Грантовое руководство

Программа по комплексному развитию территории Ошской области
Компонент мира и развития
Проект «Молодежь за мирные перемены» на средства Фонда миростроительства ООН
Руководство
Содержание
Введение ........................................................................................................................................ 2
Общие положения о Грантовом комитете ……………………………………………………………………………..2
Критерии отбора проектных предложений ............................................................................... 2
Процесс подготовки и отбора проектный предложений .......................................................... 3
Ответственность сторон ............................................................................................................... 4
Условия выплаты средств на реализацию проектных предложений....................................... 5
Мониторинг, оценка и отчётность по проектам/грантам .......................................................... 5
1
Введение
1. Молодежный Фонд (Фонд) создан в рамках проекта «Молодежь за мирные перемены» на
средства Фонда миростроительства ООН (далее Проект). Фонд направлен на поддержание идей
молодежи, обозначенных в Молодежных планах действий по осуществлению мер и внедрению
изменений в вопросах объединения подверженных риску молодых людей и предоставления им
возможности для разрешения конфликтов, социальных и экономических проблем в пилотных
муниципалитетах (приложение №1 – пилотные муниципалитеты по Ошской и Жалал-Абадской
областям) Участвуя в конкурсах Фонда, молодые люди, в особенности девочки-подростки и
молодые женщины из широкого спектра этносов и культур будут подвержены инициативам и
взаимодействиям на местном уровне, что может служить в качестве предпосылок для их более
активного участия во всех местных политических процессах, начиная с политического диалога и
консультаций с сообществами, осуществления политики и принятия решений.
2. Данное руководство устанавливает правила подачи, отбора, финансирования и реализации
проектных предложений.
3. Все решения по присуждению грантов осуществляются Грантовым комитетом Фонда (далее
ГКФ) на конкурсной основе согласно критериям и требованиям на основе проектных предложений,
полученных от заявителей.
Общие положения о Грантовом комитете Молодежного Фонда
1.
ГКФ представляет собой орган, который дает оценку и рекомендует поступившие проектные
предложения для дальнейшего финансирования со стороны Программы по комплексному
развитию территории Ошской области (далее Программа).
2.
ГКФ формируется с целью обеспечения открытости и прозрачности отбора и реализации
проектных предложений. Окончательное решение по одобрению грантов принимается ГКФ.
3.
ГКФ состоит из 9 человек, рекомендуемых Руководством Программы и Проекта на основе
критериев, разработанных и согласованных всеми партнёрами: представитель Ошского областного
управления Государственного агентства по делам молодежи, физической культуры и спорта при
Правительстве КР (1 человек), представитель Жалал-Абадского областного управления
Государственного агентства по делам молодежи, физической культуры и спорта при Правительстве
КР (1 человек), представитель Полномочного Представительства Правительства по Жалал-Абадской
области (1 человек), представитель Полномочного Представительства Правительства по Ошской
области (1 человек), представители ПРООН (2 человека, из них 1 –представитель Странового офиса
и 1 человек – представитель Программы по комплексному развитию территории Ошской области),
представители гражданского сектора (НПО) из Жалал-Абадской и Ошской областей - 2 чел.),
представитель международной организации (1 человек).
4.
В качестве председателя ГКФ выступает сотрудник Странового офиса ПРООН, который несет
ответственность за бесперебойную работу ГКФ, качество и прозрачность процессов рассмотрения
предложений и распределения ресурсов. Председатель ГКФ обладает решающим голосом при
равных баллах.
5.
Специалист Проекта будет выполнять всю техническую работу, включая сбор заявок,
техническую проверку полноты подаваемых документов, проверку на наличие расхождений и
ошибок в документах, делопроизводство, связь между заявителями и ГКФ.
2
Критерии отбора проектных предложений
1.
Проектные предложения должны быть направлены на снижение социальной и
межэтнической напряжённости путем создания рабочих мест для молодежи и женщин из уязвимых
слоев населения, обеспечения самозанятости и увеличения доходов, объединения разрозненной и
маргинальной молодежи, содействия этнической и гендерной солидарности и единства, обучения
молодых людей практическим навыкам гражданского участия в принятии управленческих решений
в пилотных муниципалитетах.
2.
Проектные предложения, нацеленные исключительно на финансирование строительных
работ или оборудования/материалов для бизнес инициатив, рассматриваться не будут.
3.
Проектные предложения должны быть конфликтно- и
учитывающие потребности молодежи с особым упором на девушек,
гендерно-чувствительными,
4.
Проектные предложения должны быть частью Молодежных планов действий пилотных
муниципалитетов, разработанных на основе потребностей и приоритетов местной молодежи, и
согласованных с Айыльным Кенешем.
5.
Проектные предложения должны иметь подтверждение о со-вкладе со стороны ОМСУ в
рамках утверждённого годового бюджета.
6.
Проектные предложения должны быть направлены на реализацию проблем только на
территории пилотных муниципалитетов проекта.
7.
Срок реализации проекта не должен превышать 2 месяца с начала финансирования.
8.
Запрашиваемая сумма не должна превышать 10,000 долларов США для каждого проектного
предложения.
9.
Вклад заявителя и его партнёров (в денежном, или натуральном виде) должен составлять не
менее 20% от суммы запрашиваемого гранта.
10.
Реализация и результаты проекта должны быть институционально и финансово
устойчивыми.
11.
Проектные предложения, имеющие в бюджете расходы по выплате финансовой поддержки
сотрудникам органов местного самоуправления, государственных структур и рабочей группы по
реализации проектного предложения (надбавки к оплате труда, гонорар) рассматриваться не будут.
12.
Проектное предложение должно заполнить пробелы, но не дублировать усилия других
участников по развитию
13.
Только общинные организации, некоммерческие организации могут подавать проектную
заявку;
14.
Проектное предложение должно соответствовать уставным целям и видам деятельности
заявителя.
Примечания:
 Проектные предложения не рецензируются и не возвращаются;




