Читать статью в формате Microsoft Word

№ 317 – 27 августа 2014 года
Наличные расчеты и оформление кассовых документов при наличии обособленного подразделения
Наличные расчеты и оформление кассовых документов при наличии обособленного
подразделения.
Сегодня в материале:
В настоящем аналитическом материале будет рассмотрен порядок регистрации ККМ, используемых по месту
нахождения обособленных подразделений (не выделенных на отдельный баланс) и оформления кассовых документов
указанными обособленными подразделениями, а также оформление кассовых документов, в ситуации когда у
обособленного подразделения отсутствует ККМ.
Для начала рассмотрим порядок регистрации ККМ, используемых по месту нахождения обособленных
подразделений (не выделенных на отдельный баланс) и
оформления кассовых документов указанными
обособленными подразделениями.
В соответствии с п.1 ст.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой
техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее
– Закона №54-ФЗ) контрольно-кассовая техника применяется на территории Российской Федерации в обязательном
порядке всеми организациями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с
использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Данная норма
Закона №54-ФЗ не распространяется на организации, которые:
- оказывают услуги населению и вместо кассового чека выдают покупателю соответствующие БСО,
приравненные к кассовым чекам в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 "О порядке
осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения
контрольно-кассовой техники" (п.2 ст.2 Закона №54-ФЗ);
- в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить
наличные денежные расчеты без применения ККТ (п.3 ст.2 Закона №54-ФЗ);
- являются плательщиками единого налога на вмененный доход, при условии осуществления определенных
видов предпринимательской деятельности (установленных пунктом 2 статьи 346.26 Налогового кодекса Российской
Федерации) и при условии выдачи по требованию покупателя документа, подтверждающего прием денежных средств
за товар, работу, услугу (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денег) (п.2.1
ст.2 Закона №54-ФЗ).
Далее рассмотрим вопрос о том кто (головная организация или обособленное подразделения) должен
регистрировать ККМ, используемую по месту нахождения обособленного подразделения.
В соответствии с п.1 ст.4 Закона № 54-ФЗ контрольно-кассовая техника, применяемая организациями, должна
быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации в качестве налогоплательщика.
Согласно п.15 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой
организациями и индивидуальными предпринимателями, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 N 470,
для регистрации контрольно-кассовой техники в налоговом органе пользователь представляет в налоговый орган (по
месту нахождения - для юридического лица) заявление о регистрации контрольно-кассовой техники по форме,
утверждаемой федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным осуществлять контроль и надзор за
соблюдением порядка и условий регистрации и применения контрольно-кассовой техники.
Форма заявления о регистрации контрольно-кассовой техники утверждено в Приложение №1 к Приказу ФНС
РФ от 09.04.2008 N ММ-3-2/152@ "Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники,
книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники".
Заявление о регистрации контрольно-кассовой техники, подлежащей применению обособленным
подразделением пользователя, представляется им в налоговый орган по месту нахождения данного подразделения.
К заявлению прилагаются паспорт контрольно-кассовой техники, подлежащей регистрации, и договор о ее
технической поддержке, заключенный пользователем и поставщиком (центром технического обслуживания).
Аналогичная норма установлена п.21 Административного регламента предоставления Федеральной налоговой
службой государственной услуги по регистрации контрольно-кассовой техники, используемой организациями и
индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации, утв. Приказом
Минфина России от 29.06.2012 N 94н (далее – Регламент), где указано, что контрольно-кассовая техника, подлежащая
применению обособленным подразделением заявителя-организации, регистрируется в территориальном налоговом
органе по месту нахождения данного обособленного подразделения.
При этом отметим, что п.21 Регламента установлены особенности регистрации ККМ по месту нахождения
обособленных подразделений для г. Москвы и Санкт-Петербурга. А именно, территориальные налоговые органы
Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49
стр. 1 из 8
№ 317 – 27 августа 2014 года
Наличные расчеты и оформление кассовых документов при наличии обособленного подразделения
регистрируют контрольно-кассовую технику заявителя-организации, осуществляющего деятельность через
обособленные подразделения, находящиеся на территории одного муниципального образования, городов
федерального значения Москвы и Санкт-Петербурга, и которые подведомственны разным территориальным
налоговым органам, в территориальном налоговом органе по месту нахождения одного из обособленных
подразделений, в котором заявитель-организация поставлена на налоговый учет.
