цель и задачи проекта

Оглавление
Давай познакомимся
4
Твои ожидания
4
1. Понятие проекта
4
2. Этапы работы по проекту
5
3. Разработка проектной идеи
5
4. Цель и задачи проекта
8
5. Планирование
10
6. План проекта
15
7. Презентация проекта
19
3
Давайте познакомимся:
1. Несколько слов о себе:
Меня зовут:
______________________________________________________________
Мои интересы:
______________________________________________________________
Мой девиз по жизни:
______________________________________________________________
Твои ожидания:
Знания
Умения и навыки
Опыт
1. Понятие проекта
Проект –
это способ
реализовать свою идею и
действовать!
Укажи признаки, кот орые присуще проект у.
_____________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
4
2. Этапы работы по проекту
планирование
разработка и
Завершение проекта
Анализ
утверждение идеи
Исполнение
3. Разработка проектной идеи
Все проекты начинаются с идеи. Если есть идея – ваш проект уже на стадии замысла. Но не стоит
недооценивать данную стадию проекта, ведь от нее зависит ваша дальнейшая деятельность.
Лучше всего при инициации идеи отталкиваться от проблемы, ведь проект обуславливается
наличием проблемной ситуации в той или иной сфере.
Проблема – это разница между реальной ситуацией и тем, что должно (или может)
происходить.
Запишит е т ри наиболее серьезные проблемы, кот орые вас зат рагивают
_____________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Запишит е проблему, кот орая являют ся наиболее ост рой для большинст ва членов группы
_____________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Опишит е несколькими предложениями проблемную сит уацию, от вечая на вопросы:
1. В чем проблема? В чем негативные последствия ее существования?
2. Насколько она распространена?
3. Кто затронут этой проблемой?
4. Насколько серьезна проблема? Сколько людей она затрагивает?
5. Как долго существует проблема? С какой периодичностью появляется, в какие сроки,
периоды?
6. В чем угроза бездействия?
5
Ответы на эти вопросы аргументируют необходимость осуществления твоего проекта, объясняют,
почему он необходим в этот момент времени именно в этом месте.
Описание проблемы:
_____________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Используя мет од мозгового шт урма, напиши способы по решению данной проблемы – идеи
проект а
_____________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
______________________________________________________________________
6
Запиши т у идею, с кот орой вы дальше будет е работ ат ь
_____________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
4. Цель и задачи проекта
Цель проекта – это то, что достигается посредством реализации проекта.
В последнее время все чаще при формулировки цели проекта используют СМАРТ-тест (SMART-test).
Название этого теста образовано первыми буквами английских слов, обозначающих следующие
критерии оценки формулировки цели:
1.
Конкретность (specific);
2.
Измеримость (measurable);
3.
Достижимость (achievable);
4.
Выгодность (rewarding);
5.
Временные рамки (time bound).
Соответственно цель должна отражать все вышеуказанные критерии.
Например, наша идея проекта «организация праздничного ужина», соответственно цель:
создать настроение праздника у жены Маши, дочки Свете и тещи Раисе Павловне
достижимость, выгодность (Для чего? Реально ли поставлена цель? )
посредством проведения ужина в честь 8 марта в семье Петровых на 6 персон с 4
конкретность (что конкретно будит сделано)
измеримость (в каком количестве, качестве)
блюдами до 21:00 8 марта 2011 года.
временные рамки
Сформулируйт е цель вашего проект а:
____________________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
________________________________________________________________________
_________
7
Задачи
проект а – это промежуточные
результаты, которые
необходимо
достигнут для
эффективного достижения цели.
Постановка задач возможна как сразу после постановки цели, так и после определения основных
фаз проекта.
И в первом и во втором случае необходимо придерживаться следующих правил:
1. Решение всех поставленных задач должно неизбежно приводить к достижению поставленной
цели.
2. Задачи – это не этапы реализации проекта, не действия, которые вы собираетесь предпринять,
не мероприятия, которые вы собираетесь провести.
