Положение о порядке подготовки, заключения, учета, хранения
реклама
Приложение к приказу по МГИМО МИД России от «11» сентября 2015 г. № 448 ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ, ЗАКЛЮЧЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ ДОГОВОРОВ ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА В МГИМО МИД РОССИИ И КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ПО НИМ Содержание: Общие положения ........................................................................................................................ 3 Глава 1. Порядок разработки проектов, заключения, изменения, расторжения, признания недействительными Договоров гражданско-правового характера, заключаемых Университетом, по результатам проведения конкурса, аукциона в электронной форме, запроса котировок, запроса предложений, а также в случае размещения закупок у единственного поставщика их согласования структурными подразделениями, организация учета, хранения и контроля исполнения обязательств по ним. ............................................................................................................................................ 4 1. Организация закупки товаров, работ, услуг конкурентными способами. ........................ 4 2. Организация Закупки у единственного поставщика. .......................................................... 6 3. Порядок согласования заявок на приобретение товаров, работ, услуг подразделениями, непосредственно занимающегося учебным процессом .......................... 8 4. Порядок согласования счетов ............................................................................................. 8 5. Оформление Договоров по результатам проведения закупки конкурентным способом. ..................................................................................................................................... 9 6. Контроль за исполнением, изменение и расторжение Договора .................................. 10 Глава 2. Порядок разработки проектов, заключения, изменения условий Договоров пожертвования, заключаемых Университетом, их согласования структурными подразделениями, организации учета, хранения и контроля выполнения обязательств по ним ........................................................................................................................................... 13 1. Разработка, согласование и заключение Договора пожертвования .............................. 13 2. Контроль за исполнением Договора пожертвования, изменение назначения использования пожертвованного имущества и отмена пожертвования ............................. 14 Глава 3. Порядок разработки проектов, заключения, изменения условий Соглашений, Договоров (Меморандумов) о сотрудничестве, заключаемых Университетом, их согласования структурными подразделениями, организации учета, хранения и контроля выполнения обязательств по ним ....................................... 16 1. Разработка, согласование и заключение Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве .......................................................................................................................... 16 2. Контроль за исполнением, изменение и расторжение Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве ........................................................................................... 17 Глава 4. Порядок разработки проектов, заключения, изменения, расторжения, признания недействительными заключаемых Университетом Договоров гражданско- 2 правового характера с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, в которых МГИМО МИД России является Исполнителем, их согласования структурными подразделениями, организации учета, хранения и контроль выполнения обязательств по ним......................................................................... 19 1. Разработка, согласование и заключение Договора ......................................................... 19 2. Контроль за исполнением, изменение и расторжение Договора .................................. 20 Глава 5. Порядок оформления гражданско-правовых Договоров на оказание преподавательских услуг с физическими лицами, не состоящими в штате Университета и порядок проведения расчетов по ним ...................................................... 21 1. Разработка, согласование и заключение Договора ......................................................... 21 2. Расчет по Договорам на оказание преподавательских услуг с физическими лицами 23 Глава 6. Порядок разработки проектов, заключения, изменения, расторжения, признания недействительными Договоров по оказанию платных образовательных услуг, их согласования структурными подразделениями, организации учета, хранения и контроля выполнения обязательств по ним ................................................... 23 1. Разработка, согласование и заключение Договора ......................................................... 23 2. Контроль за исполнением, изменение и расторжение Договора .................................. 24 3. Разработка, согласование и заключение Договора на оказание дополнительных платных образовательных услуг ............................................................................................. 25 4. Контроль за исполнением, изменение и расторжение Договора на оказание дополнительных платных образовательных услуг. ............................................................... 26 Глава 7. Хранение Договоров ................................................................................................. 26 Глава 8. Заключительные положения ................................................................................... 27 3 Общие положения 1. Настоящее Положение о порядке подготовки, заключения, учета, хранения Договоров гражданско-правового характера в МГИМО МИД России и контроля исполнения обязательств по ним (далее - Положение) устанавливает: 1.1. порядок разработки проектов, заключения, изменения, расторжения, признания недействительными Договоров гражданско-правового характера, заключаемых Федеральным государственным автономным образовательным учреждением высшего образования «Московский государственный институт международных отношений (университет) Министерства иностранных дел Российской Федерации» (далее Университет), а также их согласования структурными подразделениями, организации учета, хранения и контроля выполнения обязательств по ним. 1.2. порядок разработки проектов, заключения, изменения, расторжения, признания недействительными заключаемых Федеральным государственным автономным образовательным учреждением высшего образования «Московский государственный институт международных отношений (университет) Министерства иностранных дел Российской Федерации» (далее - Университет) Договоров гражданско-правового характера с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, в которых Университет выступает в роли Исполнителя, Договоров пожертвования, Соглашений (меморандумов) о сотрудничестве. 1.3. порядок заключения, изменения, расторжения Договоров по оказанию платных образовательных услуг. 2. Термины и определения, используемые в настоящем Положении: Договор гражданско-правового характера соглашение, заключаемое Университетом, с юридическими лицами, физическими лицами и индивидуальными предпринимателями на закупку товаров, выполнение работ и оказание услуг, необходимых Университету (далее – Договор). Договор по оказанию платных образовательных услуг – соглашение, по которому Университет обязуется по заданию Заказчика оказывать образовательные услуги Заказчику (либо указанному им физическому лицу) путем обучения по соответствующим образовательным программам, программам профессиональной подготовки (или их компонентов), а Заказчик обязуется оплатить эти услуги и выполнить или обеспечить выполнение всех необходимых действий и требований по освоению образовательной программы и выполнению учебного плана (бакалавриат, магистратура и т.д.); Договор пожертвования – соглашение на получение в качестве пожертвования вещи или права (далее – имущество, результаты выполнения работ, предоставления услуг), в котором Университет является получателем пожертвования, заключаемое Университетом с Жертвователем; Возмездный лицензионный Договор – соглашение, по которому обладатель исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации (лицензиар) предоставляет или обязуется предоставить Университету (лицензиату) за вознаграждение право использования такого результата или такого средства в предусмотренных Договором пределах; Соглашение, Договор (Меморандум) о сотрудничестве – соглашение, заключаемое Университетом на безвозмездной основе с юридическими лицами, в том числе иностранными, о сотрудничестве и взаимном оказании услуг в сфере, являющейся предметом уставной деятельности Университета; Ответственный заказчик – должностное лицо в структурном подразделении Университета (в лице Дирекции, Управления, Отдела, Кафедры, Деканата, и т.д.), ответственное за оформление Заявки (служебной записки) на закупку товаров, выполнение работ, оказание услуг (далее - Заявка), оформление комплекта документов для заключения 4 гражданско-правовых договоров с физическими лицами, не состоящими в штате Университета на выполнение работ (оказание услуг), осуществляющее контроль своевременности и качества поставки товаров, выполнения работ и оказания услуг, а также обеспечение оформления их приемки; Ответственный исполнитель - должностное лицо в структурном подразделении Университета, ответственное за оформление проектов Договоров гражданско-правового характера с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, в которых МГИМО МИД России является Исполнителем. Курирующий Проректор – Проректор, который контролирует деятельность подчиненных ему структурных подразделений Университета; Жертвователь – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо, которое передает Университету имущество, выполняет работы, оказывает услуги для выполнения целей, установленных в Уставе; 3. Положение обязательно к исполнению всеми структурными подразделениями и сотрудниками Университета. 4. Работа по заключению Договоров, а также контроль их исполнения должны обеспечить: - своевременное и качественное заключение Договоров с Контрагентами с соблюдением всех требований действующего законодательства; - контроль исполнения обязательств по Договорам Университета Контрагентами; - анализ причин, вызывающих неисполнение или ненадлежащее исполнение Договоров, а также разработку мероприятий по их устранению; - централизованный учет и сохранность принятых на хранение Договоров. 