Т.е. если у организации созданы на территории одного муниципального образования (г.Москвы или г.СанктПетербурга) несколько обособленных подразделения (которые используют ККМ), подведомственных разным
налоговым органам, то ККМ можно зарегистрировать в налоговом органе по месту нахождения одного из указанных
обособленных подразделений.
Таким образом, ККМ, используемая обособленным подразделением, должна быть зарегистрирована в
налоговом органе по месту нахождения обособленного подразделения.
Для регистрации ККМ необходимо представить в налоговый орган по месту нахождения обособленного
подразделения заявление о регистрации контрольно-кассовой техники, паспорт контрольно-кассовой техники,
подлежащей регистрации, договор о технической поддержке ККМ, заключенный пользователем и
поставщиком (центром технического обслуживания) (п.25 Регламента).
Далее рассмотрим вопрос о необходимости ведения и порядке ведения журнала кассира – операциониста, при
использовании ККМ обособленным подразделением.
В соответствии с п. 6.1 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении
денежных расчетов с населением, утв. Минфином РФ 30.08.1993 N 104, при закрытии предприятия или по прибытии
инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен:
- подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
- составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему
(главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной - двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно
инкассатору банка).
Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков
(регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную
ленту. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер
машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания
работы.
Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в "Книгу кассира - операциониста".
В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с
населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин (формы утверждены
Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132), утверждена форма журнала кассира – операциониста (форма
№КМ-4). При этом унифицированная форма журнала кассира - операциониста не обязательна к применению (с
01.01.2013 г.), т.е. организация вправе разработать иной документ (например, взяв за основу журнал кассира операциониста КМ-4, при условии наличия в документе обязательных реквизитов, предусмотренных ст.9
Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете") (ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N
402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Информация Минфина России N ПЗ-10/2012:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц
измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного
(ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за
оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных вышеизложенным пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо
иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Отметим, что, так как унифицированная форма журнала кассира-операциониста содержит всю необходимую
информацию, то целесообразно использовать именно унифицированную форму журнала.
В соответствии с указаниями по применению журнала кассира-операциониста, утв. Постановлением
Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132, журнал кассира – операциониста применяется для учета операций по приходу и
расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно - кассовой машине организации, а также является
контрольно - регистрационным документом показаний счетчиков.
Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49
стр. 2 из 8
№ 317 – 27 августа 2014 года
Наличные расчеты и оформление кассовых документов при наличии обособленного подразделения
Таким образом, журнал кассира-операциониста должен вестись обособленным подразделением
(кассиром обособленного подразделения), которое использует зарегистрированную на себя ККМ.
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя
и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.
Все записи в журнале ведутся кассиром - операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами
или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться
подписями кассира - операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
При совпадении показаний заносят их в журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные
заверяются подписями кассира и дежурного администратора (графы 7, 8).
В графу 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на
основании данных "Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам"
(форма №КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков. В конце рабочего дня
(смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему
кассиру.
После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а
выявленные недостачи или излишки заносятся в Журнала кассира – операциониста (графа 5, 6, 11-15 - в зависимости
от причины расхождения).
Также из Письма УФНС РФ по г. Москве от 24.07.2009 N 17-15/076525 следует, что в журнал записываются
показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня. Разница между этими показателями является дневной
выручкой. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром и отраженной в кассовом отчете. После снятия с ККТ
Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста о
показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены (графы 6 и 9), а также о величине выручки (графа 10). В
графе 11 журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 12 и 13 раздела "Оплачено по
документам" соответственно указывают сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам) и
количество соответствующих документов. Если таких операций не было, то необходимо поставить прочерк. В графе
14 журнала указывается общая сумма выручки (графа 11 + графа 13). Сумма денег, выплаченная по возвращенным
покупателями чекам, записывается в графу 15, на нее уменьшается сумма выручки контрольно-кассовой машины за
данный день. В этой графе также отражается сумма денег по ошибочно пробитым кассовым чекам. Следовательно, в
графе 11 (графа 10 - графа 13 - графа 15) указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов
и сумм, оплаченных по документам.
Таким образом, по ККМ используемой по месту нахождения обособленного подразделения и
зарегистрированного в налоговом органе по месту нахождения обособленного подразделения организации
необходимо вести журнал кассира- операциониста в общем порядке.
Далее рассмотрим вопрос о порядке учета наличных денежных средств обособленным подразделением и
установлением лимита остатка наличных денежных средств в кассе. Отметим, что нижеизложенные выводы
применяются к ситуациям, когда у обособленного подразделения имеется ККМ и когда ККМ отсутствует.
