РЕГЛАМЕНТ организации и проведения международных

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
УТВЕРЖДАЮ
ректор ДВФУ
_________________ С.В. Иванец
«___» __________ 2012 г.
РЕГЛАМЕНТ
ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ
МЕЖДУНАРОДНЫХ КОНГРЕССНО-ВЫСТАВОЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
В ДАЛЬНЕВОСТОЧНОМ ФЕДЕРАЛЬНОМ УНИВЕРСИТЕТЕ
(проект)
Согласовано:
Проректор
по международным отношениям
__________________В.И. Курилов
«___» ____________ 2012 г.
Проректор
по стратегическому развитию
___________________ А.А. Аксенов
«___» ____________ 2012 г.
Разработчик:
Директор Центра
выставочной и конгрессной
деятельности ДМПП
_____________________ Т.Л. Мелто
«___» ____________ 2012 г.
Владивосток – 2012
РЕГЛАМЕНТ
организации и проведения
международных конгрессно-выставочных мероприятий
в Дальневосточном федеральном университете
1. Общие положения:
1.1. Настоящий Регламент организации и проведения международных конгрессновыставочных мероприятий в Дальневосточном федеральном университете (далее –
Регламент) разработан в целях определения порядка планирования, организации и
проведения международных
конгрессно-выставочных
мероприятий
(далее
–
международные КВМ) в Дальневосточном федеральном университете (далее – ДВФУ) в
целях внедрения комплексного системного подхода по управлению осуществления
вышеперечисленных работ, повышению их эффективности и оптимизации расходования
бюджетных средств.
1.2. Международная конгрессно-выставочная деятельность ДВФУ регулируется
Федеральными законами Российской Федерации «Об образовании», «О высшем и
послевузовском профессиональном образовании», Национальными стандартами
Российской Федерации «Деятельность выставочно-ярмарочная. Термины и определения» (
ГОСТ Р 53103-2008) и «Конгрессная деятельность. Термины и определения» (ГОСТ 535242009), иными законодательными актами Российской Федерации, Типовым положением об
образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном
заведении), нормативными актами Министерства образования и науки РФ, Уставом ДВФУ,
Программой развития ДВФУ на 2010-2019 годы, утвержденной распоряжением
Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 г. № 2300-р и настоящим
Регламентом.
2. Цель и задачи организации и проведения
международных КВМ в ДВФУ:
2.1. Организация и проведение международных КВМ в ДВФУ осуществляется в
целях обеспечения развития и укрепления международного сотрудничества университета
в сфере образования, науки и инноваций со странами АТР в соответствии с задачами
Программы развития ДВФУ.
2.2. Для достижения поставленных целей необходимо решение следующих задач:
- внедрение порядка планирования, финансирования, организации и отчетности по
международным КВМ;
- внедрение критериев оценки эффективности проводимых международных КВМ;
- удовлетворение спроса организаций и заинтересованных лиц в актуальной и
оперативной информации о международных КВМ, проводимых в ДВФУ.
2.3. Основные тематические направления международных КВМ, проводимых в
ДВФУ, определяются исходя из приоритетных направлений развития ДВФУ,
утвержденных Программой развития ДВФУ.
3. Основные понятия и термины:
3.1. Форматы международных КВМ:
Международное выставочно-ярмарочное мероприятие (выставка, ярмарка) –
ограниченное во времени мероприятие специализированной тематики, проводимое в
конкретном месте, ориентированное на специалистов, в рамках которого участники –
экспоненты (субъекты рыночных отношений различных форм собственности, сфер
деятельности и знаний) на основе конкретных образцов (экспонатов) либо презентаций
2
представляют широкий круг предложений, товаров и услуг одной или нескольких
отраслей с целью продвижения и сбыта.
Международными признаются выставочно-ярмарочные мероприятия, в которых
число иностранных экспонентов составляет не менее 10% общего числа или не менее 5%
иностранных посетителей, а выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг
соответствуют международным стандартам (согласно Национальному стандарту
Российской Федерации ГОСТ Р 53103-2008 «Деятельность выставочно-ярмарочная. Термины
и определения» от 18 декабря 2008 г.).
Международное конгрессное мероприятие (конгресс, форум, конференция,
симпозиум, круглый стол) – мероприятие, предполагающее профессиональную аудиторию
и обсуждение определенной проблематики.
Международными признаются конгрессные мероприятии, в которых число
иностранных участников составляет не менее 15% от общего количества участников
(согласно Национальному стандарту Российской Федерации ГОСТ 53524-2009 «Конгрессная
деятельность. Термины и определения» от 15 декабря 2009 г.).
3.2. Субъекты международных КВМ:
Организатор мероприятия – структурное подразделение ДВФУ, инициирующее
организацию и проведение международного КВМ, отвечающее за концептуальное и
содержательное наполнение и результат проведения мероприятия.
Планировщик мероприятия – структурное подразделение ДВФУ, осуществляющее
функции по согласованию и упорядочению взаимодействия структурных подразделений
ДВФУ и сторонних организаций, выполняющих работы по организации и проведению
международных КВМ в ДВФУ.