Так, например задачами проекта по приготовлению праздничного ужина могут быть:
1. Определить и по возможности максимально учесть гастрономические пристрастия жены Маши, дочки
Свете и тещи Раисе Павловне.
2. Создать условия для успешного приготовления блюд.
3. Создать интригу предстоящего вечера.
4. Создать атмосферу праздника.
Эффективным является формирование задач по СМАРТ-тесту.
Чем яснее и четче определены цели и задачи проекта, тем выше ваши шансы завершить его
успешно.
Стоит также придерживаться правил: лучше меньше, да лучше, поменьше специальных терминов.
Главные вопросы при постановке цели и задач проекта: Для чего? Зачем? - чаше задавайте эти
вопросы себе и коллегам при планировании по проекту.
Для чего проводится праздничный ужин? Чтобы создать праздничное настроение, чтобы угадить
или чтобы загладить вину за раннею оплошность – определяемся!!!.
Данные вопросы незаменимы при постановки задач проекта, если вы отталкиваетесь от этапов
(фаз) проекта.
Сформулируйт е задачи вашего проект а:
____________________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
______________________________________________________________
8
5. Планирование
Четкое планирование и выполнение всех запланированных работ во многом определяет успех
проекта, более того, это самый верный способ сэкономит как время, так и деньги. Мы
предлагаем вам составить 4 схемы, которые позволят вам полностью понять, что и когда
будет происходить в рамках вашего проекта.
а) Иерархическая структура работ.
Пошаговая разработка ИСР проводится в следующем порядке:

обозначение всего проекта в целом – высший уровень иерархии;

выделение фаз проекта с указанием крупных промежуточных результатов (вех) – второй
уровень иерархии;

определение работ с учетом деления крупных результатов на более мелкие – третий уровень
иерархии.
На приведенном ниже рисунке показана ИСР проекта по подготовке праздничного ужина,
включающая такие уровни, как проект в целом (приготовление праздничного ужина), фазы
проектных работ – задачи проекта (составление меню, закупки продуктов, приготовление
блюд, сам ужин), конкретные действия.
Приготовление праздничного ужина
Фаза 1
Фаза 2
Фаза 3
Фаза 4
Составить
меню
Закупить
продукты
Приготовить
блюда
Провести ужин
Действия:
Действия:
Действия:
Действия:
1. Узнать любимые
блюда дочки, жены,
тещи.
1. Составить список
продуктов.
1. Подготовить
кухню.
1. Накрыть стол.
2. Поехать на рынок
«Забава» за овощами,
фруктами, крупами.
2. Приготовить
блюдо № 1.
2. Посмотреть книгу
рецептов.
3. Утвердить 4
основных блюда и
закуски.
3. Поехать в магазин
«Копейка» за мясом,
хлебом, соком и
специями.
Веха 1
Меню
составлено
2. Позвать жену,
дочку и тещу.
3. Ужин.
3. Приготовить
блюдо № 2.
4. Убрать гостиную
и помыть посуду.
4. Приготовить
блюдо № 3.
Веха 2
Веха 3
Все
необходимые
продукты
закуплены
4 основных
блюда
приготовлены,
9
закуски готовы
Веха 4
Проект завершен.
Праздничный ужин
проведен, жена,
дочка и теща
довольны.
С учетом указанных фаз (задач проекта) определяются ключевые события проекта, которые
называют его вехами. Вехи играют роль контрольных точек. Их используют в качестве меры
выполнения плана работ. Прохождение вех означает достижение задач.
10
Б) Сетевой график
Сетевой график – это последовательная схема, отражающая порядок выполнения работ
проекта. Он включает два элемента: конкретные действия и требуемое на
реализацию данного действия время (t). Логические взаимосвязи в графике
указаны стрелками, а действия прямоугольниками.
Двойной линией обозначен критический путь, которому соответствует самая
продолжительная цепочка операций проекта.
