Генеральный директор гостиницы

Гостиница «Адмиральская» г. Ставрополь. (9 вариант)
Базой для создания электронного документооборота будет
являться реально существующая гостиница «Адмиральская» г. Ставрополь. Данное коммерческое предприятие предоставляет
услуги
питания, размещения клиентов в одноместных двуместных и трехместных
номерах,
а также номерах класса полулюкс и люкс. Основным видом
деятельности
является
организация
комплексного
туристического
обслуживания. Внутри предприятия выделяются 5 подразделений: директор
по размещению; директор по общественному питанию;
финансовый
директор; коммерческий директор; технический директор.
В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие
квалифицированные решения в соответствии со своей компетенцией, а
утверждает их линейный руководитель – генеральный директор. Структура
организации представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 – Структура предприятия
Таким образом, в документационном обмене задействовано 5
подразделений. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает
соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также
внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной
компании.
Поскольку предприятие имеет достаточно сложную структуру
организации как внутри, выделяя отделы, так и внешне – являясь филиалом
Московской компании, то внедрение общекорпоративной системы
электронного управления документами происходило на базе уже внедренных
систем внутри Ставропольского филиала.
Организация документооборота включает в себя: порядок приема,
регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции,
порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов,
организация контроля исполнения документов, поисковая система по
документам, составление номенклатуры дел, формирование и оформление
дел, экспертиза ценности документов, передача дел в архив. Подразделения
гостиницы «Адмиральская» осуществляют свою деятельность на основе
«Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели,
В документационном обеспечении Компании выделяют три группы
документов:
поступающие
(входящие); отправляемые
(исходящие);
внутренние.
Схема движения входящей документации в гостинице
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в
гостинице «Адмиральская» осуществляется централизованно секретаремреферентом
Генерального
управления.
При
первичной
обработке
корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность
конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт
возвращает или пересылает по назначению.
Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора
гостиницы «Адмиральская» передается секретарю Генерального директора.
Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит
на
рассмотрение
руководителю.
После
рассмотрения
документов
Генеральный директор наносит резолюцию – распределяет поручения между
заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в
дело, копии разносятся исполнителям.
Схема прохождения исходящих документов в гостинице
Отправляемые
предприятием
документы
называются
исходящими.
Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

составление проекта документа исполнителем;

проверка
правильности
оформления
проекта
документа
секретарем;

согласование проекта документа;

подписание документа руководителем (в необходимых случаях –
утверждение);

регистрация документа;

отправка документа адресату.
Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками,
представлены ниже и на рисунке 2.
Рисунок 2. Модель документооборота гостиницы «Адмиральская»