Заказчик мероприятия – структурное подразделение ДВФУ, по инициативе и при
поддержке которого проводится международное КВМ с привлечением Оператора
мероприятия.
Оператор мероприятия – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель,
действующий в роли субподрядчика и оказывающий Организаторам мероприятия весь
комплекс или отдельные виды услуг по организации и проведению международных КВМ на
базе ДВФУ. Специализированная организация (субъект хозяйственной деятельности),
отвечающая следующим требованиям (либо некоторым из них): функционирующая в сфере
конгрессно-выставочной деятельности не менее трех лет; имеющая опыт работы в качестве
Оператора по организации выставочно-ярмарочных мероприятий площадью не менее 5.000
м2; конгрессных мероприятий с участием не менее 300 человек.
Организационный комитет мероприятия (Оргкомитет) – коллегиальный орган,
действующий в период подготовки и проведения международного КВМ, основными
задачами которого являются курирование всех этапов подготовки и проведения
мероприятия. Оргкомитет формируется Организатором или Заказчиком мероприятия из
числа высококвалифицированных специалистов (представителей заинтересованных вузов
и организаций, ученых, научных работников, ведущих специалистов) соответствующего
отраслевого направления.
Программный комитет – координирующий орган, действующий в период
подготовки и проведения международного КВМ, основной задачей которого является
выработка концепции мероприятия, его тематической направленности, формата и деловой
программы, выбор и утверждение докладчиков, экспертов и участников.
Рабочая группа – группа специалистов, сформированная из числа сотрудников
подразделения, ответственного за проведение КВМ, для разработки и реализация плана по
его подготовке (организационно-техническое обеспечение, работа с участниками
мероприятия, размещение, питание, транспорт, безопасность, финансовое обеспечение,
продвижение и освещение мероприятия в СМИ, культурная программа).
Экспонент – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель,
демонстрирующий товары и (или) услуги по теме выставки-ярмарки, привлекая для этого
собственный или нанятый им персонал.
3
4
4. Порядок организации и проведения
международных КВМ в ДВФУ:
4.1. Функциональная ответственность:
4.1.1. Ответственность за количество организованных в ДВФУ международных КВМ
возложена на проректора по международным отношениям ДВФУ.
4.1.2. Структурным подразделением в ДВФУ, ответственным за внедрение единых
подходов к планированию, организации и контролю проведения международных КВМ в
ДВФУ является Центр выставочной и конгрессной деятельности (далее – Центр ВКД)
Департамента международных программ и проектов путем выполнения следующих
функций:
- формирование, согласование и распространение годового Сводного плана
международных КВМ, проводимых в ДВФУ;
- методическое обеспечение и консультирование представителей структурных
подразделений ДВФУ по вопросам, касающихся эффективной организации и проведения
международных КВМ в ДВФУ, в т.ч. участие в работе Оргкомитетов по подготовке
мероприятий;
- мониторинг, анализ и оценка результативности международных КВМ, проводимых
в ДВФУ по итогам календарного года.
4.1.3. Согласование и утверждение нормативно-методических и организационнотехнических документов в ДВФУ согласно тематической направленности международных
КВМ осуществляется:
- в части мероприятий образовательной направленности – Департаментом
обеспечения международного образования (ДОМО), Департаментом довузовского
образования и организации набора студентов (ДДООНС), Департаментом молодежной
политики (ДМП), Департаментом академической политики (ДАП);
- в части мероприятий научной направленности – Департаментом организации
научной деятельности (ДОНД);
- в части мероприятий инновационной направленности – Департаментом
инновационной деятельности (ДИД).
4.1.4. Инициирование проведения в ДВФУ международного КВМ осуществляется
структурными подразделениями ДВФУ (Организатор мероприятия), которые отвечают за
содержательное наполнение, а также за эффективность их проведения.
Также инициаторами международных КВМ могут выступать сторонние
организаторы и операторы (государственные предприятия, коммерческие и
некоммерческие
организации,
международные
союзы
и
ассоциации,
межправительственные организации, профессиональные организаторы мероприятий и
др.).
4.1.5. Согласование сроков и подбор места проведения КВМ, его методическое и
аналитическое сопровождение (в т.ч. по разработке новых КВМ в соответствии с
приоритетными направлениями развития ДВФУ) осуществляется Центром ВКД (по заявке
от Организатора мероприятия).
4.1.6. Выполнение комплекса работ по организации и проведению в ДВФУ
международных КВМ осуществляется Организатором мероприятия (Оргкомитет,
Программный комитет, Рабочая группа) во взаимодействии с административнохозяйственными подразделениями ДВФУ и сторонними подрядчиками (при
необходимости).
4.2. Порядок планирования и критерии отбора международных КВМ:
4.2.1. Международные КВМ проводятся в ДВФУ в соответствии со Сводным
планом международных КВМ, проводимых на базе ДВФУ (далее – Сводный план).
