Т Е

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ НА ВНЕДРЕНИЕ ЕДИНОЙ ФОРМЫ ОТЧЕТА О ПРОДАЖАХ
Цель
Внедрение у дистрибьютора системы отчетности для ОАО «Лебедянский». В учетной системе
дистрибьютора требуется произвести добавление необходимой аналитики (справочники,
реквизиты). В систему добавляется также программный модуль, который формирует отчетные
таблицы для отправки в ОАО «Лебедянский». В бизнес-процессе дистрибьютора добавляются
процедуры для регулярного заполнения аналитики и отправки отчетов (вносятся добавления в
должностные инструкции).
Этапы внедрения
Добавление справочников
Требуется добавить четыре справочника:
Наименование
Коды регионов
КЛАДР
Типы торговых точек
Коды товаров
Описание
Общероссийский
классификатор
адресов
Структура
Код
Название
Сокращение
Таблицы:
Kladr.dbf
Street.Dbf
Поля:
NAME
SOKR
CODE
Код
Тип
Название
Описание
Код
Название
Группа
Категория
Примечание
Присылается из Лебедянского
Скачивается из http://www.gnivc.ru
Или с www..efop.ru
Добавить таблицы в систему или
организовать связь с внешними Dbf
Присылается из Лебедянского
(www.efop.ru)
Присылается из Лебедянского
(www.efop.ru)
Для каждого справочника необходимо создать интерфейс доступа (форму), чтобы операторы могли
изменять/исправлять справочники.
Если в системе нет справочника торговых точек (адресов доставки) клиента, то его следует
добавить. Для аналитики Лебедянского недопустимо, чтобы каждый адрес клиента заводился как
отдельный клиент. Пример справочника:
Наименование
Торговые точки
клиентов
Структура
Код клиента
Код торговой точки
Название точки (магазина) либо адрес
Код региона (КЛАДР)
Код района (КЛАДР)
Код города (КЛАДР)
Адрес (индекс, город, улица, дом) одной строкой
Тип торговой точки (код)
Код менеджера
Комментарии
Дата начала работы торговой точки
Дата окончания работы
Примечание
В справочнике
должны быть
все торговые
точки, не
только те, что
продают
продукцию
Лебедянского
Если у клиента одна торговая точка, желательно добавить также юридический адрес клиента
как торговую точку. Это позволит обрабатывать ситуации, когда клиент забирает товар
самовывозом и определить место продажи невозможно. Тип такой торговой точки – соответствует
профилю клиента из справочника типов торговых точек.
Если нет справочника менеджеров (торговых представителей), то его следует завести.
Пример справочника:
Наименование
Менеджеры
Структура
Код менеджера (число)
Фамилия
Имя
Отчество
Примечание
Коды менеджеров должны быть
уникальными. При увольнении
менеджера нельзя использовать тот
же код для другого менеджера
(заменить фамилию).
В справочнике должны быть все
менеджеры, не только те, что
продают продукцию Лебедянского.
Добавление реквизитов в справочники
В карточки клиентов нужно добавить следующие реквизиты, если они отсутствуют:
Наименование
Код города
Дата начала
сотрудничества
Тип
Char 13
Дата
Дата окончания
сотрудничества
Дата
Связь
Код по КЛАДР
Примечание
Заполнить обязательно,
например датой первой
отгрузки
Можно оставить пустым,
если клиент работает
В карточки торговых точек добавить следующие реквизиты, если они отсутствуют:
Наименование
Код города
Дата начала
работы
Тип
Char 13
Дата
Дата окончания
работы
Тип торговой
точки
Код менеджера
Дата
Связь
Код по КЛАДР
Char 4
Код по справочнику типов ТТ
Number 10
Код по справочнику
менеджеров
Примечание
Заполнить обязательно,
например датой первой
отгрузки
Можно оставить пустым,
если точка работает
Обязательное
Можно скопировать из
справочника клиентов, если
есть
Следует настроить формы ввода для карточек, добавить в них эти реквизиты, обеспечить
автоматический выбор из КЛАДР и др. справочников. В общем, облегчить операторам заполнение
данных.
В карточки товаров добавляются следующие реквизиты:
Наименование
Код товара
Тип
Char 10
Связь
Код из справочника коды
товаров Лебедянского
Примечание
Проставляется только для
продукции Лебедянского.
Каждый товар Лебедянского
должен содержать этот код,
товары других
производителей должны
иметь это поле пустым.
