Понятие организационной техники

Министерство образования и науки Российской Федерации
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
«Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы
(ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»)
Институт исторического и правового образования
Заочного отделения
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине: Технические средства управления
На тему: Понятие организационной техники
Выполнила:
Студентка 5 курса (заочное отделение)
Нестерова Н.Н.
г. Уфа
Содержание
1. Введение
2. Понятие оргтехники
3. Что же включает в себя понятие «оргтехника»?
4. История оргтехники
5. Принтеры
6. Сканеры
7. Факсы
8. Оргтехника без вреда здоровью
9. Заключение
10. Литература
3
4
6
7
8
10
11
13
14
15
2
Введение
Оргтехника
(организационная техника) - комплекс технических
средств для подготовки документов (пишущие машины), их копирования
(светокопировальные
аппараты,
обработки,
и
хранения
электрофотографические
автоматического
поиска
аппараты),
(механизированные
картотеки, поисковые системы), для чертежных работ (чертежные приборы,
штриховальный
прибор),
счетных
операций
(электронные
микрокалькуляторы, микро-ЭВМ), внутриучрежденческой связи и др.,
используемых в целях механизации и автоматизации управленческих и
инженерно-технических работ.
3
Понятие оргтехники
Оргтехника, организационная техника комплекс технических средств для механизации и
автоматизации управленческих и инженернотехнических работ. К средствам оргтехники
относятся приборы, устройства и машины от
авторучек и точилок для карандашей до диктофонов, пишущих машин и
автоматов, копировально-множительных аппаратов и ЭВМ. Необходимость
ускоренной разработки и внедрения средств оргтехники обусловлена
высокими
темпами
технического
прогресса,
увеличением
масштабов
общественного производства, усложнением управления им, возросшим
объёмом обрабатываемой информации, а также потребностью ограничения
растущей численности работников, занятых в сфере управления. Вплоть до
середины XX века механизация и автоматизация инженерно-управленческих
работ значительно отставали от общих темпов развития производства: в
течение последних 100 лет производительность труда в промышленности
увеличилась почти в 15 раз, а в сфере управления лишь в 2 раза.
Применение
средств
оргтехники
способствует
росту
производительности управленческого труда и повышению эффективности
управления. Значение оргтехники особенно возрастает в период научнотехнической революции, когда совершенствование системы управления
становится важнейшим фактором развития народного хозяйства. При
системном использовании средств оргтехники, для которого решающее
значение
имеет
(оргпроектирование),
комплексное
организационное
производительность
проектирование
управленческого
труда
повышается в среднем на 10—15%, а для отдельных категорий работников на
80—100%.
4
Управленческий труд неразрывно связан с обработкой информации,
основным носителем которой в сфере управления является документ.
Поэтому механизация наиболее массовых и трудоёмких процессов —
составления, копирования и размножения, обработки, хранения и поиска
документов даёт особенно ощутимые результаты. Для составления деловой
документации широко используют электрифицированные пишущие машины,
пишущие
автоматы,
диктофоны.
Средства
копирования
документов
включают обширную группу устройств и аппаратов для факсимильного
изготовления от одной до нескольких десятков копий. При размножении
документации тиражом от сотен до десятков тысяч экземпляров пользуются
средствами оперативной полиграфии. В повышении производительности
труда работников сферы управления особое значение имеют механизация и
автоматизация
обработки
данных,
хранения
и
поиска
информации.
Вычислительная техника, включающая аналоговые и цифровые ЭВМ,
счётно-перфорационные машины, клавишные вычислительные машины,
дисплеи и т.п., является мощным средством обработки информации,
обеспечивающим
оперативность,
точность
и
надёжность
управления
сложными системами. Во многих системах управления у специалистов
возникает необходимость поиска нужной информации, что требует расхода
30—40% рабочего времени.
Сократить затраты времени на информационный поиск помогают
обычные картотеки (плоские, навесные, вращающиеся) в сочетании с
оборудованием для поиска карт (селекторы, барабаны), механизированные
картотеки, автономные запоминающие устройства и информационнопоисковые
системы
на
базе
ЭВМ.