5. Право подписи Договоров от имени Университета, утверждения документов, подтверждающих выполнение обязательств по Договорам, предоставлено Ректору, Проректорам - с оформлением доверенностей в установленном порядке, а также иным лицам в соответствии с выданными Университетом доверенностями. Глава 1. Порядок разработки проектов, заключения, изменения, расторжения, признания недействительными Договоров гражданскоправового характера, заключаемых Университетом, по результатам проведения конкурса, аукциона в электронной форме, запроса котировок, запроса предложений, а также в случае размещения закупок у единственного поставщика их согласования структурными подразделениями, организация учета, хранения и контроля исполнения обязательств по ним. 1. Организация закупки товаров, работ, услуг конкурентными способами. 1.1. Для инициации процедуры закупки товаров, работ, услуг (далее - закупка), Ответственный заказчик обязан предоставить в Управление по договорной работе надлежащим образом согласованную Заявку (Образец Заявки - Приложение №1) в печатном и электронном виде. Ответственный заказчик назначается Руководителем структурного подразделения, инициирующего процедуру Закупки, и в обязательном порядке визирует заявку на проведение торгов. Ответственный заказчик отвечает за целесообразность подачи Заявки и за соответствие содержания Заявки указанному предмету. 5 1.2. Ответственный заказчик должен определить дату заключения Договора, в соответствии с утвержденным Планом закупок на текущий год (План закупок утверждается приказом Ректора в четвертом квартале каждого года) и предоставить Заявку в срок: - на сумму до 11 млн. рублей - не позднее, чем за 45 (сорок пять) календарных дней до заключения Договора; - на сумму свыше 11 млн. рублей - не позднее, чем за 80 (восемьдесят) календарных дней до заключения Договора; 1.2.1. В случае, если закупка не предусмотрена Планом закупок, Ответственный заказчик согласует возможность ее организации с Планово-экономическим управлением на предмет возможности изыскания источника финансирования. 1.2.2. Данное согласование происходит путем направления служебной записки, согласованной Ректором или курирующим Проректором, с указанием необходимости организации такой закупки, расчетом-обоснованием цены и указанием количественных и качественных характеристик предполагаемой закупки. 1.2.3. В случае невозможности удовлетворения потребности Ответственного заказчика, Планово-экономическое управление делает на служебной записке соответствующую отметку и течение 1 (одного) рабочего дня передает ее Ответственному заказчику. 1.2.4. В случае возможности выделения дополнительного финансирования, Плановоэкономическое управление указывает на Заявке источник финансирования, КОСГУ, а также информацию о том, в рамках какого пункта Положения о закупках товаров, работ, услуг для нужд Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Московский государственный институт международных отношений (университет) Министерства иностранных дел Российской Федерации» (далее – Положение о закупках) будет производиться закупка и в течение 1 (одного) рабочего дня передает ее Ответственному заказчику для последующего согласования в соответствии с п.1.3, Главы 1 настоящего Положения. 1.3. До представления Заявки в Управление по договорной работе Ответственный заказчик обязан согласовать ее с: - Планово-экономическим управлением – на предмет определения источника финансирования, КОСГУ, а также информации о том, в рамках какого пункта Положения о закупках данная закупка будет производиться; - Контрольно-методическим Управлением - на соответствие заложенных в них цен уровню, сложившемуся на рынке товаров, работ, услуг; - Бухгалтерией - на предмет экономической обоснованности в соответствии с требованиями бухгалтерского и налогового учета. Срок проверки и согласования Заявки внутри каждого из вышеуказанных структурных подразделений должен составлять: 1 (один) рабочий день с даты их получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней. 1.4. При заключении Договора на выполнение строительных и ремонтных работ для нужд Университета обязательным является наличие локального сметного расчета (объектного сметного расчета, сводного сметного расчета), утвержденного Проректором по экономике, хозяйству и строительству. 1.5. На основании представленной Заявки, Управление по договорной работе в течение 5 (пяти) рабочих дней совместно с Ответственным заказчиком разрабатывает и оформляет необходимый комплект документов (Извещение, Аукционную (конкурсную) документацию, проект Договора), после чего согласовывает его с Юридическим управлением (Приложение №2) и утверждает у Проректора по правовым и административным вопросам. 6 Срок проверки и согласования комплекта документов внутри каждого из вышеуказанных структурных подразделений должен составлять: 1 (один) рабочий день с даты их получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней. 2. Организация Закупки у единственного поставщика. 2.1. В случае осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) (в т.ч. проведение закупки по возмездным лицензионным договорам, оказание услуг по выполнению научно-исследовательских проектов, выполнению НИР) для заключения Договора, Ответственный заказчик обязан обосновать в документально оформленном отчете (Приложение №1-1) невозможность или нецелесообразность использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), а также цену и иные существенные условия Договора. 2.2. При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) Ответственный заказчик должен подготовить и согласовать в Контрольнометодическом Управлении расчет-обоснование цены с приложением справочной информации и документов (с указанием их реквизитов), на основании которых выполнен данный расчет. 2.3. При заключении Договора на выполнение строительных и ремонтных работ для нужд Университета обязательным является наличие локального сметного расчета (объектного сметного расчета, сводного сметного расчета), утвержденного Проректором по экономике, хозяйству и строительству. 2.4. При необходимости заключения Договора с единственным поставщиком, исполнителем, подрядчиком, Ответственный заказчик совместно с Контрагентом представляет проект Договора (проект договора с физическим лицом приведен в Приложении №8), (в случае необходимости заключения возмездного лицензионного договора проект разрабатывается совместно с Юридическим управлением), который передается на согласование в Управление по договорной работе. Представленный проект Управление по договорной работе согласует с (Приложение №3): - Планово-экономическим управлением - на предмет определения источника финансирования, КОСГУ, а также информации о том, в рамках какого пункта Положения о закупках данная закупка будет производиться; - Юридическим управлением – на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации; - Бухгалтерией - на предмет экономической обоснованности в соответствии с требованиями бухгалтерского и налогового учета; - Курирующим проректором, в случае подписания договора Ректором или Проректором, не курирующим деятельность по предмету закупки; 2.4.1. Если закупка у единственного поставщика не предусмотрена Планом закупок, Ответственный заказчик согласует возможность ее организации в соответствии с пп. 1.2.1. – 1.2.4., Главы 1 настоящего Положения. 2.4.2. Ответственный заказчик должен представить в Управление по договорной работе необходимый для заключения проект Договора в срок: - на сумму до 11 млн. рублей - не позднее, чем за 15 (пятнадцать) календарных дней до заключения Договора; - на сумму свыше 11 млн. рублей - не позднее, чем за 50 (пятьдесят) календарных дней до заключения Договора; 2.5. Если в ходе согласования проекта Договора в него вносятся существенные 7 изменения, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами, завизировавшими проект Договора до внесения в него указанных изменений. 2.6. После согласования проекта Договора в структурных подразделениях Университета Управление по договорной работе организует его подписание Курирующим проректором, Контрагентом и получение всех необходимых печатей. Срок проверки и согласования условий Договора внутри каждого из вышеуказанных структурных подразделений должен составлять: 1 (один) рабочий день с даты их получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней. 2.7. После подписания Договора в течение 3 (трех) рабочих дней Управление по договорной работе обязано: заверить гербовой печатью Университета подписи должностного лица, подписавшего его от имени Университета; зарегистрировать Договор в программе «1С: Предприятие» с присвоением ему номера, который проставляется на всех экземплярах и его приложениях; в случаях, предусмотренных законодательством, зарегистрировать Договор в реестре договоров на Общероссийском официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов. 2.8. Количество подписываемых экземпляров Договоров определяется количеством сторон и наличием дополнительного экземпляра для внесения приобретаемых товаров с ценой за 1 (одну) единицу 500,0 тыс. руб. и более в Реестр федерального имущества (В случае заключения договора с физическим лицом количество экземпляров, подписываемых Заказчиком и Контрагентом определяется равным 2 (двум). 2.9. После регистрации Управление по договорной работе: в течение 1 (одного) рабочего дня через Ответственного заказчика направляет подлинник Договора Контрагенту; в течение 1 (одного) рабочего дня передает копию Договора в Бухгалтерию; в течение 1 (одного) рабочего дня передает копию Договора в Юридическое управление (в случае заключения возмездного лицензионного Договора); в течение 1 (одного) рабочего дня передает копию Договора Ответственному заказчику структурного подразделения, инициирующего процедуру Закупки. 2.10. После регистрации договора с физическим лицом (Контрагентом): - направляет через Ответственного заказчика второй экземпляр Договора работнику (Контрагенту); - передает копию Договора в Бухгалтерию для осуществления расчетов по нему и осуществления общего контроля исполнения Договорных обязательств; 2.11. В течение 1 (одного) рабочего дня передает копию Договора в Контрольнометодическое Управление, если необходима организация Приемочной комиссии в соответствии с п. 4.4. Главы 1 настоящего Положения. 