4.2.2. Сводный план формируется в целях определения приоритетных
международных КВМ. Формирование Сводного плана осуществляется Центром ВКД на
основе полученных от структурных подразделений ДВФУ и сторонних организаций
5
предложений, которые анализируются и формируются в годовой Сводный план, который
принимается на один год с возможностью ежеквартальной корректировки по
предложениям от структурных подразделений ДВФУ.
4.2.3. Структурные
подразделения
ДВФУ,
планирующие
проведение
международных КВМ, в срок до 01 октября года, предшествующего планируемому,
направляют заявки для включения данных мероприятий в проект Сводного плана (далее –
Заявки) в Центр ВКД (через систему электронного документооборота «Directum») в
следующем объеме:
– заявку на включение мероприятия в Сводный план, с указанием обоснования и
предполагаемой сметы расходов и доходов, источников финансирования (Приложение 1).
Заявки, поданные в Центр ВКД от сторонних организаций (государственные
предприятия, коммерческие и некоммерческие организации, международные союзы и
ассоциации, межправительственные организации, профессиональные организаторы
мероприятий и др.), после согласования сроков и места проведения международного
КВМ, направляются по принадлежности в структурные подразделения ДВФУ, в
компетенцию которых входит тематика соответствующего мероприятия.
Структурное подразделение ДВФУ подтверждает (или не подтверждает)
актуальность проведения международного конгрессно-выставочного мероприятия для
ДВФУ сопроводительным письмом, направляемым в Центр ВКД до 01 октября. В случае
положительного решения соответствующее структурное подразделение ДВФУ является
ответственным за его аналитическое, методическое, организационно-техническое и
информационное сопровождение и успешное проведение мероприятия (Организатором от
ДВФУ).
4.2.4. Центр ВКД проводит предварительное рассмотрение поступивших Заявок на
соответствие предъявляемым требованиям к их оформлению.
4.2.5. В случае не соответствия Заявки установленным требованиям, Центр ВКД
в течение 3-х дней информирует заявителя о необходимости доработки, с указанием
причины отклонения и перечнем допущенных недочетов.
4.2.6. При соответствии Заявки установленным требованиям Центр ВКД
подтверждает ее принятие и включение в проект Сводного плана.
4.2.7. Дополнительными основаниями для включения международного КВМ в
проект Сводного плана являются:
- соответствие приоритетным направлениям развития ДВФУ;
- экономическая эффективность (окупаемость, прибыльность и др.);
- количество привлеченных сотрудников и студентов университета в процесс
организации и проведения.
4.2.8. В срок до 5 октября Центр ВКД на основании одобренных заявок формирует
проект Сводного плана на следующий год.
4.2.9. Заявки, поданные после указанного срока рассматриваются в отдельном порядке.
4.2.10. В срок до 10 октября Центра ВКД направляет проект Сводного плана на
согласование в Координационный совет по конгрессно-выставочной деятельности ДВФУ.
4.2.11. В срок до 15 октября председатель Координационного совета направляет
проект Сводного плана на утверждение Ректору ДВФУ.
4.2.12. В срок до 1 ноября утвержденный Сводный план направляется Центром ВКД
в ответственный за сбор данных департамент Министерства науки и образования РФ,
рассылается заинтересованным организациям (министерства и ведомства, органы
исполнительной власти, российские и зарубежные научно-исследовательские учреждения,
вузы и т.п.), размещается на интернет ресурсах (в т.ч. зарубежных), публикуется в
отраслевых средствах массовой информации в России и за рубежом.
4.2.13. Исключение международного КВМ из Сводного плана осуществляется на
основе информации, поступившей в Центр ВКД от Организаторов на основе письменного
отказа за подписью руководителя структурного подразделения.
4.3. Порядок финансирования:
6
4.3.1. Порядок и размер финансирования стимулирующих выплат за выполнение
работ по организации и проведению международных КВМ утверждаются приказом
ректора сроком на один календарный год.
4.3.2. Финансирование организации и проведения международных КВМ
осуществляется в соответствии с бюджетом структурных подразделений ДВФУ, а также
за счет фонда Программы развития ДВФУ, Научного фонда ДВФУ, грантовых программ,
федеральных целевых программ и госпрограмм, средств спонсоров.
4.3.3. Для международных КВМ, включенных в план финансирования, Организатор
совместно с Центром ВКД разрабатывает и согласовывает со Службой проректора по
экономике и финансам (при условии финансирования из источников Программы развития
ДВФУ – со Службой проректора по стратегическому развитию) смету расходов на их
проведение и совместно с иными структурными подразделениями ДВФУ формирует
предложения по привлечению дополнительных источников финансирования.
4.3.4. Все счета на оплату расходов должны быть представлены в Службу
проректора по экономике и финансам руководителем Рабочей группы до начала
проводимого международного КВМ.
