Рекомендации по составлению документации

ФГБУ «СЕВВОСТРЫБВОД»
Отдел безопасности мореплавания
Группа безопасности,
сертификации и технического надзора
РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО СОСТАВУ ДОКУМЕНТАЦИИ
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТЬЮ
РЫБОПРОМЫСЛОВОЙ КОМПАНИИ
Петропавловск - Камчатский, март 2012 г.
1
ОДОБРЕНО в качестве рекомендаций по улучшению
документации СУБ рыбопромысловых компаний
ХОЛОХАРЕНКО К.А., зам. начальника ФГБУ «Севвострыбвод» начальник отдела безопасности мореплавания
СОСТАВИЛ
БУБЛЫК Б.С., главный специалист по МКУБ
ПРОВЕРИЛ
ВАСИЛЕНКО В.В., капитан-наставник, руководитель
группы безопасности, сертификации и технического надзора
Издание третье, сокращенное.
Пособие может быть полезным для рыбопромысловых компаний, самостоятельно создающих документацию Системы управления безопасностью.
Пособие не является документом, на который можно было бы сослаться. Спорные вопросы
должны решаться с учетом существующих нормативных документов.
Пособие предназначено для узкого круга специалистов, потому ряд терминов дается без
расшифровки.
2
Каждая Компания строит свою Систему управления безопасностью (СУБ) и ее
документацию в удобном для себя виде. И это право зафиксировано в самом тексте
Международного кодекса по управлению безопасностью (МКУБ).
В последнее время появилось больше Компаний, которые сами создают свою
документацию СУБ, справедливо предполагая, что так она будет лучше соответствовать особенностям Компании и станет более понятной персоналу.
Группа безопасности, сертификации и технического надзора, многие годы, проверяя документацию СУБ различных Компаний, в данном пособии выражает свои
соображения по ее составу, цель которых побудить Компании к творчеству и улучшению своих систем, но не к бессмысленному копированию обрывков из электронных
версий чужих документов. Возможно, крупным Компаниям, давно идущим своим путем развития СУБ, данные рекомендации будет не столь интересны как Компаниям
средним и малым.
Тем не менее, всем создателям документаций СУБ хочется напомнить, что каждая страница их творчества имеет конкретного адресата — сотрудника компании и
если она сотруднику не интересна, значит, сочинитель напрасно запачкал бумагу.
Текст этого пособия намеренно набран на «доступном для понимания языке»,
как, впрочем, и должна выглядеть вся документация СУБ Компании.
Общие требования
СУБ — это набор процедур. Однако, термин «процедура» имеет свое вполне
определенное значение. Нет смысла называть процедурами какие-либо перечни документов, должностные инструкции, положения, планы и т.п.
Все планы, процедуры, инструкции и чек-листы должны быть как можно логичнее распределены по папкам, имеющим достаточно понятные и охватывающие их
внутреннее наполнение названия.
Логичность распределения процедур и инструкций по этим папкам проверяется
по системе «5S» и считается удовлетворительной, если необученный МКУБ член экипажа сможет найти в документации СУБ заданную процедуру (инструкцию) за 30 секунд.
Рекомендации для сочинителей документации СУБ
Документ, содержащий политику Компании
Общепринятое название обычно берется из самого текста МКУБ: «Политика
Компании в области безопасности и защиты окружающей среды»
Но при корректуре МКУБ в 2010 году в 7 разделе наконец-то вспомнили о безопасности персонала и теперь при создании коллекции процедур, планов и инструкций на первое место поставлены задачи обеспечения безопасности персонала.
3
Потому, возможно, лучшим названием для Политики Компании было бы такое:
«Политика Компании в области безопасности персонала, судна и защиты окружающей среды».