2.12. Порядок организации закупки у единственного поставщика без заключения Договора. 2.12.1. Для инициирования закупочной процедуры Ответственный заказчик должен подготовить служебную записку с описанием возникшей потребности, указанием исчерпывающих сведений о количественных, качественных, технических и иных характеристиках необходимого товара (работы, услуги), условий оплаты и согласовать ее с: - Курирующим проректором - на предмет подтверждения потребности в организации закупки; - Планово-экономическим управлением - на предмет определения источника финансирования, КОСГУ, а также информации о том, в рамках какого пункта Положения о закупках данная закупка будет производиться; 8 - Контрольно-методическим Управлением – на предмет соответствия прилагаемого к служебной записке расчета-обоснования цены (с приложением справочной информации и документов с указанием их реквизитов) рыночным ценам. 2.12.2. После получения всех необходимых согласований, Ответственный заказчик передает документы, указанные в п.2.12.1-2.12.2 в Управление по договорной работе для организации закупки. 2.12.3. Общий срок организации закупочной процедуры не должен превышать 30 (тридцать) календарных дней со дня получения полного пакета документов. 2.12.4. В случае возникновения ситуаций, препятствующих возможности организации закупки в указанный срок, Управление по договорной работе письменно информирует Ответственного заказчика о причинах возникшей задержки и мерах, принимаемых для выхода из сложившейся ситуации. 3. Порядок согласования заявок на приобретение товаров, работ, услуг подразделениями, непосредственно занимающегося учебным процессом. 3.1. В случае необходимости приобретения товаров, работ, услуг, Ответственный заказчик в зависимости от вида потребности, направляет в Дирекцию по эксплуатации и ремонту зданий и сооружений или Дирекцию информационных технологий (далее – Дирекция) служебную записку с описанием возникшей потребности и согласованием Курирующего проректора. 3.2. По факту поступившей служебной записки Дирекция проводит проверку на предмет целесообразности проведения закупки новых товарно-материальных ценностей (наличия товара на складе, наличия возможности покрытия потребности путем оптимизации имеющихся товарно-материальных ценностей, возможности ремонта и т.д.). 3.3. В случае возможности удовлетворения потребности Ответственного заказчика по основаниям, изложенным в п. 3.2. Главы 1 настоящего Положения, потребность закрывается соответствующей Дирекцией. 3.4. В случае невозможности удовлетворения потребности Ответственного заказчика по основаниям, изложенным в п.3.2. Главы 1 настоящего Положения, Дирекция, к которой поступила служебная записка, готовит документальное подтверждение невозможности удовлетворения заявленной потребности (подтверждение отсутствия товара на складе, акт о невозможности проведения ремонта и т.д.) и, принимая на себя функции Ответственного заказчика, инициирует закупочную процедуру в соответствии с п.1 или п.2 Главы 1 настоящего Положения. 3.5. Дирекция в письменной форме информирует подразделение, непосредственно занимающееся учебным процессом, о сроках реализации его потребности, либо о причинах невозможности ее удовлетворения. 4. Порядок согласования счетов. 4.1. Ответственный заказчик после получения от Контрагента пакета документов на оплату (счет, счет-фактура, товарная накладная, акт приемки, подписанный со стороны Контрагента) передает его на согласование в Планово-экономическое управление. 4.1.1. При согласовании счета все подписи и печати структурные подразделения ставят исключительно на его оборотной стороне. На лицевой стороне счета имеют право ставить подпись только Проректоры и Главный бухгалтер Университета. 4.2. Планово-экономическое управление в процессе согласования счетов на оплату, в обязательном порядке указывает на них источник финансирования, КОСГУ, а также информацию о том, в рамках какого пункта Положения о закупках данная закупка будет 9 производиться, а если оплата производится в рамках действующего Договора - в соответствии с условиями финансирования, обозначенными на Договоре при его заключении. Срок согласования должен составлять 1 (один) рабочий день с даты их получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней. 4.3. В течение 1 (одного) рабочего дня после согласования представленных документов Планово-экономическое управление передает их в Управление по договорной работе. 4.4. Управление по договорной работе после проведения проверки представленного пакета документов на предмет правильности оформления передает их в Контрольнометодическое Управление для организации работы Приемочной комиссии, если сумма Договора превышает 100 тыс. рублей, за исключением Договоров на оказание преподавательских услуг или когда по Договору предусмотрена предоплата (авансовый платеж). 4.5. При наличии в пакете документов недостоверных или не в полном объеме предоставленных сведений, Управление по договорной работе передает ее Ответственному заказчику для внесения изменений. После внесения изменений Ответственный заказчик заново проходит процедуру согласования пакета документов. 4.6. Если заключение Приемочной комиссии не требуется, Управление по договорной работе, делая на счете соответствующую отметку, передает пакет документов на согласование курирующему Проректору Ответственного заказчика. 4.7. После согласования пакета документов курирующим проректором, а также Проректором, имеющим право подписывать документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, Управление по договорной работе передает его в Бухгалтерию для оплаты. 4.8. В случае осуществления Университетом авансового платежа, Ответственный заказчик перед подписанием со стороны Университета акта приемки товаров (выполнения работ, оказания услуг), обязан представить его в Управление по договорной работе, для согласования его в порядке, установленном п.п. 4.4.-4.7. Главы 1 настоящего Положения. 5. Оформление Договоров конкурентным способом. по результатам проведения закупки 5.1. При оформлении Договора лист согласования распечатывается на обратной стороне листа с реквизитами Университета, на том экземпляре Договора, который хранится в Университете. Управление по договорной работе согласовывает Договор путем подписания листа согласования (образец листа согласования к Договору приведен в Приложении №3): - Планово-экономическим управлением - на предмет определения источника финансирования, КОСГУ; - Юридическим управлением – на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации; - Бухгалтерией - на предмет экономической обоснованности в соответствии с требованиями бухгалтерского и налогового учета; - Курирующим проректором, в случае подписания договора Ректором или Проректором, не курирующим деятельность по предмету закупки; - Контрагентом. 5.2. В случае, если Договор поступил от Контрагента в прошитом и опечатанном виде или его текст расположен на двух сторонах листа, то лист согласования распечатывается на отдельном листе, прикладывается и подшивается к тому экземпляру 10 Договора, который хранится в Университете. 5.3. При заключении Договора на выполнение строительных и ремонтных работ для нужд Университета корректность локального сметного (объектного сметного расчета, сводного сметного расчета) расчета дополнительно согласовывается Дирекцией по эксплуатации и ремонту зданий и сооружений в течение 2 (двух) рабочих дней с момента ее получения. 5.4. Если в ходе согласования проекта Договора в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами, завизировавшими проект Договора до внесения в него указанных изменений. 5.5. Подразделение, установившее по проекту Договора недостатки, не соответствие между предложением победителя торгов и обязательствами, отраженными им в проекте Договора, незамедлительно ставит в известность Управление по договорной работе, а в случае невозможности разрешения сложившейся ситуации в рабочем порядке, в течение 1 (одного) рабочего дня, отправляет за подписью руководителя подразделения указанные документы с письменным обоснованием причин отказа в согласовании. 5.6. Для передачи Договора на подпись курирующему Проректору, Управление по договорной работе сшивает каждый из экземпляров в отдельности и опечатывает линию сшивания круглым штампом Отдела документационного обеспечения Университета. 5.7. После подписания Договора в течение 3 (трех) рабочих дней Управление по договорной работе обязано: заверить гербовой печатью Университета подписи должностного лица, подписавшего его от имени Университета; зарегистрировать Договор в программе «1С: Предприятие» с присвоением ему номера, который проставляется на всех экземплярах и его приложениях; в случаях, предусмотренных законодательством, зарегистрировать Договор в реестре договоров на Общероссийском официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов. 5.8. Количество подписываемых экземпляров Договоров определяется количеством сторон и наличием дополнительного экземпляра для внесения приобретаемых товаров с ценой за 1 (одну) единицу 500,0 тыс. руб. и более в Реестр федерального имущества. 5.9. Договор является заключенным после его подписания между уполномоченным должностным лицом Университета и Контрагентом. 5.10. После заключения и регистрации Управление по договорной работе: в течение 1 (одного) рабочего дня направляет через Ответственного заказчика подлинник Договора Контрагенту; в течение 1 (одного) рабочего дня передает копию Договора в Бухгалтерию; в течение 1 (одного) рабочего дня передает копию Договора Ответственному заказчику структурного подразделения, инициирующего процедуру Закупки. в течение 1 (одного) рабочего дня передает копию Договора в Контрольнометодическое Управление, если необходима организация Приемочной комиссии в соответствии с п. 4.4. Главы 1 настоящего Положения. 5.11. Структурные подразделения Университета несут ответственность за полноту и правильность формулирования условий Договора в рамках своей компетенции. 6. Контроль за исполнением, изменение и расторжение Договора. 6.1. Общий контроль исполнения Договора осуществляет Управление по договорной работе. 