Приложение №18 к Положению о закупках

Приложение № 18 к Положению о закупках ГУП «Петербургский метрополитен»
РЕГЛАМЕНТ
ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРКИ КОНТРАГЕНТОВ
МЕТРОПОЛИТЕНА
1. Общие положения:
1.1.
В приказе ФНС России от 30.05.2007 №ММ-3-06/333@ в пункте 12 приложения 2
сформулированы признаки, по которым сделки с контрагентами считаются подозрительными.
Обнаружив такие признаки, налоговые органы делают вывод о неосмотрительности
организации, то есть о вступлении в договорные отношения с контрагентами, ведущими свою
финансово-хозяйственную деятельность с высоким налоговым риском, добросовестность
которых не была проверена.
Налогоплательщики обязаны проявлять должную осмотрительность при работе с
партнерами и самостоятельно проверять их на благонадежность.
1.2.
Для подтверждения проявления должной осмотрительности и осторожности при
заключении хозяйственных договоров подразделениями метрополитена, настоящий Регламент
проведения проверок контрагентов разработан с целью оценки благонадежности до момента
заключения договора, перед проведением торгов и запросов предложений, а также проверки
контрагентов, с которыми подразделения имеют действующие договоры.
Запрос на проверку контрагента (как действующего, так и потенциального)
направляется в отдел внутреннего аудита Управления метрополитена начальником отдела по
организации закупок продукции для нужд метрополитена Управления (перед проведением
торгов), либо руководителем подразделения метрополитена (при организации запросов
предложений).
В запросе должна быть указана вся необходимая для проведения проверки информация
о контрагенте:
 ИНН; ОГРН; юридический; фактический адрес контрагента; контактные телефоны;
фамилия, имя, отчество руководителя;
 способ проведения процедуры (торги, запрос предложений),
 обоснование проведения проверки (предполагаемые: дата начала выполнения работ,
оказания услуг, поставок товара; предполагаемая стоимость договора, условия
авансирования);
 должность, ФИО, контактный телефон сотрудника подразделения метрополитена,
ответственного за осуществление выездной проверки.
Запрос направляется в отдел внутреннего аудита в течение 2-х дней после определения
потенциального победителя внеконкурсных процедур.
Отдел внутреннего аудита готовит и подписывает у руководства метрополитена письмо
– запрос в компанию, подлежащую проверке, с перечислением документов, необходимых для
оценки благонадежности контрагента.
1.3.
При организации запросов предложений, выездная проверка контрагентов (как
действующих, так и потенциальных) проводится ответственным сотрудником подразделения,
согласно положениям настоящего регламента. Полномочия сотрудника должны быть
документально подтверждены.
В ходе выездной проверки составляется протокол встречи с руководителем
(уполномоченным лицом) организации, в котором перечисляются заверенные копии
полученных от контрагента документов, предварительно сверенные с оригиналами. Перечень
2
полученных копий документов может быть оформлен отдельной описью, подписанной
руководством проверяемого контрагента, и приложен к протоколу встречи.
Протокол встречи обязательно подписывается ответственным сотрудником
подразделения метрополитена и руководителем (уполномоченным лицом) контрагента. Копия
составленного протокола остается в организации.
Оригинал протокола встречи с приложением заверенных копий полученных от
контрагента документов направляется в отдел внутреннего аудита для оценки
благонадежности и внесении сведений в систему SAP ERP2005 по группам не позднее одного
рабочего дня после даты проверки.
Анализ информации о контрагентах (как действующих, так и потенциальных),
получение от подразделений заверенных копий учредительных документов, выписок из
ЕГРЮЛ, уточнение полномочий лица, визирующего документы и др., проверку полученных
документов проводят сотрудники группы по экономической безопасности отдела внутреннего
аудита Управления метрополитена в соответствии с требованиями настоящего Регламента.
Информация по результатам проверки контрагента направляется сотрудниками группы
по экономической безопасности отдела внутреннего аудита руководителю подразделения
метрополитена и в отдел организации закупок Управления метрополитена. Подразделения
метрополитена или отдел по организации закупок (в зависимости от того, кто направил
запрос на проведение проверки) направляют соответствующие уведомления о результатах
проверки контрагентам.
1.4. Проверке подлежат:
 контрагенты, претендующие на победу в торгах (запросах предложений) в соответствии с
запросом отдела по организации закупок продукции для нужд метрополитена Управления;
 контрагенты, которым по условиям договора выплачиваются авансы, вне зависимости от
суммы договора, в соответствии с запросом отдела по организации закупок продукции для
