Приложение № 3 к Правилам ведения реестра владельцев именных ценных бумаг от 24.02. 2004 г. ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ РЕГИСТРАТОР «СИБИРСКИЙ РЕЕСТР» УТВЕРЖДЕНО Приказом Генерального директора ОАО “Сибирский Реестр” от «24» февраля 2004 г. № 18/1 _____________И.В.Казакова ПОЛОЖЕНИЕ О ВЗАИМОДЕЙСТВИИ С ФИЛИАЛАМИ (порядок взаимодействия регистратора и его филиалов) г.Новосибирск 2004г. Положение о взаимодействии с филиалами ОАО «Сибирский реестр» 2 СОДЕРЖАНИЕ . 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 3 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИСПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕДУР ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА ВЛАДЕЛЬЦЕВ ИМЕННЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ ПРИ ПОЛУЧЕНИИ ПОРУЧЕНИЙ КЛИЕНТОВ, КОТОРЫЕ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ИСПОЛНЕНЫ ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ 3 3. ПОРЯДОК ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ 5 4. ДОКУМЕНТООБОРОТ В СИСТЕМЕ ФИЛИАЛ – ГОЛОВНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ 5 5. ДОКУМЕНТЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ 5 Положение о взаимодействии с филиалами ОАО «Сибирский реестр» 3 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящее «Положение о взаимодействии с филиалами ОАО «Сибирский реестр» (далее Положение о взаимодействии с филиалами) составлено в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и на основании Постановления ФКЦБ РФ от 26 марта 2001 г. N 7 «Об особенностях работы регистратора, имеющего филиалы». 1.2. Филиал является обособленным структурным подразделением Регистратора, расположенным вне места нахождения Регистратора и осуществляющий все его функции или их часть, в том числе функции представительства. 1.3. Филиал осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом Регистратора, Положением о Филиале, Правилами ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, Правилами внутреннего документооборота и контроля, Требованиями по осуществлению внутреннего контроля за соблюдением требований, предъявляемых к осуществлению профессиональной деятельности, Порядком хранения и защиты информации, другими внутренними документами Регистратора, утвержденными генеральным директором, распоряжениями и приказами генерального директора. 1.4. Все филиалы регистратора должны осуществлять прием документов, необходимых для открытия лицевых счетов зарегистрированных лиц и проведения всех иных операций регистратора по счетам зарегистрированных лиц во всех реестрах, ведение которых осуществляется регистратором, в сроки и в порядке, установленные законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами Федеральной комиссии. Положение о взаимодействии с филиалами определяет порядок взаимодействия Регистратора и его Филиалов по осуществлению вышеуказанных операций регистратора в соответствии с Правилами ведения реестра владельцев именных ценных бумаг ОАО «Сибирский реестр» и законодательством РФ. 1.5. Оригиналы или копии всех документов, содержащих данные системы ведения реестра, подготовленные или полученные филиалом Регистратора при осуществлении им операций в системе ведения реестра, должны не реже одного раза в месяц передаваться регистратору по месту его нахождения в порядке, установленном Положением о взаимодействии с филиалами. 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИСПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕДУР ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА ВЛАДЕЛЬЦЕВ ИМЕННЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ ПРИ ПОЛУЧЕНИИ ПОРУЧЕНИЙ КЛИЕНТОВ, КОТОРЫЕ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ИСПОЛНЕНЫ ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ 2.1. Каждый филиал и головное подразделение (далее - подразделение) обеспечивает выполнение операций во всех реестрах владельцев ценных бумаг, которые ведутся Регистратором, в соответствии со сроками и в порядке, установленном Правилами ведения реестра ОАО «Сибирский реестр». 2.2. При обращении в подразделение зарегистрированных лиц, их представителей или уполномоченных государственных органов (далее – клиентов) с целью получения информации или совершения операций в системе ведения реестра, ведение которого осуществляется другим подразделением, подразделение, принимающее документов от клиентов и выдающее клиенту ответ на запрос, и подразделение, осуществляющее операцию в реестре, производят прием, регистрацию, обработку и хранение документов в соответствии с Правилами внутреннего документооборота и контроля регистратора. 