6.2. Условия Договора реализуются Ответственным заказчиком, который контролирует своевременность представления Университету пакета документов на оплату 11 (счета, счета-фактуры, товарной накладной, акта приемки, подписанных со стороны Контрагента), фактическое исполнение Договора, соблюдение сроков окончания Договора, а также организовывает по ним прием товаров, выполненных работ, оказанных услуг, подписание актов. 6.3. Расчеты по Договору осуществляются в соответствии с условиями, изложенными в нем. Бухгалтерия контролирует своевременность платежа и его соответствие предмету Договора при производстве расчетов, проверяет представленный пакет документов для оплаты. 6.4. В случае несоблюдения сроков исполнения обязательств Контрагентом, информация об этом в письменном виде доводится Ответственным заказчиком до Юридического управления в течение 1 (одного) рабочего дня с момента наступления просрочки обязательств с указанием всех обстоятельств их наступления. 6.5. Юридическое управление в течение 1 (одного) рабочего дня с момента получения информации, указанной в п. 6.4. Главы 1 настоящего Положения информирует о сложившейся ситуации Проректора по правовым и административным вопросам для принятия решения о начале претензионной работы, включения Контрагента в реестр недобросовестных поставщиков или расторжения (отказа от исполнения в одностороннем порядке) Договора. 6.6. Процедура включения Контрагента в реестр недобросовестных поставщиков или расторжения (отказа от исполнения в одностороннем порядке) Договора организуется совместно с Управлением по договорной работе. 6.7. Исполнение обязательств по Договору оформляется путем составления акта выполненных работ, оказанных услуг (далее – Акт), а прием товарно-материальных ценностей на склад - отметкой Начальника склада или кладовщика на товарной накладной об их приеме и, в случае необходимости, актом приемки-передачи товара (образец акта приведен в Приложении №4). 6.8. Исправления в Актах не допускаются. Экземпляр Акта Университета, до подписания его курирующим Проректором, в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения, по заявке которого (в интересах которого) поставлялись товары/выполнялись работы/оказывались услуги и Ответственным заказчиком. 6.9. В случае проведения Университетом авансового платежа, предусмотренного условиями Договора, процедура согласования Акта осуществляется в соответствии с п.4.8. Главы 1 настоящего Положения. 6.10. Подписи должностных лиц сторон, указанных в Актах, должны быть заверены оттиском печати организаций (если Уставом организации предусмотрена печать) 6.11. Договор может быть расторгнут по соглашению сторон или в судебном порядке. В случаях, предусмотренных действующим законодательством, Университет имеет право прекратить действие Договора, отказавшись от него в установленном порядке. 6.12. Изменения условий Договора по взаимному соглашению сторон и их досрочное расторжение оформляются в виде дополнительных соглашений, которые подлежат обязательной нумерации и хранятся вместе с оригиналом Договора. 6.13. Изменения условий Договора допускаются исключительно в случаях, предусмотренных действующим законодательством. 6.14. Предложение об изменении Договора может исходить как от Контрагента, так и от Университета. 6.15. Если предложение об изменении Договора исходит от Контрагента, то Ответственный заказчик после получения Университетом предложения Контрагента в течение 1 (одного) рабочего дня подготавливает служебную записку на имя курирующего 12 Проректора с заключением о целесообразности или нецелесообразности внесения изменений в Договор. 6.16. Курирующий Проректор рассматривает заключение Ответственного заказчика и принимает решение по существу предложения об изменении Договора путем написания соответствующей резолюции на указанном заключении и возвращает его Ответственному заказчику, который в течение 3 (трех) рабочих дней направляет Контрагенту письмо, содержащее согласие с предложениями Контрагента или аргументированный отказ от его принятия. 6.17. Ответственный заказчик совместно с Контрагентом разрабатывает проект Дополнительного соглашения, который передается на согласование (образец листа согласования Дополнительного соглашения к Договору приведен в Приложении №3) в Управление по договорной работе. 6.18. Представленный проект Управление по договорной работе согласует с: Планово-экономическим управлением (только в случае изменения цены Договора) - на предмет определения источника финансирования, КОСГУ; Контрольно-методическим Управлением (только в случае увеличения цены Договора); Юридическим управлением – на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации; Бухгалтерией - на предмет экономической обоснованности в соответствии с требованиями бухгалтерского и налогового учета; Курирующим проректором, в случае подписания договора Ректором или Проректором, не курирующим деятельность по предмету закупки. 6.19. Срок проверки и согласования условий Дополнительного соглашения внутри каждого из вышеуказанных структурных подразделений должен составлять: 1 (один) рабочий день с даты их получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней. 6.20. Если предложение об изменении Договора исходит от Университета, то Ответственный заказчик направляет Контрагенту предложение Университета, которое должно быть согласовано с курирующим Проректором, Юридическим управлением, а при увеличении цены Договора - с Планово-экономическим управлением, Бухгалтерией и Контрольно-методическим Управлением и должно содержать конкретные предложения о внесении изменений в Договор и обоснование необходимости их внесения. 6.21. В случае получения отказа Контрагента на предложение Университета об изменении условий Договора Ответственный заказчик в течение 1 (одного) рабочего дня ставит об этом в известность курирующего Проректора для принятия соответствующего решения. 6.22. В случае получения согласия Контрагента с предложением Университета об изменении условий Договора, Ответственный заказчик совместно с Контрагентом разрабатывает проект Дополнительного соглашения и передает на согласование аналогично п. 6.17. Главы 1 настоящего Положения, а также организует подписание всех его экземпляров со стороны Контрагента. 6.23. После подписания Дополнительного соглашения в течение 3 (трех) рабочих дней Управление по договорной работе обязано: при необходимости сшить каждый из экземпляров в отдельности и опечатать линию сшивания круглым штампом Отдела документационного обеспечения Университета; внести необходимые изменения в соответствии с условиями Дополнительного соглашения в реестровую запись Договора в программе «1С: Предприятие»; в случаях, предусмотренных законодательством, зарегистрировать 13 Дополнительное соглашение в реестре договоров на Официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов. 6.24. Оригиналы Дополнительных соглашений хранятся вместе с Договорами в Управлении по договорной работе, а копии таких соглашений передаются в структурные подразделения Университета в соответствии с п. 5.10., Главы 1 настоящего положения. 6.25. В случае возникновения ситуации, которая может привести к расторжению Договора, Ответственный заказчик обязан в письменной форме известить об этом курирующего Проректора и Юридическое управление с указанием причин, приведших к такой ситуации, в течение 1 (одного) рабочего дня с момента возникновения такой ситуации. 6.26. В случае возникновения спора между сторонами по Договору и невозможности его решения во внесудебном порядке, курирующий Проректор принимает решение о направлении претензии, либо передачи спора на рассмотрение в суд. 6.27. В случае необходимости разрешения спора в судебном порядке Ответственный заказчик по Договору направляет все необходимые документы в Юридическое управление в течение 1 (одного) рабочего дня с момента принятия соответствующего решения. Юридическое управление вправе привлекать к участию в судебных слушаниях Ответственного заказчика по Договору и иных представителей структурных подразделений Университета. О ходе судебного разбирательства Юридическое управление информирует соответствующего Проректора, либо Ректора. 6.28. Материалы по расторжению Договора хранятся в Управлении по договорной работе. Глава 2. Порядок разработки проектов, заключения, изменения условий Договоров пожертвования, заключаемых Университетом, их согласования структурными подразделениями, организации учета, хранения и контроля выполнения обязательств по ним. 1. Разработка, согласование и заключение Договора пожертвования. 1.1. Для заключения Договора пожертвования Ответственный заказчик самостоятельно разрабатывает его проект, к которому должна быть приложена служебная записка, согласованная курирующим Проректором с отметкой Планово-экономического управления и Бухгалтерии. Ответственный заказчик назначается руководителем структурного подразделения, которое инициирует заключение Договора. 1.2. Ответственный заказчик согласовывает Договор с: - Бухгалтерией; - Планово-экономическим управлением; - Юридическим управлением. Срок проверки и согласования условий проекта Договора пожертвования внутри каждого из вышеуказанных структурных подразделений должен составлять: 1 (один) рабочий день после дня его получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней. 1.3. При оформлении Договора пожертвования лист согласования распечатывается на обратной стороне листа с реквизитами Университета, на том экземпляре Договора, который хранится в Университете. Должностные лица Университета согласовывают Договор пожертвования путем подписания листа согласования (образец листа согласования к Договору приведен в Приложении №5). В случае если проект Договора пожертвования поступил от Жертвователя в 14 прошитом и опечатанном виде или его текст расположен на двух сторонах листа, то лист согласования распечатывается на отдельном листе, прикладывается и подшивается к Договору пожертвования, к тому экземпляру, который хранится в Университете. 1.4. Если в ходе согласования проекта Договора пожертвования в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами, завизировавшими проект Договора до внесения в него указанных изменений, и повторному согласованию с Жертвователем. 