Эффективность
этих
средств
характеризуется следующими цифрами: простейший селектор для поиска
информации на перфокартах позволяет просмотреть не более нескольких
карт в сек, а электронные машины ведут поиск информации, "просматривая"
за 1 сек свыше 3000 документов. Быстрое увеличение количества различного
5
рода печатных, графических и рукописных документов, в частности деловой
корреспонденции,
технической
документации
и
информационных
материалов, обусловило необходимость разработки методов и средств,
сокращающих объём хранимой документации. Одним из таких методов стало
микрофильмирование
(микрофотокопирование).
В
технологическом
процессе микрофильмирования используются съёмочные, копировальные и
просмотровокопировальные
аппараты,
оборудование
для
проявления,
последующей обработки и хранения микрофильмов (микрофотокопий).
6
Что же включает в себя понятие «оргтехника»?
Король офиса – компьютер. Он – самый главный элемент рабочего
места, да и вообще, всего офиса. Компьютер – наши глаза и уши, наша
работа и наш отдых. Это благодаря компьютеру, мы, с помощью нескольких
кликов мышки можем построить сложную таблицу, произвести необходимые
расчёты, подвести итоги. А в обеденный перерыв и не только, поиграть в
любимую компьютерную игрушку.
Сканер и принтер предназначены для облегчения работы с бумагами и
документами. Сканер копирует любой документ и переводит его в цифровую
информацию. С помощью принтера можно любую информацию перевести
обратно на бумагу. Более современный и экономически выгодный вариант –
приобрести многофункциональное устройство, которое совмещает в себе
несколько качеств – сканера, копира и принтера. Такое устройство выгодно
тем, что оно экономит пространства, ведь вместо трёх аппаратов –
получается один, он вообще станет незаменимым устройством для работы с
бумагами.
Ещё в офисе из оргтехники могут понадобиться калькуляторы, с
помощью которых можно проводить сложные вычисления, ламинаторы, если
есть необходимость защитить важные документы от загрязнения, влаги,
механических
повреждений.
В
некоторых
компаниях
применяют
переплётчики для содержания документации в порядке, придания ей
презентабельного вида. Шредеры или уничтожители бумаг – совершенно
необходимая в офисе вещь. Ведь на каждом рабочем месте найдётся масса
ненужных бумаг, которые только захламляют офис, мешают работать.
7
История оргтехники
Если
Вас
интересует
оргтехника,
вам,
наверняка,
окажется
небезынтересным узнать немного об ее истории. Ведь то, что мы понимаем
под словом оргтехника за последние десятилетия очень существенно
изменилось. Еще буквально шестьдесят лет назад офисным работникам для
создания документа приходилось использовать обычную печатную машинку,
а для его копирования копировальную бумагу. Только представьте себе
современный офис, оснащенный подобным оргтехническим оборудованием.
Впрочем, ситуация изменилась (хотя и не кардинально) уже в 60-х гг.
минувшего столетия, когда в обиход вошли электрические пишущие
машинки и фотокопировальные устройства. Оргтехника развивалась и
продолжает развиваться сегодня. Благодаря этому в любом современном
офисе имеется самый широчайший ассортимент оргтехники, которая
существенно облегчает работу сотрудника и позволяет экономить время,
которое затрачивается на выполнение того или иного задания.
К оргтехнике относится разнообразная множительно-копировальная
техника, офисные АТС и шлюзы Ip-телефонии, пишущие машинки,
принтеры, сканеры, факсимильное оборудование и др.
Оргтехникой
считается
каждое
устройство,
укомплектованное
всеми
приспособлениями и принадлежностями, необходимыми для выполнения
возложенных на него функций, и не являющаяся составной частью какойлибо другой машины. Оргтехника широко используется как дома так и в
офисе, принтеры, сканеры есть почти у каждого владельца компьютера,
многие уже оценили удобство их домашнего
использования, вы так же можете сделать ввод и
вывод информации более лёгким, обратившись к
нам.
8
Принтеры
Любой
устройство,
принтер
представляет
посредством
которого
собой
можно
осуществить вывод из компьютера информации в
виде печатных копий текста или же графики.
