Постановление Мэра города Ростова-на

1
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
№ 1420
31.12.2008
Об утверждении регламента работы
Администрации города в системе
электронного документооборота
и делопроизводства «Дело»
В соответствии с постановлением Мэра города от 29.10.2007 №268
«О
внедрении
системы
электронного
документооборота
и
делопроизводства
Администрации
города
Ростова-на-Дону,
интегрированной с областной системой “Дело”» и для обеспечения
использования системы электронного документооборота «Дело» в
делопроизводстве Администрации города Ростова-на-Дону
ПОСТАНОВЛЯЮ
1. Утвердить Положение о регламенте работы Администрации
города в системе электронного документооборота и делопроизводства
«Дело» (Приложение 1).
2. Заместителям главы Администрации города, руководителям
отраслевых
(функциональных)
и
территориальных
органов
Администрации города, руководителям структурных подразделений
аппарата Администрации города:
-обеспечить резерв замещения пользователей системы «Дело» в
аппарате Администрации города, отраслевых (функциональных) и
территориальных органах Администрации города Ростова-на-Дону;
-внести изменения в должностные инструкции сотрудников,
ответственных за работу в системе электронного документооборота и лиц,
замещающих их во время отсутствия согласно Положению о регламенте
работы (Приложение 1).
3. Отделу информационных технологий Администрации города
обеспечить сопровождение прикладного программного обеспечения и
технических средств, используемых аппаратом Администрации города
Ростова-на-Дону при организации и ведении документооборота.
4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить
на управляющего делами Администрации города Ростова-на-Дону
С.Д.Синякову, начальника отдела информационных технологий
2
А.И. Диденко, начальника отдела организационно-аналитической работы
О.А. Шарапову, начальника общего отдела Г.Н. Оганезову.
Мэр города
Постановление вносит
отдел информационных технологий
М.А.Чернышев
3
Приложение 1
к постановлению Мэра города
№________ от _____________
Положение
о регламенте работы Администрации города Ростова-на-Дону в системе
электронного документооборота и делопроизводства «Дело»
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает единый порядок
прохождения документов аппарата Администрации города, отраслевых
(функциональных) органов и территориальных органов Администрации
города Ростова-на-Дону в системе электронного документооборота и
делопроизводства «Дело».
1.2. Действие настоящего Положения распространяется на аппарат
Администрации города, отраслевые (функциональные) и территориальные
органы Администрации города Ростова-на-Дону при применении
электронного документооборота с использованием системы «Дело».
1.3. Настоящее Положение разработано в соответствии с
постановлением Мэра города от 29.10.2007г. №268 «О внедрении системы
электронного документооборота и делопроизводства Администрации
города Ростова-на-Дону, интегрированной с областной системой «Дело» и
постановлением Мэра города от 30.09.2008г. № 999 «О новой редакции
Регламента работы Администрации города Ростова-на-Дону».
1.4. Пользователями системы «Дело» являются должностные лица
аппарата Администрации города, отраслевых (функциональных) и
территориальных органов Администрации города Ростова-на-Дону, в
должностные обязанности которых входит рассмотрение, внесение
поручений и резолюций, контроль исполнения, регистрация, подписание,
визирование, подготовка документов и проектов документов.
1.5. С целью сокращения непроизводственных затрат передача
документов между аппаратом Администрации города, отраслевыми
(функциональными) и территориальными органами Администрации
города Ростова-на-Дону осуществляется с использованием системы
«Дело».
1.6. Контроль исполнения документов осуществляется на всех
уровнях вертикали административной власти аппарата Администрации
города, отраслевых (функциональных) и территориальных органов
Администрации города Ростова-на-Дону с использованием системы
«Дело».
1.7. При выполнении условий, указанных в настоящем Положении
вместо бумажного документа в системе «Дело» должен быть создан
электронный документ.