В соответствии с п.2 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и
субъектами малого предпринимательства" для ведения операций по приему наличных денег, включающих их
пересчет, выдаче наличных денег (далее - кассовые операции) юридическое лицо распорядительным документом
устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения
кассовых операций, определенном руководителем юридического лица (далее - касса), после выведения в кассовой
книге КО-4 суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег).
Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к
Указанию от 11.03.2014 N 3210-У, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов
выдач наличных денег.
Подразделению юридического лица, по месту нахождения которого оборудуется обособленное рабочее место
(рабочие места) (далее - обособленное подразделение), сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый
юридическому лицу в банке, лимит остатка наличных денег устанавливается в порядке, предусмотренном Указанием
от 11.03.2014 N 3210-У для юридического лица.
Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49
стр. 3 из 8
№ 317 – 27 августа 2014 года
Наличные расчеты и оформление кассовых документов при наличии обособленного подразделения
Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу
юридического лица, определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов остатка наличных денег,
установленных этим обособленным подразделениям.
Уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим
лицом, сдавать наличные деньги в кассу юридического лица или в банк, или в организацию, входящую в систему
Банка России, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица (п.3 Указаний от 11.03.2014 N 3210-У).
Т.е. между двумя вышеизложенными абзацами возникают нестыковки. Если обособленное подразделение сдает
наличные средства в кассу организации, то из вышеизложенного следует, что лимит определяется общий по
организации (где часть лимита приходится на обособленное подразделение). При этом если у обособленного
подразделения отдельный счет в банке, а наличные средства обособленное подразделение сдает в кассу организации
(что предусматривает п.3 Указаний от 11.03.2014 N 3210-У), то не понятно каким образом в данном случае
определяется лимит (лимит определяется в целом по организации или же отдельно по обособленному
подразделению). Поэтому считаем, что целесообразно обособленному подразделению, у которого открыт свой счет в
банке, закрепить (в учетной политики организации), что обособленное подразделение (имеющее отдельный счет в
банке) сдает наличные денежные средства на свой счет в банке и соответственно ему устанавливается отдельный
лимит в порядке установленном как для юридического лица.
Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется
в порядке, установленном юридическим лицом, по приходному кассовому ордеру КО-1 (утв. Постановлением
Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) (п.5.3 Указаний от 11.03.2014 N 3210-У).
Таким образом, в случае открытия отдельного банковского счета по обособленному подразделению
лимит остатка наличных денежных средств в кассе обособленного подразделения устанавливается приказом
руководителя организации (т.е. для обособленного подразделения устанавливается отдельный лимит остатка
наличных средств в кассе). В данном случае порядок сдачи наличных средств определяет руководитель
организации, а именно: обособленное подразделение может сдавать наличные деньги в кассу головной
организации или в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления их сумм на
банковский счет обособленного подразделения.
В случае если отдельный банковский счет не открыт для обособленного подразделения, то головная
организация определяет лимит остатка наличных средств с учетом лимитов остатка наличных денег,
установленных этому обособленному подразделению. В данном случае обособленное подразделение сдает
наличные деньги в кассу головной организации или банк (в порядке, закрепленном в организации).
Далее рассмотрим вопрос о порядке нумерации кассовой книги, приходных и расходных ордеров,
оформленных обособленным подразделением. Отметим, что нижеизложенные выводы применяются к ситуациям,
когда у обособленного подразделения имеется ККМ и когда ККМ отсутствует.
В соответствии с п.4.6 Указаний от 11.03.2014 N 3210-У поступающие в кассу наличные деньги, за
исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского
платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой
книге КО-4.
Записи в кассовой книге КО-4 осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру КО-1,
расходному кассовому ордеру КО-2, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги
(полное оприходование в кассу наличных денег).
Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги КО-4 в порядке,
установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой)
отчетности.
Т.е. из вышеизложенного следует, что обособленное подразделение самостоятельно ведет кассовую книгу
(как в ситуации, когда у обособленного подразделения имеется ККМ, так и в ситуации когда у организации
ККМ отсутствует) и передает головной организации копию листка кассовой книги, в порядке, установленном
организацией. При этом Указаниями от 11.03.2014 N 3210-У не установлен порядок нумерации кассовой книги.
Указаниями по применению кассовой книги, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 также не
предусмотрен порядок нумерации кассовой книги.