2.3. Каждое подразделение ведет Журнал учета входящих документов филиалов и Журнал принятых (отправленных) документов от обособленного подразделения. Подразделение, осуществляющее операции по документам, принятым от клиентов другим подразделением Регистратора, направляет в подразделение, принявшее документы, Сообщение об исполнении операции. 2.4. Журнал учета входящих документов филиалов включает принятые документы (запросы) в отношении реестров, ведение которых осуществляет другое подразделение регистратора, и ответы на них. Журнал должен содержать следующую информацию: наименование подразделения; период и дата начала ведения журнала; порядковый номер записи; входящий номер документа (по системе учета подразделения); наименование документа; наименование эмитента; наименование подразделения, осуществляющего ведение реестра данного эмитента; дата получения документа подразделением; сведения о лице, предоставившем документы: - для юридического лица – наименование организации, предоставившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо, ФИО представителя, представившего документы, реквизиты документа, подтверждающего его полномочия; - для физического лица – фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя, ФИО Положение о взаимодействии с филиалами ОАО «Сибирский реестр» 4 представителя, представившего документы, реквизиты документа, подтверждающего его полномочия; дата отправки документа в подразделение, осуществляющее ведение реестра, ФИО сотрудника, отправившего документ; дата получения документа из подразделения, осуществляющего ведение реестра данного эмитента, входящий номер по журналу учета входящих документов системы ведения реестра данного эмитента, ФИО сотрудника, отправившего документ; отметка об исполнении; дата отправки ответа клиенту (внесения записи в реестр) или направления отказа от внесения записи в реестр; исходящий номер ответа на документы (по системе учета подразделения); ФИО должностного лица, подписавшего ответ. 2.5. Журнал принятых (отправленных) документов от обособленного подразделения формируется как часть журнала учета входящих документов, включающая все документы (запросы), поступившие от обособленного подразделения, и ответы на них; требования к журналу устанавливаются Правилами внутреннего документооборота и контроля. 2.6. Сообщение об исполнении операции направляется в подразделение, принявшее документ к исполнению от клиента, и содержит следующую информацию: Входящий номер документа по журналу учета входящих документов филилов, присвоенный обособленным поразделением, принявшим документ от зарегистрированного лица; дата внесения записи в реестр; входящий номер по журналу учета входящих документов системы ведения реестра данного эмитента, фамилия должностного лица, отправившего сообщение. 2.7. Подразделение Регистратора принимает от зарегистрированных лиц документы на внесение записей в реестр и регистрирует их в Журнале входящих документов филиалов. Каждый принятый подразделением Регистратора от зарегистрированных лиц документ должен содержать входящий номер документа, дату приема, фамилию, инициалы и подпись лица, принявшего документ, на распоряжениях и запросах – печать подразделения Регистратора. 2.8. На основании документов, принятых подразделением от клиентов, сотрудник подразделения формирует Сообщение о поручении клиента, содержащее всю необходимую информацию, для передачи на исполнение в подразделение, осуществляющее ведение реестра данного эмитента: 2.8.1. копия документов клиента для передачи средствами оговоренной факсимильной связи, содержащая отметки о регистрации документов в Журнале входящих документов филиалов: входящий номер, дата получения документов, Ф.И.О. и подпись сотрудника, принявшего документы, отметки об удостоверении подлинности подписи на документах; 2.8.2. сканированная электронная копия документов клиента для отправки средствами электронной почты с указанием Ф.И.О. лица, принявшего документы, данных об удостоверении подлинности подписи на документах, реквизитов документов по Журналу учета входящих документов филиалов (входящий номер, дата получения документов); 2.8.3. сообщение в ином формате, установленном дополнительным Соглашением об обмене информацией между подразделениями, утвержденным Регистратором. 