4.4. Порядок организации и проведения:
4.4.1. Общие требования к организации и проведению международного КВМ:
– начало подготовки – не позднее 9 месяцев до мероприятия;
– соответствие целей и задач мероприятия приоритетным направлениям развития
ДВФУ;
– обязательное проведение анализа рынка мероприятий подобной тематики для
определения даты проведения, формата мероприятия, тематики, спикеров;
– привлечение софинансирования для организации мероприятия из внебюджетных
источников;
– привлечение отраслевых ассоциаций, общественных организаций, ведущих
экспертов к подготовке мероприятия;
– наличие фирменного стиля мероприятия;
– наличие сайта с он-лайн сервисами аккредитации и бронирования гостиниц и т.д.;
– обеспечение синхронным или последовательным переводом;
– обеспечение безопасности участников мероприятия;
– продвижение и информационное сопровождение мероприятия, привлечение
информационных спонсоров.
4.4.2. Выбор Оператора для оказания комплекса работ и услуг по организации и
проведению международного КВМ по заказу структурного подразделения ДВФУ
осуществляется в порядке, установленном федеральным законодательством. Оказание
услуг единого Оператора по организации и проведению мероприятия должно быть
проведено на высоком организационно-техническом уровне в строгом соответствии с
предъявленными Заказчиком техническими требованиями.
4.4.3. Организатор международного КВМ, в том числе не финансируемого ДВФУ
(«гостевые» мероприятия):
– создает Организационный комитет (при необходимости – Программный комитет)
и Рабочую группу по проведению мероприятия, утверждает план по его подготовке,
организации и проведению, разрабатывает проект приказа ректора, смету доходов и
расходов;
– направляет вышеуказанные документы в Центр ВКД, а также включает Центр ВКД
в список рассылки информационных материалов по проведению мероприятия;
– не позднее 2-х месяцев до начала проведения мероприятия представляет в Центр
ВКД следующую информацию: окончательную программу мероприятия; количество
участников, подтвердивших участие в работе мероприятия; проект приветствия ректора
ДВФУ и проект итогового документа (резолюция и т.п.);
- не позднее 1 месяца до начала мероприятия утверждает у ректора приказ о
проведении мероприятия с указанием состава Оргкомитета (при необходимости –
7
Программного комитета) и Рабочей группы, а также сметы доходов и расходов;
– направляет персональные приглашения зарегистрированным участникам
мероприятия.
4.4.4. Все материалы, представляемые для демонстрации на международном КВМ
должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством Российской
Федерации и международным законодательством.
4.4.5. Ответственность за нарушения, допущенные в ходе проведения международного
КВМ, лежит на Организаторе данного мероприятия.
4.4.6. Организатор международного КВМ гарантирует обеспечение высокого
качества рекламно-информационного сопровождения мероприятия в период его
подготовки и проведения, а также размещает информацию о положительных результатах
внедрения и реализации решений и рекомендаций, принятых на мероприятии в
предыдущие годы.
4.5. Информационная поддержка:
4.5.1. Информационная поддержка обеспечивается Организатором международного
КВМ во взаимодействии с Департаментом общественных связей, а также Центром ВКД.
4.5.2. Все аналитические и информационные материалы, предназначенные для
официальной публикации, готовятся Организатором международного КВМ и
согласовываются с Департаментом общественных связей.
4.6. Порядок отчетности:
4.6.1. Информационные материалы, подготавливаемые в ходе организации
международного КВМ, а также отчеты об их проведении готовятся Организатором
международного КВМ и в срок не позднее 2-х недель со дня завершения мероприятия
передаются в Центр ВКД через систему электронного документооборота «Directum».
4.6.2. Финансовый отчет направляется в Департамент экономики и финансов в
течение месяца. После завершения международного КВМ предъявляются только счета на
оплату питания и договора на издание материалов мероприятия.
4.6.3. Отчет по итогам международного КВМ должен содержать:
– резолюцию по итогам работы (в том числе решения, предложения и
рекомендации ректорату ДВФУ по проблемам конкретной тематики мероприятия);
– аналитический отчет (краткий анализ состояния исследований по основным
направлениям мероприятия);
– сформулированные новые направления и аспекты обсуждаемой проблемы,
выдвинутые в докладах и выступлениях;
– сопоставление и оценку излагавшихся в дискуссии взглядов, позиций, мнений;
– статистический отчет; сборник тезисов/статей) (Приложение 2).
К отчету прилагаются все печатные и другие материалы, подготовленные
Организатором мероприятия.
