Оценка и выбор поставщиков

ООО «433 ВОЕННО-СТРОИТЕЛЬНОЕ
УПРАВЛЕНИЕ»
Экз. № __
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
ОЦЕНКА И ВЫБОР ПОСТАВЩИКОВ
ИНСТРУКЦИЯ
И СМК В.7-01-07
г. Москва, 2010 г.
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
Редакция 1
ТЛ
ПРЕДИСЛОВИЕ
1. Инструкция разработана рабочей группой специалистов «433 ВСУ».
2. Согласована с руководителями подразделений управления и филиалов
ВСУ», утверждена генеральным директором и введена в действие
Приказом от ……
№…
«433
3. Положения, правила и процедуры оценки и выбора поставщиков, установленные
инструкцией, соответствуют требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента
качества. Требования» и СТП СМК А.4-01-03 «433 ВСУ». Система менеджмента качества.
Руководство по качеству».
4. Построение, изложение, оформление и содержание инструкции соответствует
рекомендациям ИСО/ТО 10013-2001 «Руководство по документации системы менеджмента
качества»
5. Введена впервые.
Настоящая инструкция не может быть полностью или частично воспроизведена,
тиражирована и распространена без разрешения руководства «433 ВСУ».
II
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
Редакция 1
ТЛ
СОДЕРЖАНИЕ
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Назначение и область применения …………………………………………… 1
Нормативные ссылки ………………………………………………………… 2
Методика оценки поставщиков …………………………….…………….… 3
Выбор поставщика …………………………………..………………………… 4
Учет и регистрация качества поставок
…………………………………… 4
Порядок действий при оценке и выборе поставщиков …….………………. 5
Библиография …………………………………………………………………. 5
Приложение 1. Данные о потенциальных поставщиках (форма) ………………. 6
Приложение 2. Первичная оценка поставщиков (форма) ……………………… 7
Приложение 3. Бальная оценка потенциального поставщика …………………. 8
Приложение 4. Бальная оценка традиционного поставщика ………………….. 9
Приложение 5. Классификация поставщиков по категориям приемлемости
10
Приложение 6. Реестр поставщиков (форма) …………………………………… 11
Приложение 7. Журнал регистрации качества поставок (форма) ………………. 12
Приложение 8. Оценка и выбор поставщиков (схема) ………………………… 13
Лист согласований ………………………………………………………………… 14
Лист регистрации изменений …………………………………….………………. 15
III
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
Редакция 1
ТЛ
ВВЕДЕНИЕ
Оценка и выбор поставщиков строительных материалов, изделий, технических и
технологических средств и т.п. (далее по тексту – закупленная продукция) проводится
«433 ВСУ» (далее по тексту – организация) и ее филиалами для обеспечения:
- применения в строительном производстве продукции, закупленной у приемлемых
поставщиков;
- предотвращения применения в строительстве закупленной продукции с
отклонениями от установленных требований по качеству;
- снижения затрат на управление несоответствующей закупленной продукцией.
В соответствии с положением СТП СМК «Управление документацией» инструкции
присвоено обозначение И СМК В.7-01-07.
Управление инструкцией, включая актуализацию, распространение и применение,
осуществляет начальник службы качества. Пересмотр инструкции производится по мере
необходимости, но не реже, чем 1 раз в 5 лет. Пересмотр осуществляет рабочая группа
специалистов, назначаемая приказом генерального директора.
Подлинник И СМК В.7-01-07 архивирован в службе качества организации.
Служба качества производит размножение, рассылку копий по утвержденному
перечню адресатов и осуществляет управление учтенными копиями.
На титульном листе каждой копии проставляется отметка «Экз. № __» и указывается
номер копии.
На титульных листах копий стандарта, которые не учитываются и в которые не
вносятся изменения, проставляется отметка «Об изменениях не сообщается».