2.9. Сформированный файл ответственный исполнитель подразделения Регистратора подписывает электронной цифровой подписью (при наличии), шифрует и отправляет электронной почтой в подразделение, осуществляющее ведение реестра, в течение одного рабочего дня с момента приема документов от зарегистрированных лиц. Факсимильное сообщение отправляется в подразделение, осуществляющее ведение реестра, в течение одного рабочего дня с момента приема документов от зарегистрированных лиц. 2.10. Подразделение, осуществляющее ведение реестра, выполняет действия по внесению изменений в реестр, подготавливает и направляет в подразделение, принявшее документы от клиента, необходимые исходящие документы, либо сообщает об отказе внести изменения в реестр (с указанием причин). Подразделение, осуществляющее ведение реестра данного эмитента, отвечает перед подразделением, принявшим документы от клиента, за исполнение поручения (ответ на запрос) в сроки, установленные Правилами ведения реестра общества. При этом оно обеспечивает, чтобы подразделение, принявшее поручение от клиента, получило документ об исполнении операции не позднее, чем в день, предшествующий окончанию срока исполнения распоряжения клиента. 2.11. В течение одного рабочего дня после получения документов от подразделения, осуществляющего ведение реестра, подразделение, принявшее документы от клиента, заверяет их своей печатью и выдает их зарегистрированному лицу или его уполномоченному представителю либо направляет по почте (если иное не оговорено с зарегистрированным лицом). 2.12. Ответственным за сроки исполнения поручений и ответов на запросы перед клиентом Положение о взаимодействии с филиалами ОАО «Сибирский реестр» 5 является подразделение, принявшее документы от клиента. 2.13. Ответственность за достоверность пересылаемой информации и расходы по ее отправлению несет отправляющая сторона. 2.14. Оригиналы документов, полученных подразделением от клиента, направляются в течение пяти дней по окончании месяца в подразделение, осуществляющее ведение реестра данного эмитента. Копии документов остаются на хранение в подразделении, осуществившем прием документов от клиента. Передача и хранение оригиналов и копий документов осуществляется в соответствии с Правилами внутреннего документооборота и контроля Регистратора. 3. ПОРЯДОК ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ 3.1. Сообщение о поручении клиента направляется в подразделение, осуществляющее ведение реестра данного эмитента, следующими способами: средствами оговоренной факсимильной связи; средствами электронной почты путем отправки сформированного зашифрованного сообщения (файла), содержащего всю необходимую информацию для проведения операции с указанием Ф.И.О. лица, принявшего поручение, и реквизитов документа по Журналу учета входящих документов филиалов (сканированной копии документа). Направление электронного сообщения без установленного сторонами пароля не допускается; курьером (на основании доверенности) в заклеенном и опечатанном конверте по акту. 3.2. Каждое обособленное подразделение устанавливает согласованные каналы связи для приема/передачи сообщений между подразделениями следующим образом: направляет (заказной почтой) в головное подразделение документ, подписанный Руководителем филиала, содержащий Ф.И.О. и должность сотрудников филиала, ответственных за обмен информацией и документами с другими подразделениями в соответствии с настоящим Положением, образец подписи сотрудников, согласованные средства связи для передачи информации (номер факса либо адрес и пароль электронной почты). Головное подразделение уведомляет каждый филиал об установленных согласованных каналах связи. 3.3. Каждое подразделение Регистратора обязано принимать и регистрировать в соответствующем журнале в течение всего рабочего дня Сообщения о поручении клиента и Сообщения об исполнении операции, поступившие по согласованным каналам связи от других подразделений. 3.4. В случае отказа работы согласованного канала связи или замены канала связи обособленное подразделение сообщает об этом по телефону в течение рабочего дня о замене канала связи на определенный срок и подтверждает сообщение заказным письмом. Головное подразделение уведомляет филиалы о факте замены обособленным подразделением согласованного канала связи на определенный срок. 4. ДОКУМЕНТООБОРОТ В СИСТЕМЕ ФИЛИАЛ – ГОЛОВНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ 4.1. Хранение оригиналов документов системы ведения реестров владельцев именных ценных бумаг, ведущихся подразделением (филиалом, головным подразделением) обеспечивается данным подразделением по месту нахождения в соответствии с Правилами внутреннего документооборота и контроля Регистратора. 