1.5. Ответственный заказчик самостоятельно обеспечивает подписание всех экземпляров Договора пожертвования уполномоченным лицом со стороны Университета и Контрагента и заверение его подписи гербовой печатью Университета, после чего передает все его экземпляры в Управление по договорной работе в прошитом виде. 1.6. Управление по договорной работе: - в течение 2 (двух) рабочих дней после дня получения окончательно оформленного Договора пожертвования регистрирует его в системе «1С: Предприятие», присваивает ему номер, который проставляется в установленных местах на всех его экземплярах; - в течение 1 (одного) рабочего дня после дня регистрации Договора пожертвования в системе «1С: Предприятие» направляет через Ответственного заказчика Жертвователю подлинник Договора пожертвования, а его копию в Бухгалтерию. 1.7. Договор пожертвования является заключенным после его подписания уполномоченным должностным лицом Университета и Жертвователем. 1.8. Структурные подразделения Университета несут ответственность за полноту и правильность формулирования условий Договора пожертвования в рамках своей компетенции. 2. Контроль за исполнением Договора пожертвования, изменение назначения использования пожертвованного имущества и отмена пожертвования. 2.1. Исполнение Договора пожертвования курируется Ответственным заказчиком, который контролирует фактическое исполнение и соблюдение условий Договора пожертвования, а также совместно с Бухгалтерией готовит отчет для Жертвователя. 2.2. Расчеты по Договору пожертвования осуществляются в соответствии с условиями, изложенными в них. Бухгалтерия ведет обособленный учет всех операций по использованию пожертвованного имущества. В случае несоблюдения сроков исполнения обязательств информация доводится Ответственным заказчиком до сведения курирующего Проректора в течение 3 (трех) рабочих дней с момента возникновения просрочки. 2.3. Исполнение обязательств по Договору пожертвования осуществляется в соответствии с его условиями. 2.4. Если использование пожертвованного имущества в соответствии с назначением, указанным Жертвователем, становится вследствие изменившихся обстоятельств невозможным, оно может быть использовано по другому назначению лишь с согласия Жертвователя, а в случае смерти гражданина-жертвователя или ликвидации юридического лица - жертвователя по решению суда. 2.5. Использование пожертвованного имущества не в соответствии с назначением, указанным Жертвователем, или изменение этого назначения с нарушением правил, предусмотренных Договором пожертвования, дает право Жертвователю, его наследникам или иному правопреемнику требовать отмены пожертвования. 2.6. Решение об изменении назначения использования пожертвованного имущества принимается Университетом с письменного согласия Жертвователя и оформляется дополнительным соглашением, согласованным в установленном порядке (образец листа 15 согласования к Договору приведен в Приложении №5), которое подлежит обязательной нумерации и, подлинник которого хранится вместе с соответствующим оригиналом Договора пожертвования. 2.6.1. Предложение об изменении назначения использования пожертвованного имущества подготавливается Ответственным заказчиком в виде служебной записки на имя курирующего Проректора с изложением обстоятельств, которые сделали невозможным использование пожертвованного имущества в соответствии с назначением, указанным Жертвователем. 2.6.2. Курирующий Проректор рассматривает обстоятельства, изложенные Ответственным заказчиком, и принимает решение по существу предложения путем написания соответствующей резолюции на указанной служебной записке и возвращает ее Ответственному заказчику, который в течение 3 (трех) рабочих дней направляет Жертвователю письмо, содержащее предложение Университета об изменении назначения использования пожертвованного имущества с изложением обстоятельств, которые сделали невозможным его использование в соответствии с назначением, указанным Жертвователем. 2.6.3. При получении согласия от Жертвователя, служебная записка дополнительно согласовывается с Планово-экономическим управлением и Бухгалтерией с приложением копии письменного согласия Жертвователя на изменение назначения использования пожертвованного имущества. 2.6.4. После произведенных согласований, Ответственный заказчик подготавливает совместно с Управлением по договорной работе проект Дополнительного соглашения. 2.6.5. Ответственный заказчик самостоятельно обеспечивает подписание всех экземпляров Дополнительного соглашения уполномоченным лицом со стороны Университета и Жертвователя и заверение его подписи гербовой печатью Университета, после чего передает все его экземпляры в Управление по договорной работе. 2.7. В течение 2 (двух) рабочих дней после дня получения окончательно оформленного Дополнительного соглашения Управление по договорной работе присваивает ему порядковый номер, который проставляется на всех экземплярах и вносит в программу «1С: Предприятие» изменения, предусмотренные Дополнительным соглашением. 2.8. Оригиналы Дополнительных соглашений хранятся вместе с Договорами пожертвования в Управлении по договорной работе, а копии таких соглашений передаются Управлением по договорной работе в Бухгалтерию. 2.9. В случае возникновения ситуации, которая может привести к невыполнению условий Договора пожертвования, руководитель Исполнителя обязан в письменной форме известить об этом курирующего Проректора, Юридическое управление, Бухгалтерию и Планово-экономическое управление с указанием причин, приведших к такой ситуации в течение 1 (одного) рабочего дня с момента возникновения такой ситуации. 2.10. В случае возникновения спора между сторонами по Договору пожертвования и невозможности его решения во внесудебном порядке, курирующий Проректор принимает решение о направлении претензии, либо передачи спора на рассмотрение в суд. 2.11. В случае необходимости разрешения спора в судебном порядке, Ответственный заказчик по Договору направляет все необходимые документы в Юридическое управление в течение 3 (трех) дней с момента принятия соответствующего решения. Юридическое управление вправе привлекать к участию в судебных слушаниях Ответственного заказчика по Договору. О ходе судебного разбирательства Юридическое управление информирует соответствующего Проректора, либо Ректора. 2.12. Материалы судебного разбирательства спора хранятся в Юридическом управлении. 16 Глава 3. Порядок разработки проектов, заключения, изменения условий Соглашений, Договоров (Меморандумов) о сотрудничестве, заключаемых Университетом, их согласования структурными подразделениями, организации учета, хранения и контроля выполнения обязательств по ним. 1. Разработка, согласование и заключение Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве. 1.1. Для заключения Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве Ответственный заказчик должен самостоятельно разработать проект Договора, к которому должна быть приложена служебная записка, согласованная курирующим Проректором, с указанием Контрагента. Ответственный заказчик назначается руководителем структурного подразделения, инициирующего заключение Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве. 1.2. Ответственный заказчик согласовывает Соглашение, Договор (Меморандум) с: - Бухгалтерией; - Планово-экономическим управлением; - Юридическим управлением. Срок проверки и согласования условий проекта Соглашения, Договора (Меморандума) внутри каждого из вышеуказанных структурных подразделений должен составлять: 1 (один) рабочий день после дня его получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней. 1.3. При оформлении Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве лист согласования распечатывается на обратной стороне листа с реквизитами Университета, на том экземпляре Договора на русском языке, который хранится в Университете. Должностные лица Университета согласовывают Соглашение, Договор (Меморандум) о сотрудничестве путем подписания листа согласования (образец листа согласования к Соглашению, Договору (Меморандуму) о сотрудничестве приведен в Приложении №5). В случае, если проект Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве поступил от Контрагента в прошитом и опечатанном виде или его текст расположен на 2 (двух) сторонах листа, то лист согласования распечатывается на отдельном листе, прикладывается и подшивается к тому экземпляру Договора на русском языке, который хранится в Университете. Проект Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве, поступивший от Контрагента на иностранном языке, направляется на согласование только после его перевода на русский язык. Ответственный заказчик должен обеспечить перевод проекта Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве на русский язык. 1.4. Если в ходе согласования проекта Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами, завизировавшими проект Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве до внесения в него указанных изменений, а в случае если проект Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве был подготовлен Контрагентом, то и с Контрагентом. 1.5. Ответственный заказчик самостоятельно обеспечивает подписание всех экземпляров проекта Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве уполномоченными лицами со стороны Контрагента и Университета с заверением подписей гербовой печатью Университета и, при возможности, печатью Контрагента, после чего передает прошитые и опечатанные круглым штампом Отдела документационного обеспечения Университета экземпляры в Управление по договорной работе. 17 1.6. Управление по договорной работе: - в течение 2 (двух) рабочих дней после дня получения окончательно оформленного Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве регистрирует его в системе «1С: Предприятие», присваивает ему номер, который проставляется в установленных местах на всех его экземплярах; - в течение 1 (одного) рабочего дня после дня регистрации Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве в системе «1С: Предприятие» направляет через Ответственного заказчика Контрагенту подлинник Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве, а его копию в Бухгалтерию. 1.7. Соглашение, Договор (Меморандум) о сотрудничестве является заключенным после его подписания уполномоченным должностным лицом Университета и Контрагентом. 1.8. Структурные подразделения Университета несут ответственность за полноту и правильность формулирования условий Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве в рамках своей компетенции. 1.9. Ответственный заказчик несет ответственность за полноту и правильность перевода проекта Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве на русский язык. 2. Контроль за исполнением, изменение и расторжение Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве. 2.1. Исполнение Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве курируется Ответственным заказчиком, который контролирует и обеспечивает фактическое его исполнение. 