Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на доставку

Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
Как отразить в бухучете и при
налогообложении расходы на доставку
сотрудников к месту работы и обратно (к
месту жительства или месту сбора)
С.В. Разгулин
заместитель директора
департамента налоговой и
таможенно-тарифной
политики Минфина России
Некоторые учреждения довозят своих сотрудников от места жительства (сбора) до места работы и
обратно.
Чтобы доставить сотрудников на работу и обратно, учреждение может использовать:


собственные автомобили;
арендованные автомобили.
Кроме того, учреждение может воспользоваться услугами транспортных компаний.
Учреждения, работающие вахтовым методом, обязаны доставлять сотрудников от места их сбора
до вахтового поселка и обратно (п. 2.5 Положений, утвержденных постановлением Госкомтруда
СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82).
В бухгалтерском (бюджетном) учете порядок отражения расходов, связанных с доставкой
сотрудников к месту работы и обратно (к местожительству или месту сбора), зависит от типа
государственного (муниципального) учреждения.
В учете казенных учреждений
Порядок отражения расходов в учете зависит от способа, которым учреждение доставляет
сотрудников на работу и обратно.
Если учреждение доставляет сотрудников собственным автотранспортом, расходы спишите
проводками:
Дебет КРБ.0.401.20.222 (КРБ.0.401.20.272, КРБ.0.401.20.213…) Кредит КРБ.0.302.22.730
(КРБ.0.105.33.440, КРБ.0.303.02.730…)
– отражены расходы на доставку сотрудников собственным автотранспортом.
Если учреждение доставляет сотрудников привлеченным (арендованным) транспортом, расходы
по подстатьям КОСГУ распределите следующим образом:


аренда транспорта – подстатья КОСГУ 224 «Арендная плата за пользование имуществом»;
услуги транспортной компании – подстатья КОСГУ 222 «Транспортные услуги».
Это следует из положений раздела V указаний, утвержденных приказом Минфина России
от 21 декабря 2011 г. № 180н.
Расходы на доставку сотрудников привлеченным (арендованным) транспортом спишите
следующими проводками:
Дебет КРБ.0.401.20.224 Кредит КРБ.0.302.24.730
– отражены расходы на аренду автомобиля, который используется для доставки сотрудников;
Дебет КРБ.0.401.20.222 Кредит КРБ.0.302.22.730
– отражены расходы на доставку сотрудников транспортной компанией.
Такой порядок установлен пунктом 121 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану
счетов № 157н (счета 302.00, 401.20).
В учете бюджетных учреждений
Бюджетные учреждения – получатели бюджетных средств расходы на доставку сотрудников к
месту работы и обратно (к местожительству или месту сбора) отражают в учете в порядке,
установленном для казенных учреждений (п. 4 приказа Минфина России от 6 декабря 2010 г.
№ 162н).
В учете бюджетных учреждений, которые получают субсидии из бюджета (в соответствии с п. 1
ст. 78.1 Бюджетного кодекса РФ), такие расходы отразите следующим образом.
Если учреждение доставляет сотрудников собственным автотранспортом, расходы спишите
проводками:
Дебет 0.401.20.222 (0.109.80.272, 0.109.80.213…) Кредит 0.302.22.730 (0.105.33.440,
0.303.02.730…)
– отражены расходы на доставку сотрудников собственным автотранспортом.
Если учреждение доставляет сотрудников привлеченным (арендованным) транспортом, расходы
по подстатьям КОСГУ распределите следующим образом:


аренда транспорта – подстатья КОСГУ 224 «Арендная плата за пользование имуществом»;
услуги транспортной компании – подстатья КОСГУ 222 «Транспортные услуги».
Это следует из положений раздела V указаний, утвержденных приказом Минфина России
от 21 декабря 2011 г. № 180н.
Расходы на доставку сотрудников привлеченным (арендованным) транспортом спишите
следующими проводками:
Дебет 0.401.20.224 (0.109.80.224) Кредит 0.302.24.730
– отражены расходы на аренду автомобиля, который используется для доставки сотрудников;
Дебет 0.401.20.222 (0.109.80.222) Кредит 0.302.22.730
– отражены расходы на доставку сотрудников транспортной компанией.
Такой порядок установлен пунктами 61, 128, 153 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому
плану счетов № 157н (счета 109.00, 302.00, 401.20).
В учете автономных учреждений
Если учреждение доставляет сотрудников собственным автотранспортом, расходы спишите
проводками:
Дебет 0.401.20.222 (0.109.80.272, 0.109.80.213…) Кредит 0.302.22.000 (0.105.33.000,
0.303.02.000…)
– отражены расходы на доставку сотрудников собственным автотранспортом.
Расходы на доставку сотрудников привлеченным (арендованным) транспортом спишите
следующими проводками:
Дебет 0.401.20.224 (0.109.80.224) Кредит 0.302.24.000
– отражены расходы на аренду автомобиля, который используется для доставки сотрудников;
Дебет 0.401.20.222 (0.109.80.222) Кредит 0.302.22.000
– отражены расходы на доставку сотрудников транспортной компанией.
В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий
структуре данных, утвержденных Планом финансово-хозяйственной деятельности.
Такой порядок установлен пунктами 3, 61, 134, 136, 181 Инструкции № 183н, Инструкцией к
Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 302.00, 401.20).
При вахтовом методе сотрудники не могут ежедневно приезжать на работу и возвращаться домой.
Поэтому учреждения, работающие вахтовым методом, обязаны доставлять сотрудников от места
их сбора до вахтового поселка и обратно. Об этом сказано в пункте 2.5 Положений, утвержденных
постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря
1987 г. № 794/33-82. Аналогичный порядок действует и в отношении сотрудников, которые
работают в полевых (экспедиционных) условиях.
Стоимость доставки сотрудников, работающих вахтовым методом, от места сбора до вахтового
поселка и обратно не облагается:



НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 2 февраля 2010 г. № 03-04-06/68);
взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 2 ч. 1
ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2
Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Ситуация: нужно ли включить стоимость доставки сотрудников от места жительства до пункта
сбора и обратно в их доходы и удержать с них НДФЛ. Учреждение использует вахтовый метод
работ
Да, нужно.
Расходы на проезд сотрудников от места жительства до пункта сбора (и обратно) учреждение
компенсировать не обязано (решение Верховного суда РФ от 17 декабря 1999 г. № ГКПИ 99-924).
Поэтому если оно оплатит такие расходы, то с суммы компенсации нужно удержать НДФЛ (п. 1
ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ).
Подтверждает такую позицию Минфин России в письмах от 30 июня 2011 г. № 03-03-06/1/384, от
2 февраля 2010 г. № 03-04-06/68, от 20 августа 2009 г. № 03-04-06-02/60, от 24 апреля 2008 г. № 0304-06-02/41.
«Главбух» советует
Есть аргументы, позволяющие учреждению не удерживать НДФЛ со стоимости доставки
сотрудников от места жительства до пункта сбора и обратно. Они заключаются в следующем.
Вахтовый метод предполагает работу вне места постоянного проживания сотрудников (ч. 1 ст. 297
ТК РФ). При этом работодатель обязан доставить сотрудников к месту вахты любым
экономически целесообразным транспортом (п. 2.5 Положений, утвержденных постановлением
Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82).
Такая обязанность не ограничивает право учреждения на самостоятельное определение методов и
способов доставки, в том числе от места жительства до пункта сбора. Поэтому расходы на
доставку сотрудников от места жительства до места сбора не являются их доходами. Такие
выплаты можно рассматривать как компенсации, связанные с выполнением сотрудником его
трудовых обязанностей. А значит, удерживать НДФЛ с сумм компенсации стоимости проезда от
места жительства сотрудников до места сбора (и обратно) не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Чтобы подтвердить обоснованность выплаты компенсации расходов на проезд от места
жительства до пункта сбора (и обратно) и отсутствие у сотрудников доходов при ее получении:


зафиксируйте выплату такой компенсации во внутренних документах учреждения
(например, в коллективном договоре);
организуйте проезд сотрудников экономичным транспортом (при использовании
общественного транспорта необходимо, чтобы проездной документ был разовым и
индивидуальным это подтвердит его использование только в служебных целях, а не для
личных нужд).
В арбитражной практике есть примеры судебных решений, в которых суды признавали
правомерным неудержание НДФЛ с сумм компенсации расходов на проезд сотрудников от места
жительства к месту сбора и обратно (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского
округа от 13 февраля 2009 г. № Ф04-482/2009(20348-А81-14), от 22 ноября 2007 г. № Ф047996/2007(40258-А75-7), от 28 февраля 2007 г. № Ф04-892/2007(31914-А81-42), Северо-Западного
округа от 12 апреля 2006 г. № А05-17066/05-22).
Ситуация: нужно ли включить стоимость доставки сотрудников до места работы и обратно в их
доходы и удержать с них НДФЛ. Учреждение вахтовый метод не использует
Ответ на этот вопрос зависит от того, могут сотрудники самостоятельно добираться до места
работы и обратно общественным транспортом или нет.
Если такой возможности нет, НДФЛ с суммы оплаты проезда не удерживайте. Это связано с тем,
что при отсутствии общественного транспорта стоимость проезда сотрудников к месту работы и
обратно не является экономической выгодой (доходом) сотрудника (ст. 41 НК РФ). Такого мнения
придерживается и Минфин России (письма от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/809, от 4 декабря
2006 г. № 03-03-05/21 и от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435). Аналогичной точки зрения
придерживаются суды (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от
15 июля 2008 г. № А19-13528/07-30-Ф02-3200/2008, Северо-Западного округа от 18 февраля
2008 г. № А21-3559/2007, Уральского округа от 29 января 2008 г. № Ф09-9195/07-С2, ЗападноСибирского округа от 5 декабря 2007 г. № Ф04-8288/2007(40650-А27-41)).
Если сотрудники могут самостоятельно добраться до места работы и обратно общественным
транспортом, со стоимости доставки сотрудников необходимо удержать НДФЛ. По мнению
контролирующих ведомств, стоимость бесплатной доставки сотрудников по инициативе
учреждения является их доходом, полученным в натуральной форме (письма Минфина России от
12 октября 2011 г. № 03-04-05/6-728, от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247 и ФНС России от
24 сентября 2010 г. № ШС-37-3/11928). Его нужно включить в налоговую базу по НДФЛ (п. 1
ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ). Возникновение у сотрудников дохода не зависит от того,
предусмотрена их доставка трудовым (коллективным) договором или нет. Удержать налог
учреждение обязано за счет любых денежных выплат в пользу сотрудника (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Однако обязанность рассчитать, удержать и перечислить НДФЛ в бюджет возникает у
учреждения, только если оно может определить размер дохода, полученного каждым сотрудником
(п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42). Таким образом,
чтобы удержать НДФЛ, учреждение должно ежедневно учитывать свои расходы на доставку
персонала и распределять их по каждому сотруднику, доставленному на работу в тот или иной
день. В письме от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247 Минфин России рекомендует определять
величину таких доходов исходя из общей стоимости проезда и данных табеля учета рабочего
времени (других аналогичных документов).
Исключение из указанного общего случая составляет следующая ситуация. Если учреждение
бесплатно обеспечивает доставку на работу и обратно инвалидов, не имеющих возможности
добираться до работы и обратно самостоятельно, такие услуги можно отнести к мерам по
реабилитации инвалидов (ст. 9 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ). При этом стоимость услуг
по реабилитации инвалидов, оплаченных учреждением, не облагается НДФЛ (п. 22 ст. 217
НК РФ). Таким образом, обязанность по удержанию НДФЛ при оплате доставки инвалидов до
места работы и обратно у учреждения не возникает. Аналогичный вывод содержится в письме
УФНС России по г. Москве от 16 ноября 2007 г. № 28-11/109498.
Ситуация: нужно ли начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское)
страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на стоимость
доставки сотрудников до места работы и обратно. Учреждение вахтовый метод не использует
Ответ на этот вопрос зависит от того, обусловлена или нет доставка сотрудников к месту работы и
обратно технологическими особенностями производства.
Если необходимость доставки обусловлена технологическими особенностями производства (т. е.
сотрудники не имеют иной возможности добираться до места работы и обратно), ее нельзя
рассматривать в качестве бесплатной услуги, оказанной в интересах сотрудников. При этом не
имеет значения, предусмотрена обязанность учреждения доставлять сотрудников к месту работы и
обратно в трудовом (коллективном) договоре или нет. В этом случае стоимость транспортировки
не подпадает под признаки сумм, учитываемых в расчетной базе по страховым взносам (ч. 1 ст. 7
Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Следовательно, объекта обложения страховыми взносами в данной ситуации не возникает.
Если учреждение осуществляет доставку сотрудников до места работы по своей инициативе в
отсутствие технологических особенностей производства, то стоимость доставки включите в
расчетную базу по страховым взносам и взносам по страхованию от несчастных случаев и
профзаболеваний. Начислите взносы, даже если обязанность учреждения по доставке сотрудников
к месту работы не указана в трудовом (коллективном) договоре. Это объясняется тем, что
стоимость услуг по доставке, оказанных исключительно в интересах сотрудников, не поименована
в перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами. Кроме того, учреждение осуществляет
доставку в рамках трудовых отношений с сотрудником. Такой вывод следует из части 1 статьи 7 и
статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, части 1 статьи 20.1 и статьи 20.2 Закона от 24 июля
1998 г. № 125-ФЗ. Правомерность такого подхода подтверждается арбитражной практикой (см.
постановление Президиума ВАС РФ от 10 мая 2011 г. № 17950/10). Подробнее о начислении
страховых взносов со стоимости услуг, оказанных сотруднику, но не указанных в трудовых
договорах, см.:


На какие выплаты нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное,
медицинское) страхование;
На какие выплаты нужно начислить взносы на страхование от несчастных случаев и
профзаболеваний.
Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет
учреждение.
Учреждение применяет общую систему налогообложения
При расчете налога на прибыль расходы на доставку сотрудников от места жительства (сбора) до
места работы и обратно при вахтовом методе можно включить в состав прочих расходов,
связанных с производством и реализацией (подп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это возможно при
выполнении следующих условий:


расходы предусмотрены в трудовом (коллективном) договоре (письма Минфина России от
2 сентября 2011 г. № 03-04-06/0-197, от 30 июня 2011 г. № 03-03-06/1/384, от 8 мая 2009 г.
№ 03-04-06-01/112, от 12 июля 2005 г. № 03-05-02-04/135);
сотрудники заняты в деятельности, приносящей доход, и расходы оплачены за счет
средств от этой деятельности. О том, можно ли учитывать при расчете налога на прибыль
расходы на доставку сотрудников от места жительства (сбора) до места работы и обратно,
если они связаны как с деятельностью, приносящей доход, так и с деятельностью,
связанной с выполнением государственного (муниципального) задания, см. Как вести
раздельный учет по налогу на прибыль, если организация получает целевое
финансирование (целевые поступления).
Аналогичный порядок применяется и в тех случаях, когда сотрудники работают в полевых
(экспедиционных) условиях.
Ситуация: можно ли учесть расходы, связанные с наймом жилья, при расчете налога на прибыль.
Учреждение применяет вахтовый метод. Во время доставки к месту работы сотрудники ночуют в
арендованном помещении
Да, можно. Но только при условии, что расходы связаны с деятельностью, приносящей доход, и
оплачены за счет средств от этой деятельности.
Если такие расходы предусмотрены коллективным (трудовым) договором, то их нужно
рассматривать как составную часть затрат на доставку сотрудников к месту работы. Основанием
для уменьшения налогооблагаемой прибыли является подпункт 12.1 пункта 1 статьи 264
Налогового кодекса РФ. Такая же точка зрения отражена в письме Минфина России от 22 ноября
2004 г. № 03-03-01-04/1/126.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на доставку сотрудников к месту
работы и обратно. Работы ведутся вахтовым методом
Работа подразделения бюджетного учреждения «Альфа» организована вахтовым методом. В коллективном договоре
указано, что учреждение обеспечивает доставку сотрудников от места сбора до вахтового поселка и обратно. Для
перевозки сотрудников «Альфа» арендует автобус. В июне сумма платы за аренду автобуса составила 118 000 руб.
(в т. ч. НДС – 18 000 руб.). Сотрудники заняты в деятельности, приносящей доход, расходы оплачены за счет средств от
этой деятельности.
В учете учреждения бухгалтер сделал следующие записи:
Дебет 2.109.80.224 Кредит 2.302.24.730
– 100 000 руб. (118 000 руб. – 18 000 руб.) – начислена плата за аренду автобуса для доставки сотрудников, работающих
вахтовым методом;
Дебет 2.210.01.560 Кредит 2.302.24.730
– 18 000 руб. – учтен «входной» НДС по арендной плате;
Дебет 2.303.04.830 Кредит 2.210.01.660
– 18 000 руб. – принят к вычету НДС.
При расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» включил плату за аренду автобуса в состав прочих расходов. НДФЛ
со стоимости доставки сотрудников бухгалтер не удерживал. Взносы на обязательное пенсионное (социальное,
медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начислял.
Доставка сотрудников на работу и обратно может быть обусловлена не только вахтовым методом,
но и технологическими особенностями производства. В этом случае расходы на доставку (при
соблюдении прочих условий) можно учесть в составе расходов на оплату труда при условии, что
они предусмотрены в трудовом (коллективном) договоре (п. 26 ст. 270 НК РФ). Такой точки
зрения придерживается Минфин России в письмах от 4 декабря 2006 г. № 03-03-05/21 и от 11 мая
2006 г. № 03-03-04/1/435. Причем расходы на проезд можно учесть в том объеме, в котором это
предусмотрено трудовым (коллективным) договором. Такие разъяснения содержатся в письмах
Минфина России от 2 августа 2005 г. № 03-03-02/43, от 16 ноября 2004 г. № 03-03-01-04/1/110 и от
24 августа 2004 г. № 03-03-01-04/1/16.
Ситуация: как для целей налогообложения прибыли обосновать, что расходы на доставку
сотрудников к месту работы и обратно обусловлены технологическими особенностями
производства
По мнению Минфина России, основанием для доставки сотрудников к месту работы и обратно
является:


отсутствие маршрутов общественного транспорта между местами постоянного
проживания сотрудников и местонахождением учреждения;
использование учреждением многосменного (непрерывного, ночного) режима работы.
При этом условие оплаты проезда сотрудником должно быть предусмотрено трудовым
(коллективным) договором.
Такая позиция отражена в письмах Минфина России от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/809, от
4 декабря 2006 г. № 03-03-05/21, от 14 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/426 и от 5 июля 2005 г. № 0303-04/1/54.
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на доставку сотрудников до
места работы и обратно при наличии у сотрудников возможности добираться до работы
общественным транспортом. Учреждение вахтовый метод не использует, доставку сотрудников
организует за счет средств от деятельности, приносящей доход
Да, можно. Но только при условии, что расходы связаны с деятельностью, приносящей доход, и
оплачены за счет средств от этой деятельности.
Для этого укажите в коллективном договоре (трудовых договорах) с сотрудниками обязанность
учреждения осуществлять доставку сотрудников. При расчете налога на прибыль такие расходы
можно будет учесть независимо от того, обусловлены ли они технологическими особенностями
производства или нет. Такой вывод можно сделать на основании статьи 255 и пункта 26 статьи 270
Налогового кодекса РФ. Аналогичная точка зрения высказана в письме Минфина России от
13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/809.
Ситуация: можно ли принять к вычету «входной» НДС при оплате сотрудникам, работающим
вахтовым методом, стоимости проездных билетов. Сотрудники следуют до места работы
самостоятельно
Ответ на этот вопрос зависит от того, как организована оплата стоимости проездных билетов:


учреждение самостоятельно приобретает билеты (в т. ч. через подотчетное лицо);
учреждение компенсирует сотруднику стоимость приобретенных им билетов.
Если учреждение самостоятельно приобретает билеты, действуют следующие правила. Вычет
НДС возможен при наличии счета фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ). При наличной оплате билета
сотруднику счет-фактуру не выдадут. А возможность принять НДС к вычету на основании бланка
строгой отчетности (билета) с выделенной суммой налога в законодательстве предусмотрена
только для командировок (п. 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от
26 декабря 2011 г. № 1137). Вместе с тем, в письме от 10 октября 2008 г. № 03-07-11/333 Минфин
России признал, что при оплате сотрудникам, работающим вахтовым методом, стоимости
проездных билетов учреждение может принять налог к вычету на основании билета с выделенной
суммой НДС (при соблюдении других условий, обязательных для вычета).
Если учреждение компенсирует сотруднику стоимость приобретенных им билетов, НДС к вычету
не принимайте. В таком случае не соблюдено одно из условий для вычета «входного» налога –
принятие на учет активов, по которым применяется вычет (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ). Подробнее
об этом см. Когда «входной» НДС можно принять к вычету.
Учреждение платит ЕНВД
Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет
налоговой базы расходы, связанные с доставкой сотрудников до места работы и обратно, не
влияют.
Учреждение применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД
Расходы, относящиеся к деятельности учреждения на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не
учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому сумму затрат на доставку сотрудников,
которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей
системе налогообложения, нужно распределить. Подробнее об этом см. Как учесть при расчете
налога на прибыль расходы, если организация совмещает общую систему налогообложения и
ЕНВД.
Расходы по доставке сотрудников, занятых только в одном виде деятельности учреждения,
распределять не нужно.
Сумму «входного» НДС, выделенную в счете-фактуре перевозчика (если для доставки
сотрудников используется привлеченный транспорт), также нужно распределить. Распределение
сделайте пропорционально доле операций, облагаемых НДС. Долю операций, облагаемых НДС,
определите исходя из стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) в
общем объеме отгрузки за налоговый период. Такой порядок предусмотрен в пункте 4 статьи 170
Налогового кодекса РФ. Подробнее об этом см. Как принять к вычету «входной» НДС по
имуществу (работам, услугам), которое будет использоваться как в облагаемых, так и в
необлагаемых операциях.
Пример распределения расходов на доставку сотрудников к месту работы и обратно. Учреждение
применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД
Бюджетное учреждение «Альфа» имеет в своей структуре производственную мастерскую. В рамках приносящей доход
деятельности мастерская занимается пошивом и реализацией одежды, которую учреждение реализует оптом и в
розницу.
По оптовым операциям учреждение применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на
ЕНВД. Налог на прибыль «Альфа» начисляет ежеквартально.
В учетной политике учреждения сказано, что расходы, относящиеся к нескольким видам деятельности, распределяются
пропорционально доле доходов, полученных от разных видов деятельности за каждый месяц отчетного (налогового)
периода.
Доходы, полученные «Альфой» от различных видов деятельности в январе, составляют:


по оптовой торговле (без учета НДС) – 12 000 000 руб.;
по розничной торговле – 4 000 000 руб.
«Альфа» ведет круглосуточную торговлю. Коллективным договором предусмотрено, что доставка сотрудников,
работающих в ночную смену, производится за счет учреждения. Для доставки сотрудников, работающих в ночную
смену, «Альфа» арендует автобус. В январе плата за аренду автобуса составила 118 000 руб. (в т. ч. НДС – 18 000 руб.).
Учреждение признает, что эти расходы вызваны производственной необходимостью, и учитывает их при
налогообложении.
Чтобы распределить плату за аренду автобуса между расходами по разным видам деятельности учреждения, бухгалтер
«Альфы» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов.
Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за январь составляет:
12 000 000 руб. : (12 000 000 руб. + 4 000 000 руб.) = 0,75.
Доля расходов на доставку сотрудников, которую можно учесть при расчете налога на прибыль, равна:
(118 000 руб. – 18 000 руб.) × 0,75 = 75 000 руб.
Доля расходов на доставку сотрудников, которую нужно отнести к деятельности учреждения, облагаемой ЕНВД,
составляет:
118 000 руб. – 18 000 руб. – 75 000 руб. = 25 000 руб.
Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Альфы» сможет определить по итогам I квартала.
Автономное учреждение применяет упрощенку
Налоговую базу автономных учреждений на упрощенке, которые платят единый налог с доходов,
расходы, связанные с доставкой сотрудников до места работы и обратно, не уменьшают (п. 1
ст. 346.18 НК РФ).
Учреждения, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут учесть
такие расходы. Если они доставляют сотрудников собственным транспортом – по подпункту 12
пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, если арендованным транспортом – по подпункту 4
пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: можно ли при расчете единого налога учесть оплату услуг по договору, заключенному
с транспортной компанией для доставки сотрудников к месту работы и обратно. Автономное
учреждение применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами
Да, можно.
Если такие расходы предусмотрены коллективным (трудовым) договором, то их можно включить
в состав расходов на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ). Главное условие –
факт доставки должен быть документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Документальным подтверждением могут служить:




договор, заключенный с транспортной компанией;
акт выполненных работ;
проездные билеты сотрудников;
иные документы.
Аналогичной точки зрения придерживается и Минфин России в письме от 31 августа 2007 г. № 0311-04/2/217.
Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»