4
Электронный документ - это электронная копия бумажного
документа, полностью воспроизводящая информацию подлинного
бумажного документа и его графическое изображение, установленным
порядком зарегистрированная в системе «Дело» лицом, которое является
автором (составителем) бумажного документа, либо обладает
полномочиями на регистрацию данного документа. Электронные
документы создаются в случаях, когда работа с электронными
документами не противоречит действующему законодательству и
обеспечивает удобную обработку и использование информации,
содержащейся в бумажном документе.
1.8. Способы создания электронных документов:
1.8.1. Сканирование бумажного документа - создание электронного
образа бумажного документа (файла) с помощью специальных средств,
обеспечивающих преобразование изображения на бумажном или ином
материальном
носителе
в
цифровую
форму.
1.8.2. Ручной ввод текстовых данных - создание электронного
документа при помощи текстового редактора или специализированной
автоматизированной информационной системы при непосредственном
участии оператора. Результат ручного ввода данных - электронный
текстовый документ.
1.9. Рекомендуемые форматы файлов электронного документа.
1.9.1. Электронная копия бумажного документа, предназначенная
для подробного воспроизведения графического образа, создается с
использованием растровых графических форматов. Рекомендуемый
графический формат - JPEG. Документы, переданные с использованием
данного формата, не требуют повторной передачи документов другими
средствами передачи информации (бумажная рассылка, факс, e-mail т.п.).
1.9.2. Возможность текстового поиска.
Если при использовании электронного документа требуется
обеспечить поиск по содержательной части по ключевым словам, то
электронный документ создается в формате с разметкой текста (PDF, DOC,
RTF, HTML) . Документы, переданные в данном формате, носят
информационный характер и не являются аналогом бумажного документа.
1.9.3. Для передачи электронного документа с обеспечением
возможности полнотекстового поиска по документу допускается
прикрепление к РК электронного документа с использованием как
графического формата, так формата с разметкой текста (текстового
формата).
1.10. Условия создания и использования электронных документов
1.10.1.. Использование электронного документа приводит к
сокращению времени подготовки документа.
1.10.2. Использование электронного документа приводит к
сокращению затрат на организацию бумажного делопроизводства.
5
1.10.3. Создаваемые электронные документы могут быть
неоднократно использованы в процессе подготовки запрашиваемого
заявителем документа или иных документов.
1.10.4. Использование электронной формы документа не
противоречит законодательству Российской Федерации.
1.11. Обмен электронными документами в порядке, установленном
настоящим Положением, рассматривается как обмен бумажными
документами.
2. Порядок сканирования и размещения электронных копий
документов
2.1. Электронный документ создается, хранится и обрабатывается с
использованием средств вычислительной техники.
2.2. Сканированию подлежат документы, регистрируемые в
аппарате Администрации города, отраслевых (функциональных) и
территориальных органах Администрации города Ростова-на-Дону, если
дальнейшая работа с ними предусматривает:
2.2.1. Многократное создание копий (дубликатов).
2.2.2. Необходимость работы с документом одновременно
несколькими
исполнителями.
2.2.3. Передачу документа по аппарату Администрации города, в
отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации
города Ростова-на-Дону.
2.2.4. Передачу документа в архив.
2.3. Информация, содержащаяся в файле электронного документа и
предназначенная для обработки с использованием средств вычислительной
техники, должна быть представлена в форме, пригодной для восприятия
человеком.
Электронные копии бумажных документов, полученные методом
сканирования, проходят визуальную проверку на соответствие указанным
требованиям и размещаются в базе данных системы "Дело".
2.4. При регистрации документа в системе «Дело» создаётся
регистрационная карточка документа (далее РК). Документы
регистрируются в зависимости от того, к какой группе они относятся,
путём выбора из прилагаемого электронного списка.
2.4.1. При регистрации документа заполняются соответствующие
поля РК, в которых указываются реквизиты документа:
-номер,
-дата регистрации,
-краткое содержание,
-состав,
-кому адресован документ.
6
Для входящих документов, кроме перечисленных, обязательными
реквизитами являются:
-корреспондент,
-исходящий Номер Корреспондента,
-дата исходящего документа,
-вид доставки.
Для исходящих документов обязательными реквизитами являются:
-ФИО подписавшего руководителя,
-исполнитель документа.
