Рекомендации к оформлению презентаций

Рекомендации к оформлению презентаций
ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ
Цели
материалы к проведению презентации (10.3-10.4).
чем предстоит говорить (10.4).
-и
видео- средств. (10.5).
в решении того, как начинать день презентации, как ее проводить, как
справляться с неожиданными вопросами и разладом контакта с аудиторией (10.6-10.8).
0.1. Введение
Студенты вполне органично вливаются в аудиторию множества презентаций. Однако
любое требование провести презентацию самостоятельно неизменно вызывает у них
нешуточную панику. Этот ужас перед необходимостью обращения к аудитории обычное дело и среди опытных менеджеров. Зачастую они просто зачитывают заранее
подготовленные заметки, а аудитория терпеливо слушает сухой и монотонный доклад, в
котором мало того, что можно назвать коммуникацией.
Цель данной главы - помочь вам улучшить качество выступлений на публике и обрести
навык в проведении презентаций. В ней вы найдете рекомендации, как заранее
подготовиться самому и как подготовить материалы, как использовать аудио- и
видеоаппаратуру и каким образом успешно выступать перед аудиторией.
10.2. Что отличает презентации?
Фундаментальной особенностью этого коммуникационного канала является ваше
физическое присутствие; отправитель сообщения и его получатели находятся рядом, в
одном помещении. В такой ситуации очной ставки лица, проводящие презентацию, часто
ощущают себя обнаженными и уязвимыми. Но в действительности, если вы проводите
презентацию, то попадаете в положение, которое само по себе дает значительную власть.
Существует совсем немного форм коммуникации, с помощью которых ваша аудитория
может быть так всецело "поймана" вами. Например, в отличие от тех, кто читают письма
и отчеты в офисе или дома, те, кто присутствует на презентации, не могут с легкостью и
по своей воле сделать следующее:
ескакивать от его начала к концу.
Как член аудитории, вы можете пойти на подобные вещи, только решившись нарушить
ход презентации, проводимой не только для вас. Большинство людей, за исключением
толстокожих любителей перебивать вопросами и непогрешимых боссов, испытывают на
себе сильное давление группы по типу "сиди и помалкивай" до конца выступления. Тем
не менее, этого давления недостаточно, чтобы привязать людей к креслам. Вам
необходима уверенность, что они хотят и способны воспринимать сообщение.
Хотят ли воспринимать? Способы привлечения внимания и убеждения мы уже
рассматривали ранее (глава 5). Выберите наиболее подходящие из них. Если вам не
хочется получать слишком много вопросов, то наилучший путь сокращения их числа поддержание интереса и увлеченности аудитории.
Способны ли воспринимать? Поскольку аудитории мало или вовсе не управляют
информационным потоком, важно делать паузы между основными частями выступления,
избегая "информационной перегрузки". С самого начала составьте ясную картину
построения презентации, не скупитесь на обзоры в процессе и не забудьте о кратких
выводах в конце выступления.
Далее мы рассмотрим практические рекомендации по проведению презентации. Однако
прежде необходимо остановиться на двух важных предварительных элементах:
подготовке самого себя и подготовке своего материала.
10.3. Подготовка материала
Хотя для презентации используются различные средства коммуникации, ей свойственны
многие особенности письменного отчета. Зачастую она и служит той же цели (например,
инструктаж, доклад о результатах, представление предложений). Следовательно, похожи
и подготовительные процессы. В разделах 10.3 и 10.4 в общих чертах описывается пять
стадий подготовки материала. Кратко они формулируются следующим образом:
на "базисные вопросы" (аудитория? цель? контекст? источник?);
-инструкцию;
Если ваша презентация должна сопровождаться письменным докладом, убедитесь, что
письменный вариант дополняет устный, а не просто повторяет ваше выступление.
Заранее решите, будет письменный доклад распространяться до или после презентации.
Соответствующим образом постройте проведение мероприятия. Если аудитория уже
имела шанс прочитать ваш доклад, презентация дает возможность обсудить его и
сосредоточить внимание на вопросах, представляющих интерес. Однако если доклад
распределяется после презентации, ее лучше использовать как введение к теме
"широким мазком", тогда как письменный доклад должен обеспечивать детальную
поддержку сказанному. Между прочим, распространение письменного доклада в самом
начале презентации весьма часто портит все дело - вместо того, чтобы слушать, люди его
читают! Солидная подготовка материала является, конечно, первостепенно важной для
успеха презентации. Тем не менее, следует приложить столько же усилий и на
подготовку самого себя к предстоящему событию. Это особенно необходимо, если вы
новичок в деле проведения презентаций. К счастью, известно несколько приемов,
которые способны помочь вам. Вы доставите удовольствие аудитории и будете
довольны сами.
УПРАЖНЕНИЕ 10А
Навыки презентации - самооценка и критика
(a) Вспомните самый последний разговор или презентацию, которые вам довелось
проводить. Как все прошло? По вашему ощущению, что было вашими наиболее
сильными и слабыми сторонами? В чем следует совершенствоваться?
(b) Теперь вспомните самую последнюю беседу или презентацию, где вы
присутствовали в качестве члена аудитории. Насколько хорошо докладчик/ца
донесли до вас свои сообщения? Сложилось ли у вас ясное представление о
структуре и целях презентации? Какими способами можно улучшить
исполнительское мастерство выступавшего оратора?
