О порядке получения дубликатов аттестатов, заполнения книг учета и выдачи аттестатов Уважаемые руководители общеобразовательных учреждений! Направляем Вам Рекомендации по получению, заполнению дубликата аттестата (приложения), записям в Книге для учета и записи выданных аттестатов, по заполнению, учету полученных и выданных аттестатов, списанию испорченных бланков. Гл. специалист М.Л. Михеева Рекомендации по получению дубликата аттестата (приложения) Для получения бланка дубликата аттестата (приложения) необходимо представить в управление образования следующие документы: 1) заявление на имя начальника управления образования о выдаче дубликата аттестата (приложения) от директора общеобразовательного учреждения (далее ОУ) на бланке ОУ; 2) письменное заявление выпускника с указанием места проживания, контактных телефонов, а также: при утрате аттестата - с изложением обстоятельств утраты (подробно), при порче, при обнаружении ошибки - с изложением обстоятельств и характера повреждений, исключающих возможность дальнейшего использования или указанием допущенных ошибок, с приложением ксерокопии поврежденного (испорченного) аттестата или приложения, которые уничтожаются в установленном порядке (см. ниже); в случае утраты, порчи (повреждения) только приложения взамен выдается дубликат приложения, на котором проставляются номер сохранившегося аттестата и дата выдачи дубликата приложения; на заявлении должна быть проставлена виза директора ОУ; 3) справка из органов внутренних дел (при утере аттестата), пожарной охраны (в случае пожара); 4) газета с объявлением, содержащим текст: «утерянный аттестат о среднем (полном) общем или об основном общем образовании за номером СЕРИЯ 000000, выданный МОУ СОШ № 00 в 0000 году на имя Иванова Ивана Ивановича, считать недействительным»; 5) копия документа, подтверждающего изменение фамилии (если выпускник(ца) менял фамилию); 6) книга учета и выдачи аттестатов за тот год, когда выпускник получал оригинал аттестата; 7) после заполнения и выдачи дубликата аттестата необходимо представить в управление образования копию приказа о выдаче дубликата и ксерокопию заполненного бланка дубликата. Рекомендации заполнению дубликата аттестата (приложения) и записям в Книге для учета и записи выданных аттестатов: в дубликате аттестата после ФИО выпускника указывается год окончания и полное наименование того образовательного учреждения, которое окончил выпускник, ставится дата выдачи дубликата аттестата; о выдаче дубликата аттестата или приложения издается приказ руководителя ОУ; при изменении наименования ОУ дубликат выдается вместе с документом, подтверждающим изменение наименования ОУ; при реорганизации ОУ дубликат выдается общеобразовательным учреждением-правопреемником; при ликвидации ОУ дубликат выдается другим ОУ на основании письменного решения учредителя; дубликаты аттестата и приложения выдаются на бланках образца, действующего в период обращения о выдаче дубликата, независимо от года окончания выпускником ОУ; решение о выдаче или отказ в выдаче дубликата аттестата или приложения (приказ руководителя ОУ) принимается учреждением в месячный срок со дня подачи письменного заявления. подпись руководителя образовательного учреждения в аттестат и приложение проставляется черной пастой с последующей ее расшифровкой (инициалы, фамилия); заполнение рукописным способом аттестатов и приложений не допускается, в том числе их дубликатов; в случае временного отсутствия руководителя ОУ аттестат и приложение подписываются лицом, исполняющим обязанности руководителя, на основании приказа учреждения. При этом перед словом "руководитель" сокращение "и.о." или вертикальная черта не допускаются; не допускается заверение бланков аттестата и приложения факсимильной подписью; в Книге текущего года делается соответствующая запись за порядковым учетным номером, а также указываются дата выдачи, код, серия и номер оригинала, номер учетной записи оригинала; в Книге в год выдачи оригинала аттестата делается запись напротив учетного номера записи выдачи оригинала: «Выдан 00.00.0000 (дата выдачи) дубликат 66 АБ № 000000, приказ от 00.00.000 № 00, уч.зап. № 00»; каждая запись о выдаче дубликата заверяется подписью руководителя образовательного учреждения и скрепляется печатью образовательного учреждения; копия приказа, заявление выпускника и все основания для выдачи дубликата хранятся вместе с личными делами выпускников; Рекомендации по заполнению Книги для учета и записи выданных аттестатов (ведется отдельно по каждому уровню общего образования): При учете выданных аттестатов вносится: учетный номер (по порядку); код, серия и порядковый номер аттестата, после него слово «приложение»; фамилия, имя, отчество (при наличии) выпускника; дата рождения выпускника; наименования учебных предметов (строго в соответствии с учебным планом) и итоговые отметки выпускника по ним; дата и номер приказа о выдаче аттестата; подпись получателя аттестата; дата получения аттестата. Книга