Порядок предоставления документов по уполномоченным сотрудникам, имеющим право работать в системе АЦК-Финансы (Веб-интерфейс) Оглавление I. Сокращения....................................................................................................................................................... 2 II. Краткая памятка пользователям по ошибкам при оформлении документов. ........................................... 2 III. Окончание срока (перевыпуск) действия ЭП уполномоченного сотрудника организации ...................... 3 IV. Увольнение уполномоченного сотрудника организации ............................................................................. 4 V. Добавление уполномоченного сотрудника организации ............................................................................ 5 VI. Изменение должности уполномоченного сотрудника организации .......................................................... 6 VII. Переименование (реструктуризации) организации, участвующей в юридически значимом электронном документообороте «АЦК - Финансы» ................................................................................................ 8 I. 1. 2. 3. 4. II. Сокращения УЦ – Удостоверяющий центр; ЭП – Электронная подпись; Сертификат – Сертификат ключа проверки электронной подписи; Регламент УЦ - Регламент оказания услуг удостоверяющего центра по предоставлению средств электронной подписи пользователям информационных систем органов государственной власти Пермского края. Регламент УЦ можно запросить в организации, которая оформляет ЭП. Краткая памятка пользователям по ошибкам при оформлении документов. 1. Прием документов по оформлению ЭП проводится с 9.00 до 12.00 ежедневно в рабочие дни. 2. Все подписи в документах должны быть в соответствии с карточкой подписей. Все документы дополнительно визируются сотрудником казначейства при сверке подписей с карточкой образцов в Минфин ПК. 3. Все должности в документах должны быть в соответствии с приказами по кадровому составу или штатному расписанию организации. 4. В Министерство финансов ПК в зависимости от ситуации, предоставляют копии документов, заверенные в установленном порядке руководителем и печатью организации (сертификат, заявление на аннулирование (отзыв) сертификата и приказы и тд.). Оригиналы остаются у пользователей. 5. В заявление уполномоченного сотрудника организации на внесение в реестр «АЦКФинансы»: проставляется подпись уполномоченным сотрудником и руководителем организации. В случае если уполномоченный сотрудник является руководителем, то ставятся две подписи руководителем; Обязательно должно быть заполнены поля, где указывается номер и дата договора; Роли указываются в соответствии со сноской в шаблоне (к примеру «Руководитель клиента», нет роли «Заместитель руководителя клиента»); 6. В приказе «О назначении уполномоченных сотрудников»: В обязательном порядке должен быть пункт об отмене предыдущего(их) приказа(ов); Должности должны совпадать с карточкой образцов подписей. 7. В сертификате должна быть проставлена подпись уполномоченного сотрудника. 8. Все шаблоны документов Вы можете найти на сайте http://www.budget.perm.ru в разделе «Методические рекомендации» – «Веб-интерфейс» - «Шаблоны документов для предоставления в Минфин ПК». Так же в разделе «Методические рекомендации» – «Вебинтерфейс» Вы найдете рекомендации, инструкции, дистрибутивы и др. по работе в АЦКФинансы (Веб-интерфейс). 9. Если в организации приняты сотрудники по аутсорсингу: Данные сотрудники не имеют право подписи; При подготовке приказа о назначении уполномоченных сотрудников нужно указывать реквизиты документа, на основании которого данные сотрудники работают; При предоставлении документов в Минфин ПК, нужно дополнительно представить копии документов, заверенные установленным порядком руководителем и печатью организации, на основании которых данные сотрудники работают. В случае неверного оформления документы приниматься не будут. В случае обнаружения ошибок после приема документов, пользователи будут заблокированы до предоставления исправленных документов. III. Окончание срока (перевыпуск) действия ЭП уполномоченного сотрудника организации В случае окончания срока действия ЭП необходимо: 1. Обратиться в УЦ для перевыпуска ЭП уполномоченного сотрудника. При досрочном перевыпуске ЭП (до окончания срока действия ЭП остается более 2 (Двух) недель) требуется оформить Заявления на аннулирование (отзыв) Сертификата и поставить отметку УЦ о блокировке сертификата. Все действия прописаны в Регламенте УЦ. 2. Подготовить Заявление на внесение в реестр «АЦК-Финансы», по форме, согласно Приложению 2 Договора об обмене электронными документами между участниками юридически значимого электронного документооборота и в соответствии с приказом о назначении уполномоченных сотрудников организации, имеющих право работы в системе "АЦК - Финансы". 