Следовательно, поскольку иное не установлено нормами действующего законодательства считаем, что
порядок нумерации кассовой книги обособленным подразделением головной организации необходимо
разработать самостоятельно. Например, нумерация кассовой книги по обособленному подразделению может
быть как отдельной (по обособленному подразделению), так и вестись параллельно нумерации установленной
в головной организации.
Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49
стр. 4 из 8
№ 317 – 27 августа 2014 года
Наличные расчеты и оформление кассовых документов при наличии обособленного подразделения
Руководствуясь п.4 и п.7 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ
1/2008), утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 №106н,
выбранный порядок документооборота
организации необходимо закрепить в учетной политике организации (в Приложении «Документооборот между
головной организацией и обособленным подразделением»).
Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами КО-1, расходными кассовыми ордерами
КО-2 (п.4.1. Указаний от 11.03.2014 N 3210-У).
Отметим, что в отношении приходных и расходных кассовых ордеров, оформленных обособленными
подразделениями, Указаниями от 11.03.2014 N 3210-У и Указаниями по применению кассовых документов, утв.
Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, не установлена специальная нумерация. Поэтому организация
вправе самостоятельно установить принятый ею порядок нумерации приходный кассовых ордеров и расходных
кассовых ордеров в обособленном подразделении. Например, номер может состоять из двух частей (через дефис или
дробь): первая часть, идентифицирующая обособленное подразделение (буквенный или цифровой код
подразделения), и вторая часть, указывающая на порядковый номер ордера в хронологической последовательности в
этом подразделении.
Таким образом, головной организации необходимо самостоятельно установить порядок нумерации
приходный кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров в обособленном подразделении (как в ситуации,
когда у обособленного подразделения имеется ККМ, так и в ситуации когда у организации ККМ отсутствует),
т.е. нумерация может быть как общая по организации так и отдельная по обособленному подразделению.
Выбранный порядок нумерации приходных и расходных кассовых ордеров необходимо закрепить в учетной
политике организации (в Приложении «Документооборот между головной организацией и обособленным
подразделением»).
Справочно отметим.
В п.3 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 указано, что пунктом 5.2 Указаний от 11.03.2014 N
3210-У определено, что приходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций
на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности,
приравненных к кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Закона N 54-ФЗ, на общую сумму принятых
наличных денег. Исключение составляют суммы наличных денег, принятых при осуществлении деятельности
платежного агента, банковского платежного агента (субагента), на прием которых оформляется отдельный приходный
кассовый ордер.
Таким образом, с 01.06.2014 юридические лица и индивидуальные предприниматели вправе оформлять
приходный кассовый ордер по окончании проведения кассовых операций на общую сумму принятых наличных денег,
не только на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, но и на основании корешков
бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, и иных документов, предусмотренных Законом N 54ФЗ.
Считаем, что обособленное подразделение также может руководствоваться данными разъяснениями и
самостоятельно оформлять приходный кассовый ордер по окончании проведения кассовых операций на общую сумму
принятых наличных денег в вышеизложенном порядке.
Также немаловажным является вопрос, где должны храниться кассовые документы, составленные в
подразделении – в головном подразделении или в обособленном.
Обращаем Ваше внимание что ни Указаниями от 11.03.2014 N 3210-У, ни другими нормативно-правовыми
актами действующего законодательства не установлен порядок хранения кассовых документов – по месту нахождения
головной организации или по месту нахождения обособленного подразделения.
Также следует обратить внимание на то, что ни законодательством о бухгалтерском учете, ни
законодательством о налогах и сборах не регламентируется в случае наличия у головной организации обособленных
подразделений конкретное место хранения первичной документации этих подразделений. Следовательно, место
хранения документов организация выбирает самостоятельно и закрепляет выбранный вариант в учетной политике
организации (в Приложении «Документооборот между головной организацией и обособленным подразделением»).
Таким образом, кассовые документы могут храниться по месту нахождения головной организации и (или)
по месту нахождения обособленного подразделения. Вместе с тем организовать хранение документов
необходимо таким образом, чтобы была возможность представить кассовые документы по запросу налоговых
органов, внебюджетных фондов, учредителей и других заинтересованных пользователей.
В соответствии с п.4 Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утв.
Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, в учетной политике утверждаются в частности правила
Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49
стр. 5 из 8
№ 317 – 27 августа 2014 года
Наличные расчеты и оформление кассовых документов при наличии обособленного подразделения
документооборота и технология обработки учетной информации; другие решения, необходимые для организации
бухгалтерского учета.