Расходы, возникшие до перечисления гранта, не компенсируются.
При необходимости могут быть затребованы дополнительные документы;
Заявитель должен быть зарегистрирован и иметь банковский счёт;
Заявитель не должен находиться в процессе ликвидации или реорганизации.
3
Процесс подготовки и отбора проектных предложений
1.
Программа объявляет через средства массовой информации и своих специалистов о начале
конкурсных процедур Фонда по отбору проектных предложений по объединению подверженных
риску молодых людей и предоставления им возможности для разрешения конфликтов, социальных
и экономических проблем в пилотных муниципалитетах.
2.
Заявитель должен заполнить Заявку на грант согласно прилагаемому образцу и приложить
все необходимые документы. (Приложение №2)
Проектное предложение от НПО со всей прилагаемой документацией должно быть рассмотрено и
одобрено пилотным муниципалитетом в лице ОМСУ и Айыльного Кенеша. Письмо поддержки от
них должно быть приложено в заявке. К проектной заявке должно быть приложено гарантийное
письмо от ОМСУ по со-вкладу и срокам реализации проектного предложения.
3.
Специалист Программы в течение одной недели после окончания срока подачи заявок,
проверяет предложения на полноту документов, отсутствие ошибок и неточностей. Все проектные
предложения подаются в ГКФ для дальнейшего рассмотрения.
4.
ГКФ рассматривает все проектные предложения и принимает окончательное решение о
выделении грантов в срок, не позднее одного месяца после даты окончания приёма заявок.
Заседание ГКФ оформляется Протоколом с указанием принятого решения по каждому проекту.
5.
Специалист Программы обязан в письменной форме проинформировать каждого заявителя
о решении ГКФ.
6.
В отношении одобренных для финансирования проектных предложений между заявителем
и ПРООН подписывается Договор о гранте (далее Меморандум).
7.
Грантозаявитель должен принять участие в обучающем тренинге по процедурам
финансовой и административной отчетности ПРООН.
8.
Проекты, не прошедшие процесс отбора по причине недостаточности финансовых средств,
но получившие предварительное одобрение, регистрируются в резервном списке проектов. В
случае, когда какой-либо проект проходит процедуру отбора, но не может быть реализован по
непредвиденным обстоятельствам, то в процедуру дальнейшего отбора включается проект из
резервного списка.
Проектное предложение может быть отклонено при условии, если:
 не соответствует одному из критериев отбора;
 проект решает интересы узкой группы людей или одного человека;
 ущемляет интересы и права других;
 проект прямо или косвенно отрицательно влияет на окружающую среду;
 ранее поддержанные и реализованные другими донорами.
 не соответствует законодательству Кыргызской Республики.
Ответственность сторон
1.
Грантополучатель обязан:
 Исполнить мероприятия своевременно в соответствии с Графиком запланированных работ
(приложение к Меморандуму);
 Использовать выделенные средства на реализацию проекта по целевому назначению;
4
 Обеспечить взаимодействие с органами местного самоуправления и уполномоченными
государственными структурами;
 Нести полную юридическую ответственность;
 Обеспечивать свободный доступ сотрудникам Программы к проектной документации (включая
финансовые документы, отчёты и подтверждающие документы, касающиеся средств проекта) для
всестороннего мониторинга реализации проекта;
 Принимать на себя риски, связанные с разрушением, утратой, кражей, преждевременным
износом, повреждением, а также с браком товарно-материальных ценностей, независимо от
возможности исправления нанесённого ущерба;
 Своевременно информировать сотрудников Программы о проблемах, возникающих в процессе
реализации проекта;
 Нести организационную, правовую и финансовую ответственность за ведение бухгалтерского
учета и подготовку финансовых отчётов, а также за предоставление государственной
статистической отчётности. Проект вправе затребовать соответствующую бухгалтерскую,
финансовую и статистическую отчётность от грантополучателя.