нужд метрополитена Управления;
 контрагенты по действующим договорам при проверке подразделений метрополитена в
соответствии с указанием начальника метрополитена или его заместителей;
 контрагенты, зарегистрированные в других регионах, в соответствии с указанием
начальника метрополитена или его заместителей.
1.5. Не подлежат проверке:
 государственные учреждения (банки, УФК, УФПС, общеобразовательные учреждения,
музеи и т.д.);
 государственные и муниципальные унитарные предприятия, автономные учреждения, а
также хозяйственные общества, в уставном капитале которых доля участия Российской
Федерации, субъекта Российской Федерации, муниципального образования в совокупности
превышает пятьдесят процентов
 субъекты естественных монополий; организации, осуществляющие регулируемые виды
деятельности в сфере электроснабжения, газоснабжения, теплоснабжения, водоснабжения,
водоотведения, очистки сточных вод, утилизации (захоронения) твердых бытовых отходов
(ОАО «Ленэнерго», ОАО «Ленпромгаз», ГУП «Водоканал» и т.п.).
 контрагенты, являющиеся дочерними и зависимыми компаниями ОАО «Метрострой»
(более 50% уставного капитала которых принадлежит ОАО «Метрострой» по данным
официального сайта).
 организации, включенные после первоначальной проверки на благонадежность в перечни
специализированных работ и специализированных услуг, утвержденные приказом
начальника ГУП «Петербургский метрополитен».
 Контрагенты, подпадающие под определение «единственный поставщик», установленное
Положением о закупках.
1.6. Результаты проведенных проверок отражаются в системе SAP ERP 2005, доступны для
подразделений, позволяют оценить возможность сотрудничества с проверенным контрагентом
3
или отнесение контрагента к лицам, ведущим свою деятельность с высоким налоговым
риском.
1.7. На каждого проверенного контрагента сотрудниками группы по экономической
безопасности отдела внутреннего аудита Управления оформляется «досье» (дело), в котором
содержится вся полученная документация о контрагенте, протокол встречи с генеральным
директором или уполномоченным лицом, анализ представленных контрагентом копий
документов.
1.8. «Досье» будет являться доказательством должной осмотрительности и осторожности
при вступлении в договорные отношения с проверенным на благонадежность контрагентом.
1.9. Критерии осмотрительности:
 сумма сделки как показатель суммы налоговых рисков. Чем выше сумма договора, тем
выше будут потери метрополитена, в случае если контрагент окажется сомнительным;
 существенная доля расходов по сделке с «проблемными» контрагентами в общей сумме
затрат метрополитена;
 существенная доля доходов в выручке контрагента от договоров, заключенных с
метрополитеном
 периодичность сделок с контрагентом (разовые или долгосрочные);
 иные критерии, исходя из конкретной деятельности контрагента.
2.
Сбор информации о контрагенте.
2.1. Получение и использование информации, характеризующей деятельность
контрагента в целях подтверждения его добросовестности, из общедоступных
источников (СМИ, Интернет, наличие сайта, отзывы заказчиков и т.д.).
Чем больше доступной информации о контрагенте, тем больше доказательств
реального существования контрагента и ведения им хозяйственной деятельности. В ходе
проверки обращается внимание на актуальность информации на сайте, на характер
информации в СМИ.
Получение сведений, размещенных на официальном сайте ФНС РФ: www.nalog.ru.
Проверка факта регистрации контрагента в Едином государственном реестре
юридических лиц (далее ЕГРЮЛ), а также подлинность ИНН контрагента (есть ли такой ИНН
и какой организации он принадлежит), с распечаткой на момент проведения проверки.
2.2.
Организации, запись о которых не внесена в ЕГРЮЛ, не являются юридическими лицами в гражданскоправовом смысле. В силу статей 48, 49, 51 ГК РФ такие организации не приобретают правоспособность
юридического лица, их действия, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и
обязанностей, не могут быть признаны сделками в соответствии со ст.153 ГК РФ. Согласно статьям 182, 420
ГК РФ несуществующее юридическое лицо не может быть участником договора.
2.3. Проверка фактического местонахождения контрагента, уточнение номеров
контактных телефонов, электронной почты и т.д.
Наличие офиса с выездом по адресу фактического местонахождения постоянно
действующего исполнительного органа (назначение здания, наличие информационного
указателя, пропускной системы), а также наличие складских, производственных помещений.
Получение данных от самого контрагента с выездом по месту нахождения
контрагента.
В ходе проверки у контрагента запрашиваются предварительно сверенные с
оригиналом заверенные копии следующих документов:
2.4.
4
2.4.1. Документы, свидетельствующие о государственной регистрации Общества:
 Учредительные и регистрационные документы:

решение об учреждении;

договор о создании (если имеется);

устав;

свидетельства о регистрации и о постановке на учет в налоговом органе, о внесении
записи в ЕГРЮЛ.
 Выписка из ЕГРЮЛ либо ее нотариально заверенная копия.
Выписка содержит важнейшую информацию в отношении контрагента на конкретную дату:

ИНН, ОГРН,

полное и сокращенное наименования,

место нахождения,

данные об исполнительном органе (директор, генеральный директор, управляющая компания),

размер уставного капитала,

состав участников и распределение их долей в уставном капитале, все регистрационные действия,
ранее совершенные в отношении контрагента.
Указанные документы подтверждают надлежащую правоспособность контрагента, его
гражданско-правовой статус, факт надлежащей регистрации.
2.4.2. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц Общества:
 Руководителя и главного бухгалтера:

протокол об избрании руководителя;

приказы о назначении на должность руководителя и главного бухгалтера (с
подписями указанных лиц об ознакомлении);

документы, удостоверяющие личности этих лиц.
Действительность паспорта можно проверить на специальном сервисе официального сайта ФМС.

В случае если договор, первичные документы, счета – фактуры от имени контрагента будут
подписываться иными лицами, соответственно, необходимо получить заверенные копии
надлежащим образом оформленных доверенностей на данных лиц и документов,
удостоверяющих их личность.
Единоличный исполнительный орган (директор, исполнительный директор) вправе представлять
организацию с момента назначения. Соответственно основным документом, подтверждающим его
полномочия, является протокол общего собрания участников (для ООО) или протокол общего собрания
акционеров (для АО).
2.4.3. Документы, свидетельствующие о ведении Обществом хозяйственной деятельности:
 Документы, подтверждающие:
 действительность юридического, фактического (в случае несовпадения) либо почтового
адреса.
 наличие офисных, производственных, складских помещений, торговых площадей на
праве собственности или на праве аренды (с получением копий договоров аренды);
 перечень собственного автотранспорта, договоры аренды автотранспорта, договоры на
оказание транспортных услуг.
 список производственных мощностей (станочный парк, оборудование и т.д.) – собственные
и арендуемые (с договорами аренды);
 выписка из штатного расписания, договоры субподряда, подтверждающие наличие у
контрагента квалифицированных кадров для возможности реального выполнения
контрагентом условий договора с учетом времени, необходимого на выполнение работ или
оказание услуг.
Место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации.
Согласно гражданскому законодательству, а именно п.2 ст.52 Гражданского кодекса РФ, в
учредительных документах указывается один адрес: по месту нахождения организации, которое определяется
в соответствии с п.2 ст.54 ГК РФ местом нахождения его постоянно действующего исполнительного органа,
а в случае его отсутствия – иного органа или лица, имеющего право действовать от имени организации без
доверенности.
5
Расположение Общества по месту регистрации либо фактического местонахождения должно быть
документально подтверждено свидетельством на право собственности, договором аренды или другими
правоустанавливающими документами.
Минимизация кадрового состава, отсутствие производственных должностей, отсутствие ликвидного
имущества, в том числе основных средств, складских, офисных помещений, транспортных средств,
свидетельствуют об отсутствии реальной коммерческой деятельности.
Справка от имени контрагента об имеющихся производственных мощностях (оборудование, складские
и производственные помещения, транспорт и т.д.), а также о численности работников контрагента может
быть представлена в произвольной форме. Подпись уполномоченного лица, печать организации и дата
составления обязательны
2.4.4. Документы финансовой и статистической отчетности Общества:
 Бухгалтерский баланс (форма №1) за последний отчетный период с отметкой налогового
органа о принятии (либо с подтверждением сдачи налоговой отчетности в электронном
виде),
 Отчет о прибылях и убытках (форма №2) за последний отчетный период с отметкой
налогового органа о принятии (либо с подтверждением сдачи налоговой отчетности в
электронном виде).
 Расшифровка к балансу за последний отчетный период строки 120 (оборотно-сальдовые
ведомости по балансовым счетам 01,02).
 Уведомление МИ ФНС о возможности применения упрощенной системы налогообложения
(в случае ее применения контрагентом).
 Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на ОПС и ОСС за последний
отчетный период с подтверждением о принятии в МИ ФНС.
Получив данные документы, можно установить факт сдачи контрагентом бухгалтерской и налоговой
отчетности и таким образом косвенно подтвердить добросовестность контрагента.
Сдача нулевой отчетности либо ее отсутствие свидетельствует о том, что, по своей сути
организация является классической «фирмой – однодневкой».
На основании бухгалтерского баланса и ф.№2 «Прибыли и убытки» оценивается наличие оборотных и
внеоборотных средств контрагента.
По данным баланса рассчитываются «чистые активы» контрагента, коэффициент критической
ликвидности. По результатам анализа финансовой документации делается вывод о выдаче аванса (если
финансовое состояние фирмы слабое, то авансы не должны выдаваться).
По представленным расчетам по начисленным и уплаченным страховым взносам на ОПС и ОСС можно
установить занижение заработной платы относительно среднеотраслевого значения по региону. Наибольшему
риску подвержены фирмы, где уровень дохода сотрудников не превышает прожиточного минимума или МРОТ.
2.4.5. Документы, дающие право на осуществление деятельности:
 Лицензии
(со всеми приложениями), если деятельность контрагента
лицензированию,
 Свидетельства СРО с приложениями.
 Сертификаты, декларации о соответствии.
подлежит
Лицензия (если деятельность подлежит лицензированию) является необходимым документом,
подтверждающим, что контрагент является уполномоченным хозяйствующим субъектом. Отсутствие
лицензии в случаях, когда закон требует ее наличия, означает отсутствие у контрагента гражданской
правоспособности. Это может привести к признанию договора не действительным.
С 01 января 2010 года прекращено действие лицензий на осуществление работ по проектированию и
строительству зданий и сооружений. Работы в области инженерного изыскания, проектирования и
строительства, включенные в специальный перечень, должны осуществляться только при наличии
специального допуска, выданного саморегулируемой организацией. Строительная деятельность по видам работ,
влияющих на безопасность в строительстве, без соответствующего допуска СРО запрещена. Не вступление в
СРО лишает строительную компанию допуска к работам. Деятельность организации автоматически
становится незаконной.
Сертификат соответствия (называемый также как сертификат качества, сертификат
безопасности, сертификат соответствия в системе ГОСТ Р) – документ, подтверждающий независимыми от
изготовителей и потребителей органами соответствие продукции определенным требованиям безопасности,
установленным в нормативных документах.
Согласно законодательству Российской Федерации некоторые товары, услуги, оборудование подлежат
обязательной сертификации. Их список строго регламентирован и обязателен к исполнению.
6
Постановлением Правительства РФ от 01.12.2009г. №982 (ред. от 17.03.2010г.) утвержден единый
перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации и единый перечень продукции, подтверждение
соответствия которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии.
Декларация о соответствии и сертификат соответствия имеют одинаковую юридическую силу и
оформляются на срок до трех лет.
2.4.6. Документы, подтверждающие
поставках контрагентом ТМЦ:
происхождение
материальных
ценностей
при
 список поставщиков (изготовителей продукции, дилерских договоров и т.д.) с целью
идентификации цепочки посредников и определения конкретного производителя.
2.5. Письменное оформление протокола встречи с руководством контрагента,
получение оригинала подписи генерального директора, либо уполномоченного лица,
действующего по доверенности, выданной генеральным директором.
В случае предоставления доверенности необходимо:
 удостовериться в личности подписанта (получить копию документа, удостоверяющего
личность)
 проверить:
 порядок оформления доверенности (доверенность от имени организации может быть
подписана только ее единоличным исполнительным органом и должна быть заверена
печатью),
 наличие даты совершения доверенности (доверенность без даты недействительна),
 наличие срока, на который выдана доверенность (если срок не указан, доверенность
действительна в течение года со дня выдачи),
 объем полномочий, который передается данной доверенностью.
Доверенность, выданная в порядке передоверия, должна быть нотариально заверена.
3.
Полнота проведения проверок и периодичность обновления данных в системе SAP
ERP2005:
3.1. При общей сумме заключенных по метрополитену договоров менее 30 000 рублей:
 Проводятся мероприятия, согласно п.п. 2.1, 2.2.
3.2.
При общей сумме заключенных по метрополитену договоров до 2 000 000 рублей:
 если организация по сведениям базы SAP ERP 2005 является (не является) контрагентом
метрополитена и проверка на добросовестность ранее не проводилась, проводятся
мероприятия, согласно п.п. 2.1., 2.2., 2.3., 2.4.1., 2.4.2., 2.5.
 если организация по сведениям базы SAP ERP 2005 является (не является) контрагентом
метрополитена, но проверка на добросовестность ранее проводилась, в зависимости от
сроков проведения (более 2-х лет назад) и результатов предыдущей проверки, принимается
решение о целесообразности и полноте проведения мероприятий по проверке организации.
3.3. При общей сумме заключенных по метрополитену договоров свыше 2 000 000 рублей:
 если организация по сведениям базы SAP ERP 2005: является (не является) контрагентом
метрополитена и проверка на добросовестность ранее не проводилась, проводится ряд
мероприятий, согласно п.п. 2.1.-2.4.5., 2.4.6, 2.5.
 если по сведениям базы SAP ERP 2005 проверка контрагента на добросовестность ранее
проводилась, в зависимости от сроков проведения (более 2-х лет назад) и результатов
предыдущей проверки, принимается решение о полноте проведения мероприятий по
проверке организации.
Данные в системе SAP ERP 2005 обновляются в течение двух дней после проведения
проверки контрагента.
7
Оформление результатов проверки и внесение их в систему SAP ERP2005:
4.
4.1. Оформление «досье» на контрагента:
 после сбора информации о контрагенте проводится ее сопоставление и анализ на предмет
обнаружения фактов прямо, либо косвенно указывающих на неблагонадежность в работе
данного юридического лица или его руководителя;
 справки по результатам проверок оформляются в письменном виде в двух экземплярах.
Один экземпляр справки остается в «досье» на контрагента, второй экземпляр справки
направляется в отдел организации закупок Управления метрополитена;
 «досье» на каждого проверенного контрагента хранится в группе экономической
безопасности отдела внутреннего аудита Управления метрополитена.
Оформление результатов проверки контрагента:
На основании проведения мероприятий и нижеперечисленных критериев оценки
налоговой добросовестности делается вывод о благонадежности контрагента.
Контрагенты должны иметь:
4.2.











