2013 год - Санкт-Петербургский промышленно

КОМИТЕТ ПО НАУКЕ И ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ
Санкт-Петербургское государственное бюджетное образовательное учреждение
среднего профессионального образования
«Промышленно-экономический колледж»
(СПб ГБОУ СПО «ПЭК»)
Заочное отделение
Специальность: 030912 Право и организация социального обеспечения
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №1
по дисциплине
«Документационное обеспечение управления»
студента группы: 32701
зачетная книжка №13-7-047
ФИО студента: Маликина Виктория Викторовна
Адрес: Санкт-Петербург, ул. Ольминского 14, кв. 14
E-mail: victoria_malikina@rambler.ru
Телефон: 8952-355-41-69
2013 год
СОДЕРЖАНИЕ
1.
Страницы
Раскройте значение информационно-справочных документов. 2
Виды
информационно-справочных
документов.
Правила
оформления Протокола. В каких случаях может быть оформлен
протокол в организациях, предприятиях, учреждениях. Полная и
краткая формы протокола.
1.1
Значение информационно-справочных документов.
2
1.2
Виды информационно-справочных документов.
3
1.3
Правила оформления протокола
4
1.4
Случаи оформления протокола в организациях, предприятиях, 7
учреждениях.
1.5
Полная и краткая формы протоколов.
7
2.
Выписка из протокола: правила оформления.
9
3.
Практическое задание
10
4.
Список литературы
11
5.
Приложение 1 «Протокол заседания кафедры»
12
2
Раскройте
1.
значение
информационно-справочных
документов.
Виды
информационно-справочных документов. Правила оформления Протокола. В каких
случаях может быть оформлен протокол в организациях, предприятиях, учреждениях.
Полная и краткая формы протокола.
1.1 Значение информационно-справочных документов.
Большинство документов, которые создаются в учреждениях, - информационносправочные и являются неотъемлемой частью кадровой документации. Информационносправочные
документы
прежде
всего
играют
служебную,
вспомогательную,
посредническую роли по отношению к другим кадровым документам, бумагам. Не являясь
обязательными и не содержащие поручений документы данного вида предоставляют
информацию о фактическом положении дел на предприятии, сообщают сведения, которые
служат для принятия решений и составления распорядительных документов.
Информационно-справочные документы имеют отличительную особенность, которая
заключается в их направленности по системе управления снизу вверх, т.е. от рядового
специалиста к руководителю отдела, от руководителя к заместителю директора или
напрямую к генеральному директору. Переписка (служебное письмо, телеграмма,
электронное сообщение и т.п.) является исключением и служит для развития коммуникаций
между сотрудниками с равными должностными обязанностями.
1.2 Виды информационно-справочных документов.
К информационно-справочным документам относятся:

Акт

Справка

Письмо

Докладная записка

Служебная записка

Объяснительная записка

Телеграмма

Телефонограмма

Протокол
3
Акт - это документ, составляемый группой лиц (комиссией), подтверждающий
установленные ими факты, события.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов,
событий или явлений, а также удостоверяющий какой-либо юридический факт.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для
связи и передачи информации между адресатами.
Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данного или
вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное обсуждение какого-либо вопроса
с выводами и предложениями составителя.
Служебная записка - форма внутренней деловой переписки между подразделениями
организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении,
письменное сообщение для использования внутри организации.
Объяснительная записка – это документ, который поясняет отдельные положения
основного документа или объясняет причины какого-либо события, явления, поступка.
Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу.
Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид
информационно-справочного
документа
используется
для
передачи
срочных
распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.
Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений
на собраниях, заседаниях, конференциях и т.д.
1.3 Правила оформления протокола.
Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие
реквизиты: наименование учреждения, вид документа, дата, номер документа, место
составления протокола, место для заголовка к тексту или на обычных листах формата А4.
Название вида документа оформляется через 2 межстрочных интервала ниже наименования
организации при угловом расположении реквизитов от границы левого поля, а при
продольном - по центру документа.
Дата оформляется цифровым способом и располагается через 2 межстрочных интервала
ниже вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Датой
4
протокола является дата заседания, а не дата подписания и окончательного оформления
документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в
протоколе указывают дату его начала и дату его окончания (например: 20-22.10.2003;
20.12.2003-23.12.2003).
Регистрационный
номер
протокола
является
порядковым
номером
заседания
коллегиального органа в течение года.
В реквизите “Место заседания” указывается город, где состоялось заседание.
В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания:
Заголовок оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита “Место
заседания”.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется одинаково для всех видов протокола.
Вводная
часть
содержит
информацию:
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ,
СЕКРЕТАРЬ,
ПРИСУТСТВОВАЛИ, ПРИГЛАШЕННЫЕ, с указанием фамилий, инициалов, а при
необходимости - должностей присутствующих и приглашенных в именительном падеже.
При большом количестве участников совещания (более 15 человек) составляется список
присутствующих, который прилагается к протоколу. В протоколе делается отметка: Список
участников прилагается.
Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и
печатаются через 1 межстрочный интервал, после 16 ударов от левого поля на ПК.
В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих
не указываются.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.
Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатаются, как и предыдущие элементы вводной части, от левой
крайней границы документа (нулевого положения табулятора), после них ставится
двоеточие. Вопросы повестки дня располагаются по степени сложности, важности и в
порядке обсуждения и нумеруются. Вопросы формулируются в именительном падеже без
предлогов “о” и “об”, нумеруются арабскими цифрами и оформляются с красной строки.
Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности в
родительном падеже.
5
Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно. Формулировку
“Разное” в повестку дня включать не рекомендуется, а в повестке дня общего собрания
акционеров она не допустима.
В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов с указанием времени их
обсуждения, оформленная как самостоятельный документ и разосланная заранее
участниками заседания, в текст протокола не включается. Перед основной частью текста
делается отметка: Повестка дня прилагается.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня по каждому
вопросу
по
схеме
СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВЛИ
(РЕШИЛИ),
слова
печатаются прописными буквами с новой строки.
Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие, затем со
следующей строки указывают инициалы, фамилию докладчика в именительном падеже
(наименование должности указывают в повестке дня), после фамилии ставят тире и с
прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если доклад
застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной пишут:
“Доклад прилагается”.
Слово ВЫСТУПИЛИ печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие. Инициалы и
фамилию выступающего пишут в именительном падеже; после этого ставят тире и с
прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае
необходимости фамилии выступающего указывается наименование должности.
Аналогичным образом оформляются выступления участников.
В части протокола, связанной с решением собрания (заседания, совещания) указывают
результаты принятых решений.
В разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) записывается принятое решение. Решение
формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования.
Наряду с решением указывается количество голосов, поданных “за”, “против”,
“воздержались”, а также список лиц, не участвовавших в голосовании.
Постановляющая часть может делиться на пункты.
Особое мнение излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание
особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.
6
Полностью отредактированный и оформленный протокол подписывается председателем и
секретарем собрания. Подписи располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже
текста границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Личные подписи
председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола.
В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется
на левом поле документа, на уровне записи выступления.
В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае
утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на номер и дату
протокола.
Приложения решений, принятых на заседаниях коллегиальных органов, доводятся до
исполнителей в виде распорядительных документов (постановлений, решений, приказов),
в виде копий или выписок из протокола.
В ходе заседания составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол
уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу прикладывается
стенограмма, видео- или звукозапись, об этом делается запись после первой части
протокола: “Заседание ученого совета стенографировалось”. Стенограмма прилагается”.
Заседание совета директоров записывалось на видеокассету. Видеокассета прилагается”.
К протоколу подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты и т.д.
1.4 Случаи оформления протокола в организациях, предприятиях, учреждениях.
Протоколы составляют документирования деятельности временных коллегиальных
органов (конференций, собраний, семинаров и т.д.). Обязательному протоколированию
подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.
1.5
Полная и краткая формы протоколов.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме. Вид протокола выбирается в
зависимости от вида заседания или статуса коллегиального органа. Решение о том, какую
форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или
руководитель организации.
7
Полный протокол включает не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и
фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, которые передают содержание
докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, все позиции, что
позволяет представить полную картину заседания. Полный протокол составляют на основе
рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время
заседания. Протокол оформляется на бланке, где указывается наименование вышестоящего
органа, название учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), дата,
индекс документа, место его составления, заголовок к тексту, подписи председателя и
секретаря.
Краткий протокол фиксирует вопросы, которые обсуждались на заседании, фамилии
докладчиков и выступавших и принятые решения. Текст краткого протокола не содержит
сведений о ходе обсуждения основного доклада, о замечаниях, вопросах, мнениях по
поводу доклада.
Такой протокол рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется,
доклады и тексты будут представлены секретарю, или тогда, когда ведется протокол
заседаний оперативного характера.
8
2.
Выписка из протокола: правила оформления.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного
протокола, относящуюся к одному из вопросов повестки дня. При этом воспроизводят все
реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится
выписка, текст, отражающий ход обсуждения вопроса и принятое решение, инициалы и
фамилию председателя и секретаря (без подписи).
В конце составляется заверительная надпись. Если выписка дается для представления в
другую организацию, то она заверяется печатью.
Протокол и выписка могут быть утверждены при соответствующем оформлении грифом
утверждения.
9
3. Практическое задание.
См. приложение 1 «Протокол заседания кафедры».
10
Список литературы:
1. ГОСТ P6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов”.
2. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб.
Пособие / О.П. Сологуб. – 8-е изд., стер. – М. : Издательство «Омега-Л», - 207. :табл. –
(Библиотека высшей школы).
3. Документационное обеспечение управления : учебник для студ. учреждений сред. проф.
образования / Л. А. Румынина. — 6-е изд., стер. — М. : Издательский центр «Академия»,
2008. — 224 с.
11
ГОУ СПО ЯО «Ярославский
техникум управления
профессиональных технологий»
УТВЕРЖДАЮ
Директор ГОУ СПО ЯО
«Ярославский техникум
управления и профессиональных
технологий»
ПРОТОКОЛ
26.09.2011 №125
г. Ярославль
___________________К.Н.
Егоров 26.09.2011
заседания кафедры
Председатель – Иванов Б.Е.
Секретарь – Петрова Т.Е.
Присутствовали: Журова Т.В., Конева М.А., Лычева Л.А., Царева Е.И.
Приглашенные: заместитель директора по УВР Андронов В.А.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О согласовании плана работы кафедры на 2011-2012 учебный год.
Доклад председателя кафедры Социальных дисциплин Иванова Б.Е.
2. О повышении уровня преподавания математических дисциплин. В 2011-2012 учебном году.
Доклад заместителя директора по УВР Андронова В.А.
1. СЛУШАЛИ:
Иванов Б.Е. - на предстоящий учебный год должен быть составлен план работы кафедры
математических дисциплин. Предлагаю обсудить его и внести дополнения в положения, особенно
те, которые касаются самих преподавателей кафедры.
ВЫСТУПИЛИ:
Царева Е.И. – свои предложения я изложила в письменной форме. Прошу присутствующих
ознакомится с ними и в случае согласия внести поправки.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Принять и внести предложенные поправки Царевой Е.А. и других членов кафедры в план
работы кафедры математических дисциплин на 2011-2012 учебный год.
2. СЛУШАЛИ:
Андронов В.А. - каждый преподаватель, в целях своего развития и повышения уровня
преподавания должен в течение 2011-2012 учебного года развивать учебно-методическое
обеспечение (УМО) по преподаваемым дисциплинам (в соответствии с индивидуальным планом).
Что включает: разработку рабочих программ, дидактических материалов, тестовых и контрольных
заданий, открытых уроков, конкурсов и олимпиад и т.д.
ВЫСТУПИЛИ:
Конева М.А – предлагаю преподавателям в целях повышения преподавания математических
дисциплин пройти дополнительные курсы, направленные на повышение знаний, изучение новых
технологий (их использование) в нужной нам сфере.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1.
В целях повышения уровня преподавания, в течение 2011-2012 учебного года
развивать учебно-методическое обеспечение (УМО) по преподаваемым дисциплинам (в
соответствии с индивидуальным планом).
2.2.
Пройти преподавателям математических дисциплин в Центре дополнительного
образования курсы для повышения уровня преподавания и внедрения новых программ, технологий
в учебный процесс.
12
Председатель
__________________________
Б.Е. Иванов
Секретарь
__________________________
Т.Е. Петрова
В дело №13-56
____________16.08.2012
13