8
Приложение 1
к Регламенту организации и проведения
международных конгрессно-выставочных мероприятий
в Дальневосточном федеральном университете
ЗАЯВКА
на включение мероприятия
в Сводный план международных конгрессно-выставочных мероприятий,
проводимых в ДВФУ
1. Общие сведения о мероприятии:
Наименование структурного
подразделения, инициирующее
проведение мероприятия:
Наименование мероприятия:
на русском языке:
на английском языке:
Формат мероприятия:
Сроки проведения мероприятия
(число, месяц, год):
Интернет-сайт мероприятия:
Место проведения мероприятия:
(город, улица, зал/аудитория;
указать требования к
инфраструктуре)
Состав Оргкомитета
(обязательно наличие не менее
одного иностранного
сопредседателя):
Координаты Оргкомитета
(ФИО ответственного
исполнителя, должность, телефон,
электронная почта)
Статус структурного
подразделения в предлагаемом
мероприятии:
Соорганизаторы мероприятия:
конгресс
форум
конференция
совещание
симпозиум
«круглый стол»
Организатор
выставка
Соорганизатор
2. Обоснование необходимости проведения мероприятия в ДВФУ:
Актуальность:
Цель проведения мероприятия:
Задачи, направленные на
проведение мероприятия:
Предполагаемое количество
участников:
всего, в т.ч.:
российских
иностранных
9
другое (указать)
_________________
Тематика мероприятия:
Физико-математические науки
Педагогические науки
Химические науки
Медицинские науки
Биологические науки
Фармацевтические науки
Геолого-минералогические науки
Ветеринарные науки
Технические науки
Искусствоведение
Сельскохозяйственные науки
Архитектура
Исторические науки
Психологические науки
Экономические науки
Военные науки
Философские науки
Социологические науки
Филологические науки
Политические науки
Географические науки
Культурология
Юридические науки
Науки о Земле
указать ПНР и № задачи/мероприятия Программы развития ДВФУ
Соответствие мероприятия
приоритетам и стратегическим
интересам развития ДВФУ:
указать актуальные задачи, функциональные направления
Соответствие мероприятия и
деятельности, а также правовые акты, которыми они установлены
актуальности задач,
функциональных направлений
деятельности структурного
подразделения ДВФУ,
инициирующего мероприятие:
указать результаты
Наличие документально
подтвержденных положительных
результатов проведения
мероприятия в предыдущие
годы:
Критерии для выставочных мероприятий:
- наличие возможностей
указать возможности
привлечения в ходе мероприятия
потенциальных инвесторов для
реализации инвестиционноинновационных проектов ДВФУ, а
также документальное
подтверждение экономической
эффективности направляемых для
участия в мероприятии
инвестиционно-инновационных
проектов или подтверждение
проработки начальной стадии их
реализации
- наличие в рамках мероприятия
указать направления деловой программы мероприятия
деловой программы
(конференции, семинары, круглые столы и т.п.)
Критерии для конгрессных мероприятий:
- мероприятие проводится в
указать реквизиты соглашения (решения) и предоставить
соответствии с соглашениями и
дополнительную информацию о мероприятии, в ходе которого было
решениями, достигнутыми ранее в принято решение
ходе встреч (переговоров) ректора
ДВФУ и официальных делегаций
ДВФУ с иностранными
государствами
10
- наличие в рамках мероприятия
указать утвержденную организатором деловую программу
обширной деловой программы,
мероприятия
включающей в себя пленарное
заседание и тематические
направления в количестве не менее
двух:
Планируемые результаты, предварительная оценка эффективности мероприятия:
- индикатор 1
первый год
второй год
- индикатор 2
первый год
второй год
- индикатор 3
первый год
второй год
3. Предполагаемые затраты и источники финансирования
планируемого мероприятия:
Источники
финансовой поддержки:
Бюджетные ассигнования
на содержание ДВФУ, в т.ч.:
финансовые средства в рамках
реализации Программы развития
ДВФУ на 2010-2019 гг.
Средства подразделения
Внебюджетные средства ДВФУ
и его структурных
подразделений, в т.ч.:
федеральные целевые
программы
грантовые программы
средства спонсоров
регистрационные взносы
участников
Объем финансовых средств,
необходимых для проведения мероприятия, в руб.:
Ответственное лицо, заполнившее данную форму ______________________
Тел., факс,___________________ E-mail________________________________
Дата заполнения____________________________________________________
Руководитель структурного подразделения _________________________ И.О. Фамилия
«___» ___________ 201__ г.
