Калинин С

Калинин С.И.
Принципы планирования
Источник: Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. — СПб.: Речь, 2006. 371 с.- С. 208-214.
В наиболее общем смысле планированием можно называть любую интеллектуальную проектировочную деятельность, создающую схему будущей деятельности. В отличие от расплывчатого и эмоционально-образного субъективного образа цели, план представляет собой объективацию предполагаемой последовательности действий, с наибольшей вероятностью ведущих к достижению поставленной цели. Простейший план — это логически упорядоченная последовательность действий, зафиксированная письменно и принимаемая как руководство к действию. Простой план является линейным, предусматривающим единственно возможную последовательность
действий; сложный план может быть сетевым, включающим в себя альтернативные или взаимодополняющие сценарии достижения цели. Простой план может представлять собой всего лишь
список событий, упорядоченных по степени важности (приоритетности), в то время как сложный
план больше похож на разветвленный компьютерный алгоритм, включающий в себя множество
дополнительных логических операций, управляющих параметров, условий и др.
<…>
Строго говоря, весь процесс проектирования системы целей (целеполагание) можно
назвать процессом (или частью процесса) планирования своей жизни (если речь идет об «индивидуальном» ТМ), но обычно в ТМ сам термин «планирование» имеет значительно более узкую
сферу применения. Так как речь идет об управлении временем, то любое планирование в контексте ТМ связано с оптимальным распределением времени на решение различных задач и, по
сути дела, имеет непосредственное отношение к так называемому календарному планированию.
Можно выделить три основных признака календарного планирования:
1. На достижение цели выделяется оптимальный для ее достижения промежуток (длительность) времени. Если цель по своему характеру не нова, то в определении времени достижения
цели следует опираться на известные нормативы трат времени (полученные в результате инвентаризации и анализа трат времени; см. предыдущую главу). Такой подход «от нормативов»
предполагает, что, разбив цель на промежуточные задачи, мы уже заранее знаем, сколько времени будет затрачено на выполнение каждой из этих задач. Тогда путем простого суммирования
трат времени на реализацию отдельных задач мы можем получить (с некоторой погрешностью)
общее время достижения цели. Если цель по своему характеру новая или включает в себя непрогнозируемые аспекты трат времени, то здесь в определении времени, необходимого для достижения цели, приходится использовать интуитивный подход. При этом отчасти все равно необходимо опираться на знание индивидуальных нормативов временных затрат на отдельные виды
жизненной активности. Например, даже точное знание того факта, сколько часов в сутки вам
необходимо для полноценного отдыха, уже позволит приблизиться к более точному пониманию
того, сколько часов в сутки вы сможете выделить на достижение поставленной цели.
2. Выстраивается четкая иерархия целей и отдельных задач (в рамках достижения каждой
отдельной цели). Предполагается, что наиболее важные цели (задачи) как приоритетные достигаются в первую очередь, их выполнению выделяется наибольшее и наиболее удобное время
(см. п. 2 в разделе 4.13). То есть предполагается, что порядок целей (задач) в иерархии (то есть
приоритетность) с высокой точностью переносится на плановый порядок их достижения.
3. Так как время является общим ресурсом, который необходимо поделить между несколькими целями, то планирование предполагает распределение и координацию временных затрат на
достижение различных целей (задач) в течение выделенного промежутка времени. Распределение и координация временных затрат на достижение различных целей обычно осуществляется с помощью системы планов, где действия, направленные на достижение целей, «рассосредотачиваются» по годам, месяцам, неделям, дням, часам и минутам жизни.
Человеческая деятельность характеризуется «монофоничностью» — в течение одного отдельно взятого небольшого промежутка времени («кванта деятельности») мы можем делать только одно дело, стремиться к достижению только одной цели. (Исключения вроде Юлия Цезаря,
умевшего делать несколько дел одновременно, конечно, случаются, но они лишь подтверждают
общее правило). Но при этом также очевидно, что вряд ли мы будем в состоянии тратить ежесуточно все 24 часа только для достижения одной-единственной цели. Именно планирование
позволяет получить конкретные ответы на вопросы о том, какими должны быть «отрезки» деятельности, направленной на достижение цели, чтобы они были наиболее эффективными; каким
образом деятельность, направленная на достижение цели, должна чередоваться с другими видами деятельности, с достижением других целей и т. д.
В долгосрочном планировании распределение и координация временных затрат на достижение различных целей возможны лишь в самом приблизительном «черновом» варианте. В краткосрочном оперативном планировании (в масштабе недели и каждого дня), напротив, оптимальное распределение и координация временных затрат на достижение различных целей являются
важнейшей задачей, качественное решение которой — ключевой фактор в достижении намеченных целей.
<…>
Чтобы планирование было действительно эффективным, необходимо придерживаться следующих принципов планирования:
1. Планирование есть выражение воли. Это возможно только тогда, когда планы выражают реальную мотивацию и основаны на реальных ценностях.
2. Планирование должно быть системным, то есть учитывать весь комплекс целей и обстоятельств. Благодаря системности достигается высокий синергизм целей, нейтрализуются возможные конфликты между ними.
3. Сущность планирования — наведение порядка в выполняемых делах. Порядок может
быть линейным (сроки) и структурным (приоритеты, логическая взаимосвязь и взаимообусловленность целей). Порядок — это нечто противостоящее хаосу, но, если можно так выразиться,
степень и характер порядка у разных людей могут быть весьма различными. По своей форме
план может быть максимально индивидуализирован, важно лишь, чтобы он помогал повысить
степень упорядоченности деятельности конкретного человека (организации).
4. Планирование должно быть перспективным, а не ретроспективным. Ретроспективное
планирование обращено в прошлое и стремится к копированию уже использованных ранее рецептов достижения успеха. В индивидуальном планировании такое использование шаблонов поведения еще может оказаться эффективным, но вот в организационном планировании (в частности — в стратегическом планировании) оно, скорее всего, будет иметь губительные последствия…
5. Планирование должно быть проспективным. «Проспективность» — модный термин
в западном менеджменте конца 1990-х годов, фиксирующий тот факт, что индивидуальные (организационные) планы должны быть соотнесены и по возможности согласованы с планами внешнего окружения. Отдельный человек должен координировать собственные планы с планами своих родственников, друзей, коллеги т.д., организация — с планами партнеров, клиентов и др.
Также предполагается важность проспективности планирования внутри организации, когда планы топ-менеджмента координируются с планами отдельных сотрудников и подразделений. Подобная координация осуществляется с помощью коллегиальности, учета интересов всех участников планирования, гибкости и альтернативности планирования, возможности пересмотра планов
по инициативе участников и т. д. (По моему субъективному мнению, идея проспективного планирования является идеологически привлекательной, но трудно осуществимой на практике.)
6. Планирование должно быть оптимальным. По возможности, необходимо выявить индивидуальную норму планирования, избегая чрезмерно детального сверхпланирования (такое
планирование быстро превращается в «вора времени»; а запланированные детали постоянно не
совпадают с реальностью, вызывая недовольство и дезориентацию) и недопланирования (когда
план намечен только в общих чертах, оставляя много «белых пятен» в распределении времени).
<…>