Таким образом, кассовые документы могут храниться по месту нахождения организации и (или) по
месту нахождения обособленного подразделения. Место хранения конкретных документов (перечень)
необходимо закрепить в учетной политике организации (в Приложении «Документооборот между головной
организацией и обособленным подразделением»).
Что касается порядка передачи кассовых документов из обособленного подразделения в головную организацию
отметим следующее.
Так как обособленные подразделения не выделены на отдельный баланс бухгалтерский учет должен вестись
централизованным способом, т.е. бухгалтерский учет ведет головная организация.
Для этого каждое обособленное подразделение передает головной организации все первичные учетные
документы - как полученные от контрагентов, так и сформированные его работниками.
Отметим, что п.4.6 Указаний от 11.03.2014 N 3210-У четко установлено, что обособленные подразделения
передают юридическому лицу копию листа кассовой книги КО-4 в порядке, установленном юридическим лицом с
учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Обращаем внимание что ни Указаниями от 11.03.2014 N 3210-У, ни другими нормативно-правовыми актами
действующего законодательства не установлен порядок передачи кассовых документов обособленным
подразделением в головную организацию.
Повторимся, что в соответствии с п.4 Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации"
(ПБУ 1/2008), утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, в учетной политике утверждаются в частности
правила документооборота и технология обработки учетной информации; другие решения, необходимые для
организации бухгалтерского учета.
Отметим, что в соответствии с ч.5 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа,
подписанного электронной подписью.
Т.е. руководитель головной организации также должен закрепить в учетной политике (в Приложении
«Документооборот между головной организацией и обособленным подразделением») порядок составления кассовых
документов: на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Руководитель должен предусмотреть состав, порядок и сроки передачи документов обособленным
подразделением в адрес компании и обратно.
Например,
в срок, установленный руководителем организации, обособленное передает в головное
подразделение:
- если кассовая книга обособленным подразделением заполняется от руки - отрывные экземпляры листов
кассовой книги;
- если кассовая книга обособленным подразделением заполняется на компьютере - распечатанные на бумаге
вторые экземпляры листов кассовой книги.
Порядок передачи кассовых документов из обособленного подразделения в головную организацию
организации необходимо разработать самостоятельно и разработанный порядок необходимо закрепить в
учетной политике организации (в Приложении «Документооборот между головной организацией и
обособленным подразделением»).
Также хотим обратить внимание на порядок выдачи подотчетных сумм сотрудникам обособленного
подразделения, а также порядок отчета сотрудника по израсходованным подотчетным суммам.
Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы авансового отчета (форма №АО1), утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55, проверенный авансовый отчет утверждается
руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается
подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по
авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру КО-2 (утв. Постановлением
Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).
Отметим, что в соответствии со ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
организация вправе применять как унифицированную форму авансового отчета, так и самостоятельно разработанную
при условии наличия в документе обязательных реквизитов, предусмотренных ст.9 Федерального закона от 06.12.2011
N 402-ФЗ. Руководитель организации должен определить формы документов, которые будет оформлять организация.
Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49
стр. 6 из 8
№ 317 – 27 августа 2014 года
Наличные расчеты и оформление кассовых документов при наличии обособленного подразделения
В соответствии с п.6.3 Указаний от 11.03.2014 N 3210-У для выдачи наличных денег работнику под отчет на
расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, расходный кассовый ордер КО-2
оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и
содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись
руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который
выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру
(при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка
авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение
руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Обратимся к п.4 Указаний от 11.03.2014 N 3210-У, где указано, что кассовые операции ведутся в кассе
кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным
предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель).
Т.е под
руководителем понимается как непосредственный руководитель организации, так и иное
Следовательно, подписывать заявление о выдаче денег под отчет может уполномоченное руководителем лицо,
например, уполномоченный руководителем работник обособленного подразделения.
Если организация имеет организационно правовую форму ООО, то руководитель организации может
делегировать свои полномочия в соответствии с п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах
с ограниченной ответственностью". Аналогичные возможности предусмотрены и в ст. 69 Федерального закона от
26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".
Передача полномочий руководителя организации руководителю подразделения может быть оформлена путем
издания приказа либо выдачей доверенности.
Таким образом, из буквального толкования норм Указаний от 11.03.2014 N 3210-У заявления о выдаче
денег под отчет может подписывать не только руководитель организации, но и уполномоченное лицо. Передача
полномочий руководителя может быть оформлена путем издания приказа либо выдачей доверенности.
Отметим, что авансовый отчет вправе утверждать не только руководитель организации, но и уполномоченное
лицо.