Принтеры бывают матричные, струйные и
лазерные; специального и универсального назначений.
Матричный принтер – это печатный механизм, который используется в
основном для распечатки корректурных оттисков, на сегодняшний день они
уже практически не используются кроме банков.
Лазерные
принтеры
распечатывают
информацию
при
помощи
ионизации лазерным лучом светочувствительного цилиндра, в следствие чего
на них прилипает красящий порошок, который уже и переносится на бумагу.
Струйные принтер в принципе своей работы использует действие
электронных импульсов, при помощи которых чернила вскипают и
переносятся на бумагу (существует множество разновидностей этой
технологии).
Как уже говорилось ранее в повседневной жизни матричные принтеры
уже практически не применяются, исключение составляют те случаи, когда
необходима бесперебойная печать с непрерывной подачей бумаги в рулонах.
Поэтому их еще продолжают использовать в банках, в бухгалтерских
службах, в лабораториях и т.д. В матричных принтерах есть маленькие
иголочки,
которые
ударяют
по
специальной
ленте
и
на
бумаге
отпечатывается какой-либо символ. Недостаток в том, что они очень шумные
и их качество печати оставляет желать лучшего.
9
Струйные принтеры хорошо применять при печати фотографий, так
как фото получаются очень высокого качества.
Специализированные струйные принтеры для работы с печатью
фотографий называют еще фотопринтерами. Есть даже такие модели,
которые могут распечатать фотографию непосредственно с фотоаппарата,
минуя компьютер. Печатающий механизм струйного принтера имеет
маленькие отверстия, через которые на лист попадают чернила, моментально
высыхающие. За основу берутся как правило 4 оттенка – желтый, черный,
пурпурный и голубой, которые уже потом комбинируются образуя
различные оттенки и цвета. Нужно заметить, что этот вид принтеров очень
придирчив к качеству используемой бумаги.
Используют струйные принтеры в основном дома для распечатки
фотографий или цветных документов, так как если количество печати будет
большим, то использование их будет не выгодным из за большого
потребления краски.
Работа лазерных принтеров схожа с работой ксероксов. Тонер
притягивается к намагниченной области на бумаге, после чего нагревается,
после чего тонер затвердевает и остывает и на бумаге появляется готовый
результат.
10
Сканеры
Почти у каждого владельца компьютера есть
множество
фотографий,
которые
хранятся
в
электронном виде, бывает этого вполне достаточно.
Но случается, что нужно не электронный документ
сделать бумажным, а наоборот. Именно тут может помочь сканер.
Сканер – это устройство, с помощью которого можно перевести
различную графическую информацию в цифровой вид для дальнейшего
редактирования или распечатывания.
Собираясь приобрести сканер надо определиться как будете его
использовать, так как от этого зависит цена сканера. Как правило сканеры
используют при сканировании изображений или текстов.
Важной
характеристикой
любого
сканера
можно
назвать
его
разрешение. Чем больше оно, тем и лучше, так как появляется возможность
отсканировать более мелкие изображения и в дальнейшем их увеличить. У
сканеров разрешение бывает интерполяционное и оптическое. При выборе
сканера нужно обращать внимание на оптическое разрешение, так как это
разрешение,
с
которым
сканер
может
отсканировать
необходимую
информацию.
Интерполяционное разрешение является программным разрешением.
Еще одной важно характеристикой сканера является цветопередача и
определяется она глубиной цвета. Данный параметр имеет большое значение
при сканировании цветного изображения. Можно сказать, что точность
цветопередачи напрямую зависит от того, насколько большая глубина цвета
на сканере.
11
Еще одна из важных характеристик сканера – интерфейс, с помощью
которого сканер подключается к компьютеру. Подключить сканер к
компьютеру можно посредством USB или других
разъёмов.
Если же с помощью сканера вы будете
сканировать черно-белое изображение или тест для
последующего
редактирования,
то
можно
приобрести любой сканер, недорогой по цене (хотя
здесь тоже не всё так просто). Стоит помнить, что
при сканировании цветных изображений в этом
случае качество может подводить.