Начало
t=0
1. Узнать любимые блюда
дочки, жены, тещи.
2. Посмотреть книгу
рецептов.
3. Утвердить 4 блюда и закуски.
1. Составить список продуктов.
2. Поехать на рынок «Забава»
за овощами, фруктами,
крупами.
3. Поехать в магазин «Копейка» за
мясом, хлебом, соком и специями.
1. Подготовить кухню.
13 ч.
3. Приготовить блюдо № 2.
4. Приготовить блюдо № 3.
2. Приготовить блюдо № 1.
6. Приготовить закуски.
5. Приготовить блюдо № 4.
1. Накрыть стол.
2. Позвать жену, дочку и тещу.
3. Ужин.
4. Убрать гостиную и помыть посуду.
Проект завершен
11
В) Диаграмма Ганта
Ленточная диаграмма – графическое изображение работ в виде линий на временной шкале с
указанием дат начала и окончания работ. В качестве единиц измерений могут использоваться
часы, дни, недели.
Фаза/действие
9
10
11
12
Временная шкала (время в часах)
13
14
15
16
17
18
Фаза 1
Составить меню
1. Узнать любимые блюда
дочки, жены, тещи.
2. Посмотреть книгу рецептов.
3. Утвердить 4 блюда и
закуски.
Фаза 2
Закупить продукты
1. Составить список продуктов.
2. Поехать на рынок «Забава»
за
овощами,
фруктами,
крупами.
3.
Поехать
в
магазин
«Копейка» за мясом, хлебом,
соком и специями.
Фаза 3
Приготовить блюда
1. Подготовить кухню.
2. Приготовить блюдо № 1.
3. Приготовить блюдо № 2.
4. Приготовить блюдо № 3.
5. Приготовить блюдо № 4.
6. Приготовить закуски.
Фаза 4
Провести ужин
1. Накрыть стол.
2. Позвать жену, дочку и тещу.
3. Ужин.
4. Убрать гостиную и помыть
посуду.
12
19
20
21
Фаза/действие
13
Г) Матрица ответственности
Матрица ответственности позволяет распределить ответственность за выполнение
конкретных действий.
При составлении матрицы ответственности стоит придерживаться следующих правил:
- ответственный – тот с кого вы спросите за результат, а исполнитель - тот, кто
выполняет действие, хотя и первый и второй могут сочетаться в одном лице;
- если за действие отвечает белее одного человека, значит, за него никто не отвечает, а
если за действие никто не отвечает, значит, оно не будет выполнено;
- ответственный может делегировать другим полномочия, но ответственность
делегировать нельзя;
- к разработке матрицы должны быть привлечены все участники проекта.
В матрице ответственности используют следующий перечень обозначений:

«О - ответственный» – тот, кто несет ответственность за данный результат;

«У - утверждает» - тот, кто утверждает результат;

«К – консультирует» - тот, кто консультирует;

«И – информировать» - тот, кого обязательно надо информировать о полученном результате.
ДЕЙСТВИЯ
Узнать любимые блюда дочки, жены,
тещи.
Посмотреть книгу рецептов.
Утвердить 4 основных блюда и
закуски.
Составить список продуктов.
Поехать на рынок «Забава» за
овощами, фруктами, крупами.
Поехать в магазин «Копейка» за
мясом,
хлебом,
соком
и
специями.
Подготовить кухню.
Приготовить блюдо № 1.
Приготовить блюдо № 2.
Приготовить блюдо № 3.
Приготовить блюдо № 4.
Приготовить закуски.
Накрыть стол.
Позвать жену, дочку и тещу.
Ужин.
Убрать гостиную и помыть посуду.
МУЖ
СЫН
И
СВАТ
0
И
0
0
У, К
0
0
У,К
0
0
0
0
0
К
0
К
К
К
0
0
0
0
0
14
6. План проекта
Заполнит е план проект а.