2.2. Исполнение обязательств по Соглашению, Договору (Меморандуму) о сотрудничестве осуществляется в соответствии его с условиями. 2.3. Соглашение, Договор (Меморандум) о сотрудничестве может быть изменено или расторгнуто по соглашению сторон в порядке, предусмотренным его условиями. 2.4. Изменение условий Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве или его досрочное расторжение оформляются в виде дополнительного соглашения, согласованного в установленном порядке (образец листа согласования к Договору приведен в Приложении №5), и переведенного, в случае необходимости, на иностранный язык, которое подлежит обязательной нумерации и, подлинник которого хранится вместе с соответствующим оригиналом Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве. Ответственный заказчик должен обеспечить перевод Дополнительного соглашения на русский язык. 2.5. Предложение об изменении условий Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве или его досрочном расторжении может исходить как от Контрагента, так и от Университета. 2.5.1. Если предложение об изменении условий Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве или его досрочном расторжении исходит от Контрагента, то Ответственный заказчик после получения Университетом предложения Контрагента в течение 1 (одного) рабочего дня подготавливает служебную записку на имя курирующего Проректора с заключением о целесообразности или нецелесообразности внесения изменений в условия Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве или его досрочного расторжения; 2.5.2. Курирующий Проректор рассматривает заключение Ответственного заказчика и принимает решение по существу предложения путем написания соответствующей резолюции на указанном заключении и возвращает его Ответственному заказчику, который 18 в течение 3 (трех) рабочих дней направляет Контрагенту письмо, содержащее согласие с предложениями Контрагента или аргументированный отказ от его принятия. 2.5.3. Если предложение об изменении условий Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве или его досрочном расторжении исходит от Университета, то Ответственный заказчик направляет Контрагенту предложение Университета, которое должно быть согласовано с курирующим Проректором и Юридическим управлением, переведено в случае необходимости на иностранный язык, а также содержать конкретные предложения о внесении изменений в условия Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве или обоснование необходимости его досрочного расторжения. 2.5.4. В случае получения отказа Контрагента от предложения Университета об изменении условий Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве или его досрочном расторжении, Ответственный заказчик в течение 1 (одного) рабочего дня ставит об этом в известность курирующего Проректора для принятия соответствующего решения. 2.5.5. При получении согласия от Контрагента, служебная записка дополнительно согласовывается с Планово-экономическим управлением и Бухгалтерией с приложением копии письменного согласия Контрагента на изменение условий Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве. 2.5.6. После произведенных согласований, Ответственный заказчик подготавливает проект Дополнительного соглашения. 2.5.7. Ответственный заказчик самостоятельно обеспечивает подписание всех экземпляров Дополнительного соглашения уполномоченным лицом со стороны Университета и Контрагента и заверение его подписи гербовой печатью Университета, после чего передает все его экземпляры в Управление по договорной работе. 2.5.8. Ответственный заказчик обеспечивает, в случае необходимости, перевод проекта Дополнительного соглашения на иностранный язык. 2.6. В течение 2 (двух) рабочих дней после дня получения окончательно оформленного Дополнительного соглашения Управление по договорной работе присваивает ему порядковый номер, который проставляется на всех экземплярах, и вносит в программу «1С: Предприятие» изменения, предусмотренные Дополнительным соглашением. 2.7. Оригиналы Дополнительных соглашений хранятся вместе с Соглашениями, Договорами (Меморандумами) о сотрудничестве в Управлении договорной работы, а копии таких соглашений передаются Управлением по договорной работе в Бухгалтерию. 2.8. В случае возникновения ситуации, которая может привести к невыполнению условий Соглашения, Договора (Меморандума) о сотрудничестве, руководитель Исполнителя обязан в письменной форме известить об этом курирующего Проректора и Юридическое управление с указанием причин, приведших к такой ситуации в течение 1 (одного) рабочего дня с момента возникновения такой ситуации. 2.9. В случае возникновения спора между сторонами по Соглашению (Меморандуму) о сотрудничестве он разрешается путем переговоров. 2.10. Материалы рассмотрения спора хранятся в Юридическом управлении. 19 Глава 4. Порядок разработки проектов, заключения, изменения, расторжения, признания недействительными заключаемых Университетом Договоров гражданско-правового характера с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, в которых МГИМО МИД России является Исполнителем, их согласования структурными подразделениями, организации учета, хранения и контроль выполнения обязательств по ним. 1. Разработка, согласование и заключение Договора. 1.1. Для разработки проекта Договора Ответственный исполнитель должен оформить Заявку на выполнение работ и/или оказание услуг в виде гарантийного письма на имя Ректора, подписанного руководителем и Главным бухгалтером (Бухгалтером) Заказчика и заверенного печатью Заказчика. 1.2. Заявка должна содержать: - перечень работ и/или услуг, исполнителем которых должен выступить Университет; - объем и сроки выполнения работ и/или услуг, исполнителем которых должен выступить Университет; - банковские реквизиты и обязательство Заказчика оплатить выполненные Университетом работы и/или оказанные Университетом услуги. Заявка может содержать примерную или точную стоимость выполнения работ и/или услуг, а также указание на Исполнителя. 1.3. Заявка принимается в порядке, установленном положением Университета о документообороте. 1.4. Решение о принятии Заявки к исполнению принимается Ректором или по его поручению - курирующим Проректором. 1.5. В случае принятия решения об отказе Ответственному исполнителю по существу его Заявки, Ответственному исполнителю в установленном порядке направляется соответствующий ответ. 1.6. В случае принятия решения о согласии исполнить Заявку: - Курирующий Проректор направляет Заявку Ответственному исполнителю; - Ответственный исполнитель совместно с Планово-экономическим управлением определяет стоимость и срок выполнения Заявки; - Ответственный исполнитель извещает Заказчика о принятии Заявки к исполнению, а также о стоимости и сроке выполнения Заявки. 1.7. Подготовка проекта Договора: 1.7.1. Ответственный исполнитель в течение 3 (трех) рабочих дней согласовывает проект Договора, представленный Контрагентом с: - Бухгалтерией; - Планово-экономическим управлением; - Юридическим управлением. Срок проверки и согласования проекта Договора внутри структурного подразделения Университета должен составлять: 1 (один) рабочий день с даты их получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней. 1.8. При оформлении Договора лист согласования распечатывается на обратной стороне листа с реквизитами Университета, на том экземпляре Договора, который хранится в Университете. Должностные лица Университета согласовывают Договор путем подписания листа согласования (образец листа согласования к Договору приведен в Приложении №5). 20 1.9. Если в ходе согласования проекта Договора в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами, завизировавшими проект Договора до внесения в него указанных изменений. 1.10. После утверждения проекта Договора Ответственный исполнитель обязан направить все его экземпляры на подпись Заказчику. 1.11. После подписания Договора Ответственный исполнитель в течение 2 (двух) рабочих дней обязан: заверить гербовой печатью Университета подписи должностного лица, подписавшего его от имени Университета; сшить каждый из экземпляров в отдельности и опечатать линию сшивания круглым штампом Отдела документационного обеспечения Университета; передать подписанные Заказчиком экземпляры Договора в Управление по договорной работе. 1.12. Управление по договорной работе в течение 1 (одного) рабочего дня после дня получения Договора регистрирует его в программе «1С: Предприятие» (в случае большого количества одновременно представленных на регистрацию Договоров, срок их регистрации устанавливается по согласованию с Ответственным исполнителем), и присваивает ему номер, который проставляется на всех экземплярах Договора и его приложениях. 1.13. После проведения регистрации Управление по договорной работе через Ответственного исполнителя направляет подлинник заключенного Договора Ответственному исполнителю, а также передает копию Договора в Бухгалтерию. 2. Контроль за исполнением, изменение и расторжение Договора. 2.1. Общий контроль исполнения Договорных обязательств осуществляет Ответственный исполнитель. 2.2. Кроме того, Ответственный исполнитель контролирует своевременность и качество выполнения работ и/или оказания услуг, а также обеспечивает оформление их сдачи Заказчику. 2.3. Бухгалтерия контролирует выполнение Заказчиком условий Договора по оплате выполнения работ и/или оказания услуг, а также обеспечивает подготовку и представление Заказчику к оплате платежных документов. 2.4. В случае несоблюдения сроков и качества выполнения Договорных обязательств, как со стороны Университета, так и со стороны Заказчика, данная информация незамедлительно доводится контролирующим подразделением до сведения курирующего Проректора. 2.5. Сдачу Заказчику выполненных работ и/или оказанных услуг производит Университет через Ответственного исполнителя в порядке, предусмотренном условиями Договора. 2.6. Изменение условий Договора допускается по основаниям и в порядке, указанном в Договоре, либо по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации. 2.7. Порядок принятия решения о внесении изменений аналогичен порядку принятия решений о внесении изменений в Договора (п.6, Главы 1 настоящего Положения). 