3. После подготовки и оформления вышеперечисленные документы нужно представить в Минфин ПК, а это: 3.1 заявление уполномоченного сотрудника организации на внесение в реестр «АЦКФинансы», с подписью уполномоченного сотрудника и заверенное в установленном порядке руководителем и печатью организации; 3.2 копия Сертификата, выданного УЦ, в бумажном виде, с подписью владельца Сертификата и заверенная в установленном порядке руководителем и печатью организации. При досрочном перевыпуске - Заявление на аннулирование (отзыв) Сертификата с отметкой УЦ, заверенное в установленном порядке руководителем и печатью организации; 3.3 Сертификат в электронном виде (файл с расширением .cer, выданный УЦ), предоставляется только в отдел автоматизации. 4. Пакет документов нужно представить в: 4.1 отдел управления казначейского исполнения бюджета Минфина ПК для сверки подписей в документах с карточкой подписей: организации, расположенные на территории г. Пермь, каб 240, ул. Ленина, 51, т. 217-68-03; организации, расположенные на территории Пермского края, каб 234, ул. Ленина, 51, т. 217-68-01. 4.2 отдел автоматизации, для принятия в работу, каб. 404, ул. Ленина, 51. IV. Увольнение уполномоченного сотрудника организации В случае увольнения сотрудника организации, необходимо в день увольнения сообщить в отдел автоматизации Минфина ПК по телефону 235-11-23, 235-10-55 о блокировке учетной записи уволенного сотрудника. В течение 3 (трех) рабочих дней с даты увольнения необходимо: 1. Внести изменения в карточку образцов подписей (в случае, если увольняемый сотрудник являлся подписантом). 2. Издать новый приказ о назначении уполномоченных сотрудников организации, имеющих право работы в системе "АЦК - Финансы", со списком уполномоченных сотрудников на текущий моменты. Одним из последних пунктов нового приказа должен быть пункт о признании недействительным предыдущего(их) приказа(ов) о назначении уполномоченных сотрудников. Действующим должен быть последний приказ, предыдущие все отменены. 3. Оформить Заявление на аннулирование (отзыв) Сертификата увольняемого сотрудника и поставить отметку в УЦ о блокировке сертификата. Все действия прописаны в Регламенте УЦ. 4. После подготовки и оформления вышеперечисленные документы нужно представить в Минфин ПК, а это: 4.1. карточка образцов подписей (в случае, если увольняемый сотрудник являлся подписантом); 4.2. копия приказа «О назначении уполномоченных сотрудников», заверенная в установленном порядке руководителем и печатью организации; 4.3. копия Заявления на аннулирование (отзыв) Сертификата увольняемого сотрудника с отметкой УЦ, заверенная в установленном порядке руководителем и печатью организации. 5. Пакет документов нужно представить в: 5.1 отдел автоматизации для визирования Заявления на аннулирование (отзыв) Сертификата увольняемого сотрудника, каб. 404, ул. Ленина, 51, т. 235-11-23; 5.2 отдел правовой работы для визирования карточек образцов подписей, каб. 410, ул. Ленина, 51, т. 217-78-72; 5.3 отдел управления казначейского исполнения бюджета Минфина ПК для сверки подписей в документах с карточкой подписей: организации, расположенные на территории г. Пермь, каб 240, ул. Ленина 51, т. 217-68-03; организации, расположенные на территории Пермского края, каб 234, ул. Ленина 51, т. 217-68-01. 5.4 отдел автоматизации, для принятия в работу, каб. 404, ул. Ленина, 51, т. 235-11-23. V. Добавление уполномоченного сотрудника организации В случае добавления уполномоченного сотрудника организации необходимо: 1. Внести изменения в карточку образцов подписей (в случае, если сотрудник является подписантом). 2. Издать новый приказ о назначении уполномоченных сотрудников организации, имеющих право работы в системе "АЦК - Финансы" в соответствии с новым составом уполномоченных сотрудников. Одним из последних пунктов нового приказа должен быть пункт о признании недействительным предыдущего(их) приказа(ов) о назначении уполномоченных сотрудников. Действующим должен быть последний приказ, предыдущие все отменены. 