- название проекта:
___________________________________________________________
- руководитель проекта:
___________________________________________________________
- описание проблемы, решению которой посвящен проект:
_____________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
- цель и задачи проекта
_____________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
- календарный план реализации проекта
№
Мероприятия (включая краткое описание)
15
Сроки
Ожидаемый
результат
- ожидаемые результаты:
Количественные показатели:
_____________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Качественные показатели
_____________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
16
- бюджет проекта:
№
Стоимость
(ед.), руб.
Статья расходов
Заработная плата штатных сотрудников с
учетом налоговых начислений на ФОТ по
реализации проекта:
- ___________________________________
должность, ФИО
- ___________________________________
функционал, ФИО
Вознаграждения
специалистов,
с
учетом
налоговых начислений на ФОТ по реализации
проекта:
- ___________________________________
Должность (вид работ)
- ___________________________________
Должность (вид работ)
Расходы
на
приобретение
расходных
материалов (включая канцелярские товары)
- ___________________________________
наименование
- ___________________________________
наименование
- ___________________________________
наименование
- ___________________________________
Наименование
Приобретение оборудования
- ___________________________________
наименование
- ___________________________________
Наименование
Награды, призы
- ___________________________________
Наименование
17
Кол-во
единиц
Всего,
руб.
Издательские расходы:
- ___________________________________
наименование
- ___________________________________
Наименование
Изготовление атрибутики
- ___________________________________
наименование
- ___________________________________
наименование
Расходы на связь
- ___________________________________
наименование
Транспортные расходы
- ___________________________________
наименование
- ___________________________________
наименование
Проживание, питание
- ___________________________________
наименование
Аренда помещения
- ___________________________________
наименование
Оплата банковских услуг
ИТОГО:
18
7. Презентация проекта
Презентация — наглядная демонстрация жизнедеятельности Вашего проекта.
Алгоритм процесса подготовки презентации
Определение специфики аудитории
1. Кто мои слушатели? ___________________________________________________________
2. Каковы их интересы? __________________________________________________________
3. Каковы их возраст, социальный статус, пол?________________________________________
4. Есть ли у собравшихся людей опыт в рассматриваемой сфере? _________________________
5. Какие преимущества получат люди, если поддержат мою проектную идею?
_________________________________________________________________________
Основные инструменты эффективной презентации:
• содержание проект а, излагаемое с учетом потребностей и выгод потенциального заказчика,
инвестора или потребителя;
• эмоциональное воздейст вие, вызывающее впечатление, которое останется надолго и в не
меньшей степени, чем содержание, сформирует отношение инвестора к проекту;
• грамот но оформленный визуальный ряд, иллюстрирующий содержание.
Разработка содержания и структуры презентации
Ключевые содержательные составляющие презентации:
• краткая общая информация о проекте (название, краткое изложение идеи проекта);
• обоснование необходимости проекта (анализ проблемной ситуации);
• формулировка целей и задач проекта;
• календарный план–график;
• общая стоимость проекта;
• ожидаемые результаты и эффект проекта в долгосрочной перспективе (экономический или
социальный).
19
В структуре презентации выделяется четыре функциональные части.
Вступительная и заключительная части занимают от 10 до 30% общей длительности Вашего
выступления, однако общее впечатление от презентации проекта на 80% определяется ими.
Вступление и заключение — самые яркие моменты презентации, в них должно быть
продумано и взвешено каждое слово.
Почти всегда люди принимают окончательное решение в момент завершения презентации.
Поэтому в заключительной части еще раз напомните основную мысль, заострите внимание на
ключевых деталях, подчеркните плюсы Вашего предложения.
Содержание основной части разбивайте на модули
Каждый модуль посвящайте отдельному вопросу и структурируйте по схеме: мини–вступление,
основная часть с коротким резюме и «связка» для перехода к следующему модулю.
Подготовка к ответам на вопросы
Весь секрет умения отвечать на вопросы во время проведения презентации проекта состоит в
том, чтобы предвидеть их и быть к ним готовым!!!