Нести ответственность за управление процессом реализации проекта, и обеспечение
организационного, правового и финансового соответствия с законодательством Кыргызской
Республики.

Грантополучатель должен представить отчеты, основанные на результатах, достигнутых в
согласованном формате с указанием всех действий, предпринятых во время выполнения задания.
Отчеты должны быть представлены после фактического предоставления результатов, достигнутые в
соответствии с графиком. Окончательный вариант доклада о проделанной работе должен быть на
русском языке, в электронном и бумажном видах. Финансовая отчётность основывается на
траншах, грантодатель обязан получить отчеты о расходовании средств и Акт о завершении работ в
соответствии с требованиями настоящего руководства и законодательства Кыргызской Республики.

Нести полную ответственность за качество товаров и материальных ценностей, закупленных
на средства, выделенные Фондом. Технические спецификации и объёмы товарно-материальных
ценностей согласовываются с ОМСУ.
2. Грантодатель несёт ответственность за:
 Своевременное финансирование проекта (согласно траншам, указанным в Меморандуме);
 Своевременное рассмотрение отчётов (финансовой и описательной части), подаваемых
грантополучателями;
 Предоставление соответствующей помощи в процессе реализации проекта.
Условия выплаты средств на реализацию проектных предложений
1.
Средства на реализацию проектов выделяются на безвозмездной основе согласно
Соглашению между Кыргызской Республикой и ПРООН, подписанному между Правительством
Кыргызской Республики и ПРООН в Кыргызстане 14 сентября 1992г.
2.
Основанием для выделения средств грантополучателю является Меморандум.
3.
Средства перечисляются грантополучателю:

Органам МСУ, государственным учреждениям и их подразделениям - на специальный счёт
через региональный отдел казначейства (по траншевому делению 90% - первый транш / 10% второй транш).

НПО – на расчетный счет (по траншевому делению 90% - первый транш / 10% - второй
транш).
4.
Операционные и накладные расходы (в сумме) не могут превышать 15% от общей стоимости
проекта.
5.
Расходы, понесенные до перечисления грантовых средств, не возмещаются.
5
6.
Средства на реализацию проекта перечисляются траншами. Количество и размеры траншей
определяются Программой по типу, составу и графику работ. Последний транш в размере 30% от
стоимости проекта, выплачивается по предоставлению заключительного отчёта.
7.
Каждый последующий транш предоставляется после подачи грантополучателем
финансового и описательного отчёта по предыдущему траншу. Грантодатель имеет право
приостановить выплату очередного транша в случае, если финансовый и описательный отчёты,
предоставленные грантополучателем, не соответствуют требованиям грантодателя.
8.
Грантополучатель осуществляет платежи поставщикам (за товары, работы и услуги)
перечислением средств на их банковские счета в соответствии с финансовыми процедурами
ПРООН. Денежный перевод на банковские счета поставщиков (за товары, работы и услуги) является
предпочтением, даже при увеличении расходов в связи с банковскими услугами. При
невозможности осуществления безналичных расчётов, грантополучатель может производить
оплату наличными в размере, не превышающем 1000 сом, и только по письменному согласию
менеджера Программы.
Основание для финансирования.
Решение о финансировании грантового проекта принимается по результатам заседания ГКФ в
соответствии с которым между ПРООН и Грантополучателем составляется Меморандум, который
является основным регулирующим документом.
Мониторинг, оценка и отчётность по проектам/грантам
1. ГКФ и ПРООН, участвующие в проекте, проводят регулярный мониторинг достижения целей и
задач проектных предложений и реализации проектов на любой стадии реализации.
2. Грантополучатель предоставляет Программе заключительный финансовый и описательный
отчеты в течение 60 дней по завершении проекта.
3. При проведении независимой внешней оценки ПРООН, любой из грантов может быть включён
в процедуры по оценке.
4. Финансовый отчёт одобряется Менеджером Программы и лицами, принимающих участие в
проекте. Выдержки из заключительного отчёта по выделенным грантовым средствам включаются
как часть годового отчёта проекта.
5. Отчеты о ходе реализации проектов должны предоставляться на регулярной основе.
6. Исполнители проектов предоставляют ПРООН следующие отчеты:
 Описательные отчеты по завершению использования первых траншевых средств, для
получения очередного транша на выполнение работ; по завершению реализации проекта;
 Акт о выполнении работы
 Финансовые отчеты по использованию грантовых средств по траншам (финансовый отчет) и
по подтверждению вклада других участников проекта, если таковые имеются.
6