Если вы работаете в группе, обсудите опыт каждого по пунктам (a) и (b). Каковы
главные сильные и слабые стороны проведения презентаций по группе в целом? Каковы
они по сравнению с теми людьми, на чьих презентациях вам довелось побывать недавно?
10.4. Подготовка самого себя: поза, голос и память
Многие люди, готовые с радостью потратить массу времени для совершенствования
какой-нибудь круговой диаграммы на компьютере, не в состоянии выкроить более пяти
минут на важнейшее из всех орудий коммуникации - самого себя. Как и спортсменам,
специалистам по проведению презентаций необходим план-график тренировок для
поддержания собственной "формы". В данном разделе мы рассмотрим три крайне
важных направления: как люди предстают перед аудиторией, как они говорят с ней и как
удерживают в памяти то, о чем надо сказать.
(а) Правильно выглядеть: поза и одежда
Вы начинаете посылать свои сообщения с того момента, как аудитория вас увидела. Эти
визуальные сообщения основываются на вашем физическом облике, включая позу и
одежду. Многие выступающие перед аудиторией принимают позу человека с поникшей
головой и опущенными плечами (рисунок 10.2). Это несет два негативных эффекта. Вопервых, голос уходит в пол, и вас становится плохо слышно. Во-вторых, контакт оратора
с аудиторией взглядом оказывается минимальным. В основном, это признаки
оборонительных поз. Среди других признаков можно назвать перенос веса тела на одну
ногу, как бы в попытке слиться с фоном, и складывание рук на груди, словно для защиты
от "удара в солнечное сплетение". Такие позы также обычно оказывают негативное
воздействие на аудиторию. Хотя и непреднамеренно, они сигнализируют о
неуверенности или враждебности докладчика, о плохой подготовке темы или о том, что
она неинтересна. Если вы желаете, чтобы сообщение было ясным, доверительными и
позитивным, исключительно важно стоять (или сидеть) так, чтобы дополнительно
подкреплять это своей осанкой. Вы должны следить, чтобы положение тела было:
ленным!
Умение контролировать свою осанку требует определенной практики (см. упражнение
10С ниже). После нескольких попыток вы должны почувствовать себя (согласитесь, ведь
дело именно в позе) более уверенным, позитивно настроенным и деловито
настороженным.
Одежда способствует созданию правильного облика в не меньшей степени, чем
повышение уверенности в себе. Однако в том, что касается одежды, не существует
каких-либо твердых правил. В прошлом некоторые компании обрели печальную
известность правилами, регламентирующими форму одежды своих работников, но
теперь все стало гораздо демократичнее. Как и в отношении других аспектов
коммуникации, можно попробовать разобраться в том, какие именно сообщения будет
нести ваша одежда конкретной аудитории. Например, один и тот же дорогой костюм
может произвести благоприятное впечатление на заморских визитеров, но вызвать
отрицательное отношение группы наемных работников, с которой вам предстоит
провести инструктаж по программе сокращения затрат. Выбирая одежду, в которой вы
будете проводить презентацию, это следует принимать во внимание.
УПРАЖНЕНИЕ 10В
Выглядеть уверенным, уверенно себя чувствовать
(i) Проверка "до". Выйдите вперед, остановитесь, обратившись лицом к классу или залу
заседаний, и представьте своим коллегам, как бы вы начали презентацию по избранной
теме (достаточно 30-секундного представления).
(ii) Практический урок. Сделайте усилие, чтобы осознанно держаться прямо, опираясь на
подошвы обеих ног. Поднимите голову и расправьте плечи; осторожно "стряхните"
напряжение с шеи и рук, чтобы не выглядеть манекеном! Откиньте плечи назад,
поверните голову так, чтобы смотреть прямо перед собой, выпрямите позвоночник.
Сделайте медленный и глубокий вдох, прежде чем начать говорить.
(iii)Вы должны заметить следующие изменения:
Объем легких увеличился, поэтому голос стал более звонким.
Ваш голос стал выразительнее и не уходит в пол.
Улучшился контакт ваших глаз с аудиторией, а не паркетом.
Вы почувствовали себя настроенным более радужно и более уверенно
"контролирующим" ситуацию.
(iv)Посоветуйтесь с аудиторией. Воспринимает она вас более уверенным и
компетентным при повторном появлении? Проверьте, не "слишком далеко" ли вы
заходите в демонстрации прямой осанки. Поначалу вы почувствуете себя очень
непривычно, но для них будете выглядеть совершенно нормально. Продолжайте
практиковаться, пока не добьетесь удачного компромисса. Если есть возможность,
сделайте видеозаписи эффекта "до и после".
(b) Совершенствовать голос
Хотя вы разговариваете ежедневно, ваш голос не всегда готов к удовлетворению более
жестких требований, предъявляемых при проведении презентации в бизнесе. В отличие
от неформальных бесед один на один, проводящий презентацию говорит:
ках;
Голоса людей редко бывают слабыми от природы, но во многих случаях они в
значительной мере недоиспользуются. Слабо подготовленный оратор походит на
водителя, неправильно обращающегося с какой-то удивительно важной частью
механизма, стремясь разогнать свой вокальный "спортивный автомобиль" до большой
скорости, но не соображая, что продолжает двигаться на первой передаче. Чтобы
эффективно пользоваться голосом, надо иметь представление, как он функционирует.
