбор
данных);
 Организация и поддержка работы ОГ СРК;
 Координация связей и коммуникации внутри и между 3-мя группами по
результатам ППМ;
 Руководство по мониторингу, отчетности и оценке для проектов ММВ;
 Координация своевременной отчетности на уровне проектов и ППМ перед
ОПМ / ОМТФ;
 Обеспечение контроля качества отчетности, основанной на результатах;
 Обзор полугодовых и годовых, итоговых отчетов о реализации проекта и
окончательных отчетов по оценке проекта;
 Подготовка годовой отчетности на уровне ППМ для утверждения СРК
(проведение обзорного семинара в конце октября / начале ноября);
 Организация и проведение совместных мониторинговых поездок с ПАООН /
СРК/ ОПМ / Донорами / Партнерами по реализации проектов;
 Осуществление контроля оценок проектов;
 Поддержка внешней окончательной оценки реализации ППМ;
 Распространение полученных уроков, опыта и инноваций.
СРК и Секретариат несут прямую ответственность за достижение результатов ППМ, и
основным элементом для выполнения этой функции является их способность
проводить мониторинг реализации ППМ. Для выполнения этой задачи, Секретариат
будет осуществлять координацию действий с реализующими агентствами через
организацию работы трех рабочих групп по каждому из приоритетных направлений
ППМ.
Менеджер проекта ФМС, или координатор с функцией МиО в Секретариате, будет
вести работу Рабочих Групп по Приоритетным Результатам ППМ (РГПР). РГПР будут
состоять из менеджеров проектов по соответствующим приоритетным направлениям,
и проводить совещания по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал.
Секретариат ответственен за контроль над качеством полугодовых, годовых и итоговых
описательных отчетов, представляемых ПАООН, а также за отчетность ПАООН перед
представлением в ОМТФ. Эта мера по контролю качества будет идти на пользу всем,
включая ПАООН, через улучшенную и регулярную обратную связь по реализации
проектов.
ФМС использует три основные категории, чтобы классифицировать исполнение
проектов:



Проекты «под контролем» в достижении результатов, как было запланировано
на определённый срок и бюджет. Эти проекты имеют потенциал внести свой
вклад в миростроительство на более позднем этапе реализации;
Проекты «под контролем», но при наличии признаков результатов, которые
имеют потенциал, чтобы внести свой вклад в процесс миростроительства в
пределах данного отчетного цикла;
Неэффективные.
Последняя категория относится к значительным задержкам в реализации проекта, к
слабому управлению проектом или к внешним факторам, которые находятся вне
контроля заинтересованных сторон фонда (например, государственный переворот или
проблемы внешней безопасности). Такая же классификация рекомендуется для
секретариата для мониторинга проектов ММВ.
Получатели Агентства ООН (ПАООН) работают согласно собственным финансовым
правилам и положениям, берут на себя полную финансовую и программную
ответственность за средства, выделяемые офисом ОМТФ. ПАООН отвечают за процесс
реализации проекта, чтобы проекты были под контролем и наиболее эффективно
способствовали достижению результатов Приоритетного Плана. В частности, ПАООН
несут ответственность за:
 Достижение краткосрочных и долгосрочных результатов проектов согласно
утвержденным структурам результатов и годовым планам;
 Реализацию плана МиО проектов;
 Подготовка полугодовых, годовых и итоговых отчетов по проектам для офиса
ОМТФ;
 Предоставление финансовой отчетности офису ОМТФ
 Полевые поездки для мониторинга результатов проекта;
 Подготовку ревизий проектов\бюджетов по необходимости;
 Проведение независимой окончательной оценки по проектам до официального
закрытия проекта (от случая к случаю, по запросу ОПМ);
 Участие в координации на уровне результатов ППМ и в процессах отчетности.
ПАООН ответственны за представление обзора выполнения отдельных проектов на
полугодичной и ежегодной основе (Шаблон 4.3 - 4.4). Ежеквартальная отчетность в
офис ОМТФ не является больше обязательной, но может продолжаться для целей
внутреннего надзора.
ПАООН ответственны за представление годового отчета для действующих проектов не
позднее 31 марта. Для проектов, которые завершили свою деятельность, должны быть
представлены конечные отчеты проекта (Шаблон 4.5).
В соответствии с меморандумом о взаимопонимании все ПАООН обязаны
представлять годовые финансовые отчеты не позднее 30 апреля в офис ОМТФ, и эти
доклады представляются штаб-квартирой ПАООН. В связи с необходимостью в
обновленной информации о деятельности проекта и результатах, ПАООН должны
представлять отчеты каждые полгода (охватывающий период январь - июнь и до 15
июля) с сильным акцентом на результатах. Совместные проекты должны представлять
единый сводный отчет по проекту.
Независимая оценка программы
Независимая оценка обеспечивает беспристрастную оценку проекта/программы. Она
также помогает определить стратегическое позиционирование ФМС относительно ее
успеха, добавленной стоимости, и извлеченных
стратегического воздействия на конфликт.
уроков,
для
достижения
Итоговая внешняя оценка программы является обязательной и не должна проходить
ранее 6 месяцев до финансового закрытия программы, среднесрочные оценки
(оценки в режиме реального времени) остаются на усмотрение. Независимая оценка
требуется до любого рассмотрения запроса по обновлению выделенных средств.
ПАООН несет ответственность за проведение итоговой независимой оценки проекта
до официального закрытия (по запросу ФМС). Эти отчеты должны предоставляться
Совместному Руководящему Комитету и ОПМ в качестве существенного вклада в
принятие обоснованных решений.
Оценка программ совершается ОПМ в тесном сотрудничестве с СКООН и СРК для
обеспечения глубокой сопричастности всему процессу оценки. СРК и организацииполучатели несут ответственность за обеспечение условий для успешного проведения
этих оценок. Это означает, простой и своевременный доступ к обновленным данным
(анализ конфликта, исходные данные, внутренние отчеты по прогрессу и протоколы
заседаний СРК), поддерживая информацию, передаваемую между всеми участниками
(например, СРК, ПАООН, исполнители, прямые и косвенные бенефициары) и логистику
внутри страны.
Сводка обязанностей по отчетности
Кто отчитывается?
- Совместный
руководящий комитет
(СРК)
Кому?
ОПМ
- Получатель Агентство
Организации
Объединенных Наций
(ПАООН)
ОМТФ
- Партнеры по реализации
(менеджер проекта и
команда)
ПАООН
ФМС / ОМТФ-Цикл отчетности
Когда?
- Годовой отчет (срок подачи 30
Ноября)
- полугодовой отчет (срок подачи:
15 Июля);
- ежегодный отчет (срок подачи: 31
Марта)
- По завершению проекта
- ежеквартально (настоятельно
рекомендуется)
- каждую неделю (настоятельно
рекомендуется)
Что и как?
Отчетность о состоянии
программных результатов в
соответствие с Приоритетным
Планом по Миростроительству
(Шаблон 4.2)
Отчет о ходе результатов
проекта (Шаблон 4.3 - 4.5);
финансовой отчетности (на
конец года)
СУОР/ Системы раннего
предупреждения на уровне
проекта: Обзор целевых
достижений / Этапы ГРП