3. Обратиться в УЦ для получения ЭП добавляемому уполномоченному сотруднику. Все действия прописаны в Регламенте УЦ. 4. Подготовить Заявление на внесение в реестр «АЦК-Финансы», по форме, согласно Приложению 2 Договора об обмене электронными документами между участниками юридически значимого электронного документооборота и в соответствии с приказом о назначении уполномоченных сотрудников организации, имеющих право работы в системе "АЦК - Финансы". 5. После подготовки и оформления вышеперечисленные документы нужно представить в Минфин ПК, а это: 5.1 карточка образцов подписей (в случае, если увольняемый сотрудник являлся подписантом); 5.2 копия приказа «О назначении уполномоченных сотрудников», заверенная в установленном порядке руководителем и печатью организации; 5.3 заявление на внесение в реестр Системы, с подписью уполномоченного сотрудника и заверенное в установленном порядке руководителем и печатью организации; 5.4 копия Сертификата, выданного УЦ, в бумажном виде, с подписью владельца Сертификата и заверенная в установленном порядке руководителем и печатью организации; 5.5 Сертификат в электронном виде (файл с расширением .cer, выданный УЦ), предоставляется только в отдел автоматизации. 6. Пакет документов нужно представить в: 6.1.отдел правовой работы для визирования карточек образцов подписей, каб. 410, ул. Ленина, 51, т. 217-78-72; 6.2.отдел управления казначейского исполнения бюджета Минфина ПК для сверки подписей в документах с карточкой подписей: организации, расположенные на территории г. Пермь, каб 240, ул. Ленина 51, т. 217-68-03; организации, расположенные на территории Пермского края, каб 234, ул. Ленина 51, т. 217-68-01. 6.3.отдел автоматизации, для принятия в работу, каб. 404, ул. Ленина, 51, т. 235-11-23. 7. После сдачи документов получить в течении 2 (двух) рабочих дней в Министерстве финансов Пермского края конверт с логином и паролем для работы в системе «АЦКФинансы» лично по паспорту, либо по доверенности и паспорту. Доверенность для получения конверта должна быть заверена руководителем и печатью организации. VI. Изменение должности уполномоченного сотрудника организации В случае изменения должности уполномоченного сотрудника организации, необходимо в день изменения сообщить в отдел автоматизации Минфина ПК по телефону 235-11-23, 235-10-55 для блокирования учетной записи сотрудника. В течение 3 (трех) рабочих дней с даты изменения необходимо: 1. Внести изменения в карточку образцов подписей (в случае, если сотрудник являлся или будет являться подписантом). 2. Издать новый приказ о назначении уполномоченных сотрудников организации, имеющих право работы в системе "АЦК - Финансы" в соответствии с новыми должностями. Одним из последних пунктов нового приказа должен быть пункт о признании недействительным предыдущего(их) приказа(ов) о назначении уполномоченных сотрудников. Действующим должен быть последний приказ, предыдущие все отменены. 3. Оформить Заявление на аннулирование (отзыв) Сертификата сотрудника, у которого изменилась должность и поставить отметку УЦ о блокировке сертификата. Все действия прописаны в Регламенте УЦ. 4. Обратиться в УЦ для получения ЭП уполномоченного сотрудника в соответствии с новой должностью. Все действия прописаны в Регламенте УЦ. 5. Подготовить Заявление на внесение в реестр «АЦК-Финансы», по форме, согласно Приложению 2 Договора об обмене электронными документами между участниками юридически значимого электронного документооборота и в соответствии с приказом о назначении уполномоченных сотрудников организации, имеющих право работы в системе "АЦК - Финансы". 6. После подготовки и оформления вышеперечисленные документы нужно представить в Минфин ПК, а это: 6.1.карточку образцов подписей (в случае, если увольняемый сотрудник являлся подписантом); 6.2.копию приказа «О назначении уполномоченных сотрудников», заверенную в установленном порядке руководителем и печатью организации; 6.3.копию заявления на аннулирование (отзыв) Сертификата с отметкой УЦ, заверенную в установленном порядке руководителем и печатью организации; 6.4.заявление уполномоченного сотрудника организации на внесение в реестр «АЦКФинансы», заверенное в установленном порядке руководителем и печатью организации; 6.5.копию Сертификата, выданную УЦ, в бумажном виде, с подписью владельца Сертификата и заверенную в установленном порядке руководителем и печатью организации; 6.6.Сертификат в электронном виде (файл с расширением .cer, выданные УЦ) предоставляется только в отдел автоматизации. 