11
Приложение 2
к Регламенту организации и проведения
международных конгрессно-выставочных мероприятий
в Дальневосточном федеральном университете
ФОРМА ОТЧЕТА
об итогах проведения в ДВФУ международного конгрессно-выставочного мероприятия
* предоставляется не позднее двух недель после окончания мероприятия
1. Общие сведения о мероприятии:
Наименование
структурного
подразделения,
ответственного за
проведение:
ФИО и должность
ответственного лица:
Контактная информация
(тел., электронная почта):
Роль структурного
подразделения:
Соорганизаторы
(перечень):
Состав Организационного
комитета (перечень):
Наименование
мероприятия:
на русском зыке
на английском языке
Сроки проведения (дата
начала – дата окончания):
Место проведения:
Веб-страница
мероприятия:
Формат мероприятия:
Тематика мероприятия:
Организатор
Соорганизатор
конгресс
форум
конференция
совещание
симпозиум
«круглый стол»
выставка
другое
(указать)
___________
______
Физико-математические науки
Педагогические науки
Химические науки
Медицинские науки
Биологические науки
Фармацевтические науки
Геолого-минералогические науки
Ветеринарные науки
Технические науки
Искусствоведение
Сельскохозяйственные науки
Архитектура
Исторические науки
Психологические науки
Экономические науки
Военные науки
Философские науки
Социологические науки
12
Научная программа
(приводятся только
названия секций):
Цели мероприятия
(перечень):
Состав Оргкомитета
(перечень):
В рамках реализации
какого ПНРа проводилось
мероприятие (перечень):
Взаимодействие с
федеральными
структурами (перечень):
Спонсоры мероприятия
(перечень):
Информационные
партнеры (перечень):
Выставка (в случае
организации):
Количество выставочной
площади (сданной в
аренду участникам
выставки) или
предоставленной на иных
условиях:
Наличие фирменного
стиля мероприятия:
Взаимодействие с прессой
(пресс-подходы, интервью,
пресс-анонсы, размещение
информации в прессцентре, публикации о
регионе/проектах к
мероприятию в
специализированных
изданиях):
Перечень СМИ,
присутствовавших на
мероприятии:
Генеральный подрядчикзастройщик (контактное
лицо, телефоны, mail,
сайт):
Отзывы по работе с
застройщиком:
Какие меры
(стратегические,
организационные,
административные,
финансовые, другие)
необходимо принять для
повышения
эффективности
Филологические науки
Политические науки
Географические науки
Культурология
Юридические науки
Науки о Земле
удалось осуществить
13
не удалось осуществить
организации следующего
мероприятия:
Целесообразность
организации мероприятии
в следующем году:
2. Характеристика участников мероприятия:
Количество участников (для
конгрессных мероприятий):
всего, в т.ч.
российские участники (реестр с
указанием городов):
иностранные участники (реестр с
указанием стран, городов):
Количество и уровень экспертов и
спикеров:
Количество участников
(экспонентов):
всего, в т.ч.:
российских (с указанием городов)
иностранных (с указанием стран,
городов)
Количество посетителей (для
выставок):
всего, в т.ч.:
российских (указать город)
иностранных (указать страну, город)
по квалификации:
докторов наук
кандидатов наук
молодых ученых
студентов
специалистов
по отраслевой принадлежности:
вуз
НИИ
иные организации
3. Итоги проведения мероприятия
(выводы, рекомендации, предложения):
Решение конференции (если таковое
было принято):
Всего докладов, в т.ч.:
по форме:
устных
стендовых
по национальной принадлежности:
российские участники
иностранные участники
по квалификации:
доктор наук
кандидат наук
молодых ученых
студентов
специалисты
14
по отраслевой принадлежности
вуз
НИИ
иные организации
Библиографические данные о
сборнике трудов (тезисов докладов)
научного мероприятия (название, год
издания, издательство и т.п.):
4. Источники финансирования:
Объем запланированного
финансирования, в руб.:
Объем фактического финансирования:
Источники финансирования:
- бюджетные средства
- внебюджетные средства (указать
источники)
5. Приложения к отчету:
1. Программа мероприятия.
2. Резолюция (решение) мероприятия, оформленное в установленном порядке.
3. Сборник тезисов выступлений (докладов).
4. Планы-сценарии проведения мероприятия, медиа-план.
5. Подготовленный видео- и аудиоролик мероприятия, аудио- и видеозаписи, фотоматериалы
пленарного заседания, «круглых столов» на цифровых носителях.
6. Шаблон информационного письма о проведении мероприятия и список рассылки.
7. Информационные материалы о мероприятии, размещенные в печатных изданиях.
8. Портфель участника мероприятия (1 экз.).
9. Копии листов регистрации участников мероприятия с подписью участников, удостоверяющих
выдачу раздаточных материалов.
10. Оригинал дизайн-макеты изображений наружной рекламы и печатной продукции с
использованием символики мероприятия на цифровом носителе.
11. Адреса размещения информации о мероприятии в сети Интернет; распечатки основных
информационных разделов.
Ответственное лицо, заполнившее данную форму ______________________
Тел., факс,___________________ E-mail________________________________
Дата заполнения____________________________________________________
Председатель Оргкомитета мероприятия ________________________ И.О. Фамилия
«___» ___________ 201__ г.
15
Блок-схема «Порядок организации и проведения
международной конгрессно-выставочных мероприятий в ДВФУ»
Начало процесса планирования
международных КВМ, проводимых в ДВФУ
Центр ВКД ДМПП
Отправка запроса в Структурные подразделения ДВФУ
о перечне запланированных международных КВМ
5 сентября
Пакет
документов
Ответственное лицо
в структурном
подразделении/ Школе
Подготовка и подача в Центр ВКД ДМПП заявок
в проект Сводного плана
Заявка
Центр ВКД ДМПП
до 1 октября
оформлена
не верно
Рассмотрение заявки
оформлена верно
Центр ВКД ДМПП
Формирование проекта Сводного плана международных КВМ,
проводимых в ДВФУ
до 5 октября
Проект
Сводного
плана
Центр ВКД ДМПП
Направление на согласование
в Координационный совет по КВД ДВФУ
до 10 октября
Проект
Сводного
плана
Координационный совет
по КВД
Утверждение Сводного плана
до 15 октября
Сводный план
Центр ВКД ДМПП
Организация рассылки
Сводного плана структурным подразделениям ДВФУ
(в т.ч. Координационный совет), заинтересованным организациям
(Минобрнауки, администрация ПК и др.)