Политика Компании, как мы сегодня понимаем, должна содержать три важных
момента:
 Подтверждение того, что данная Компания взяла на себя все обязанности и ответственность, предусмотренные МКУБ (можно одной эффектной фразой);
 Цели Компании, среди которых три цели, предлагаемые МКУБ и еще текущие
цели на год-два в формулировке, позволяющей далее проанализировать их выполнение и результативность;
 Пути достижения этих целей. Это как раз самая важная часть политики. Ее-то
как раз и мог бы прочитать персонал с интересом. Например, по третьей цели
(обучение персонала), обещание всех видов подготовки и аттестации за счет
Компании очень порадует экипаж судна. А, например, одна из текущих целей
Компании – покупка нового судна, как раз и намекнет, что вполне возможны
проблемы с выделением ресурсов на судно (так как у владельца бизнеса есть
важные и самые милые его сердцу задачи – расширение его бизнеса). Если,
описывая пути достижения заявленных целей, Компания ссылается на какие-то
другие свои политики (кадровую, техническую и т.п.), то она должна быть готова их предъявить в задокументированном и утвержденном руководителем виде. При этом их результативность также должна быть проанализирована в конце года.
Основной документ СУБ, содержащий общее описание Системы
По традиции он носит название «Положение по управлению безопасностью»,
при этом слово «Положение» может быть заменено на «Руководство» или «Наставление» (последнее и рекомендуется в МКУБ). Однако в русском языке термин «наставление» ассоциируется с чем-то рекомендательным и потому будет не совсем удачным.
Как и Политика Компании это документ первого уровня (см. пирамиду документации), потому он будет содержать много ссылок на документы более низкого
уровня. Его не надо перегружать лишними сведениями. Но Политику Компании во
втором разделе и полномочия капитана в пятом разделе лучше привести полностью.
Структурная схема Компании тоже не помешает (здесь ей и место), но если Компания
любит часто менять ее (ведь подрастают дети, их надо куда-то пристраивать), то можно структуру вынести в приложение.
Положение по управлению безопасностью должно содержать четыре вещи:




что Компания взяла со стандарта МКУБ;
кто этим занимается;
с кем он при этом взаимодействует;
ссылки на документы более низкого уровня.
4
Порядок создания этого документа простой: читаем текст МКУБ и по каждому
требованию пишем, что делаем (однако, без терминов «должна», которые намекают
не на работу Компании, а лишь на ее мечты). К разделам 13-16 МКУБ надо подойти
творчески. Нет смысла просто переписывать текст из МКУБ. Многие его знают.
Нумерация разделов и пунктов этого документа должна как можно ближе соответствовать тексту МКУБ. При этом, и самой Компании, и аудитору будет гораздо
легче проверять соответствие документации требованиям МКУБ. При изменениях в
МКУБ легче вносить изменения в этот документ. Да и считать, что присев за стол с
хорошей шариковой ручкой и пачкой белой бумаги удастся на хорошем творческом
подъеме создать лучшую структуру документа, чем это сделано в МКУБ, будет несколько нескромно.
Кстати, при сочинении подобного документа Системы менеджмента качества
также следует придерживаться нумерации Стандарта качества ИСО 9001 или уж
предъявлять аудитору сводную таблицу соответствия пунктов документа пунктам
Стандарта.
В Системе менеджмента качества такой документа часто делают не конфиденциальным, чтобы его можно было показать своим клиентам для подтверждения высокого качества своей работа, подтверждения, что все важные моменты деятельности
надежно «запеленгированы» и никаких «проколов» не будет.
Положение о полномочиях и ответственности капитана
Положение должно содержать пять задач, которые передала Компания капитану (из 5 раздела МКУБ) и, что важно, указания на порядок их выполнения.
Передав капитану ответственность по проверке требований СУБ, Компания
должна указать, что имеется в виду и какая отчетность по этому поводу должна сохраняться. Среди прочего Компания может, например, указать, что, проверяя выполнение работ и соответствующие записи в судовой документации, капитан ставит свою
подпись. Непосредственно наблюдая за работой по чек-листам, ставит свою подпись
и дату, периодически или по указанию Компании проверяет состояние судна по специальным капитанским чек-листам и т.п.