государственную регистрацию
подтверждение полномочий должностных лиц;
фактическое местонахождение, соответствующее сведениям официального сайта ФНС РФ;
в собственности или в аренде офисные помещения, производственные площади, складские помещения (оценка
проводится в зависимости от выполнения компанией работ или поставок ТМЦ для метрополитена);
основные фонды, оборудование и другое имущество, необходимое для выполнения работ;
автотранспорт в собственности, или в аренде, или договоры с автотранспортными компаниями (оценка
проводится в зависимости от условий выполнения компанией работ или поставок ТМЦ для метрополитена);
наличие собственного штата сотрудников (или договоров подряда с физическими лицами, договоров с
субподрядными организациями, имеющими собственный штат), необходимый для выполнения работ,
поставок ТМЦ;
среднюю ежемесячную заработную плату сотрудников контрагента, существенно не заниженную по
отношению к средней заработной плате по виду экономической деятельности по данным Федеральной
службы государственной статистики (по региону регистрации Общества), под существенным занижением
заработной платы понимается занижение заработной платы более чем на 40 % по отношению к средней
заработной плате,
свидетельства СРО, лицензии, необходимые для выполнения работ;
сертификаты соответствия на поставляемую продукцию;
удовлетворительную структуру баланса, предприятие должно быть платежеспособным.
С контрагентами, имеющими по всем выше перечисленным критериям оценки
положительные результаты, подразделения метрополитена могут заключать договоры на
сумму свыше 5 млн. руб.
С контрагентами, имеющими по всем выше перечисленным критериям оценки
положительные результаты (кроме критериев № 3 и № 8), подразделения метрополитена
могут заключать договоры на сумму до 5 млн. руб. (по запросам предложений, а также при
закупке у единственного поставщика) в течение 1 года после даты последней проверки.
По истечении 1 года обязательно должна проводиться повторная проверка.
Результаты проверки контрагентов заносятся в систему SAP ERP2005. Ответственными
за ввод информации в систему SAP ERP 2005 по проведенным проверкам контрагентов
являются специалисты группы экономической безопасности отдела внутреннего аудита
Управления метрополитена.
В совокупности, собранные документация и информация по контрагенту являются
подтверждением осмотрительности при заключении договоров.