7. Пакет документов нужно представить в: 7.1.отдел автоматизации для визирования Заявления на аннулирование (отзыв) Сертификата сотрудника, каб. 404, ул. Ленина, 51, т. 235-11-23; 7.2.отдел правовой работы для визирования карточек образцов подписей, каб. 410, ул. Ленина, 51, т. 217-78-72; 7.3.отдел управления казначейского исполнения бюджета Минфина ПК для сверки подписей в документах с карточкой подписей: организации, расположенные на территории г. Пермь, каб 240, ул. Ленина 51, т. 217-68-03; организации, расположенные на территории Пермского края, каб 234, ул. Ленина 51, т. 217-68-01. 7.4.отдел автоматизации, для принятия в работу, каб. 404, ул. Ленина, 51, т. 235-11-23. VII. Переименование (реструктуризации) организации, участвующей в юридически значимом электронном документообороте «АЦК Финансы» В случае изменения наименования (реструктуризации) в день изменения сообщить в отдел автоматизации Минфина ПК по телефону 235-11-23, 235-10-55 для блокирования учетных записей сотрудников. В течение 3 (трех) рабочих дней с даты изменения необходимо: 1. Внести изменения в карточку образцов подписей (для сотрудников, которые являются подписантами). 2. Издать новый приказ о назначении уполномоченных сотрудников организации, имеющих право работы в системе "АЦК - Финансы". Одним из последних пунктов нового приказа должен быть пункт о признании недействительным предыдущего(их) приказа(ов) о назначении уполномоченных сотрудников. Действующим должен быть последний приказ, предыдущие все отменены. Приказ издается в соответствии с новым наименованием организации. 3. Оформить Заявления на аннулирование (отзыв) Сертификатов сотрудников и поставить отметку УЦ о блокировке сертификата. Все действия прописаны в Регламенте УЦ. 4. Обратиться в УЦ для получения ЭП (в соответствии с новым наименованием организации) сотрудникам, перечисленным в новом приказе о назначении уполномоченных сотрудников организации, имеющих право работы в системе "АЦК - Финансы". Все действия прописаны в Регламент УЦ. 5. Подготовить Заявления на внесение в реестр «АЦК-Финансы», по форме, согласно Приложению 2 Договора об обмене электронными документами между участниками юридически значимого электронного документооборота и в соответствии с приказом о назначении уполномоченных сотрудников организации, имеющих право работы в системе "АЦК - Финансы". 6. После подготовки и оформления вышеперечисленные документы нужно представить в Минфин ПК, а это: 6.1.карточка образцов подписей (для сотрудников, которые являются подписантами); 6.2.копия приказа «О назначении уполномоченных сотрудников», заверенная в установленном порядке руководителем и печатью организации; 6.3.копия документа, подтверждающего переименование организации и передачу полномочий организации, заверенную в установленном порядке руководителем и печатью организации; 6.4.копии Заявлений на отзыв ЭП с отметкой УЦ, заверенные в установленном порядке руководителем и печатью организации; 6.5.заявления уполномоченных сотрудников организации на внесение в реестр «АЦКФинансы», заверенные в установленном порядке руководителем и печатью организации; 6.6. копии Сертификатов, выданные УЦ, в бумажном виде, заверенные в установленном порядке руководителем и печатью организации; 6.7. Сертификат в электронном виде (файлы с расширением .cer, выданные УЦ) предоставляется только в отдел автоматизации. 8. Пакет документов нужно представить в: 8.1.отдел автоматизации для визирования Заявлений на аннулирование (отзыв) Сертификатов сотрудников, каб. 404, ул. Ленина, 51, т. 235-11-23; 8.2.отдел правовой работы для визирования карточек образцов подписей, каб. 410, ул. Ленина, 51, т. 217-78-72; 8.3.отдел управления казначейского исполнения бюджета Минфина ПК для сверки подписей в документах с карточкой подписей: организации, расположенные на территории г. Пермь, каб 240, ул. Ленина 51, т. 217-68-03; организации, расположенные на территории Пермского края, каб 234, ул. Ленина 51, т. 217-68-01. 8.4.отдел автоматизации, для принятия в работу, каб. 404, ул. Ленина, 51, т. 235-11-23. 9. В случае создания новых учетных записей, после сдачи документов получить в течении 2 (двух) рабочих дней в Министерстве финансов Пермского края конверты с логином и паролем для работы в системе «АЦК-Финансы» лично по паспорту, либо по доверенности и паспорту. Доверенность для получения логина должна быть заверена руководителем и печатью организации.