Анализ работы органов ЗАГС, действующих в Южном

Руководителям органов ЗАГС
исполнительной власти субъектов
Российской Федерации,
расположенных в Южном
федеральном округе
О результатах работы за
1-е полугодие 2014 года
Уважаемые коллеги!
Главным управлением Министерства юстиции Российской Федерации по
Ростовской области проведен анализ работы органов ЗАГС, действующих в
Южном федеральном округе, по оформлению запросов об оказании
международной правовой помощи и подготовке ответов на просьбы за 1-е
полугодие 2014 года, в результате которого установлено следующее.
Документы по линии регистрации актов гражданского состояния
составляют большой объем в работе Главного управления, в связи с чем
сотрудничество с органами ЗАГС является наиболее масштабным.
В отчетном периоде в наш адрес поступило 1267 запросов органов ЗАГС об
оказании международной правовой помощи. Классифицируя их по субъектам
Российской Федерации Южного федерального округа, получается следующее.
40
35
30
25
20
15
10
5
0
РЕСПУБЛИКА
АДЫГЕЯ
РЕСПУБЛИКА
КАЛМЫКИЯ
КРАСНОДАРСКИЙ
КРАЙ
АСТРАХАНСКАЯ
ОБЛАСТЬ
ВОЛГОГРАДСКАЯ
ОБЛАСТЬ
РОСТОВСКАЯ
ОБЛАСТЬ
2
Из указанного количества поступивших первичных запросов 36 – было
возвращено в связи с несоответствием требованиям их оформления, что
составляет примерно 2,8% от общего количества поступивших. Наибольшее
количество (примерно 64%) документов было возвращено в органы ЗАГС
Ростовской области, однако и в работе органов ЗАГС других субъектов
Российской Федерации Южного федерального округа также имелись недостатки.
Самой распространенной (около 53%) ошибкой явилось указание
неидентичных сведений, как правило, в ФИО лиц, в отношении которых
запрашиваются документы, реквизитах записей актов и т.д.
Указанное нарушение допускалось отделами ЗАГС всех субъектов
Российской Федерации Южного федерального округа. Так, например, в отдел
ЗАГС Краснодарского края был возвращен пакет документов об истребовании с
территории Туркменистана справки о заключении брака, так как в запросе дата
составления записи акта не соответствовала дате, обозначенной в заявлениях.
В материалах одного из органов ЗАГС Волгоградской области, к примеру,
расхождение сведений было выявлено в номере извещения о расторжении брака.
Встречались случаи (8,3%) упоминания некорректных просьб в запросах. В
частности, органом ЗАГС Ростовской области был составлен запрос с
приложением заявлений об истребовании с территории Туркменистана справки о
заключении брака по ф. 28, установленной российским законодательством.
Отдельные нарушения были связаны с отсутствием соответствующей
просьбы об оказании правовой помощи, заполнением заявления по истребованию
документа с территории иностранного государства при необходимости получения
копии записи акта гражданского состояния, которая не относится к категории
личных документов, направлением ксерокопии запроса и т.д.
Что касается оформления документов на поручения иностранных
компетентных органов, следует отметить, что в отчетном периоде в адрес
российских органов ЗАГС на дооформление направлялось несколько материалов.
Все недочеты заключались в отсутствии ответа инициатору поручения либо его
ненадлежащем заверении.
При возврате материалов Главным управлением разъясняются проблемные
моменты, а также указывается о недопустимости возникновения подобных
ситуаций.
Подводя итог, представляется возможным сделать вывод, что все
допущенные нарушения являются следствием недостаточно внимательного
подхода к оформлению материалов.
Указанное, по мнению Главного управления, недопустимо, поскольку
существенно замедляет процесс оказания международной правовой помощи,
понижает авторитет государственных структур в глазах граждан.
3
В связи с изложенным и в целях реализации предоставленных полномочий
на более высоком уровне просим проанализировать приведенные сведения и
использовать их в работе, принять меры по предотвращению выявленных
нарушений, а также на постоянной основе проводить мероприятия
консультативного характера.
Кроме того, считаем целесообразным порекомендовать и обратить
внимание на следующее.
1. При направлении в наш адрес ответа на запрос иностранного органа,
поступившего напрямую в орган ЗАГС, минуя Главное управление, прикладывать
копию указанного запроса.
2. В заявлениях в разделе «О заявителе» в графе «Место жительства»
указывать номер телефона (требование содержится в форме заявления,
установленного Административным регламентом Министерства иностранных дел
Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации по
предоставлению государственной услуги по истребованию личных документов).
3. При истребовании повторных свидетельств о государственной
регистрации актов гражданского состояния в разделе заявления «О документе» в
графе «В связи с чем истребуется документ» указывать основания,
предусмотренные абзацем первым пункта 1 статьи 9 Федерального закона от
15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»: утрата, порча, другие
случаи отсутствия возможности использования свидетельства о государственной
регистрации акта гражданского состояния, в том числе ветхость бланка
свидетельства, нечитаемость текста и (или) печати органа записи актов
гражданского состояния, ламинирование.
Заместитель начальника
Н.С. Жаркова
300-24-99
Л.А. Басова