УПРАЖНЕНИЕ 10С Механика голоса
В предыдущих разделах неоднократно подчеркивались физические аспекты речи. Так ли
уж действительно ощутимы различия? Прочитайте вслух следующее предложение: Речь
- чрезвычайно сложный ментальный и физический процесс, который, вероятно, присущ
только человеческому роду. Теперь попробуйте то же самое: (a) не раскрывая рта; (b) не
двигая языком; (c) зажав ноздри. Эти крайние варианты препятствия потоку речи
помогают пролить свет на некоторые самые распространенные проявления "слабости"
разговорного голоса. Большинство голосов можно улучшить комбинацией более
глубокого дыхания (для повышения качества тональности и распространения) и более
активной работы рта, который в действительности необходимо всего лишь открывать и
закрывать! Кроме того, отслеживая движения языка, можно быть уверенным, что
отдельные слова выговариваются ясно. Цель состоит вовсе не в том, чтобы избавиться,
например, от местного выговора, а лишь в приведении своего голоса в соответствие
требованиям, которые предъявляет выступление перед публикой.
Познакомившись с тем, как образуется голос, и каким образом на него влияет поза,
можно ощутимо улучшить качество выступлений перед публикой. Существует четыре
главных измерения этого совершенствования, которым следует уделить внимание -
громкость голоса, его высота, скорость речи и паузы.
Громкость. Ораторы чаще говорят слишком тихо, чем слишком громко. Несомненно,
уровень громкости голоса должен соответствовать месту сбора и размеру вашей
аудитории, но ответственность за то, чтобы каждый из присутствующих мог ясно
слышать, лежит на том, кто выступает. Акценты на ключевых моментах могут
расставляться либо повышением, либо уменьшением громкости голоса, точно так же, как
в этих целях в письменном отчете используются буквы верхнего регистра или курсив.
Высота. Ваш природный голос может звучать высоким сопрано или глубоким басом,
но вы, тем не менее, в состоянии очень эффективно использовать вариации своего
диапазона тональности. Обычно более "позитивное" сообщение доносится посредством
завершения высказываний на высокой ноте. В противоположной ситуации тон звучания
голоса понижается и приглушается. Самому об этом судить трудно; попросите дать
оценку коллегу или приятеля. Если ваш голос "монотонен" в буквальном смысле, т. е.
лишен воспринимаемой на слух вариации высоты тона, придется приложить
определенные усилия, чтобы достичь большего разнообразия.
Скорость. Главным промахом нервных и легко возбуждающихся докладчиков
является слишком быстрая речь. Однако тягостное медленное повествование, особенно в
комбинации с монотонным голосом, в равной мере представляет собой препятствие для
хорошей коммуникации! Чтобы сохранить заинтересованность аудитории, лучше всего
варьировать темп выступления, избегая обеих крайностей. Для облегчения изменения
темпа речи старайтесь перемежать длинные предложения короткими фразами.
Паузы. "Драматические" паузы одинаково хорошо работают и в театре, и в
конференц-зале. Паузы - это речевой эквивалент запятых, точек с запятой и концевых
точек. Используйте их для отделения одной мысли от другой, в качестве акцента на
каком-то моменте выступления и для того, чтобы дать аудитории и себе необходимое
"время подумать". Полезно не забывать, что одиночная пауза будет казаться вам, как
проводящему презентацию, гораздо более долгой, чем вашей аудитории. Опытный
оратор умеет "доить" паузу, используя ее для настройки контакта с аудиторией
взглядами, или добавляя "драматизм" переводом глаз с одного слушателя на другого.
Ставьте своей целью совершенствование всех этих качеств вашего голоса и речи. В
результате проводимые презентации будут все более весомыми и более
приковывающими внимание слушателей, а ваши сообщения будут все лучше
запоминаться.
УПРАЖНЕНИЕ 10D Разнообразие нюансов речи
Пытаясь больше разнообразить свою устную речь, поначалу вы можете столкнуться с
ощущением неловкости. Чтобы обрести больше уверенности в себе, повторяйте
упражнение 10В, оставаясь наедине с собой. Запишите свою 30-секундную презентацию,
затем перемотайте ленту и послушайте, что получилось. После повторите сказанное
слово в слово, но взвешенно используя паузы, громкость голоса, высоту тона и скорость
речи. Снова послушайте запись. Проведите презентацию в третий раз, но теперь стоя,
как если бы обращались к аудитории, и используя разные вариации. Воспроизведите все
три записи одну за другой и сравните их воздействие на себя, теперь уже как слушателя.
(c) Помнить, что говорить
Сценический актер больше всего на свете боится "иссякнуть", потерять нить роли и
позабыть, что надо говорить дальше. Для презентаций в бизнесе существует четыре
основных варианта: чтение подготовленной рукописи, ее запоминание, импровизация по
ходу дела или использование системы ключевых слов и карточек-подсказок. Регулярно
рекомендуется прибегать только к последнему варианту - ключевым словам.
Чтение по бумажке. Если выступающий нервничает, то часто ошибается, читая
подготовленную рукопись. За редким исключением, результатами этой тактики являются
опущенная голова, нулевой контакт с аудиторией взглядом, монотонная панихида вместо
презентации! Политики и лидеры бизнеса только выглядят непринужденными
импровизаторами благодаря совершенной технологии и тренировке. Бывший актер
Роналд Рейган стал пионером в применении двух стеклянных экранов по обе стороны
подиума, на каждый из которых подсказка проецировалась аппаратом autocue. Бросая
взгляд то на один, то на другой экран, выступающие с речами оставляют впечатление,
будто обращаются то к одной, то к другой части зала.