Остальные реквизиты документа заполняются при необходимости.
2.4.2. Реквизиты РК - «Номер» и «Дата регистрации» обязательно
должны совпадать с «Номером» и «Датой регистрации» Электронного
документа.
2.5. К РК в обязательном порядке прикрепляется файл
Электронного документа.
2.5.1. Файл Электронного документа содержит реквизиты,
позволяющие его идентифицировать.
Электронный документ создается методом сканирования
бумажного документа и сохраняется в формате JPEG, DOC или XLS.
Использование
других
форматов
сохранения
документов
не
рекомендуется.
В файле электронного документа должны быть:
-номер,
-дата регистрации,
-подпись должностного лица,
2.5.2. Требования к внутренней структуре и содержательной части
электронного
документа
устанавливаются
в
соответствии
с
постановлением Мэра города от 30.09.2008г. № 999 «О новой редакции
Регламента работы Администрации города Ростова-на-Дону».
2.6. При составлении, хранении, изменении и передаче
электронного документа в качестве способа, позволяющего достоверно
идентифицировать составителя электронного документа, отправителя
электронного документа, автора изменений, внесенных в электронный
документ и получателя электронного документа, используется
протоколирование действий пользователя системы «Дело» на основе
предоставляемых каждому пользователю уникальных логина и пароля.
3. Порядок работы в системе «Дело» аппарата Администрации
города, отраслевых (функциональных) и территориальных органов
Администрации города Ростова-на-Дону
3.1 Аппарат Администрации города.
3.1.1 Канцелярия общего отдела Администрации города Ростована-Дону.
7
В системе «Дело» выполняет следующие функции:
-регистрация
входящих
документов
в
соответствии
с
постановлением Мэра города от 30.09.2008г. № 999 «О новой редакции
Регламента работы Администрации города Ростова-на-Дону» и
требованиями настоящего регламента путем создания регистрационной
карточки документа. Регистрационный номер документа в системе «Дело»
генерируется автоматически и является неотъемлемой частью каждого
документа в системе;
-перенесение Регистрационного номера документа на штамп
бумажного документа после его регистрации;
-сканирование бумажного входящего документа и прикрепление к
РК электронного образа входящего документа при наличии в системе
функции Поточного сканирования;
-регистрация в РК контрольного срока исполнения документа,
поступившего
из
государственных
и
региональных
органов
исполнительной власти;
-печать РК зарегистрированного документа;
-регистрация исходящей (простой и заказной) корреспонденции.
Датой и временем отправки документа считается дата и время отправки
почтой корреспонденции канцелярии общего отдела Администрации
города;
-регистрация снятия с контроля документов, поступивших из
государственных и региональных органов исполнительной власти.
Выполняется после прикрепления исполнителем документа файла ответа в
отчет об исполнении;
-внесение в РК исходящего документа, зарегистрированного для
отправки в структурных подразделениях Администрации города, даты его
отправки;
-печать реестра документов, зарегистрированных за день в системе
«Дело»;
-формирование и печать реестров отправки простой и заказной
корреспонденции за день;
-при необходимости формирование и печать реестров отправки
курьером;
-печать на конвертах реквизитов адресатов;
Еженедельное формирование отчета о неисполнении контрольных
документов:
-неисполненные контрольные документы по приемной Мэра
города;
- неисполненные контрольные документы по приемным;
Формирование и печать отчетов за месяц нарастающим итогом
сначала года:
-анализ
рассмотрения
документов
по
приемным;
- документооборот по канцелярии общего отдела;
8
-сохранение файла ответа документа на контрольные документы,
поступивших из Администрации Ростовской области для регистрации в
областной системе электронного документооборота «Дело».
3.1.2. Приемная Главы Администрации города Ростова-на-Дону.
Ведущий специалист приемной Главы Администрации города в
системе «Дело» выполняет следующие функции:
-Регистрация входящих документов на имя Мэра города,
предоставленных непосредственно в приемную, минуя канцелярию общего
отдела, в соответствии с постановлением Мэра города от 30.09.2008г. №
999 «О новой редакции Регламента работы Администрации города
Ростова-на-Дону». Регистрационный номер документа в системе «Дело»
генерируется автоматически и является неотъемлемой частью каждого
документа в системе «Дело».