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
Редакция 1
ТЛ
1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1. Оценка и выбор поставщиков строительных материалов, изделий, технических и
технологических средств и т.п. обеспечивает:
- четкое определение качества поставок применительно к единице продукции/партии в
контракте;
- исключение/сведение к минимуму количества конфликтных ситуаций, связанных с
качеством продукции и с несовершенством схемы поставки;
- основу доверительных отношений между поставщиком и организацией;
- информационный обмен в части качества поставок (предысторию качества поставок,
стабильность, наличие и эффективность системы менеджмента качества и т. д.);
- основу для компенсации обоснованных потерь организации и филиалов из-за поставок
некачественной закупленной продукции;
- ответственность поставщиков за качество;
- оптимизацию затрат на приемку и сокращение затрат заказчиков и потребителей
строительной продукции организации и филиалов;
- осуществление планомерной работы между поставщиком и организацией, включая ее
филиалы, по повышению качества поставок без применения претензионных мер.
1.2. В настоящей инструкции применены некоторые рекомендации «Положения об
организации закупок товаров, работ и услуг для государственных нужд» [1], «Методических
рекомендаций по проведению торгов (конкурсов) на закупку товаров (работ),
предварительному квалификационному отбору поставщиков (подрядчиков) /конкурсная
документация/» [2] и «Методических рекомендаций по бальной оценке конкурсных заявок и
квалификации поставщиков, участвующих в конкурсах на закупку товаров для
государственных нужд» [3].
1.3. Инструкция распространяется на все подразделения, службы и филиалы
организации, осуществляющие и/или принимающие участие в закупках строительных
материалов, изделий, технических и технологических средств и т.п.
2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования
ИСО/ТО 10013-2001 Руководство по документации системы менеджмента качества
СТП СМК А.4-01-07 «433 ВСУ». Руководство по качеству
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
Редакция 1
ТЛ
3. МЕТОДИКА ОЦЕНКИ ПОСТАВЩИКОВ
3.1. Качество применяемых строительных материалов, изделий, технических и
технологических средств и т.п., имеющих непосредственное влияние на качество
строительной продукции организации и филиалов, зависит от выбранной системы
взаимоотношений с поставщиками.
3.2. Одним из ключевых моментов в системе взаимоотношений «заказчик – поставщик»
является оценка и выбор поставщика на основе его способности поставлять продукцию
стабильно соответствующую согласованным требованиям, включая качество закупаемой
продукции, сроки и форму поставки, цену, наличие системы менеджмента качества
поставщика и т.п.
3.3. В организации и филиалах бальной оценке подвергаются как потенциальные, так и
традиционные поставщики, имеющие с организацией и филиалами долговременные деловые
связи, при необходимости.
3.4. Действия в отношении потенциального поставщика включают:
- сбор данных о нем, как о деловом партнере, наличие у него системы менеджмента
качества (СМК), его производственных возможностях, условиях поставки и характере
послепродажного взаимодействия (приложение 1);
- предварительное анкетирование поставщика, если данные о нем признаны
положительными (приложение 2).
3.5. Оценка поставщиков производится по пятибалльной шкале по критериям,
установленным в соответствии с приемлемыми требованиями к качеству поставляемой
продукции, срокам и форме поставки, цене, наличию СМК и т.п.
3.6. Критерии при первичной оценке потенциального или традиционного поставщика,
деловые связи с которым были прерваны, являются (приложение 3):
- репутация поставщика как делового партнера;
- наличие у поставщика СМК;
- результаты оценки образцов продукции поставщика;
- цена.
Критериями текущей оценки, выполняемой как для потенциальных, так и для
традиционных поставщиков являются (приложение 4):
- состояние СМК (по результатам оценки на предприятии поставщика);
- стабильность качества закупленной продукции;
- реакция поставщика на претензии к качеству его продукции;
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
Редакция 1
ТЛ
- стабильность объемов и сроков поставки закупленной продукции.
