Приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от «___» __________2010 г. №_____ ПОЛОЖЕНИЕ об организации ведения служебной переписки с использованием электронной почты в Министерстве культуры Российской Федерации _1 2 ОГЛАВЛЕНИЕ 1. Общие положения .............................................................................................. 3 2. Основные термины, сокращения и определения ............................................. 3 3. Порядок организации и ведения служебной переписки с использованием электронной почты ................................................................................................. 5 4. Требования к оформлению электронного сообщения .................................... 8 5. Ответственность ................................................................................................. 9 3 1. Общие положения Настоящее Положение об организации ведения служебной переписки с использованием электронной почты в Министерстве культуры Российской Федерации (далее – Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Практические правила управления информационной безопасностью», ГОСТ 7.79-2000 (ИСО 9-95) «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом» и другими нормативными правовыми актами, и устанавливает порядок использования электронной почты в информационной системе Министерства культуры Российской Федерации (далее - Министерство). Действие настоящего Положения распространяется на аппарат Министерства. Настоящее Положение определяет домен www.mkrf.ru основным доменом для организации системы электронной почты Министерства. 2. Основные термины, сокращения и определения Администратор ИС (администратор информационной системы) технический специалист, обеспечивающий ввод в эксплуатацию, поддержку и последующий вывод из эксплуатации программного обеспечения. АРМ (автоматизированное рабочее место) - автоматизированное рабочее место пользователя (персональный компьютер с прикладным программным обеспечением) для выполнения определенной производственной задачи. ИБ (информационная безопасность) - комплекс организационнотехнических мероприятий, обеспечивающих целостность и доступность информации. конфиденциальность, 4 ИС (информационная система) - система, обеспечивающая хранение, обработку, преобразование и передачу информации ведомства с использованием компьютерной и другой техники. ИТ (информационные технологии) - совокупность методов и процессов, обеспечивающих хранение, обработку, преобразование и передачу информации с использованием средств компьютерной и другой техники. ПК - персональный компьютер. Паспорт ПК (паспорт персонального компьютера) - документ, содержащий полный перечень оборудования и программного обеспечения автоматизированного рабочего места. ПО (программное обеспечение) - программное обеспечение вычислительной техники. ПО вредоносное (программное обеспечение вредоносное) – программное обеспечение или изменения в программном обеспечении, приводящие к нарушению конфиденциальности, целостности и доступности информации. ПО коммерческое (программное обеспечение коммерческое) – программное обеспечение сторонних производителей (правообладателей). Предоставляется в пользование на возмездной (платной) основе. Пользователь АС (пользователь автоматизированной системы) – лицо, участвующее в функционировании автоматизированной системы или использующее результаты её функционирования (далее – Пользователь), в данном случае - сотрудник Министерства, использующий электронную почту для выполнения своих должностных обязанностей. Почтовый клиент – программное обеспечение, входящее в состав автоматизированного рабочего места пользователя информационной 5 системы, предназначенное для получения, написания, отправки и хранения сообщений электронной почты. Почтовый сервер - сервер электронной почты – программное обеспечение осуществляющее обработку и передачу почтовых сообщений между автоматизированным рабочим местом информационной системы Министерства, а также общедоступных сетей Интернет. Оператор – учреждение, организация, привлекаемая в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации. Отправитель – сотрудник Министерства, осуществляющий пересылку электронных сообщений получателю посредством электронной почты. Получатель - сотрудник Министерства, которому адресовано электронное сообщение, пересылаемое отправителем посредством электронной почты. Ослабленная транслитерация - замена букв исходного текста сочетанием двух или более букв латинского алфавита в соответствии с требованиями ГОСТ 7.79-2000 (ИСО 9-95) «Правила транслитерации кириловского письма латинским алфавитом». Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронная почта - сервис обмена электронными сообщениями в рамках информационной системы Министерства и общедоступных сетей Интернет. Электронный почтовый ящик - персональное пространство на почтовом сервере, в котором хранятся электронные сообщения. 6 Электронное почтовое сообщение - сообщение, формируемое отправителем с помощью почтового клиента и предназначенное для передачи получателю посредством электронной почты. 