Запоминание. Совсем немногие исключительно одаренные ораторы в состоянии
запомнить текст так же, как если бы это был сценарий пьесы. Однако в бизнесе
заученный наизусть контекст может быть воспринят как искусственная речь. Кроме того,
такая система лишена гибкости, и вы можете попасться, когда презентация войдет в фазу
вопросов. Для большинства людей запоминание, не подкрепленное вспомогательными
средствами - вариант непрактичный.
Импровизация. Это бесценный прием для неформальных ситуаций, например, в
качестве остроумных здравиц во время ленча в офисе по случаю Рождества. Он также
необходим, а временами и весьма выразителен, на семинарах вопросов и ответов, когда
аудитория имеет возможность поймать вас на слове. На деле, за большинством
очевидных импровизаций стоит громадная подготовительная работа. Например,
целесообразно иметь в запасе несколько заранее заготовленных ответов на любые
вопросы или контраргументы, которые вероятнее всего возникнут в результате вашей
презентации.
Ключевые слова (или слова-"переключатели"). Это самый практичный вариант
для большинства лиц, проводящих презентации в бизнесе. Так или иначе, вам
приходится готовить материал в достаточно детализированном виде, особенно, если он
сопровождается письменным отчетом или докладом. Однако, начав тонуть в теме, вы
можете "переключить" память, воспользовавшись коротким списком слов или
выражений. Они могут быть записаны на карточках-подсказках, обычно размера
почтовой открытки, скрепленных одна с другой в верхнем правом углу на тот случай,
если уроните их на пол. Как альтернативный вариант, можно проецировать ключевые
слова в виде "пунктов-пулек" через проектор или каким-то компьютерным способом. Эта
альтернатива дает двойную пользу: напоминание для вас и дополнительное
подкрепление основных моментов для аудитории.
10.5. Вспомогательные аудио- и видеосредства
Аудио- и видеоматериалы - вовсе не панацея от всех бед. Хорошо выполненные
материалы улучшают проведение устной презентации, но не в состоянии ее спасти!
Ошибки, поломки и чрезвычайные ситуации, связанные с использованием аудио и видео
средств, зачастую губят все остальные проявления мастерства лица, проводящего
презентацию. Наилучшая рекомендация - планируйте и подготавливайте свои аудио- и
видеоматериалы заранее, но не за счет подготовки самого главного аудио- и
видеоисточника - вас самих (см. разделы 10.3 и 10.4 выше). Ниже дается общий обзор
использования основных аудио- и видеотехнологий, доступных в наши дни. Каждой из
них присущи определенные преимущества и недостатки. Поэтому целесообразно
поэкспериментировать с ними, чтобы осознанно подобрать оборудование и эффективно
использовать предпочитаемые вами аппаратные возможности.
Руководство по аудио-и визуальному оборудованию
(с текстом, рисунками и даже фотографиями) и для "живого" письма. Для проецирования
изображений непосредственно с компьютера могут использоваться панели на жидких
кристаллах, хотя качество показа многих подобных систем пока оставляет желать
лучшего. У вас должна быть уверенность, что текст на слайдах крупный настолько, что
его можно различить с задних рядов. Всякий раз, когда это представляется возможным,
используйте цветные слайды. Слабые стороны/ошибки пользователя: (1) заслонять собой
экран; (2) говорить, обращаясь к проектору, а не к аудитории; (3) оставлять проектор
включенным, когда он уже не нужен; (4) проецировать на экран свои трясущиеся руки во
время комментирования слайда; (5) забывать проверять, весь ли текст слайда
проецируется на экран; (6) не иметь "в кармане" запасной лампы, на случай если та, что в
проекторе, перегорит.
штурма" для вычерчивания диаграмм и т. п. Пользуйтесь цветными перьями (например,
разные цвета для выписывания на доске какого-то перечня). "Электронные" белые доски
нового поколения позволяют докладчику брать письменный материал непосредственно с
какого-то автономного пульта или включенного в сеть персонального компьютера.
Слабые стороны/ошибки пользователя: (1) поворачиваться спиной к аудитории, когда
пишете на доске - необходима практика для обретения умения "писать сбоку",
продолжая оставаться лицом к аудитории; (2) неразборчивость письма - для преодоления
тоже требуется практика; (3) использовать высохшие перья - необходимо быть
уверенным, что под рукой есть пригодный для работы комплект; (4) пользоваться не
предназначенными для белой доски перьями с несмываемыми чернилами - вы создадите
проблемы тому, кто будет писать на доске после вас.
тойки. Могут использоваться для заранее подготовленных плакатов или
листов бумаги для "живого" письма. Полезны для работы группой (например, когда ваша
аудитория принимает активное участие, подготавливая плакат какой-то небольшой
группой в стороне и демонстрируя его затем на перекидной стойке; плакаты могут
сохраняться и развешиваться по стенам помещения для последующего обращения к
ним).
диаграммы и т. п. в карандаше, чтобы быстро воспроизводить их "в краске" во время
презентации.
плюс проблемы снятия бумаги и возвращения к предыдущим "страницам" перекидной
стойки; это дело практики.
плеер/видеопроектор. Короткие видео-клипы могут быть очень полезны для
иллюстрации какого-то момента выступления, но слишком долгое
видеовоспроизведение сводит на нет аспекты "живой" презентации.
очисленные технические
проблемы, обычно из-за неудачной настройки оборудования или легкомысленного к
нему отношения других пользователей. В большинстве ситуаций к числу обычно
возникающих проблем относятся потери кабелей, установка плееров формата "NTSC"
вместо "PAL" и прогон ленты при иной скорости, чем скорость записи. Всегда дважды
проверяйте подобные вещи заранее.