Указывая, что капитан должен побуждать экипаж к выполнению политики
Компании, необходимо определить способы и ресурсы такого побуждения. Это могут
быть денежные премии, отличительные знаки, вымпелы, медали (?!), присвоение звания лучшего по профессии, беседы, совещания и т.п. При этом речь не идет о выполнении производственного плана. Речь идет о поддержании должного уровня безопасности, и это должно быть ясно видно при награждении членов экипажа, как в денежном, так и всяком другом виде.
Определив периодичность пересмотра СУБ, надо указать, что ожидается от капитана. Это может быть, к примеру, годовой отчет, в котором капитан выразит свое
отношение к действующей СУБ, укажет на недостатки, на результативность корректирующих действий по имевшим место за год несоответствиям, выскажет свои соображения по упрощению документации, улучшению доходчивости документов, выде5
лению необходимых ресурсов для данного судна, о работе персонала, о проверках инспектирующих органов, свои пожелания, соображения и т.п. Как вариант, полагаем,
что пересмотром может считаться и ежегодное совещание капитана с назначенным
лицом, на котором они обсуждают необходимую степень задокументированности судовых операций, порядок и частоту контрольных проверок, и другие вышеперечисленные вопросы. Результат их совещания должен быть задокументирован.
В Положении могут присутствовать материалы из Кодекса торгового мореплавания и Устава службы на судах ФРП, но таким переписыванием нет смысла увлекаться, так как один из этих документов — федеральный закон, другой — отраслевой
документ, прошедший регистрацию в Минюсте, и повторы прав и обязанностей капитана в документации СУБ не повысят их статус.
Другое дело — резолюция ИМО А.443(XI) “Решения капитана в отношении
безопасности на море и защиты морской среды”. Ее необходимо использовать при
создании настоящего Положения.
Документ, содержащий системные процедуры
По традиции его называют Положением по процедурам. Не совсем удачно, ведь
это фактически Сборник системных процедур.
В первых версиях стандартов серии ИСО 9000 указывалось на 20 системных
процедур. При создании на базе стандарта ИСО 9002 его морской версии — МКУБ,
остановились 10 системных процедурах (вспомните содержание «Типового положения по управлению безопасностью»).
Потом стандарт ИСО 9001 определил как обязательные 6 системных процедур.
Дальше резать не удается. Система станет уже неполной.
Эти 6 системных процедур касаются документов, записей, аудита, несоответствий, корректирующих действий и предупреждающих действий.
Пункт
ИСО
4.2.3
4.2.4
8.2.2
8.3
8.5.2
8.5.3
Содержание процедуры в стандарте ИСО
Утверждение, актуализация, переутверждение, идентификация изменений и статуса пересмотра, обеспечение доступности, сохранения, распространение документов
Идентификация, хранение, защита, восстановление, установление сроков хранения и изъятие
записей
Ответственность, требования по планированию и проведению, отчетной информации, поддержанию записей внутреннего аудита
Средства управления, ответственность и полномочия для работы с несоответствующей продукцией
Анализ и определение причин несоответствий, оценка, определение, осуществление, запись
результатов и анализ корректирующих действий
Определение причин потенциальных несоответствий, оценка, определение, осуществление, запись результатов и анализ предупреждающих действий
6
К ним нелишнее будет добавить процедуру Анализа управления безопасностью.
А также процедуру Анализа рисков. Такая процедура должна содержать порядок анализа и, что не менее важно, ожидаемый результат такой работы. На сегодня
нам видится, что первым результатом анализа рисков, который выполняется в Компании, должен стать перечень важнейших процессов с указанием для каждого процесса
управляемых условий и порядка контроля. Например, в виде таблицы. По недостающим документам должны быть назначены исполнители и сроки.