2.8. В случае необходимости внесения изменений в условия Договора, Ответственный исполнитель в порядке, указанном в Договоре, совместно с Заказчиком оформляет дополнительное соглашение к Договору. 2.9. Для подготовки проекта дополнительного соглашения к Договору, Ответственный исполнитель получает письменное разрешение курирующего Проректора на внесение изменений в условия Договора и совместно с Заказчиком подготавливает 21 проект дополнительного соглашения. 2.10. Разработанный проект Дополнительного соглашения к Договору согласовывается путем подписания листа согласования, который распечатывается на обратной стороне листа с реквизитами Университета, на том экземпляре Договора, который хранится в Университете (образец листа согласования приведен в Приложении №5) с: - Бухгалтерией; - Планово-экономическим управлением; - Юридическим управлением. Срок проверки и согласования проекта Дополнительного соглашения внутри каждого из вышеупомянутых структурных подразделений должен составлять: 1 (один) рабочий день с даты их получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней. 2.11. После подписания Дополнительного соглашения Управление по договорной работе присваивает ему порядковый номер, который проставляется на всех экземплярах и вносит в программу «1С: Предприятие» изменения, предусмотренные Дополнительным соглашением. 2.12. Оригиналы Дополнительных соглашений хранятся вместе с Договорами в Управлении по договорной работе, а копии таких соглашений передаются Управлением по договорной работе в Бухгалтерию. 2.13. В случае возникновения между сторонами спора по существу исполнения обязательств и передачи указанного спора на рассмотрение в суд соответствующей юрисдикции, Управление по договорной работе направляет необходимые документы в Юридическое управление в течение 3 (трех) дней с момента получения соответствующего запроса. О ходе судебного разбирательства Юридическое управление информирует курирующего Проректора. Глава 5. Порядок оформления гражданско-правовых Договоров на оказание преподавательских услуг с физическими лицами, не состоящими в штате Университета и порядок проведения расчетов по ним. 1. Разработка, согласование и заключение Договора. 1.1. С физическими лицами, не состоящими в штате Университета, в случае необходимости, заключаются гражданско-правовые Договоры на оказание преподавательских услуг. 1.1.1. Для заключения Договора с физическим лицом, связанного с преподавательской деятельностью, Ответственный заказчик должен представить в Управление учебно-организационной работы не менее, чем за 2 (две) недели до даты заключения Договора, следующие документы: служебную записку на имя Ректора МГИМО МИД России с указанием названия и кода программы/направления подготовки на которую привлекается физическое лицо, с обоснованием необходимости привлечения данного лица для оказания услуг с обязательным согласованием Декана факультета, Директора института, Начальника структурного подразделения и личную карточку; Ответственный заказчик назначается руководителем структурного подразделения, инициирующего заключение Договора. 1.1.2. В случае положительного решения вопроса Управлением учебноорганизационной работы о привлечении данного лица для оказания преподавательских услуг, Ответственный заказчик передает служебную записку на согласование курирующим Проректором, а далее - на согласование в Планово-экономическое управление на предмет определения источника финансирования, КОСГУ, информации о том, в рамках какого 22 пункта Положения о закупках данная закупка будет производиться, а также на выполнение условий Приказа об установлении почасовых ставок. Срок проверки и согласования служебной записки структурными подразделениями Университета должен составлять: 1 (один) рабочий день с даты их получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней. 1.1.3. После согласования служебной записки Ответственный заказчик обеспечивает заполнение соответствующих бланков договоров (в печатном виде) на оказание преподавательских услуг (образец представлен в Приложении №6, если услуги оказываются иностранными преподавателями в Приложении №7), привлекаемыми к оказанию преподавательских услуг физическими лицами. В случае затруднения заполнения бланков Договоров лицами, являющимися иностранными гражданами, Ответственный заказчик оказывает им необходимую помощь. 1.1.4. После подписания Договора со стороны привлекаемого работника, Ответственный заказчик оформляет и согласовывает его в Юридическом управлении и Бухгалтерии на предмет соответствия заполненного Договора условиям, согласованным в служебной записке: предмет Договора, перечень услуг, название и код программы/направления подготовки на которую привлекается физическое лицо, финансовые условия, реквизиты сторон договора, а также получает отметку Плановоэкономического управления с указанием источника финансирования, КОСГУ, а также информацию о том, в рамках какого пункта Положения о закупках данная закупка будет производиться. 1.1.5. Лист согласования распечатывается на обратной стороне листа с реквизитами Университета, на том экземпляре Договора, который хранится в Бухгалтерии Университета (образец представлен в Приложении №3-1). Должностные лица Университета согласовывают Договор путем подписания листа согласования. Срок проверки и согласования проекта Договора структурными подразделениями Университета должен составлять: 1 (один) рабочий день с даты их получения (общий срок), а при наличии замечаний – не более 3 (трех) рабочих дней. 1.1.6. Если в ходе согласования проекта Договора в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами, завизировавшими проект Договора до внесения в него указанных изменений. 1.1.7. После подписания Договора Ответственный заказчик обязан: заверить гербовой печатью Университета подписи должностного лица, подписавшего его от имени Университета; сшить каждый из экземпляров в отдельности, опечатать линию сшивания круглым штампом Отдела документационного обеспечения Университета; передать подписанные экземпляры Договора в комплекте с документамиоснованиями в Управление по договорной работе. 1.1.8. Управление по договорной работе в течение трех (трех) рабочих дней регистрирует Договор в программе «1С: Предприятие» (в случае большого количества одновременно представленных на регистрацию Договоров, срок их регистрации устанавливается по согласованию с Ответственным заказчиком), и присваивает ему номер, который проставляется на всех экземплярах Договора и его приложениях. 1.1.9. После регистрации Управление по договорной работе в течение 1 (одного) рабочего дня: - направляет через Ответственного заказчика второй экземпляр Договора работнику (Исполнителю); - передает копию Договора в Бухгалтерию для осуществления расчетов по нему и осуществления общего контроля исполнения Договорных обязательств; 23 1.2. Оформление дополнительного соглашения, соглашения о расторжении, их регистрация в программе «1С: Предприятие» и передача экземпляров и документов, послуживших основанием для их оформления, производится в том же порядке, что и при заключении Договора. 2. Расчет по Договорам на физическими лицами. оказание преподавательских услуг с 2.1. Условия Договора реализуются Ответственным заказчиком Университета, который контролирует совместно с Управлением по учебно-организационной работе фактическое его исполнение, соблюдение сроков окончания Договора, а также организовывает подписание актов сдачи-приемки преподавательских услуг, образец которого приведен в приложении №2 к соответствующему Договору. На экземпляре акта сдачи-приемки преподавательских услуг начальник Управления по учебно-организационной работе ставит отметку о его проверке. После подписания актов сдачи-приемки преподавательских услуг Ответственный заказчик передает их в Управление по договорной работе для контроля за исполнением договора, передачи их в Расчетный отдел Бухгалтерии для оплаты и проведения необходимых регистрационных действий на Официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов 2.2. В случае, если объем оказанной за период действия Договора услуги оказался меньше указанного в Договоре, Ответственный заказчик составляет в 2-х экземплярах и организовывает совместно с Управлением по учебно-организационной работе подписание итогового акта оказанных преподавательских услуг по Договору, образец которого приведен в приложении № 9 к Положению, и передает один экземпляр Исполнителю по Договору второй - в Управление по договорной работе. Глава 6. Порядок разработки проектов, заключения, изменения, расторжения, признания недействительными Договоров по оказанию платных образовательных услуг, их согласования структурными подразделениями, организации учета, хранения и контроля выполнения обязательств по ним. 1. Разработка, согласование и заключение Договора. 1.1. При желании абитуриента участвовать в конкурсе на места с оплатой обучения один из родителей (законных представителей) подписывает заявку-согласие. Форма заявки размещается на сайте Университета в разделе «Абитуриенту». 1.2. После успешного прохождения вступительных испытаний с Заказчиком заключается Договор, количество экземпляров которого определяется количеством сторон. Содержание и условия Договора устанавливаются типовым Договором, который ежегодно утверждается приказом Ректора Университета, согласованным с Юридическим управлением и Бухгалтерией. Типовой Договор является базовым Договором, на основе которого возможны модификации в зависимости от вида предоставляемых платных образовательных услуг (КРЯ, КИЯ и т.п.). 1.3. После утверждения типового Договора все структурные подразделения в течение 10 (десяти) дней оформляют заявки в Издательство Университета для печатания необходимого количества экземпляров в установленном порядке. 1.4. Заключение Договоров осуществляется в сроки, определяемые локальными нормативными актами. Для программ «бакалавр», «магистр» - сроки определяются 24 решением Приемной Комиссии Университета. В случае объявления дополнительного набора на какие-либо направления или образовательные программы сроки могут продлеваться в установленном порядке. 1.5. После подписания Юридическое управление присваивает Договору внутренний номер, который указывается Заказчиком в платежных документах. 1.6. Примерная структура внутреннего номера: 2015/1-МЭО сокращенное наименование факультета, института и т.