4.2. Каждый филиал обязан обеспечить: 4.2.1. копирование всех документов, получаемых им от клиентов – лиц, зарегистрированных в реестрах владельцев ценных бумаг, которые ведет филиал, и представителей государственных органов (анкет зарегистрированных лиц, передаточных распоряжений, заявлений, жалоб, свидетельств о праве на наследство, обращений и др.); 4.2.2. направление копий указанных документов с описью и Журналом входящих документов не реже 1 раза в месяц в головное подразделение с актом передачи заказной корреспонденцией; 4.2.3. направление электронных копий системы ведения реестров владельцев именных ценных бумаг не реже 1 раза в квартал в головное подразделение; 4.2.4. контроль и учет отправленных копий документов. 4.3. Документы, направляемые филиалом в головное подразделение, должны быть заверены подписью и печатью филиала, сброшюрованы и прошиты по эмитентам, в соответствии с датами и входящими номерами в системе ведения реестра каждого эмитента. 5. ДОКУМЕНТЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ 5.1. Внутренний контроль во всех подразделениях осуществляется контролерами подразделений в соответствии с Инструкцией о внутреннем контроле ОАО «Сибирский реестр». Лица, ответственные за организацию внутреннего контроля подразделений (руководители филиалов), обеспечивают проведение проверок, рассмотрение материалов проверок, принятие мер по замечаниям контролера подразделения и своевременное направление актов проверок и отчетов по ним контролеру организации или генеральному директору. Положение о взаимодействии с филиалами ОАО «Сибирский реестр» 6 5.2. Каждый филиал должен обеспечить контроль: 5.3. за соблюдением процедур, препятствующих несанкционированному доступу к служебной информации и ее неправомерному использованию; 5.4. за соблюдением требований, направленных на предотвращение манипулирования ценами на рынке ценных бумаг; 5.5. за наличием и соблюдением утвержденных внутренних документов, предусмотренных нормативными правовыми актами ФКЦБ России и внутренними документами ПАРТАД, а также за их соответствием установленным требованиям; 5.6. за принятием мер, препятствующих возникновению конфликта интересов и осуществлением мер предупреждения реализации конфликта интересов; 5.7. за эффективностью мер по устранению выявленных нарушений и рекомендаций по их предупреждению; 5.8. за порядком и сроками рассмотрения жалоб, обращений и заявлений на действия филиала. 5.9. Каждый филиал в срок не позднее 5 дней с даты окончания квартала должен обеспечить представление письменного квартального (годового – не позднее 20 января) отчета контролера подраздения контролеру Организации в соответствии с Инструкцией о внутреннем контроле. Акты проведенных проверок, отчеты по принятым мерам и устранению замечаний, результаты служебных расследований, составленные в соответствии с Правилами внутреннего документооборота и контроля, Инструкцией о внутреннем контроле и другими внутренними документами Регистратора, направляются контролеру Регистратора в течение 5 дней с даты завершения проверки, расследования. 5.10. Внутренний контроль за взаимодействием с филиалами осуществляется Регистратором посредством сверки подразделением Регистратора в месте нахождения системы ведения реестра полученных от Филиала (головного подразделения) оригиналов документов с ранее поступившими копиями или сообщениями, а также путем контроля сроков исполнения распоряжений зарегистрированных лиц. 5.11. Подразделение, осуществившее в течение квартала прием документов от клиентов по реестрам, ведение которых осуществляется в другом подразделении Регистратора, направляет в течение десяти дней по окончания квартала копию журнала входящих документов филиалов за квартал, заверенную руководителем подразделения, для осуществления сверки с журналом принятых (отправленных) документов от обособленного подразделения филиала (головного подразделения), осуществляющего ведение реестра. Сверка журналов осуществляется в соответствии с порядком, установленным Правилами внутреннего документооборота и контроля Регистратора.