Напомним, что если обособленные подразделения не выделены на отдельный баланс бухгалтерский учет
должен вестись централизованным способом, т.е. бухгалтерский учет ведет головная организация.
Для этого каждое обособленное подразделение (филиал) передает ей все кассовые документы.
В учетной политике необходимо закрепить сроки, в которые обособленное подразделение передает головной
организации первичные учетные документы, оформленные вне места ее расположения, т.е. самостоятельно, а также
установить ответственных лиц за передачу указанных документов.
Таким образом, денежные средства под отчет может выдавать как головная организация так и
обособленное подразделение, в зависимости от порядка установленного в организации.
Если сотрудник пишет заявление о выдаче денежных средств под отчет в головной организации и
головная организация выдает сотруднику денежные средства, то отчитаться по подотчетным суммам работник
также должен в головной организации, следовательно, авансовый отчет должен быть составлен в головной
организации. Также если у сотрудника перерасход головная организация обязана рассчитаться с сотрудником
в головной организации.
Если сотрудник получает денежные средства под отчет в обособленном подразделении, то отчитаться по
подотчетным суммам работник также должен в обособленном подразделении (при условии, что в обособленном
подразделении имеется бухгалтер), следовательно, авансовый отчет должен быть составлен в обособленном
подразделении и представлен бухгалтеру обособленного подразделения.
Что касается ответственности за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения
кассовых операций, то частью 1 ст.15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
установлена указанная ответственность, выразившееся в:
- осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров
(пункт 6 Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У);
- неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности (контрольные мероприятия в
данной части не проводятся в отношении индивидуальных предпринимателей, ведущих в соответствии с
законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных
объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской
деятельности);
Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49
стр. 7 из 8
№ 317 – 27 августа 2014 года
Наличные расчеты и оформление кассовых документов при наличии обособленного подразделения
- накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов (за исключением индивидуальных
предпринимателей, субъектов малого предпринимательства).
В связи с чем территориальные налоговые органы в случае выявления нарушений, в части несоблюдения
требований Указания от 11.03.2014 N 3210-У и Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У, ответственность за
которые установлена КоАП РФ, привлекают виновных лиц к административной ответственности - наложение
административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических
лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей (Письмо ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).
Таким образом, нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых
операций к административной ответственности может быть привлечена организация и должностные лица
(руководители и иные работники обособленного подразделения в связи с выполнением ими организационнораспорядительных или административно-хозяйственных функций (ст.2.4 КоАП РФ).
На основании вышеизложенного подведем итог.
В настоящем аналитическом материале был рассмотрен порядок регистрации ККМ, используемых по месту
нахождения обособленных подразделений (не выделенных на отдельный баланс) и оформления кассовых документов
указанными обособленными подразделениями, а также оформление кассовых документов, в ситуации когда у
обособленного подразделения отсутствует ККМ.
Так кратко можно отметить, что ККМ, используемая обособленным подразделением, должна быть
зарегистрирована в налоговом органе по месту нахождения обособленного подразделения.
По ККМ используемой по месту нахождения обособленного подразделения и зарегистрированного в налоговом
органе по месту нахождения обособленного подразделения организации необходимо вести журнал кассираоперациониста в общем порядке.
В случае открытия отдельного банковского счета по обособленному подразделению лимит остатка наличных
денежных средств в кассе обособленного подразделения устанавливается приказом руководителя организации (т.е.
для обособленного подразделения устанавливается отдельный лимит остатка наличных средств в кассе в порядке
установленном как для юридического лица). Целесообразно обособленному подразделению, у которого открыт свой
счет в банке, закрепить (в учетной политики организации), что обособленное подразделение (имеющее отдельный
счет в банке) сдает наличные денежные средства на свой счет в банке.
В случае если отдельный банковский счет не открыт для обособленного подразделения, то головная
организация определяет лимит остатка наличных средств с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных
этому обособленному подразделению. В данном случае обособленное подразделение сдает наличные деньги в кассу
головной организации или банк головной организации (в порядке, закрепленном в организации).
Порядок нумерации обособленным подразделением кассовой книги, приходных и расходных кассовых ордеров,
а также порядок передачи кассовых документов из обособленного подразделения в головную организацию, порядок
хранения рассматриваемых кассовых документов головной организации необходимо разработать самостоятельно и
закрепить в учетной политике организации (в Приложении «Документооборот между головной организацией и
обособленным подразделением»).
Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49
стр. 8 из 8