п. год порядковый номер Договора присваивается каждому Договору в пределах учебного года. 1.7. После присвоения внутреннего номера Управление по договорной работе в течение 3 (трех) рабочих регистрирует Договор в программе «1С: Предприятие». 1.8. Один экземпляр Договора хранится в Управлении по договорной работе, копия которого передается в Бухгалтерию, второй экземпляр передается студенту или Заказчику под роспись. 1.9. Договор является заключенным после его подписания между уполномоченным должностным лицом Университета и Заказчиком/Студентом. 2. Контроль за исполнением, изменение и расторжение Договора. 2.1. Общий контроль исполнения Договора осуществляется Юридическое управление совместно с Деканатами, Институтами, Бухгалтерией, Управлением по учебно-организационной работе, либо структурным подразделением Университета, ответственным за соответствующее направление подготовки. 2.2. Расчеты по Договорам осуществляются в соответствии с условиями, изложенными в них. Бухгалтерия, контролирует своевременность платежа и его соответствие предмету Договора при производстве расчетов, проверяет представленные к оплате платежные документы, информирует Юридическое управление, курирующих Проректоров, Деканов о наличии задолжников по оплате. 2.3. В соответствии со сроками оплаты, указанными в Договоре, лица, ответственные за работу со студентами (слушателями), обучающимися на платной основе, обязаны незамедлительно уведомлять их о порядке, сроках оплаты, изменении банковских реквизитов и т.п. 2.4. Договор может быть расторгнут по соглашению сторон или в судебном порядке. 2.5. Изменения условий Договора по взаимному соглашению сторон и их досрочное расторжение оформляются в виде Дополнительных соглашений. 2.6. Дополнительные соглашения, оформляемые к утвержденным типовым договорам об оказании платных образовательных услуг, хранятся в Управлении по договорной работе без листа согласования. 2.7. Предложение об изменении Договора может исходить как от Контрагента, так и от Университета. 2.8. После подписания Дополнительного соглашения Юридическое управление присваивает ему порядковый номер, который проставляется на всех экземплярах, Управление по договорной работе вносит в программу «1С: Предприятие» изменения, предусмотренные Дополнительным соглашением. 2.9. Оригиналы Дополнительных соглашений хранятся вместе с Договорами в Управлении по договорной работе. Копии Дополнительных соглашений передаются в Бухгалтерию. 2.10. Договором предусматривается возможность Университета в одностороннем 25 порядке отказаться от исполнения Договора в случае неисполнения Заказчиком своих обязательств по оплате образовательных услуг. Приказ об отчислении студента/слушателя за неисполнение обязательств по оплате издается Деканатом, Институтом, ответственным структурным подразделением в случае просрочки оплаты, превышающей 10 (десять) дней с даты оплаты, указанной в Договоре. 2.11. Договор прекращает свое действие с даты указанной в приказе об отчислении студента/слушателя. 2.12. При досрочном расторжении Договора перерасчет/возврат денежных средств производится с даты, указанной в приказе об отчислении, по письменному заявлению Заказчика из расчета оплаты стоимости одного месяца обучения за каждый полный и неполный календарный месяц (пропорционально периоду обучения), при этом с Заказчика удерживается сумма за обучение до даты, указанной в приказе об отчислении, а остаток внесенной суммы возвращается в течение 30 (тридцати) рабочих дней путем перевода по реквизитам, указанным в заявлении. При восстановлении студента заключается новый Договор по расценкам, существующим на момент восстановления в Управлении по договорной работе на основании завизированного Деканом/Директором факультета/института, руководителем ответственного структурного подразделения заявления студента/слушателя. При переводе студента/слушателя с одного факультета/программы на другой/другую Юридическое управление заключается новый Договор по расценкам, существующим на момент перевода, на основании завизированного Деканом/Директором факультета/института, руководителем структурного подразделения заявления студента/слушателя. Перезачет денежных средств производится с даты указанной в приказе о переводе студента на другой факультет/программу по письменному заявлению Заказчика. 2.13. В случае возникновения спора между сторонами по Договору и невозможности его решения во внесудебном порядке, курирующий Проректор принимает решение о направлении претензии, либо передачи спора на рассмотрение в суд. 2.14. В случае необходимости разрешения спора в судебном порядке, все необходимые документы в Юридическое управление в течение 3 (трех) дней с момента принятия соответствующего решения. Юридическое управление вправе привлекать к участию в судебных слушаниях представителей структурных подразделений Университета. О ходе судебного разбирательства Юридическое управление информирует соответствующего Проректора, либо Ректора. 2.15. Материалы по расторжению Договора хранятся в Управлении по договорной работе. 3. Разработка, согласование и заключение Договора на оказание дополнительных платных образовательных услуг. 3.1. После прохождения вступительных тестирований или по личному заявлению с Заказчиком заключается Договор, количество экземпляров которого определяется количеством сторон. Содержание и условия Договора устанавливаются типовыми Договорами, которые утверждаются приказом (распоряжением) Ректора Университета, согласованным с Юридическим управлением и Бухгалтерией. Если типовая форма договора отсутствует, проект Договора разрабатывается Юридическим управлением и согласовывается путем подписания листа согласования (образец листа согласования приведен в Приложении № 5). 3.2. Заказчик производит оплату только на основании Договора. 3.3. Заключение Договора осуществляется в сроки, определяемые по каждому направлению дополнительного обучения в зависимости от сроков обучения, набора групп 26 и т.п. 3.4. После подписания Договора структурное подразделение Университета, ответственное за соответствующее направление подготовки, присваивает Договору внутренний номер. 3.5. После присвоения внутреннего номера Управление по договорной работе в течение 3 (трех) рабочих дней регистрирует Договор в программе «1С: Предприятие». 3.6. Один экземпляр Договора хранится в Управлении по договорной работе, копия которого передается в Бухгалтерию, второй экземпляр передается студенту или Заказчику. 3.7. Договор является заключенным после его подписания между уполномоченным должностным лицом Университета и Заказчиком/Студентом. 4. Контроль за исполнением, изменение и расторжение Договора на оказание дополнительных платных образовательных услуг. 4.1. Контроль исполнения Договора осуществляется структурными подразделениями Университета, ответственным за соответствующее направление подготовки совместно с Деканатами, Бухгалтерией, Юридическим управлением.. 4.2. Расчеты по Договорам осуществляются в соответствии с условиями, изложенными в них. Бухгалтерия контролирует своевременность платежа и его соответствие предмету Договора при производстве расчетов, проверяет представленные к оплате платежные документы, информирует структурные подразделения, курирующих Проректоров, Деканов, Юридическое управление о наличии задолжников по оплате. 4.3. В соответствии со сроками оплаты, указанными в Договоре, лица, ответственные за работу со студентами (слушателями), обучающимися на платной основе, обязаны незамедлительно уведомлять их о порядке, сроках оплаты, изменении банковских реквизитов и т.п. 4.4. Договор может быть расторгнут по соглашению сторон или в судебном порядке. 4.5. Изменения условий Договора по взаимному соглашению сторон и их досрочное расторжение оформляются в виде Дополнительных соглашений. 4.6. Дополнительные соглашения составляются Юридическим управлением и согласуются путем подписания листа согласования (образец листа согласования приведен в Приложении № 5). Дополнительные соглашения, оформляемые к утвержденным типовым договорам об оказании платных образовательных услуг, хранятся в Управлении по договорной работе без листа согласования. 4.7. После подписания Дополнительного соглашения структурное подразделение Университета, ответственное за соответствующее направление подготовки присваивает ему порядковый номер, который проставляется на всех экземплярах, Управление по договорной работе вносит в программу «1С: Предприятие» изменения, предусмотренные Дополнительным соглашением. 4.8. Оригиналы Дополнительных соглашений хранятся вместе с Договорами в Управлении по договорной работе. Копии Дополнительных соглашений передаются в Бухгалтерию. 4.9. При досрочном расторжении Договора материалы по расторжению Договора хранятся в Управлении по договорной работе. Глава 7. Хранение Договоров. 1. Подлинные экземпляры всех Договоров, заключенных Университетом в соответствии с требованиями Федерального Закона от 18 июля 2011 №223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц", исходные материалы, 27 послужившие основанием к их заключению (служебные записки, листы согласования, экономическое обоснование, протоколы разногласий, копии писем сторон и т.д.), а также подлинные экземпляры всех гражданско-правовых Договоров, заключаемые Университетом, исходные материалы, послужившие основанием к их заключению (служебные записки, листы согласования, экономическое обоснование, протоколы разногласий, копии писем сторон и т.д.) хранятся в Управлении по договорной работе. 2. Ответственный отдел обеспечивает условия хранения подлинных экземпляров Договоров, выдачу их копий и работу с ними, исключающие несанкционированный доступ к ним сторонних лиц. 3. В необходимых случаях подлинные экземпляры Договоров могут передаваться на определенный срок в подразделения Университета по письменному разрешению курирующего Проректора. В Юридическое управление подлинный экземпляр Договора выдается на основании служебной записки Начальника Юридического управления. Глава 8. Заключительные положения. 1. Сотрудники Университета, принимающие участие в работе с Договорами, обязаны: - на стадиях подготовки, заключения и исполнения всех обязательств по Договору, в первую очередь, руководствоваться интересами полного обеспечения потребностей Университета при соблюдении режима экономии материальных, денежных и трудовых ресурсов; - соблюдать тайну сведений конфиденциального характера Университета; - быть вежливыми и корректными по отношению к Контрагентам.