3. Организация и ведение служебной переписки с использованием электронной почты 3.1. Электронная почта используется для обмена служебной информацией в виде электронных сообщений и документов в электронном виде в рамках ИС Министерства и общедоступных сетей. 3.2. В качестве почтового клиента в Министерстве используется Microsoft Office Outlook (версии 2000 и выше). 3.3. Обеспечение функционирования сервиса электронной почты осуществляется специалистами Оператора. 3.4. Доступ сотрудников Министерства к электронной почте осуществляется при подключении специалистами Оператора АРМ к ИС ведомства. 3.5. Адреса электронных почтовых ящиков размещаются на домене www.mkrf.ru; адреса почтовым ящикам присваиваются Оператором в соответствии с фамилией Пользователя, записанной с использованием ослабленной транслитерации (например: фамилия Иванов, адрес электронной почты ivanov@mkrf.ru), а так же в соответствии с названием структурных подразделений Министерства (например: npd@mkrf.ru) на латинице. В случае наличия у двух и более сотрудников идентичных фамилий в адресе почтового ящика после фамилии ставится символ «_» и первые буквы имени и отчества Пользователя (например: фамилия Иванов И.П., адрес электронной почты ivanov_ip@mkrf.ru). 7 3.6. Отдел государственной службы, кадров и наград оперативно направляет информацию о кадровых назначениях, изменениях и увольнениях в аппарате Министерства в Департамент науки и образования. 3.7. По образования письменному распоряжению Департамента науки и создание, изменение и удаление электронных адресов обеспечивают специалисты Оператора (п.3.3.). 3.8. В электронной почте Министерства формируется адресная книга, в которой согласно действующей ведомственной структуре указаны адреса электронных почтовых ящиков пользователей Министерства. Данная адресная книга отображается в почтовом клиенте на АРМ каждого Пользователя. 3.9. При использовании электронной почты необходимо: соблюдать требования настоящего Положения; использовать электронную почту исключительно в служебных целях; подтверждать получение входящих от сотрудников Министерства сообщений в течение 2 (двух) часов с момента поступления письма (в том числе, путём соответствующей настройки автоответчика Microsoft Office Outlook); отвечать на поступившие от сообщения в день их получения сотрудников Министерства (за исключением отпусков, больничных, командировок); ставить в известность администраторов ИС о любых фактах нарушения требований настоящего Положения. 3.10. При использовании электронной почты запрещено: передавать информацию, полностью или частично, защищенную авторскими или другим правами, без разрешения владельца; 8 передавать информацию, файлы или ПО, способные нарушить или ограничить функциональность любых программных и аппаратных средств, осуществлять несанкционированный доступ, а также ссылки на вышеуказанную информацию; передавать информацию угрожающую, клеветническую, непристойную, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, материалы, способствующие разжиганию национальной розни, подстрекающие к насилию, призывающие к совершению противоправной деятельности и т.д.; переходить по ссылкам и открывать вложенные файлы входящих электронных сообщений, полученных от неизвестных отправителей; осуществлять по собственной инициативе рассылку (в том числе, и массовую) электронных сообщений (если рассылка не связана с выполнением служебных обязанностей); использовать адрес электронной почты для оформления подписки на периодическую рассылку материалов из сети Интернет, не связанных с исполнением служебных обязанностей; предоставлять сотрудникам Министерства (за исключением администраторов ИС) и третьим лицам доступ к своему электронному почтовому ящику; шифровать электронные сообщения без предварительного согласования с администраторами ИС. 3.11. Министерство оставляет за собой право доступа к электронным сообщениям работников с целью их архивирования и централизованного хранения, а также мониторинга выполнения требований настоящего Положения. 9 3.12. Все электронные сообщения и документы в электронном виде, передаваемые посредством электронной почты, подлежат обязательной проверке на отсутствие вредоносного ПО. 4. Требования к оформлению электронного сообщения 4.1. При оформлении электронного сообщения заполняются поля: адрес получателя; тема электронного сообщения; текст электронного сообщения (при необходимости, могут быть вложены различные файлы); подпись отправителя. 4.2. В почтовом клиенте существует возможность создания подписи и автоматической вставки её в электронное сообщение. При необходимости можно создать несколько подписей для различных получателей. 4.3. Формат подписи отправителя: Например: С уважением, Иван Иванович Иванов Должность ___________________ Структурное подразделение_______________________ Минкультуры России тел.: + 7(495) 000 0000 факс: +7 (495) 000 0000 e-mail: ivanov_ii@mkrf.ru http://www.mkrf.ru 4.4. При формировании ответов на полученные сообщения необходимо так же использовать подпись. электронные 10 5. Ответственность Работники, нарушившие требования настоящего Положения, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами Министерства.