-Сканирование бумажного входящего документа и прикрепление к
РК файла входящего документа.
-Принятие к исполнению РК документа с прикрепленным файлом
Электронного документа из папки «Поступившие». Датой и временем
приема к исполнению электронного документа являются системные дата и
время принятия документа к исполнению пользователями системы «Дело».
-Ведущий специалист приемной не принимает бумажный вариант
документа от подчиненных структурных подразделений, подключенных к
системе «Дело» если:
- документ не зарегистрирован в системе как исходящий данного
структурного подразделения.
- документ зарегистрирован в системе как исходящий, но не
прикреплен файл документа.
-Ввод поручений (резолюций) Мэра города во все РК,
зарегистрированные в системе «Дело».
-Ввод отчетов за исполнителей, не задействованных в системе
«Дело».
-Перенос (продление) срока исполнения контрольных резолюций
Мэра, используя поле «Ход исполнения» в карточке поручений.
-Ввод фактической даты исполнения в поле «Фактическая»
карточки поручения в случае указания Мэра города о списании РК в дело.
-Ввод фактической даты исполнения в поле «Фактическая»
карточки поручения в случае выполнения контрольных резолюций Мэра
города «Прошу зайти», «Зайдите», «Зайдите вместе с ____», «Зайдите с
материалами», «Прошу переговорить».
-Утверждение и регистрация проектов документов, направленных в
кабинет от исполнителей на подпись в папке №9.
-Регистрация инициативных исходящих документов за подписью
Мэра города, исходящих документов в ответ на документы
государственных и региональных органов исполнительной власти с
9
обязательной связкой этих документов. Обязательное прикрепление файла
Электронного документа к РК (а не к отчету об исполнении).
Регистрационный номер документа в системе «Дело» генерируется
автоматически. Реквизиты РК «Номер» и «Дата регистрации» обязательно
должны совпадать с «Номером» и «Датой регистрации» в прикреплённом
файле Электронного документа.
Помощник приемной Главы Администрации города Ростова-наДону в системе «Дело» выполняет следующие функции:
-Регистрация устных поручений Мэра города.
-Контроль исполнения устных поручений Мэра города путем
выдачи напоминаний исполнителям.
-Снятие с контроля устных поручений Мэра города путем
заполнения поля «Фактическая» в карточке поручения.
-Формирование отчетов о выполнении устных поручений Мэра
города.
-Поиск документов в системе «Дело» по заданию Мэра для
выяснения возникающих вопросов и анализ ситуации.
3.1.3. Приемные заместителей Главы Администрации города
Ростова-на-Дону.
Специалисты приемных заместителей Главы Администрации
города в системе «Дело» выполняют следующие функции:
-Регистрация входящих документов на имя заместителей Главы
Администрации города, предоставленных непосредственно в приемную,
минуя канцелярию общего отдела, в соответствии с постановлением Мэра
города от 30.09.2008г. № 999 «О новой редакции Регламента работы
Администрации города Ростова-на-Дону». Регистрационный номер
документа в системе «Дело» генерируется автоматически и является
неотъемлемой частью каждого документа.
-Сканирование бумажного входящего документа и прикрепление к
РК файла входящего документа.
-Принятие к исполнению РК документа с прикрепленным файлом
Электронного документа из папки «Поступившие». Датой и временем
приема к исполнению электронного документа являются системные дата и
время принятия документа к исполнению пользователями системы «Дело».
-Специалист приемной не принимает бумажный вариант
документа от подчиненных структурных подразделений, подключенных к
системе «Дело» если:
- документ не зарегистрирован в системе как исходящий данного
структурного подразделения.
- документ зарегистрирован в системе как исходящий, но не
прикреплен файл документа.
10
-Проверка соответствия исходящего номера электронного и
бумажного документа.
-Ввод поручений (резолюций) руководителя приемной и
исполнителей поручений.