3.7. Бальная оценка поставщика производится:
n
Кn – показатель приемлемости поставщика;
∑ ai
ai – количество баллов i – го критерия оценки;
i
=1
Кn =
х 100, где
amax – максимальное количество баллов оценки;
n х amax
n – количество критериев оценки
Если выполняется только первичная или только текущая оценка, то n = 4. При
комплексной оценке поставщика по всем критериям, n = 8.
4. ВЫБОР ПОСТАВЩИКА
4.1. Выбор поставщика производится из совокупности поставщиков однородной
продукции, которые были подвергнуты оценке.
4.2. Основанием для выбора является отнесение каждого оцененного поставщика в
зависимости от набранного им количества баллов к одной из четырех классификационных
категорий; A, B, C, D (приложение 5).
4.3. Возможность выбора обеспечивается ведением реестра поставщиков (приложение
6).
5. УЧЕТ И РЕГИСТРАЦИЯ КАЧЕСТВА ПОСТАВОК
Качество поставок закупленной продукции учитывается по каждому поставщику и
регистрируется в журнале (приложение 7), ответственность за ведение которого и
достоверность внесения в него данных несет ответственный исполнитель процесса закупок
в соответствии с матрицей полномочий и ответственности (СТП СМК А.4-01-03 ВСУМ.
Руководство по качеству).
6. ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ ПРИ ОЦЕНКЕ И ВЫБОРЕ ПОСТАВЩИКОВ
Оценка и выбор поставщиков осуществляется в соответствии со схемой (приложение
8).
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
Редакция 1
ТЛ
БИБЛИОГАФИЯ
[1] Положение об организации закупок товаров, работ и услуг для государственных
нужд, утвержденное Указом Президента РФ от 8 апреля 1997 г. № 305.
[2] Методические рекомендации по проведению по проведению торгов (конкурсов) на
закупку товаров (работ), предварительному квалификационному отбору поставщиков
(подрядчиков) /конкурсная документация/, утвержденные приказом Минэкономики РФ
от 30 сентября 1997 г. № 117.
[3] Методические рекомендации по бальной оценке конкурсных заявок и квалификации
поставщиков, участвующих в конкурсах на закупку товаров для государственных нужд,
рекомендованные Минэкономики РФ (опубликованы 1 января 1999 г.)
Руководитель разработки,
заместитель генерального директора, главный инженер,
представитель руководства по качеству
Ответственный исполнитель,
Начальник ПТО «433 ВСУ»
Нормоконтролер
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
Редакция 1
ТЛ
Приложение 1
ДАННЫЕ О ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ ПОСТАВЩИКАХ (форма)
выполнение контрактных обязанностей
экономическое положение
политика в отношении долгосрочных связей
ценовая политика и т. д.
Репутация поставщика как делового
партнера по данным опроса
потребителей его продукции
-
Наличие у поставщика системы
менеджмента качества (СМК)
Соответствие СМК:
- типу производства заказчика
- отечественным / международным стандартам
и т.д.
Производственные / технологические
возможности обеспечения качества
-
Условия поставки
Послепродажное взаимодействие /
сервис
-
техническая оснащённость
эффективность технического контроля
продукции
эффективность контроля параметров
технологических процессов и т.д.
возможные объёмы поставок в установленные
сроки
вид и схема отгрузки
вид транспорта, дальность транспортировки,
транспортные расходы и т.д.
межфирменная коммуникабельность
запросы, консультации
готовность к кооперации
готовность к удовлетворению необходимых
пожеланий и т.д.
Все данные оцениваются в сравнении:
по потенциальным поставщикам
по продукции – аналогам
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Редакция 1
ТЛ
Приложение 2
ПЕРВИЧНАЯ АНКЕТА ПОТЕНЦИАЛЬНОГО ПОСТАВЩИКА
Вопросы к поставщикам
ДА
НЕТ
Располагает ли предприятие сертифицированной системой
менеджмента качества, если «да», то название органа по
сертификации, № сертификата и дата выдачи?