Добавление реквизитов в документы о продаже
В форму заполнения накладной следует добавить поле – код торговой точки клиента. Следует
обязать операторов заполнять это поле. Пусть по умолчанию ставится одна из торговых точек
(адрес доставки). Если клиент берет самовывозом, ставить юридический адрес (должен быть в
справочнике ТТ). После внедрения ЕФОП в новых накладных этот реквизит должен обязательно
заполняться. Неплохо и задним числом в накладных проставить код торговой точки.
Заполнение реквизитов
Созданные на предыдущем этапе реквизиты следует заполнить данными. Видимо, имеет смысл
написать программную функцию для массового заполнения (подстановки). Где невозможно
заполнить программно, нужно поставить задачу операторам и набить данные вручную.
В дальнейшем, в обязанность операторам следует вменить обязательное заполнение реквизитов.
Для обеспечения этого следует запретить в форме сохранение карточек клиентов с
незаполненными реквизитами.
Создание выходных таблиц отчетов
Нужно создать программный модуль, который формирует данные для отправки в Лебедянский.
Модуль должен формировать следующие таблицы:
Наименование
Описание
Структура
Примечание
R______ .DBF
Отчет о
См.
Отчет за неделю или за месяц.
продажах
DataFormat.pdf
Нужно произвести выборку данных из
накладных за период. Выбрать данные из
сопутствующих справочников.
Все коды аналитики должны быть
заполнены – клиент, торговая точка,
менеджер, товар, склад. Все коды должны
иметь запись в соответствующих
справочниках.
Код менеджера может отличаться от
указанного в торговой точке (например,
когда то был в отпуске или т.п.).
Указывается менеджер, фактически
осуществивший продажу.
S______.DBF
Отчет о
См.
На каждую дату периода надо вычислить
движении
DataFormat.pdf
остаток на начало, остаток на конец дня,
продукции на
приход, расход. На каждый день вносится
складах
вся имеющаяся продукция Лебедянского
(все коды). Для каждого товара вносится
движения для каждого склада. Итого в
отчете создается количество записей,
равное перемножению
I_____.DBF
Отчет о
поступлении
продукции на
склад
См.
DataFormat.pdf
C______.DBF
Карточки
клиентов
См.
DataFormat.pdf
P_____.DBF
Отчет о
торговых
точках
клиентов.
См.
DataFormat.pdf
Дней*Товаров*Складов. Адрес склада
должен быть указан. Если склад один, то
можно не заводить справочник, а
вставлять программно адрес (строку).
Перемещение продукции между
складами тоже отражается в этом отчете.
Выбираются данные за период из
приходных накладных от Лебедянского.
Этот отчет является подмножеством
предыдущего, но детализирует поставки с
завода (номера накладных). Позволяет
Лебедянскому отследить продукцию в
пути.
Еженедельный отчет включает тех
клиентов, что покупали продукцию
Лебедянского за неделю. Ежемесячный
отчет включает всех! Клиентов.
Еженедельный отчет включает те торговые
точки клиентов, что покупали продукцию
Лебедянского за неделю. Ежемесячный
отчет включает все! Торговые точки.
Модуль должен запрашивать оператора о типе создаваемых отчетов (недельные/месячные),
каталог для создания выходных таблиц. В указанном каталоге должны создаваться файлы DBF в
Win1251 кодировке. Модуль должен добавлять в названия файлов дату отчетного периода. В
каждую строку таблицы должен быть добавлен код дистрибьютора (присваивается Лебедянским).
Модуль желательно сделать так, чтобы можно было назначить автоматическое выполнение (типа
назначенных заданий) с передачей параметров в командной строке или через файл настройки.
Таким образом, можно разгрузить операторов от ручного создания отчетов.
При возможности модуль должен осуществлять проверку данных (отсутствие кодов в
справочниках, нарушение уникальности кодов в справочниках) и сигнализировать оператору.
Настройка регулярной отчетности и отправки
После отладки модуля отчетности следует назначить ответственного за отправку отчетов в
Лебедянский. Он должен еженедельно по понедельникам и ежемесячно по закрытии месяца
формировать отчеты. Каждый отчет должен быть проверен на правильность имени, наличие
данных. Перед отправкой все отчеты нужно сжать архиваторов WinRar в один файл, присвоить
файлу имя (см. Mail.pdf) и отправить электронной почтой.
Возможно, стоит написать еще отдельный программный модуль, который автоматизирует
указанные действия.
Контроль отчетности и назначение ответственных лиц
Ответственные за ЕФОП у дистрибьютора должны регулярно (раз в месяц или чаще)
контролировать наличие новых справочников (КЛАДР, коды товаров), обновлять справочники в
своей учетной программе.