-Ввод подчиненной резолюции нижестоящим должностным лицам,
используя метод каскадного снятия резолюций с контроля.
-Перенос срока исполнения резолюции руководителя приемной,
используя поле «Ход исполнения» в карточке поручений.
-При вводе поручения на документах, зарегистрированных на имя
Мэра города, но в его отсутствие, контролером поручения выбирать
руководителя Организационно-аналитического
отдела и в поле
«Категория» выбирать значение «За руководителя».
-Исполнение вышестоящих поручений (резолюций): ввод отчета за
своего руководителя, прикрепление файла отчета, если не будет
регистрироваться исходящий документ.
-Создание исходящих проектов документов РКПД в папке №7,
прикрепление версии проекта Электронного документа и отправка в
кабинет вышестоящему руководителю на утверждение.
-Визирование
исходящих
проектов
документов
РКПД,
поступивших в кабинет в папку №8 от исполнителей.
-Утверждение проектов документов, направленных на подпись в
папку №9 от исполнителей подчиненных структурных подразделений.
-Регистрация исходящей корреспонденции:
- инициативных исходящих документов за подписью руководителя
приемной;
- исходящих документов в ответ на другой документ, в том числе
на документ государственных и региональных органов исполнительной
власти, с обязательной связкой этих документов. Выбирать тип связки
такого исходящего документа – «Во исполнение».
Регистрационный номер документа в системе «Дело» генерируется
автоматически. Реквизиты РК Номер и Дата регистрации обязательно
должны совпадать с Номером и Датой регистрации прикреплённого файла
Электронного документа.
-Осуществлять обязательное прикрепление к РК любого документа
файла Электронного документа.
-Не осуществлять перерегистрацию исходящих внутренних
документов.
Помощники приемных в системе «Дело» выполняют следующие
функции:
-Контроль
исполнения
резолюций
своего
руководителя,
еженедельное формирование справок-напоминаний исполнителям о сроке
исполнения резолюций на ближайшую неделю.
-Снятие с контроля резолюций своего руководителя.
11
-Поиск документов в системе «Дело» по заданию руководителя
приемной по возникающим вопросам и анализ ситуации.
3.1.4 Организационно-аналитический отдел Администрации города
Ростова-на-Дону.
-В системе «Дело» выполняют следующие функции:
-Работа с контрольными поручениями Мэра города в папке «На
контроле».
-Еженедельное напоминание исполнителям поручений Мэра о
сроке исполнения поручения посредством формирования справкинапоминания исполнителям на ближайшую неделю.
-Снятие с контроля поручения Мэра посредством проставления
фактической даты исполнения. Фактическая дата исполнения поручения
должна совпадать с датой ввода исполнителем отчета об исполнении
поручения. После этого РК автоматически удаляется из папки «На
контроле».
Обязательным условием для снятия с контроля поручения Мэра
считать: ввод отчета исполнителя с указанием даты исполнения, наличие
признака «Исполнен» в поле «Состояние исполнения», прикрепление
отчета исполнителя или создание связанной исходящей РК с
прикрепленным
Электронным
документом.
Если в поручении нет отметки о продлении срока исполнения
поручения, считать его просроченным.
-Ежемесячное формирование отчета о ходе исполнения
контрольных поручений Мэра города.
3.1.5 Системный администратор и системный технолог системы
«Дело» выполняет следующие функции:
-Установка, переустановка обновление
клиентской части
программного комплекса СЭД «Дело »
-Настройка системных параметров и шаблонов печати на рабочих
местах пользователей
-Регистрация и настройка прав новых пользователей (выдача
password и login).
-Привязка новых рабочих мест системы.
-Ведение и корректировка справочников системы на основании
изменений штатного расписания, предоставляемых Управлением по
вопросам муниципальной службы и кадров в соответствии с регламентом
работы Администрации города.
-Обеспечение сохранности базы данных системы «Дело».
-Оказание
консультативной
и
методической
помощи
пользователям по вопросам работы в системе «Дело».
12
-Анализ протокола работы системы, ведение статистики в целях
контроля и оценки эффективности функционирования электронного
Документооборота.