-мм слайдов. Традиционный выбор для презентаций с высоким
уровнем визуальной демонстрации материалов, где ключевым вопросом является
качество изображений. Недостатками являются отсутствие гибкости (слайды
укладываются в определенном порядке в контейнер "карусельного" типа) и время на
подготовку, необходимое для формирования изображений и изготовления слайдов.
ны/ошибки пользователя: (1) создается впечатление, что
упорядоченность слайдов вечно нарушается - то они оказываются поставленными вверх
ногами, то обратной стороной. Поэтому всегда проверяйте их сами; (2) заметив ошибку
правописания, невозможно ее быстро исправить; (3) выход из строя лампы проектора следует заботиться о наличии запасной.
-мм
слайдам быстро приходят такие пакеты программного обеспечения презентаций, как
"CorelDraw". Этот процесс получает тем большее ускорение, чем доступнее становятся
цифровые камеры. Такое программное обеспечение обладает всеми выгодами программ
для редакторского процессора, давая возможность даже относительно неопытным
пользователям создавать "профессиональные" материалы.
ошибки правописания; (2) сбой программного обеспечения или аппаратная поломка
могут оставить докладчика без "подручных" средств. Опыт убеждает, что (пока
технология еще не так совершенна) на этот случай лучше всего иметь твердые копии для
проектора.
любые формы и размеры, включая образцы продуктов питания, масштабные модели,
модели моды и т. п. В некоторых случаях аудитории предлагается некий
информационный комплект, который люди могут унести с собой. В него могут входить
детальные материалы в поддержку презентации, письменный доклад или "бакалейный
мешок" с образцами товаров. Хорошо подобранный реквизит может действовать, как
мощный стимулятор, дополнительно подкрепляющий устные сообщения.
аудитория станет разглядывать их вместо того, чтобы слушать вас.
10.6. В тот самый день
Представим "наихудший" сценарий: вам предстоит провести презентацию перед
солидной аудиторией коллег, старших менеджеров и гостей со всего света в конференцзале заморского отеля, которого вы никогда прежде не видели. Как максимизировать
шансы на успех и свести к минимуму риск провала?
вопросов. В каком помещении вы оказались? Хорошо ли оборудован указателями проход
к этому помещению? Достаточно ли стульев? Соответствуют ли предстоящему событию
вентиляция и освещение? Планируется ли угощение чаем/кофе? Проверку можно
заранее поручить обслуживающему конференц-зал персоналу, но всегда следует
осмотреть помещение лично.
лы. Опять-таки, правило опытных специалистов
по проведению презентаций гласит: никогда не полагайтесь на других. Сами
удостоверьтесь в том, что аудио- и видеооборудование работает надлежащим образом.
Настроен ли фокус проектора? Есть ли запасные лампочки? В надлежащем ли порядке
слайды и не уложены ли они вверх ногами? На верный ли канал настроен
видеомагнитофон? Совместимо ли программное обеспечение? Одинаковой ли формы и
вольтажа силовые разъемы? (См. руководство по аудио- и визуальному оборудованию.)
Проверьте свой внешний вид. Постарайтесь оставить достаточно времени, чтобы
привести себя в порядок перед самым выступлением, особенно если предыдущие
несколько часов вы возились с аудио- и видеооборудованием. Найдите подходящее
зеркало! Достаточно ли энергичным и в меру раскованным вы выглядите?
будете нервничать особенно сильно, но, к сожалению, это и время первых впечатлений
на ваш счет. Глубоко подышите перед презентацией: это заметно успокаивает и
улучшает звучание голоса. Не спешите бросить в зал свою первую фразу. Медленно и
спокойно оглядите аудиторию, установите контакт с каждым взглядами и улыбнитесь.
Поступая так, вы передаете людям сильные, позитивные сообщения, еще не произнеся
ни слова. Дайте время каждому удобно устроиться на своем месте, а сами сместитесь в
"центр сцены". Если вас кто-либо представляет, коротко поблагодарите его,
сфокусируйтесь на аудитории и переходите к первой, "открывающей" стадии
презентации.
Избавление от сценического страха: синдром "сразиться или удрать"
Почему некоторые из нас всегда испытывают подобное перед выступлением с речью или
презентацией в классе? По той простой причине, что наш разум и тело пытаются
подготовиться к надвигающемуся кризису. Эта ответная реакция "сразиться или удрать"
восходит ко времени, когда люди жили в пещерах, были вынуждены охотиться за
пропитанием и постоянно подвергались опасности со стороны диких животных и
соседей. Однако эти инициируемые адреналином симптомы (повышенная активность
органов чувств, чрезмерное выделение пота, временная потеря памяти и нестерпимое
желание помочиться) совершенно бесполезны в переполненном конференц-зале. С
обретением практического опыта можно научиться преодолевать сценический страх или,
по крайней мере, свести к минимуму проявление его симптомов. Убедитесь в том, что
речь вами вполне отрепетирована, и что вам в достаточной степени знакомы все
вспомогательные аудио- и видеосредства. В день выступления эффективнее всего
комбинировать контролируемое медленное дыхание с позитивными размышлениями. По
очевидным причинам избегайте использования стимуляторов вроде кофе и постарайтесь
обойти стороной бар. Алкоголь уменьшает активность центральной нервной системы. В
небольших количествах он может помочь справиться с тревогой, но выпивка замедляет
реакции, в целом принижая уровень всех ваших способностей. Вместо этого найдите
тихий уголок и попытайтесь визуально представить себя в разгар блистательной
презентации: это должно вдохновить вас на выбор правильного поведения.