□
□
Планируется ли создание системы менеджмента качества,
если «да»?
□
□
Может ли предприятие выслать копию руководства
по качеству?
□
□
Проводит ли предприятие оценку своих поставщиков?
□
□
Требует ли предприятие сертификаты на продукцию
от своих поставщиков?
□
□
Проводит ли предприятие контроль закупаемой
продукции?
□
□
Проводит ли предприятие контроль в процессе
производства по документированным процедурам и
правилам?
□
□
Разрешило ли предприятие проведение аудита качества
специалистами нашей организации?
□
□
Должность
подпись
Ф.И.О.
дата
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
Редакция 1
ТЛ
Приложение 3
БАЛЬНАЯ ОЦЕНКА ПОТЕНЦИАЛЬНОГО ПОСТАВЩИКА
(первичная)
Критерий
оценки
1. Репутация
поставщика
как делового
партнера
Состояние выполнения критерия
1.1. Полное соблюдение контрактных обязательств по
качеству, условиям поставки, производственным
возможностям, экономическому состоянию, цене.
1.1 Имеются незначительные отклонения в факторах
приемлемости.
1.2 Репутация поставщика противоречива по разным
источникам.
1.3 Поставщик не заслуживает доверия как деловой партнер.
Оценка баллы
4
3
2
0
2. Наличие
и состояние
системы
менеджмента
качества
(СМК)
2.1 Система качества соответствует ГОСТ Р ИСО 9001-2001,
имеется сертификат на систему качества.
2.2 СМК документирована, внедрена и подготовлена
к сертификации.
2.3 СМК находиться на стадии разработки.
2.4 СМК не документирована.
3. Результаты
оценки
образцов
продукции
3.1 Положительные.
3.2 Имеются устранимые дефекты.
3.3 Отрицательные.
4
1-2
0
4.1 Приемлемая.
4.2 Неприемлемая, но других альтернатив нет.
4.3 Неприемлемая.
4
1-2
0
4. Цена
4
3
2
0
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
Редакция 1
ТЛ
Приложение 4
БАЛЬНАЯ ОЦЕНКА ТРАДИЦИОННОГО ПОСТАВЩИКА
при наличии долговременных деловых связей
(текущая оценка)
Критерий
оценки
Состояние выполнения критерия
Оценка баллы
5. Состояние СМК
(результаты оценки на
предприятии поставщика)
5.1. СМК функционирует и эффективна.
5.2. СМК функционирует, но требует
совершенствования.
5.3. СМК документирована, но не эффективна.
2-3
0
6. Стабильность качества
закупленной продукции
6.1. Претензий к качеству и комплектности
продукции нет.
6.2. Количество претензий не превышает 3-5 %.
6.3. Количество претензий достигает 10 %.
6.4. Количество претензий превышает 15 %.
4
3
1-2
0
7. Реакция поставщика на
претензии к качеству его
продукции
7.1. Меры принимаются по 100 % претензий.
7.2. Меры принимаются по 80 % претензий.
7.3. Меры принимаются по 60 % претензий.
7.4. Меры принимаются менее чем в 60 %
претензий.
8. Стабильность объемов
и сроков поставки
8.1. Объемы и сроки поставок соблюдаются
полностью.
8.2. Имеются единичные срывы в поставках.
8.3. Объемы и сроки поставок систематически
нарушаются.
4
4
3-2
1
0
4
3-2
0
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
Редакция 1
ТЛ
Приложение 5
КЛАССИФИКАЦИЯ
ПОСТАВЩИКОВ ПО КАТЕГОРИЯМ ПРИЕМЛЕМОСТИ
Кn
Категория
90-100
А
Предпочтение
при
заключении
контракта
Поставщики продукции / услуг, имеющие с предприятием
длительные деловые связи, стабильно выполняющие контрактные
обязательства по качеству продукции и условиям поставки.
Вероятность срывов мала.