12
Факсы
Самая
первая
запатентована
в
факсовая
1843
году
машина
была
шотландским
изобретателем. С тех пор прогресс значительно
шагнул вперед и факсы прочно вошли в нашу
жизнь.
Для того, чтобы выбрать факс, или его еще называют факсимильный
аппарат,
нужно
предварительно
уточнить
основные
технические
характеристики, которыми все факсы различаются между собой. Если же вас
интересует простота и удобство в обращении с ними, то нужно определиться,
то предпочтительнее – получение информации по факсу на листах формата
А4 или на рулонной бумаге. Получение факса на рулонной бумаге уже почти
не используется, но необходимо при получении информации на бумаге
нестандартных размеров.
У любого факса существует так называемый сканер, который
считывает информацию тех документов, которые мы отправляем, модем,
который преобразует эту считанную информацию в сигналы, передающиеся
по телефонным проводам, и принтер, который распечатывает присланные
факсимильные сообщения.
Это самые простые факсы. Более усовершенствованные факсимильные
аппараты могут присоединяться к компьютерам, выполняя функции
принтера, а также работать как копировальный аппарат или сканер. В
крупных компаниях, куда ежедневно стекается огромное количество
информации, в том числе и факсов, такие возможности факсимильных
аппаратов очень важны, так как можно благодаря таким факсам можно
распечатывать не всю приходящую информацию, а только ту, что нужна,
удаляя все ненужное и принося тем самым экономию бумаги.
13
Также при выборе факса нужно обратить внимание на тип печати,
который может быть струйным, лазерным, светодиодным или с помощью
термопереноса.
Струйные
факсы
относительно
дешевые,
имеют
удовлетворительное качество печати. Как правило такие факсы используются
в домашних условиях. Факсы, которые распечатывают информацию методом
термопереноса, имеют более простую конструкцию, у них выше надежность
и в работе они более тихие, в отличие от струйных. Лазерные факсимильные
аппараты очень быстро печатают, причем качество печати также достаточно
высокое. Сами по себе они не такие уж дешевые, однако расходные
материалы имеют невысокую цену. Светодиодные факсы еще более
совершенные, светодиодная панель в них заменяет механические части, но
если он поломается, то придется покупать новый, так как починить
светодиодную панель невозможно.
Поэтому, выбирая факс нужно точно знать, какие функции и какой
объем работы будет на него возложен.
14
Оргтехника без вреда для здоровья.
Вместе с преимуществами, которые несёт современная оргтехника
работникам офисов, она несёт так же, некоторые отрицательные моменты,
например, влияние на организм человека. Это влияние до конца не изучено,
но многие врачи бьют тревогу – уровень электромагнитного излучения в
офисах превышает все допустимые пределы. Электромагнитные излучения
испускают все электрические приборы, как офисные, так и бытовые.
Спрятаться от них сложно, но уменьшить влияние на организм вполне
возможно. Так, более современные и новые виды оргтехники отвечают
требованиям
экологической
безопасности
работников,
поэтому,
приобретение новейшей техники, поможет обезопасить здоровье работников
от вредного излучения. То же самое касается мониторов. Мониторы с
электронно-лучевой трубкой испускают ультрафиолетовое излучение, что
очень негативно сказывается на здоровье офисных работников. Уважающие
себя офисы давно уже приобрели более безопасный вариант мониторов –
жидкокристаллические. К тому же, такие мониторы, практически, не дают
электромагнитного излучения и не так пагубно влияют на зрение.
15
Заключение
Без оргтехники на сегодняшний день практически невозможно
представить себе работу ни одного офиса или конторы. Необходима она и
для
использования
в
домашних
условиях.
Оргтехника
облегчает
повседневную работу с документами, улучшает ее.
Что включается в такое понятие, как оргтехника? Практически все
электронные приборы, такие как сканер, принтер, ксерокс факс и пр.
16
Литература
1. http://www.it-73.ru/arts2.html
2. http://rabota.ua/Info/Jobsearcher/post/2009/08/17/ofisnaya_orgtehnika.aspx
17