Приложение к приказу № 34-д от 13.10. 2009 г. (с изменениями, внесенными на основании приказа № 865-ал от 29.03.2010 г.) ПОРЯДОК хранения лицензионных дел соискателей лицензии (лицензиатов) в Министерстве общего и профессионального образования Свердловской области 1. Настоящий Порядок определяет правила хранения лицензионных дел соискателей лицензии (лицензиатов), лицензирование которых на право ведения образовательной деятельности осуществляется Министерством общего и профессионального образования Свердловской области (далее – Министерство). 2. Лицензионные дела хранятся в Управлении по надзору и контролю в сфере образования Министерства (далее – Управление) в специально оборудованном помещении (далее – архив). Хранение лицензионных дел обеспечивается специалистом отдела лицензирования и государственной аккредитации Управления (далее – Отдел), ответственным за хранение лицензионных дел. 3. Лицензионное дело формируется при поступлении в Министерство документов, представленных соискателем лицензии для получения лицензии, работниками Отдела, ответственными за рассмотрение представленных документов, и передается на хранение в архив в течение 20 дней со дня принятия Министерством решения о выдаче или об отказе в выдаче лицензии. 4. Лицензионное дело, передаваемое на хранение, включает в себя документы, представленные соискателем лицензии, копию распорядительного акта Министерства о выдаче или об отказе в выдаче лицензии, копию лицензии с приложениями (в случае принятия решения о выдаче лицензии) и другие документы, сформированные в процессе рассмотрения вопроса о выдаче лицензии, а также опись документов, включенных в состав лицензионного дела. Заключения Федеральной службы по защите прав потребителей и благополучия человека (санитарно-эпидемиологическое заключение), Управления государственного пожарного надзора Министерства по чрезвычайным ситуациям России (заключение о соблюдении на объектах соискателя лицензии требований пожарной безопасности) представляются соискателями лицензии в оригиналах и хранятся в деле в течение срока, установленного пунктом 13 настоящего Порядка. При представлении лицензиатом документов для повторного лицензирования (при условии лицензирования этих же адресов, помещений, если наименование учреждения (организации) не изменилось) лицензиат представляет в Министерство среди прочих документов копию санитарноэпидемиологического заключения, оригинал которого хранится в предыдущем лицензионном деле в архиве Министерства. Специалист Отдела, ответственный за прием документов, изымает из предыдущего лицензионного дела оригинал санитарно-эпидемиологического заключения, заменяет его на копию (при этом на копии делается отметка «оригинал представлен») и вкладывает оригинал заключения в представленные лицензиатом документы для повторного лицензирования. Специалист отдела оставляет в архивном лицензионном деле расписку об изъятии оригинала санитарно-эпидемиологического заключения с указанием даты изъятия и нового номера лицензионного дела, где будет храниться оригинал заключения. В случае окончания срока действия лицензии у лицензиата, при непредставлении последним в лицензирующий орган документов для повторного лицензирования принятия решения об отказе в выдаче лицензии принятия решения об аннулировании лицензии принятия решения о прекращении действия лицензии Министерство уведомляет лицензиата о необходимости получить оригинал санитарно-эпидемиологического заключения из хранящегося в архиве лицензионного дела. Если лицензиат своевременно не получил в Министерстве оригинал санитарно-эпидемиологического заключения, то по окончании срока хранения лицензионного дела, установленного пунктом 13 Порядка, оно подлежит списанию вместе с лицензионным делом. Лицензионное дело формируется в папке (скоросшивателе), на лицевой стороне обложки которой проставляются реквизиты лицензионного дела (порядковый номер и дата его формирования) и наименование соискателя лицензии (лицензиата). 5. Работник Отдела, ответственный за хранение лицензионных дел, осуществляет систематизированное размещение лицензионных дел, ведение перечня лицензионных дел, находящихся на хранении, и журнала движения лицензионных дел. 6. Лицензионное дело выдается во временное пользование работникам Министерства на срок не более одного месяца и после истечения данного срока подлежит возврату. 7. При поступлении в Министерство документов, представленных лицензиатом для рассмотрения вопросов о переоформлении лицензии, о выдаче дубликата лицензии, о лицензировании филиала и (или) новых образовательных программ, о возобновлении действия лицензии, о прекращении действия лицензии, при возникновении оснований для рассмотрения вопроса о приостановлении действия или об аннулировании лицензии лицензионное дело выдается работнику Отдела, ответственному за рассмотрение документов, представленных лицензиатом, и (или) за подготовку решения по соответствующему вопросу. Лицензионное дело дополняется документами, представленными лицензиатом, копиями распорядительных актов Министерства и иными документами, сформированными в процессе рассмотрения соответствующего вопроса. 8. При проведении проверки соблюдения лицензиатом предусмотренных лицензией условий (далее – проверка), лицензионное дело выдается работнику Управления, назначенному председателем комиссии по проверке (проверяющим). Лицензионное дело дополняется копией акта проверки и иными документами, сформированными при проведении проверки. При необходимости лицензионное дело дополняется копиями распорядительных актов Министерства и иными документами, сформированными при принятии мер по результатам проверки. При необходимости лицензионное дело может выдаваться иным работникам Управления. 9. При дополнении лицензионного дела какими-либо документами работник Отдела, ответственный за хранение лицензионных дел, осуществляет внесение соответствующих сведений в опись документов, включенных в состав лицензионного дела. 10. Копии распорядительных актов Министерства и копия лицензии с приложениями, включенные в состав лицензионного дела, должны быть заверены уполномоченным должностным лицом Управления. 11. При передаче лицензионного дела на хранение, выдаче лицензионного дела и его возврате на хранение в журнал движения лицензионных дел вносится соответствующая запись, удостоверяемая подписями работника Отдела, ответственного за хранение лицензионных дел, и работника Управления (Министерства), передающего, получающего или возвращающего лицензионное дело. 12. При поступлении в Министерство документов для получения лицензии на новый срок, представленных соискателем лицензии, лицензионное дело которого имеется в Управлении, формируется новое лицензионное дело, при этом на лицевой стороне обложки лицензионного дела проставляются как реквизиты данного лицензионного дела, так и реквизиты имеющегося в Управлении лицензионного дела. 13. Лицензионное дело хранится в Управлении: - в случае принятия решения о выдаче лицензии – в течение срока действия лицензии и в течение трех лет со дня окончания ее действия; - в случае принятия решения об отказе в выдаче лицензии, об аннулировании лицензии, о прекращении действия лицензии – в течение пяти лет со дня издания соответствующего распорядительного акта Министерства. По окончании срока хранения лицензионное дело подлежит списанию.