10.7. Презентация: три ключевые стадии
Данный раздел посвящен самому проведению презентации, но поднимаемые в нем
вопросы необходимо рассматривать еще на стадии планирования. Особое внимание
уделяйте фразам, открывающим презентацию, переходам от темы к теме и
заключительным словам.
1. "Открытие занавеса". Как завоевать внимание аудитории? Она хочет знать две
вещи: какое отношение к ней имеет ваше сообщение; что заслуживающее доверия
вы можете ей предоставить. Вообразите, например, что вы намерены поговорить с
группой менеджеров офиса компании об уменьшении канцелярских отходов. Они
очень занятые люди и присутствуют на встрече без всякой охоты. Какие варианты
"открытия занавеса" могли бы вы использовать, чтобы привлечь их на свою
сторону?
вашему, компания тратит в год на бумагу, идущую в отход?"
высотой десять метров. Мы заполнили бы такой склад макулатурой за шесть
месяцев".
нашей компании на ушедшую в макулатуру бумагу составили 150 фунтов на
человека. В нынешнем году мы намерены ополовинить эти затраты".
переброситься парой слов о проблеме макулатуры с одной дамой-менеджером из
другой компании. "Да", - сказала она, - "мы были в схожей ситуации, но теперь я
навела порядок". "И в чем секрет?" спросил я. "Приобретите корзины для мусора
большего объема", - ответила она мне!
изречение Сэра Перси Скримпера - нашего бывшего директора-распорядителя, о
том, что "…пенни, сэкономленный на макулатуре, стоит двух пенсов,
заработанных на продажах..." Вот мы сегодня и обсудим, как делать деньги из
отходов".
сообщить, подчеркнув, что собравшимся полезно вас послушать. В этом должна
быть какая-то понятная выгода для них и, кроме того, вы сами должны понимать,
какие имеющие отношение к делу опыт и знания помогут им обрести эту выгоду.
Например, в продолжение разговора об уменьшении отходов, можно сказать:
течение последних трех лет я работал с каждой из дочерних компаний,
занимаясь вводом в действие нашей новой стратеги по окружающей среде.
Конечно, не обошлось без нескольких зубастых проблем, но теперь мы
наблюдаем заметное снижение нереализуемых отходов. Сегодня я намерен
обсудить с вами пять простых и практичных способов, которые вы можете
использовать для уменьшения затрат на офисные канцелярские принадлежности.
достаточно привлекательной, чтобы заставить этих менеджеров прислушиваться к
вашим словам в течение нескольких следующих минут.
2. Сигналы "переходов" и изменение темпа. Можно легко потерять контакт с
аудиторией, слишком быстро переходя от одной темы к другой. Не забывайте об
ограничениях, присущих этому коммуникационному каналу (см. раздел 10.2), и
оставляйте время, чтобы акцентировать переходы между основными моментами,
затрагиваемыми в выступлении. Направляйте аудиторию, подводя краткий итог
каждой освещенной теме. Перед началом следующей темы делайте паузу на пару
секунд. Переходы можно подчеркивать еще отчетливее, переходя в другую часть
сцены или прибегая к использованию визуальных вспомогательных средств.
Частая перемена места во время изложения доклада тоже помогает держать
аудиторию настороже и поддерживать ее интерес.
3. "Закрытие" с эффектом. Закрытие презентации эквивалентно заключительному
разделу письменного отчета, где вы сводите воедино свою аргументацию.
Напомните всем о предмете презентации и просуммируйте ключевые моменты
выступления, показав, каким образом их комбинация согласуется с исходными
целями. Также можно воспользоваться уникальной особенностью "живой"
презентации (т. е. своим физическим присутствием, обсуждавшимся в разделе
10.2), чтобы подкрепить принятие аудиторией вашего сообщения и закрепить ее
готовность к действию, добавляя определенный заряд энергии и мотивации.
Постарайтесь закрыть мероприятие "шумно", но не "визгливо"!
10.8. Ответы на вопросы
Вопросы во время или после презентации дают вам шанс благожелательного диалога с
аудиторией. Если вы хорошо подготовлены, нет нужды потворствовать превращению
этого процесса в допрос.
Во время презентации. Если вы предпочитаете ответить на вопросы в конце, скажите об
этом в самом начале; таким образом, вы уклонитесь от нежелательных вмешательств в
ваше выступление. Однако, если не имеющие отношения к теме или плохо
сформулированные недоуменные вопросы могут нарушать цепь ваших мыслей и
раздражать аудиторию, несколько хорошо поданных вопросов, напротив, способны
оживить презентацию. Если вы чувствуете, что теряете контакт с аудиторией (главными
симптомами чего являются перешептывание и блуждающие взгляды), с помощью
вопросов можно попробовать взять ситуацию под контроль. Обращаясь к аудитории,
используйте открытую форму вопросов, чтобы установить определенную обратную
связь. Например: "Мне отсюда видно несколько недоуменных выражений лиц... Какие
ощущения пробудило это предложение?" При определенной доле везения это встряхнет
людей и вернет презентацию в прежнее русло. Если не повезет, подумайте, как привести
ее к скорому, но не бесславному закрытию.