Окончание процесса планирования
международных КВМ, проводимых в ДВФУ
16
до 1 ноября
Начало процесса по организации и проведению
в ДВФУ международных КВМ
Инициативная группа
Подготовка обоснования проведения международного КВМ:
- предложения по составу Оргкомитета, Программного комитета
(в т.ч. с участием иностранных представителей)и Рабочей группы;
- перечень Соорганизаторов;
- ориентировочная сумма и источники финансирования
за 12 месяцев
до начала мероприятия
Обоснование проведения
международного КВМ
Оргкомитет
Подготовка проекта приказа об организации и проведении
в ДВФУ международного КВМ с указанием состава Оргкомитета,
Программного комитета, Рабочей группы, сметы расходов
и доходов, плана-графика выполняемых работ
за 6 месяцев
до начала мероприятия
Проект приказа
Центр ВКД
Согласование проекта приказа
об организации и проведении международного КВМ
Рассмотрение проекта приказа
за 6 месяцев
до начала мероприятия
оформлен
не верно
оформлено верно
Оргкомитет
Направление Ректору на утверждение проекта приказа
об организации и проведении международного КВМ
за 3 месяцев
до начала мероприятия
Проект приказа об организации и
проведении международного КВМ
Программный комитет
Формирование программы международного КВМ (формирование
баз данных для рассылки информационного письма
потенциальным участникам, рассылка информационного писем,
прием заявок и материалов от участников (тезисы, доклады),
формирование порядка выступающих (докладчиков), регламент
проведения международного КВМ
за 6 месяцев
до начала мероприятия
Программа международного КВМ
Рабочая группа
Взаимодействие со структурными подразделениями ДВФУ
и сторонними подрядчиками, задействованными в организации
и проведении международного КВМ (формирование и подача
заявок, технических заданий)
в течение всего периода
проведения мероприятия
Заявки, технические задания,
конкурсная документация
Рабочая группа
Выполнение работ по проведению международного КВМ:
готовность зала, координация работы секретариата,
работа с подрядчиками
в течение всего периода
проведения мероприятия
Чек-лист о выполненных работах;
листы регистрации участников
Центр ВКД
Осуществление координации и контроля выполнения
необходимых работ по организации и проведению
международных КВМ
Окончание процесса по организации и проведению
в ДВФУ международных КВМ
17
в течение всего периода
организации и проведения
мероприятия
Начало процесса формирования отчетности
о международных КВМ, проведенных в ДВФУ (за год)
Рабочая группа
Формирование и подача в Центр ВКД ДМПП
отчетных документов о проведенном международном КВМ,
согласно утвержденным формам
Отчет
о проведении
международного
КВМ
Центр ВКД ДМПП
не позднее 2-х недель после
окончания мероприятия
оформлен
не верно
Рассмотрение
отчета
оформлен верно
Центр ВКД ДМПП
Формирование Сводного отчета о международных КВМ,
проведенных в ДВФУ (за год)
до 10 февраля
Сводный отчет
о международных
КВМ, проведенных
в ДВФУ (за год)
Центр ВКД ДМПП
Направление на согласование
Проректору по международным отношениям
до 15 февраля
Сводный отчет
о международных
КВМ, проведенных
в ДВФУ (за год)
Центр ВКД ДМПП
Организация рассылки
Сводного отчета структурным подразделениям ДВФУ (в т.ч.
Координационный совет), заинтересованным
организациям (Минобрнауки, администрация ПК и др.)
