ИНСТРУКЦИЯ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ КОМПЛЕКСА "ПЛАНОВО-ОТЧЕТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ" НА ОСНОВЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ "ШАХМАТКА" 1.Цель и возможности комплекса Данный комплекс таблиц позволяет получить следующие отчеты: 1. Итоговый подсчет по основным показателям работы архивных отделов (архивов) по группе районных архивных отделов (подсчет производится по плану и отчету за 1 квартал, 1 полугодие, 9 месяцев и за год 2. Итоговый подсчет по основным показателям работы архивных отделов (архивов) по группе облгосархивов (подсчет производится по плану и отчету за 1 квартал, 1 полугодие, 9 месяцев и за год 3. Статистический отчет "Показатели выполнения "Основных направлений развития архивного дела в архивных отделах" районных архивов за год". 4. Статистический отчет "Показатели выполнения "Основных направлений развития архивного дела в архивных отделах" государственных архивов за год". 5. Отчет о выполнении основных показателей развития архивного дела в Пермской области за 1 квартал (за 9 месяцев, за год). 6. Показатели "Основных направлений развития архивного дела в Пермской области на 1 полугодие" (на год). 7. Диаграмма по результатам работы архивных учреждений за год по группе архивных отделов с переменным составом документов. 8. Диаграмма по результатам работы архивных учреждений за год по группе архивных отделов с постоянным составом документов. 2. Требования к техническим средствам Для работы программы необходим IBM-совместимый компьютер АТ/486 и выше с объемом оперативной памяти не менее 16 Мб, монитор VGA/SVGA, жесткий диск с объемом свободной памяти не менее 2 Мб. Программа работает в среде WINDOWS 95/98 в электронных таблицах EXCELL 95/97. 3. Схема работы с комплексом ( книгой "Шахматка") Каждый файл созданный с помощью электронных таблиц EXCELL 95/97 называется книгой, которая состоит из листов (перемещение по ко- 2 торым осуществляется выбором вкладыша с названием листа внизу экрана). Данный комплекс состоит из 4 книг с "шахматками" кураторов: Шахматка2 - Шахматка5, где кураторы заносят данные по планам и отчётам своих рай(гор)архивов. Эти таблицы кураторы заполняют на своих компьютерах и копируют файлы на компьютер начальника отдела в папку "Шахматка" (путем замены старых). В 5-ом файле (книге) Шахматка (из одноименной папки) находится группа архивов начальника отдела, заполняемая начальником, а также вышеуказанные отчеты, расположенные на разных листах с соответствующими названиями. При каждом открытии файла Шахматка происходит обновление связей данной книги с Шахматками 2-5, вследствие чего данные для подсчета итогов берутся из дополненных и скопированных кураторами шахматок. Далее отчеты могут быть просмотрены и выведены на печать, так же как и все шахматки в отдельности. 4. Заполнение таблиц Открытие "Шахматки " осуществляется двойным щелчком мыши по одноименному файлу на "Рабочем столе" компьютера (находится в папке "Мои документы" : "Мой компьютер" "С" "Мои документы" "Шахматка", либо :"Excel" "Открыть файл"...). У каждого куратора соответственно свой файл таблицы: Т______- "Шахматка" Б______ - "Шахматка2" Б______ - "Шахматка3" Ш_____ - "Шахматка4" Е______ - "Шахматка5". Для занесения данных в таблицу курсор устанавливается в нужную ячейку и набирается число, для корректировки данного числа необходимо дважды щелкнуть по ячейке. Важно: строки с подсчетом итоговых значений не заполняются , желательно не вставать в итоговые ячейки и не редактировать их. Итоговые ячейки выделены цветом и первоначально имеют значение 0 . Подсчёт в этих ячейках происходит автоматически по мере заполнения таблицы. Переход по ячейкам с помощью мыши, либо по стрелкам клавиатуры. Для распечатки таблицы выберите "Файл", "Печать", возможен предварительный просмотр выходящего на печать документа, на печать идут сначала все листы таблицы (3 листа) первых 4 архивов, затем распечатывается остальная группа архивов. Желательно отправлять на печать по одному листу из-за сложности таблиц. 3 После полного заполнения таблицы и получения нужных результатов подсчёта файл копируется средствами локальной сети на компьютер Тиуновой З.Ф. для подведения сводных итогов. 5. Подведение итогов и получение отчетов Файлы кураторов переписываются в папку "Шахматка" на диске "С" поверх старых файлов с таким же названием. Затем открывается файл "Шахматка" любым из вышеуказанных способов, на вопрос программы: "Переустановить связи? " ответить утвердительно, при этом происходит автоматический подсчёт итогов по всем архивным отделам, заполняются все имеющиеся отчеты и строятся диаграммы пи итогам работы на данный период времени. В первую очередь заполняются данные на листе "Тиунова" и данные по областным архивам на листе "Итоги по обларх". Сводная таблица по райархивам находится на листе "Итоги по райарх" этого же файла, для открытия этих листов щёлкните мышью по вкладке с нужным названием внизу экрана. Отчеты имеют следующие названия: 1.Статистический отчет "Показатели выполнения "Основных направлений развития архивного дела в архивных отделах" районных архивов за год". -Показатели(рай) 2. Статистический отчет "Показатели выполнения "Основных направлений развития архивного дела в архивных отделах" государственных архивов за год".– Показатели(обл) 3. Отчет о выполнении основных показателей развития архивного дела в Пермской области за 1 квартал - Отчёт1кв (за полугодие - Отчёт1пол, за 9 месяцев - Отчёт9мес, за год – ОтчётГод). 4. Показатели "Основных направлений развития архивного дела в Пермской области на 1 полугодие" – ПокОснНапрПолуг (на год - ПокОснНапрГод). 5. Диаграмма по результатам работы архивных учреждений за год по группе архивных отделов с переменным составом документов – Диаграмма1. 6. Диаграмма по результатам работы архивных учреждений за год по группе архивных отделов с постоянным составом документов – Диаграмма2. 6. Преобразование "Шахматок " при смене отчетного периода 1. Скопировать имеющиеся "Шахматки" в эту же папку (у каждого куратора на компьютере), копию переименовать в "ШахматкаПлан" (два раза с промежутком "щёлкнуть" по файлу и добавить "План"), открыть её и удалить данные только в тех строках, где нет формул, выделенные цветом ячейки не стирать. После этого заносить данные по следующему году. 4 2. Аналогично копируется папка "Шахматка", содержащая сводные данные. 3. После внесения данных по плану кураторами, перед тем как посмотреть сводные результаты необходимо вернуть переименованным файлам название "Шахматка", а для этого файлы, содержащие сведения за прошедший год переназываются в "ШахматкаОтчет". 4. Файлы имеющие название "Шахматка" могут копироваться на компьютер, где находится сводная папка с таким же названием. 5. В соответствии с тем, какие файлы были скопированы в папку "Шахматка" получатся соответственно сводные данные по планам или отчетам. 6. Необходимо помнить, что перед каждым обновлением данных необходимо копировать в папку "Шахматка" обновленные данные кураторов.