При создании перечня важнейших процессов следует учесть, что к ним относятся:
 операции, для которых обязательные нормы и правила устанавливают требования к их проведению или требования к составлению планов, процедур, инструкций, отчетных документов и контрольных листов;
 операции, установленные Компанией, которые связаны с особенностями данного типа судна и
влияют на безопасность или предотвращение загрязнения;
 операции, для которых в документах ИМО, Администраций, классификационных обществ и других организаций морской индустрии даются рекомендации по их безопасному проведению;
 операции, которые, по мнению Компании, могут создать опасные ситуации, если они не будут
находиться в управляемых условиях (контролироваться с помощью планов, инструкций и контрольных листов).
Кроме анализа рисков для определения важнейших операций на своих судах Компания должна
учесть:
 опыт в проведении таких судовых операций, которые могут создать опасные ситуации, если не
будут контролироваться в соответствии с планами и инструкциями;
 обратные связи, предусмотренные в СУБ (анализ СУБ со стороны капитана, внутренние проверки,
акты несоответствий и их анализ, несчастные случаи и опасные ситуации);
 формализованные, систематизированные сведения по эксплуатации могут использоваться Компанией как ключ для определения опасных ситуаций.
Что касается возможностей комсостава по анализу рисков, то они весьма ограничены. Если «показатель последствий» можно еще как-то определить, то «показатель
частотности» выявляется только при серьезном исследовании на большой базе фактических данных. Что кстати и давно было сделано, ведь так и возникли все наши задокументированные требования к выполнению судовых операций, технике, безопасности, охране труда и т.п.
Однако, если условия выполнения какой-то судовой операции резко отличаются от обычных, то, несмотря на вышеуказанные сложности, анализ риска должен быть
выполнен и задокументирован. При этом результатом такого анализа должен стать
или отказ от выполнения данной операции или выполнение комплекса мероприятий,
которые позволят снизить риск до приемлемого и выполнить эту операцию.
Таким образом, мы видим, что данная процедура должна содержать четкое разделение и описание задач берегового персонала и комсостава судна.
Кстати, такой задокументированный неприемлемый риск позволит капитану
более четко отстоять свои интересы по невыполненной судовой операции перед судовладельцем, фрахтователем и таким образом послужит должной «защитой капитана»
(как этого и требует резолюция ИМО А.443(XI).
7
Кроме системных процедур в данном Положении могут быть и процедуры для
сотрудников береговых подразделений — так называемые общефункциональные процедуры (если они не служат приложением к соответствующим Положениям по подразделениям).
Тогда логично будет назвать сей документ Сборником системных и общефункциональных процедур.
Документ, содержащий судовые процедуры, инструкции и чек-листы
До внедрения МКУБ Компания предполагала, что члены экипажа правильно
выполнят судовые процессы, так как они учились в морском учебном заведении, их
аттестовали с выдачей рабочего диплома, они имеют предыдущий опыт работы на
судах. Можно сказать, что в то время порядок и содержание работы были отданы на
откуп самому работнику. А если он ошибался, то он же и был виноват.
Но к концу XX века стало ясно, что это задача Компания — научить каждого
сотрудника правильному выполнению необходимых операций, периодически повышать его уровень подготовки, обеспечить контроль и совершенствование процессов.
С внедрением МКУБ Компания должна взять на себя определение всех условий
для всех важнейших работ. Теперь Компания указывает, что, как и когда делать. Если
работник строго следовал процедурам и инструкциям, но возникли какие-то проблемы, за них отвечает сама Компания.
В этом и смысл и стандарта качества ИСО и нашего стандарта безопасности
МКУБ. Это перенос ответственности на Компанию и защита человека, добросовестно
выполнившего процедуры, утвержденные руководством.