Окончание процесса формирования отчетности
о международных КВМ в ДВФУ (за год)
18
до 25 февраля
Распределение функций в ходе процесса
по организации и проведению международного КВМ в ДВФУ
Задачи:
Разработка
концепции
мероприятия,
утверждение сроков
и места проведения:
Формирование
плана организации
и проведения
мероприятия:
Функции Организатора:
- заполнение паспорта мероприятия;
- утверждение концепции мероприятия
Формирование
бюджета
мероприятия:
- подготовка предварительной сметы;
- определение бюджета - мероприятия (расходной
и доходной части)
Организация работы
Организационного и
Программного
комитетов:
Подготовка деловой
программы
мероприятия:
- подготовка и утверждение списков
Организационного комитета и Программного
комитета
Работа со
спонсорами:
Работа с
участниками
мероприятия:
Разработка и
реализация
информационной
и рекламной
кампании,
разработка и
изготовление
презентационной
продукции:
- назначение ответственных исполнителей и
сроков исполнения;
- утверждение плана-графика организации и
проведения мероприятия
- формирование тематики мероприятия;
- выбор и приглашение спикеров и экспертов;
- определение условий участия для спикеров и
экспертов;
- разработка программы мероприятия;
- формирование состава участников прессконференции;
- подписание соглашений;
- координация проведения деловой программы:
модераторов, участников, соблюдение регламента
- рекомендация компаний – потенциальных
спонсоров мероприятия
- определение целевых аудиторий посетителей
мероприятия;
- утверждение пакета участника (по категориям);
- формирование списка участников для рассылки
приглашений (по категориям);
- рассылка приглашений участникам
мероприятия;
- аккредитация участников;
- ведение базы данных;
- подготовка и согласование с ДОМК программы
пребывания на мероприятии официальных
делегаций и их встреч с ректором ДВФУ (во
взаимодействии с Административным
департаментом (АД) и Департаментом
общественных связей (ДОС))
- согласование информационной и рекламной
кампании мероприятия, макетов
презентационных материалов;
- работа с информационными спонсорами,
организация работы пресс-центра, координация
СМИ;
- организация фото- и видеосъемки;
- размещение информации на сайте мероприятия;
- анкетирование участников мероприятия
(совместно с Центром маркетинга);
19
Функции Центра ВКД:
- проведение аналитического
исследования аналогичных по тематике
мероприятий в России и за рубежом;
- формирование концепции
мероприятия
- разработка плана-графика
организации и проведения
мероприятия;
- координация реализации пунктов
плана-графика по организации и
проведению мероприятия
- согласование сметы и бюджета
мероприятия;
- определение спонсорской политики;
- содействие привлечению
внебюджетного финансирования
- координация работы Оргкомитета и
Программного комитета
- подготовка приветственного слова
ректора ДВФУ (совместно с ДОС)
- выбор компаний и направление
предложения о спонсорстве;
- разработка и утверждение
спонсорских пакетов;
- работа со спонсорами
- разработка пакета участника (по
категориям),
- информирование заинтересованных
лиц о сроках, месте и времени
проведения мероприятия;
- организация аккредитации участников
на площадке проведения мероприятия
- координация работ по разработке
фирменного стиля мероприятия (во
взаимодействии с дизайнерами);
- координация работ по разработке и
изготовлению презентационной и
сувенирной продукции;
- разработка и реализация
информационной и рекламной
кампании мероприятия (во
взаимодействии с Департаментом
Организация
обеспечивающей
деятельности:
Оформление
площадки
мероприятия:
Организация
выставки в рамках
мероприятия:
Организация
выставочного
стенда ДВФУ:
Подведение итогов
мероприятия:
- разработка веб-сайта с сервисом «он-лайн»
регистрации мероприятия (во взаимодействии с
Департаментом информационных технологий
(ДИТ)), работа по его наполнению и
продвижению
- обеспечение размещения в гостиницах
участников мероприятия;
- подготовка схемы питания участников
мероприятия;
- разработка и утверждение транспортной схемы,
транспортное обеспечение участников
мероприятия;
- работа с соответствующими структурами по
организации безопасности и медицинского
обеспечения мероприятия;
- разработка и реализация культурной программы
мероприятия;
- организация работы волонтеров;
- организация синхронного или
последовательного перевода;
- организация анкетирования участников
мероприятия (в случае необходимости)
- оформление места проведения мероприятия
(баннеры, навигация, пресс-волл);
- согласование схемы застройки со Службой
проректора по эксплуатации кампуса
- формирование списка потенциальных
экспонентов;
- направление приглашений VIP-участникам;
- организация церемонии открытия выставки;
- формирование базы данных, рассылка
приглашений и заявок на участие, работа с
экспонентами;
- утверждение плана-схемы размещения
экспонентов
- предоставление информации о международных
проектах в Центр ВКД;
- утверждение макетов стенда и презентационной
продукции;
- проведение запланированных встреч и
переговоров на стенде
- работа с контактами по итогам мероприятия;
- подготовка отчета об итогах проведенного
мероприятия;
- информационное освещение итогов
мероприятия (во взаимодействии с
Департаментом общественных связей (ДОС));
- формирование сборника материалов мероприятия;
- отправка благодарностей участникам мероприятия;
- обработка результатов анкетирования участников
мероприятия (во взаимодействии с Центром
маркетинга);
- подготовка отчета о проведенном мероприятии
20
общественных связей (ДОС))
- контроль выполнения работ по
организации обеспечивающей
деятельности согласно плана-графика
организации и проведения мероприятия
- контроль за техническим оснащением
места проведения мероприятия
- подготовка пакета экспонента;
- формирование плана-схемы
размещения экспонентов;
- организация работы по застройке
стендов (во взаимодействии со Службой
проректора по развитию кампуса);
- организация выставочного стенда
ДВФУ
- формирование концепции
выставочного стенда ДВФУ;
-координация работ по разработке
дизайн-макета выставочного стенда,
презентационной продукции и их
изготовления;
- организация работ по монтажу/
демонтажу выставочного стенда ДВФУ;
- работа на стенде ДВФУ
- анализ и оценка эффективности
проведенного мероприятия;
- включение отчетной информации в
отчет о международной конгрессновыставочной деятельности ДВФУ за
прошедший год