Несколько полезных советов
• При помощи «мозгового штурма» участников Вашей команды составьте список возможных
вопросов. Уверяем Вас, что не менее 70% вопросов, которые будут Вам заданы, Вы сможете
предвидеть.
• Во время ответа постарайтесь найти «мостик» между вопросом и основной мыслью. По
максимуму используйте любую возможность продвижения основной идеи. Этот прием
называется «привязка ответа к выступлению».
• Не превращайте ответ на вопрос в еще одну презентацию, вспомните афоризм А. Чехова:
«Краткость — сестра таланта».
• При ответе повторите или перефразируйте вопрос.
Запишите возможные вопросы, которые зададут Вам слушатели после презентации. Предложите
«красивые» и убедительные ответы на эти вопросы.
20
_____________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Специфика создания визуального ряда
Делайте презентацию своего проекта зрелищной!!!
Парадоксально, но иногда слайды «убивают» саму презентацию, превращая ее в «учебный показ с
громкой читкой».
Чтобы этого не произошло, советуем использовать следующие нехитрые приемы.
• Слайд не должен показывать все — его задача актуализировать только самое главное и на этом
акцентировать внимание слушателей. Самого главного, как Вы понимаете, не может быть
много.
• Наиболее важная идея слайда должна «схватываться» мгновенно. Слайдов не просто должно
быть мало — они должны быть такими, чтобы слушатель мог мгновенно «сфотографировать»
их глазами, понять суть и тут же вернуться к главному — к выступающему с презентацией
проекта.
• На слайде не должно быть больше 4–5 строк текста. Для слайда выбирайте простой, не дробный
фон, шрифт — Аrial (без засечек), поскольку шрифты с засечками (типа Times New Roman)
плохо воспринимаются глазом с экрана.
• Слайд не должен конкурировать с Вами в борьбе за внимание аудитории. Запомните: ключевая
фигура презентации — выступающий, а картинки и слайды только помогают его главной
идее — добраться до умов аудитории.
• Правило популярного на Западе блогера Гая Кавасаки гласит: 10 слайдов на 20 минут с 30–м
шрифтом. 10 слайдов — это то количество, которое могут полноценно «усвоить» слушатели
Каждый слайд должен работать на идею и приближать Вас к главной цели презентации.
Задумайтесь, отбросьте все лишнее и отобразите на слайдах действительно самое главное. 20
минут — это время, отведенное непосредственно для выступления. 30 размер шрифта —
оптимальный выбор для написания текста на слайдах. Такой текст будет легко
восприниматься аудиторией, которая, мгновенно «схватив» его глазами, сможет
сконцентрировать все свое внимание именно на Вашем рассказе.
Репет иция, репет иция, репет иция!
Контрольный список вопросов помогает убедиться в том, что основные этапы алгоритма
подготовки пройдены, необходимые действия по подготовке к представлению проекта
выполнены.
1.
2.
3.
4.
Сформулирована ли цель презентации?
Поставлены ли основные задачи представления проекта?
Сформулирована ли основная идея презентации проекта?
Проведен ли предварительный анализ интересов аудитории? Составлен ли
социально–психологический портрет аудитории?
21
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Отобрано ли основное содержание презентации с учетом поставленной
цели?
Выбраны ли методы подачи материала в соответствии с социально–
психологическим портретом аудитории?
Выработана ли четкая структура содержания?
Составлен ли подробный и четкий план выступления?
Выбран ли «ударный» момент в аргументации Вашего представления?
Проведен ли мозговой штурм с целью составления перечня возможных
вопросов?
Тщательно ли продуманы стратегии и тактики ответов, особенно на
каверзные вопросы?
Продуман ли и грамотно оформлен визуальный ряд, иллюстрирующий
содержание презентации?
Продуманы ли тактики организации пространственной среды для
проведения презентации?
Проведена ли репетиция с обязательным использованием всей техники,
которая понадобится для демонстрации презентации?
22