ведется на бумажном носителе и (или) в электронном виде; список выпускников текущего учебного года вносится в алфавитном порядке отдельно по каждому классу (со сквозной нумерацией в течение одного года), номера бланков - в возрастающем порядке; записи заверяются подписями классного руководителя, руководителя ОУ и печатью ОУ отдельно по каждому классу, ставится дата и номер приказа об окончании образовательного учреждения и выдаче аттестатов; исправления, допущенные при заполнении, заверяются руководителем ОУ и скрепляются печатью образовательного учреждения со ссылкой на номер учетной записи (то есть на свободном поле того листа, на котором допущена ошибка, чтобы не закрыть сделанные записи); книга прошнуровывается, пронумеровывается, скрепляется печатью образовательного учреждения и хранится как документ строгой отчетности; При обнаружении ошибок, допущенных при заполнении аттестата (приложения), в год окончания выпускником образовательного учреждения выдается аттестат или приложение на новом бланке взамен испорченного. Новый бланк аттестата или приложения взамен испорченного регистрируется в Книге за новым номером учетной записи. При этом напротив ранее сделанной учетной записи делается пометка "испорчен(о), аннулирован(о), выдан(о) новый(ое) аттестат (приложение), уч. зап. №_" (указывается номер учетной записи аттестата, выданного взамен испорченного). Учет бланков аттестатов и приложений при учете полученных бланков аттестатов в Книге делается запись: номер учетной записи; наименование уполномоченного органа исполнительной власти, от которой (ого) получены бланки аттестатов (управление образования Администрации г. Н. Тагил); дата получения бланков аттестатов; реквизиты накладной; количество полученных бланков аттестатов, в том числе титулов (с указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений; фамилия, имя отчество и должность получателя; реквизиты доверенности (номер, дата, наименование организации, выдавшей доверенность на получение), если бланки получал не директор ОУ; подпись получившего с расшифровкой; при учете выданных бланков аттестатов: номер учетной записи; дата выдачи бланков аттестатов; кому выданы бланки (выпускникам, на дубликат); количество выданных бланков аттестатов, в том числе титулов (с указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений; при учете остатков бланков аттестатов: количество полученных бланков аттестатов в текущем году; количество израсходованных бланков аттестатов (приложений) в текущем году - всего, из них: выдано выпускникам текущего года, выдано взамен испорченных, выдано дубликатов; подпись ответственного лица с расшифровкой - фамилия, имя, отчество, должность. Записи в Книге производятся в хронологическом порядке при совершении каждой операции прихода-расхода лицом, ответственным за получение, хранение, учет и выдачу бланков аттестатов. Списание испорченных бланков Бланки аттестатов и приложений, испорченные при заполнении в год их выдачи, а также при обнаружении ошибок в ранее выданных бланках в случае обращения выпускников, подлежат списанию и уничтожению по решению создаваемой в ОУ комиссии под председательством руководителя ОУ. Комиссия составляет акт в двух экземплярах. В акте указываются количество (числом и прописью) и номера уничтожаемых бланков аттестатов и приложений (образец прилагается). Номера испорченных титулов аттестатов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к первому экземпляру акта (образец прилагается). Первый экземпляр акта с приложением представляется в управление образования, второй экземпляр остается в образовательном учреждении. Бланк учреждения АКТ на списание испорченных бланков документов об образовании Комиссия в составе: председателя ФИО, директора МБОУ СОШ № 00, членов комиссии: ФИО, должность, ФИО, должность, составили настоящий акт об уничтожении бланков документов об образовании, испорченных при заполнении. 1. Аттестаты об основном общем образовании 4 (четыре) штуки: 66 БВ 0061913, 66 БВ 0029822, 66 БВ 0032242, 66 БВ 0032243. 2. Аттестаты о среднем (полном) общем образовании без отличия 2 (две) штуки: 66 АБ № 7094064, 66 АБ № 8155082. 3. Приложение к аттестату о среднем (полном) общем образовании 4 (четыре) штуки. Приложение: Номера испорченных титулов аттестатов на 1 л. в 1 экз. Председатель комиссии ФИО Члены комиссии ФИО ФИО Приложение к Акту на списание испорченных бланков документов об образовании Номера испорченных бланков аттестатов Аттестаты об основном общем образовании № № п\п Серия, № бланка Год изготов ления Подтверждение об уничтожении документов 1 2 3 4 Аттестаты о среднем (полном) общем образовании без отличия № № п\п Серия, № бланка Год изготов ления Подтверждение об уничтожении документов 1 2 Председатель комиссии ФИО Члены комиссии ФИО ФИО Правильность произведенных записей в акте с данными учета сверил ФИО, директор. Бланки документов перед уничтожением с записями в акте сверили и полностью уничтожили путем сожжения.