Потому рыбопромысловая компания, которая не создала процедуры и инструкции по всем важнейшим судовым операциям не только очень далека от внедрения
МКУБ, но и «подставляет» свой экипаж. Ведь «случись чего» любой и каждый из
экипажа будет виноват, но не сама Компания. Она по-прежнему останется «белой и
пушистой».
Перечень важнейших судовых процессов для создания коллекции судовых процедур определяет сама Компания на базе анализа рисков.
Один из таких перечней судовых процедур был разработан ОАО «ГИПРОРЫБФЛОТ» и размещен в контрольном листе проверки судна при его освидетельствовании на соответствие требованиям МКУБ.
Многие процедуры должны содержать ссылки на соответствующие инструкции
и чек-листы.
Этот документ большой и, возможно, придется разбить его на две части.
Например, чек-листы вынести отдельно или разделить процедуры на касающиеся организации и управления, и касающиеся эксплуатации судна. В зависимости от этого и
названия можно подобрать подходящие.
8
Полагаем, что настало время для создания процедуры общения с контролирующими органами. В такой процедуре по каждому из них будут приведены точное
название, адрес, задачи и функции, порядок и границы проверок, степень взаимодействия, контактные телефоны руководства, «телефоны доверия» (если есть), формы
удостоверений их сотрудников и прочее.
Нельзя забыть и процедуру по охране труда. Она будет ссылаться на целый ряд
существующих документов, которые, видимо, лучше по-прежнему хранить в отдельной папке.
Документ, содержащий порядок действий персонала судна в аварийных и
потенциально-опасных ситуациях.
Здесь два замечания.
ПЕРВОЕ:
Неплохо разбить ситуации на аварийные и ситуации потенциально-опасные.
Иначе, к примеру, в ситуации «Плавание во льдах» мы, согласно плана, будем собирать членов Берегового штаба (которые, видимо, нам подскажут, как правильно между льдинами двигаться?), а, может даже сообщать о входе в лед капитану порта и другим организациям и даже родственникам (?).
Есть Компании, которые уже такое разделение ситуаций произвели.
ВТОРОЕ:
Резолюция ИМО А.852(20) “Руководство в отношении структуры планов на
случай аварийных ситуаций” требует разделить все действия в каждой аварийной ситуации на первоначальные и последующие.
Первоначальные действия — это действия, которые не зависят от типа судна и
перевозимого груза, это базовые действия, они одинаковы на всех судах, их знает
наизусть экипаж, они записаны в расписании по тревогам. Они заканчиваются моментом определения проблемы (например, при пожаре – где и что горит). За быстрое и
правильное выполнение первоначальных действий отвечает капитан судна.
Последующие действия зависят от типа судна и груза. Все варианты просчитывает Компания и описывает действия экипажа подробно и по порядку. Именно Компания должна знать отличия в тушении пожара в трюме, рыбцехе и жилом помещении на судне, которым она управляет. И не просто разработать такие планы действий,
но и обучить персонал и периодически проверять его готовность.
Если капитан в какой-то момент решает отступить от плана, он сообщает Компании последний выполненный пункт ее плана, и далее Береговой штаб уже не сможет «следить за процессом, ведя пальцем по плану», а продолжает помогать советами
и ресурсами в он-лайн режиме.
Документ, содержащий порядок действий берегового персонала при аварийных и потенциально-опасных ситуациях на судах Компании
9
Здесь одно замечание: учение по действиям в аварийной или потенциальноопасной ситуации «СУДНО-БЕРЕГ» не надо превращать в обычную проверку связи.
Неготовность Берегового штаба к работе так же опасна, как и неготовность
судна к борьбе с аварийной ситуацией.
Документ, содержащий порядок подготовки персонала
Часть аварийных и потенциально-опасных ситуаций отрабатываются путем
учебных тревог. А часть других (тревогами не охваченных) требует специальных занятий с комсоставом. Компания должна это указать, так же как и периодичность такой подготовки.
10
11
12,1,10,3,8,5
2,11,4,9,6,7
12