После презентации. Многие находят трудным плавно переключаться с режима
"докладчика" на активный диалог со своей аудиторией. Постарайтесь предвидеть, какого
рода вопросы могут возникнуть, и припасите "в рукаве" ответы. В большой аудитории
обратитесь к тем, кто задает вопросы, с просьбой вставать, представляться и говорить
ясно. Если они, тем не менее, предпочитают бормотать или шептать, повторяйте
заданный вам вопрос, чтобы быть уверенным, что его смысл дошел до слуха каждого. На
стадии вопросов возникают, в основном, три проблемы.
1. Вы не знаете ответа.
2. Ответ вы знаете, но не думаете, что он интересен кому-то, кроме лица, задавшего
вопрос.
3. Ответ вы знаете, но давать его не хотите.
В любом из этих случаев лучшей политикой является честность. Скажите, что готового
ответа у вас нет, но вы дадите его, если заинтересованное лицо свяжется с вами после
презентации. Как альтернативный вариант, вы можете переадресовать ответ кому-то
другому из присутствующих. Если вопрос носит слишком специальный характер, дайте
понять, что ответ у вас есть, и вы будете рады обсудить его с заинтересованным лицом
по окончании презентации. Если в результате ответа на вопрос возможны какие-то
осложнения или это чревато раскрытием какого-то рода конфиденциальности,
единственным реальным вариантом остается заявить, что вы не можете или не желаете
делиться информацией на данную тему в настоящий момент, дав необходимое
оправдание. Попытка "кривить душой" в подобных ситуациях является сиюминутным и
неправильным решением.
10.9. Краткий обзор главы
и желательной, и пригодной для восприятия.
ации можно планировать во многом так же, как письменный отчет. Следует
решить, намерены ли вы обзавестись сопроводительным докладом или тезисами своего
выступления и, если так, то когда целесообразнее их распространить.
бым требованиям проведения презентации, уделяя
пристальное внимание позе, голосу и методам запоминания того, о чем предстоит
говорить.
импровизацию. Для переключения памяти используйте карточки-подсказки или пунктыпульки на слайдах для проектора.
- и видеосредства соответственно типу
презентации, осознанно принимая во внимание их сильные и слабые стороны.
средств на месте проведения
презентации, включая рабочие помещения и буфеты. Всегда дважды проверяйте аудио- и
видеооборудование и все материалы до того, как появитесь на сцене. Не забывайте
контролировать собственный внешний вид.
уделяйте особое внимание трем ключевым вопросам: словам,
которыми открываете презентацию, переходам от темы к теме и заключительным
фразам.
вероятные вопросы заранее, а во время их проведения побуждайте аудиторию к диалогу
. Практические упражнения 1. Короткие презентации
Подготовьте короткую (минут на десять) информативную презентацию на любую тему
по вашему выбору, но имеющую отношение к бизнесу, например, о последнем
улучшении в управлении людскими ресурсами. В конце выступления отведите пять
минут на вопросы и ответы. Заранее подготовьте свои ответы на предполагаемые
вопросы. Подберите подходящие вспомогательные аудио- и видеосредства и подготовьте
необходимые материалы. Составьте и распространите короткий доклад в форме тезисов.
Примите решение и дайте ясно понять, подлежат эти тезисы распространению заранее
или в качестве "подарков" в конце презентации. Убедитесь в том, что письменный
доклад дополняет, а не повторяет содержание вашей презентации.
Электронная презентация, выполненная в среде Microsoft PowerPoint или ее аналогах —
удобный способ преподнести информацию самой разной аудитории — учащимся,
коллегам, подчиненным, руководству, бизнес-партнерам, инвесторам. Основным
преимуществом презентации является, очевидно, возможность демонстрации текста,
графики (фотографий, рисунков, схем), анимации и видео в любом сочетании без
необходимости переключения между различными приложениями — программой для
просмотра изображений, видеопроигрывателем и т. д. Для проведения успешной
презентации, способной завоевать внимание слушателей и произвести на них должное
впечатление, необходимо подготовить грамотную речь, правильно ее озвучить, соблюдая
несложные правила поведения при публичном выступлении, а также уделить
определенное внимание оформлению слайдов. Некоторые рекомендации к оформлению
презентаций рассмотрены здесь; о работе над остальными ее составляющими можно
прочитать в книге Сергея Ребрика.
Презентация начинается со слайда, содержащего ее название и, возможно, имена
авторов. Эти элементы обычно выделяются более крупным шрифтом, чем основной
текст презентации. Также на первый слайд целесообразно поместить логотип компании,
от лица которой делается презентация. В качестве фона первого слайда можно
использовать рисунок или фотографию, имеющую непосредственное отношение к теме
презентации, однако текст поверх такого изображения должен читаться очень легко.
Подобное правило соблюдается и для фона остальных слайдов (см. ниже). Тем не менее,
монотонный фон или фон в виде мягкого градиента будет смотреться на первом слайде
тоже вполне эффектно.
Пример оформления первого слайда
Для оформления презентации следует использовать стандартные, широко
распространенные пропорциональные шрифты, такие как Arial, Tahoma, Verdana, Times
New Roman, Georgia и некоторые другие. Использование шрифтов, не входящих в
комплект, устанавливаемый по умолчанию вместе с операционной системой, может
привести к некорректному отображению вашей презентации на другом компьютере, т. к.
нестандартных шрифтов, которые решили использовать вы, там может просто не
оказаться. Кроме того, большинство дизайнерских шрифтов, используемых обычно для
набора крупных заголовков в печатных изданиях, оформления фирменного стиля,
упаковок и т. д., в рамках презентации смотрятся слишком броско, отвлекают внимание
от ее содержания, а порой и просто вызывают раздражение аудитории.
