Автоматизированные системы и оборудование для торговли Системы кондиционирования, вентиляции и обогрева ЗАО "НПФ "ДатаКрат-С" Россия, 630007 г. Новосибирск, ул. Кривощековская, 15 Тел. (3832) 340-560 T./ф. (3832) 340-563 E-mail: root@dk.siberia.net 21 февраля 2008 г ПОЛОЖЕНИЕ [О взаимодействии с Отделом поставок] Правила размещения заказов, утверждения сроков поставок, доставки, поступления товара. 1. Правила размещение заказа. Уведомление о заказе принимается по эл.почте. Отправить эл.письмо на адрес zakaz_dks@dk.siberia.net с номером заказа в теме письма, текстом в теле письма «Прошу принять заказ Ор….. в работу». В том же письме указать всю дополнительную информацию (то, что не требуется указать в комментариях, но требуется для работы с заказом). Размещение заказа. Руководитель проекта размещая заказ обязательно должен указать в закладке «комментарии» ордера заказа (раздел «заказы от покупателя»): - Информацию об оплате (срок, условия) от клиента, либо подтверждение от руководителя ЦФО, вносящего предоплату с/с (директора филиала, если оплата с дельты; РН, если оплата из фона РН и т.д.) - дата желаемой поставки (число, месяц) - способ доставки, если необходима нестандартная доставка (например, курьер) - на дополнительные заказы ПО (программное обеспечение) обязательно указывать всю необходимую информацию о первом (основном) заказе - Цены в Заказе от покупателя – в соответствии с ценами в Контракте (руб). Размещение срочных заказов. Срочные заказы принимаются на основании эл.письма от Руководителя направления или ДФ. Размещаются вне реестра и отгружаться не ранее следующего рабочего дня после размещения заказа. Согласно положению о складской логистике ЕКБ. Способ отгрузки (стандартный или курьер) и окончательный срок доставки определяется индивидуально в зависимости от скорости того или иного способа доставки и срока подготовки оборудования к отгрузке. 2. Принятие заказа. Согласование утвержденных дат поставки. Заказы принимаются в течение суток после размещения. - По РМ - подтверждение требуемых дат поставки в течении суток - заказы на оборудование принимаются в работу, с комментариями «срок поставки уточняется». По Оборудованию ЕКБ в графе «утвержденная дата» ориентировочный срок поставки сообщается через двое суток после размещения заказа. Подтверждение отгрузки- утвержденная дата сообщается в течении четырех суток после принятия заказа в работу. Связано с размещением реестра два раза в неделю в ЕКБ. Заказы, по которым присланы уведомления, со вторника - 9.00 по четверг 18.00 размещаются в реестр в пятницу, с отгрузкой на вторник следующей недели (подтверждение о возможности отгрузок присылается в понедельник). Заказы, по которым присланы уведомления, с пятницы - 9.00 по понедельник 18.00 размещаются в реестр во вторник, с отгрузкой на пятницу (подтверждение о возможности отгрузок присылается в среду). Таким образом, если не было предварительного резервирования и запросов по наличию товара у поставщиков, размещение заказа и получение точных данных об отгрузке ОП получает в течение 4 суток после принятия заказа в работу от Руководителя проектов. В случае задержек в пути или каких - либо изменений Менеджер ОП сообщает о задержке и по возможности согласует дату поставки. 3. Резервирование. Резервирование возможно при наличии свободного оборудования у поставщиков и согласуется в эл.виде. Руководитель проектов предварительно должен отправить эл.письмом на адрес zakaz_dks@dk.siberia.net запрос на наличие и возможность резервирования оборудования у поставщика. Заявка на резервирование принимается от Руководителя направления или ДФ эл.письмом на адрес zakaz_dks@dk.siberia.net. В теме письма указать «Резерв для : наименование клиента, номер контракта (если контракт существует)». В теле письма перечислить наименования позиций, артикул из S-market, кол-во, срок резервирования и прикрепить к заявке ответ от ОП, с подтверждением наличия оборудования. Товар считается зарезервированным после получения Руководителем направления или ДФ подтверждения в эл. почту от ОП. 4. Постановка оборудования на приход, отгрузка в регионы. Товар доставленный на склад принимается в течении двух часов (исключения, несколько крупных поставок в один день). Постановка на приход в течении суток при наличии документов. Только после этого могут состояться отгрузки в регионы. 5. Самостоятельные закупки. Самостоятельные закупки (не через отдел поставок ДатаКрат-С) - Самостоятельные закупки производятся в случае, если необходима срочная поставка, товар имеется в регионе и его цена не выше чем при стандартной закупке. - У руководителя ОП запрашивается разрешение на самостоятельную закупку (эл.письмом). - Заказчик (РП) должен запросить у поставщика счет на оплату с полными реквизитами. - При предоставлении экономисту счетов на оплату обязательно указывать номера заказов. Самостоятельные закупки отделом поставок (не через отдел поставок ДатаКрат-E) - Самостоятельные закупки производятся в случае, если необходима срочная поставка, нужного товара нет у поставщика в наличии или товар не входит в прайс Датакрат-Е, товар имеется в регионе и его цена не выше чем при стандартной закупке. - У руководителя ОП запрашивается разрешение на самостоятельную закупку (эл.письмом). В письме указать: номер заказа, клиент, причина самостоятельной закупки (почему не устаивают срок поставки, не возможна замена и т.д). Руководителям проектов не разрешается общение по отгрузкам и ценам напрямую с поставщиками ДК-С. При самостоятельных закупках документы (счёт-фактура и накладная) должны предоставляться копии в течении суток, оригиналы в течении пяти дней от даты получения товара на склад. 6. Отгрузка напрямую в регионы и отгрузки из Регионов в Новосибирск. - - При доставках товара напрямую на региональный склад необходимо в течении суток сообщить по эл. почте о получении груза. Обязательно указывать полное наименование товара, количество, номер заказа. Претензии по качеству и комплектации принимаются в течении суток. Исп. Кренева Е.В. тел. 340-560 (вн. 218)