-Формирование запросов Разработчику системы о необходимости
создания дополнительных выходных форм и шаблонов печати
документов. Решение вопросов развития системы с руководством отдела
информационных технологий.
3.2. Ведение делопроизводства в аппарате Администрации города,
отраслевых (функциональных) и территориальных органах
Администрации города Ростова-на-Дону.
В системе «Дело» выполняют следующие функции:
-Регистрация входящих документов на имя руководителя
подразделения
в соответствии с постановлением Мэра города от
30.09.2008г. № 999 «О новой редакции Регламента работы Администрации
города Ростова-на-Дону». Регистрационный номер документа в системе
«Дело» генерируется автоматически и является неотъемлемой частью
каждого документа.
-Принятие к исполнению РК документа с прикрепленным файлом
Электронного документа из папки «Поступившие». Датой и временем
приема к исполнению электронного документа являются системные дата и
время принятия документа к исполнению пользователями системы «Дело».
-Ввод подчиненной резолюции нижестоящим должностным лицам,
используя метод каскадного снятия резолюций с контроля.
-Ввод основных поручений руководителя подразделения.
-Продление
срока
исполнения
контрольных
поручений
руководителя подразделения, используя поле «Ход исполнения» в
карточке поручений.
-Исполнение вышестоящих поручений (резолюций): ввод отчета за
своего руководителя, обязательное прикрепление файла отчета, если не
будет регистрироваться исходящий документ.
-Контроль
исполнения
поручений
своего
руководителя,
еженедельное формирование справок-напоминаний исполнителям о сроке
исполнения поручений на ближайшую неделю.
-Снятие с контроля поручений своего руководителя.
-Создание исходящих проектов документов РКПД в папке №7,
прикрепление версии Электронного документа и отправка в кабинет
вышестоящему руководителю на утверждение.
-Визирование
исходящих
проектов
документов
РКПД,
поступивших в кабинет в папку №8 от исполнителей.
-Утверждение и регистрация проектов документов, направленных в
кабинет в папку №9 от исполнителей на подпись.
-Регистрация инициативных исходящих документов за подписью
руководителя подразделения, исходящих документов в ответ на другой
13
документ с обязательной связкой этих документов. Выбирать тип связки
исходящего документа в ответ – «Во исполнение». Если в подразделении
ведется журнал исходящей корреспонденции, то регистрация исходящих
бумажных документов в журнале исходящей корреспонденции
подразделения должна производиться после регистрации документа в
системе «Дело». Реквизиты РК - «Номер» и «Дата регистрации»
обязательно должны совпадать с «Номером» и «Датой регистрации»
прикреплённого файла Электронного документа.
-Осуществлять обязательное прикрепление к РК любого документа
файла Электронного документа. В случае, если ответом является ссылка
на распоряжение/постановление Мэра города прикрепление файла
электронного документа не выполнять.
4. Порядок хранения и уничтожения электронных документов
4.1. Документы, созданные в электронном виде, хранятся в
системе «Дело» до истечения сроков, установленных в соответствии с
требованиями федерального законодательства для хранения документов в
зависимости от содержащейся в них информации.
4.2. После завершения работы с документом производится списание
электронного документа в опись дел, в соответствии с принятой в
Администрации города Ростова-на-Дону номенклатурой дел, о чём в
обязательном порядке делается запись в системе «Дело».
4.3. Документы длительного хранения в соответствии с
требованиями федерального законодательства передаются в бумажном и
электронном виде на архивное хранение для их последующей обработки и
хранения в системе электронного документооборота «Архивное дело».
4.4.
Уничтожение
(удаление)
электронных
документов,
используемых в системе «Дело», осуществляется по решению системного
технолога системы, если уничтожение (удаление) документа не
противоречит действующему законодательству.
4.5. Уничтожение (удаление) электронных документов, занесенных
в электронный архив, осуществляется в соответствии с законодательством
об архивном деле, если более длительный срок не установлен
распорядительными документами.
Управляющий делами
Администрации города
С.Д.Синякова