Примеры корректного и некорректного выбора шрифтов
В одной презентации допускается использовать не более 2-3 различных шрифтов, хотя в
большинстве случаев вполне достаточно и одного.
Не стоит увлекаться созданием надписей с помощью объектов WordArt, что позволяют
делать многие приложения пакета Microsoft Office, в том числе и PowerPoint. Такие
надписи, подкупающие разработчика презентации причудливой формой, возможностью
использовать разнообразные тени о объем, как правило лишь ухудшают восприятие
слайдов.
Для презентации изначально необходимо подобрать цветовую гамму: обычно это трипять цветов, среди которых есть как теплые, так и холодные. Очевидно, любой из этих
цветов должен отлично читаться на выбранном ранее фоне; малейшее подозрение на то,
что цвет шрифта хотя бы немного сливается с фоном — и что-то одно из этого подлежит
немедленной замене: не вынуждайте тех, для кого делается презентация, портить зрение.
Назначив каждому из текстовых элементов свой цвет, например: крупным заголовкам —
красный, мелким заголовкам — зеленый, подрисуночным подписям — оранжевый и т.
п., нужно следовать такой схеме на всех слайдах. Выделение различными цветами слов в
составе заголовка или абзаца основного текста допускается только с целью
акцентирования на них внимания: например, если вводится новый термин или
приводятся важные численные значения. «Раскрашивание» текста только из
эстетических соображений может, как и неудачный выбор шрифтов, привести к
отвлечению внимания слушателей и их раздражению. Основной текст рекомендуется
набирать нейтральным цветом — черным, белым или серым различных оттенков, в
зависимости от яркости фона.
Из использованных на этом слайде цветовых решений допустимо
только одно — выделение слова «стационарными»
Примеры правильного и неправильного выбора фонового изображения
Ни в коем случае не стоит стараться разместить на одном слайде как можно больше
текста. Для того, чтобы прочесть мелкий текст, многим необходимо существенно
напрягать зрение, и, скорее всего, по своей воле никто этого делать не будет. Поэтому,
чем больше текста на одном слайде вы предложите аудитории, тем с меньшей
вероятностью она его прочитает. Тем не менее, мне знакомы печальные случаи, когда
преподаватели, проводя лекцию в форме презентации, размещали на одном слайде по
несколько длинных определений, и студенты были вынуждены переписывать их в
тетрадь прямо с экрана; такое некорректное использование компьютерных технологий в
образовании вместо повышения его эффективности приводит лишь к быстрой
утомляемости и, нередко, к ухудшению зрения.
Следует избегать эффектов анимации текста и графики, за исключением самых простых,
например медленного исчезновения или возникновения полосами, хотя и они должны
применяться в меру. Не забывайте, ваша презентация и мультфильм — не одно и то же.
Собирание» слова по буквам раздражает всех,
кроме автора презентации
Как было сказано ранее, слайды могу иметь монотонный фон, а также фон-градиент или
фон-изображение. Выбор фона полностью определяется художественными
предпочтениями автора презентации, однако следует помнить, что чем меньше
контрастных переходов содержит фон, тем легче читать расположенный на нем текст.
Комфорт при чтении, как правило, является определяющим фактором для человека,
знакомящегося с вашей презентацией, и неудачно выбранный фон нередко может просто
вынудить часть аудитории смотреть куда угодно, только не на экран
Недопустимое количество текста на одном слайде;
все равно его никто не собирается читать
Хорошо известно, что любая речь воспринимается намного лучше, если она
произносится докладчиком, обратившим свой взор к слушателям, фактически,
находящимся с аудиторией в прямом зрительном контакте. Если же докладчик начинает
читать с листа, то эффективность передачи информации значительно снижается. И уж
совсем нелепо выглядит человек, делающий презентацию, когда ему приходится читать
текст непосредственно со слайда. В этом случае слушатели, как правило, перестают и
слушать, и читать то, что изображено на экране. Докладчику, потерявшему в такой
момент внимание аудитории, очень сложно вернуть его в дальнейшем. Старайтесь не
использовать текст на слайде как часть вашей речи; лучше поместите туда важные
тезисы и лишь один-два раза обернитесь к ним, посвятив остальное время
непосредственной коммуникации с вашими слушателями.
Обязательно иллюстрируйте презентацию рисунками, фотографиями, наглядными
схемами, графиками и диаграммами. Яркие картинки привлекают внимание куда
эффективнее, чем сухой текст или, порой, даже очень неплохая речь. Изображению
всегда следует придавать как можно больший размер; если это возможно, иллюстрации
стоит распределить по нескольким слайдам, нежели размещать их на одном но в
уменьшенном виде. Подписи вполне допустимо располагать не над и не под
изображением, а сбоку, если оно, например, имеет вертикальную ориентацию. Нет
ничего забавнее, чем маленькая картинка и подпись к ней, выполненная крупным
шрифтом.
Примеры удачного и неудачного расположения иллюстрации и подписи
И, наконец, завершать презентацию следует кратким резюме, содержащим ее основные
положения, важные данные, прозвучавшие в докладе, и т. д. Но не нужно, как многие
часто делают, демонстрировать на весь слайд фразу «Спасибо за внимание!». Эти слова,
как и все сказанное ранее, стоит произнести, глядя в глаза вашим слушателям. Тогда они
будут звучать искренне; искренность — очень важное качество при проведении
презентации
«
.