80-90
В
Контракт
возможен
Поставщики, в качестве поставок которых бывают незначительные
сбои в сроках / объёмах поставок или отклонения коммерческого
плана при сохранении стабильного качества продукции.
60-80
С
Контракт
только
по особому
разрешению
Ниже
60
D
Контракт
не возможен
Характеристика поставщиков
Поставщики, имеющие с предприятием деловые связи, но не в
полном объёме удовлетворяющие требованиям к качеству (цене /
условиям поставки), но других альтернатив нет
Поставщики, которые без значительных изменений не могут иметь
доступ как деловые партнёры
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Редакция 1
ТЛ
Приложение 6
РЕЕСТР ПОСТАВЩИКОВ
(состояние на 01.01.200… г.)
Поставщик,
адрес,
реквизиты
1
1.
2.
3.
….
Вид
продукц
ии (ТУ,
ГОСТ,
ОСТ,
НД)
Год
начала
договор
ных
отношений
№ «дела
поставщ
ика» в
картоте
ке
2
3
4
Установленная
категория
Состояние оценки
Качес Условия
тво
поставки
5
6
Цена
Сервис
А
В
С
D
7
8
9
10
11
12
ТТН: №, Дата
Вагон, партия, № , дата отправки
Количество
Место хранения
Предъявительская записка на входной контроль № Дата
Заключение БТК, Лаборатория, № Дата
Подпись кладовщика, контролер, штамп, дата
4
5
6
7
8
9
10
11
1.
2.
12
13
14
15
Эффективность (отчет, №)
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
Ответственный разработчик
Протокол решения № от
Дата поступления
3
Причина
Контракт № от
2
Место обнаружения
Поставщики (адрес, реквизиты)
1
Вид
Продукция (вид, ТУ, ГОСТ, ОСТ, НД)
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Редакция 1
ТЛ
Приложение 7
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ КАЧЕСТВА ПОСТАВОК
Выявленные несоответствия
Мероприя
тия
16
17
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Редакция 1
ТЛ
Приложение 8
ОЦЕНКА И ВЫБОР ПОСТАВЩИКОВ
(схема)
План производства
▼
Потребность
►
в закупках
▼
План закупок
▼
Оценка
поставщиков
▼
Требования
к качеству
▼
- по репутации как делового
партнера
- по результатам анкетирования
-по результатам проверки образцов /
партий опытной поставки
▲
Нормы расхода
◄
▼
Действующих на основе
долговременных деловых связей
- по данным входного контроля
- по данным операционного
контроля
- по данным эксплуатации
- по данным о стабильности
поставок
- по данным аудита поставщика
Потенциальных
Реестр
приемлемых
поставщиков
◄
▼
▼
Классификация поставщиков по категориям
приемлемости
▼
Выбор приемлемых поставщиков,
установление вида и степени управления
поставщиком со стороны организации
Заключение
► договора на
поставку
▼
Поставка
продукции
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
Редакция 1
ТЛ
Лист согласований
Должность
Зам. начальника главный инженер
Зам. начальника по экономике
Зам. начальника по производству
Зам. начальника по МТО
Финансовый директор
Главный метролог
Главный геодезист
Главный механик
Начальник отдела кадров
Начальник производственно-технического отдела
Начальник группы технической документации
Начальник ОМТО
Начальник группы комплектации
Начальник центрального склада
Начальник строительной лаборатории
Начальник группы производственного контроля
Начальник отдела охраны труда
Начальник службы качества «433 ВСУ»
Фамилия. И.О.
Подпись Дата
«433 ВСУ»
Инструкция СМК В.7-01-07
Система менеджмента качества
Оценка и выбор поставщиков
Редакция 1
ТЛ
Лист регистрации изменений
Номера листов/страниц
№№
№
изме- изменен- замененаннулиро- записи в
новых
нения
ных
ных
ванных журнале
Ф.И.О.,
подпись
Д
Дата
Срок
ввода