УДК 811.111 ОСОБЕННОСТИ НАПИСАНИЯ ДЕЛОВОГО

УДК 811.111
ОСОБЕННОСТИ НАПИСАНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ
Е.В. Стулёва1, Ж.И. Лобанова2, М.А. Егорова3
Национальный исследовательский Иркутский государственный технический университет,
664074, г. Иркутск, ул. Лермонтова, 83.
Приведены общие правила составления делового письма на английском языке с некоторыми примерами, а также представлено несколько советов по его написанию. Рассмотрены самые основные и
распространённые виды писем и даны их небольшие характеристики, а также представлены особенности русских и английских деловых документов.
Библиогр. 9 назв.
Ключевые слова: деловое письмо; виды деловых писем; особенности русских и английских деловых
писем; запрос.
PECULIARITIES OF WRITING BUSINESS LETTERS IN ENGLISH
E. Stulyova, Zh. Lobanova, M. Egorova
National Research Irkutsk State Technical University,
83 Lermontov St., Irkutsk, 664074
The authors examine the general rules of writing a business letter in English giving some examples; they also offer some advice for how to write it, consider the widespread types of letters, give their characteristics
and compare features of Russian and English business documents.
Sources: 9 refs.
Keywords: business letter, types of business letters, features of Russian and English business letters, inquiry
Правильно составленное деловое письмо позволяет свободное и равноправное общение с
зарубежными фирмами и организациями.
Основное правило: пишите ясно и просто, используя, по мере возможности, короткие фразы,
избегайте излишней фамильярности, кроме случаев, когда адресат является вашим старым другом.
Есть общие правила составления делового письма на английском.
Во-первых, весь текст разделяется на абзацы, но без использования красной строки.
Во-вторых, в верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название
компании с адресом, далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также адрес получателя (с новой строки).
ABC Ltd
Warwick House
Warwick Street
Forest Hill
London SE 23
UK
В-третьих, дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу
письма.
20 June 2004, 15th of November, 2012
Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
Что касается приветствия, то убедитесь, что вы пишете имя получателя правильно. Вы также
должны уточнить пол и точное звание адресата. Используйте Ms. для женщин и Mr. для мужчин. Используйте Mrs. если вы на 100 % уверены, что женщина не замужем. По стандартам, после обращения надо ставить запятую (США), однако можно вообще не ставить знака.
Примеры:
Стулёва Екатерина Викторовна, студентка гр. МЭ-08-1, E-Mail:panic9128@yandex.ru
Stulyova Ekaterina, a student of Economics, e-mail: panic9128@yandex.ru
2 Лобанова Жанна Игоревна, студентка гр. МЭ-08-1, E-Mail:Igor-hause@rambler.ru
Lobanova Zhanna, a student of Economics, e-mail: Igor-hause@rambler.ru
3 Егорова Мария Алексеевна, старший преподаватель кафедры иностранных языков для гуманитарных специальностей, e-mail:egorova4983@mail.ru
Egorova Maria, a senior teacher of Foreign Languages Department, e-mail: egorova4983@mail.ru
1
1
 Dear Sir or Madam:
 Dear Madam
 Dear Sir,
 Dear Sirs
 Gentlemen:
В деловых письмах принято начинать с дружеского вступления:
Thank you for your e-mail of (date)… [Спасибо за ваше письмо от (числа)],
Thank you for your letter of the 21st of April (Спасибо за ваше письмо от 21 апреля)
и т. д.
Основная мысль всего письма может начаться с причины обращения:
I'm writing to enquire about... (я пишу, чтобы узнать…) и т.п.
Далее используйте два небольших по объёму параграфа, чтобы детально изложить цель вашего письма. Если вы хотите изложить точную и важную информацию (отказ от предложения, или
информирование партнера о сроках поставки товара) изложите ее во втором параграфе – не начинайте письмо с нее.
We regret to inform you... (Мы сожалеем, но…),
It is with great sadness that we... (Мы с грустью...).
В заключительном параграфе вы должны указать необходимость ответа на письмо, напоминания или заметки.
I look forward to... (Я с нетерпением жду) seeing you next Thursday (встречи с вами в четверг) и
т.п.
Типичные окончания Yours truly, (ваш…), Yours sincerely, (Искренне ваш…) стоят после основной части письма.
Подпись в деловых письмах на английском языке помешается на правой стороне бланка под
заключительной формулой. На первой строчке под заключительной формулой ставится название организации, напечатанное на компьютере. Под названием, на той же строке следует напечатанное
название должности лица, подписавшего письмо. Часто фамилия подписавшего письмо напечатана
под рукописной подписью.
Деловые письма на английском языке могут содержать приложения. Если к письму приложены
какие-нибудь материалы, то в левом углу письма, ниже подписи, пишется слово Enclosure «приложение». Если письмо содержит два и более приложений, то указывается их число.
Советы при написании делового письма на английском языке.
1. Используйте разговорный тон.
2. Задавайте вопросы прямо.
3. Дважды проверьте правильность пола и написание имен и фамилий.
4. Используйте по возможности действительный залог.
5. Используйте вежливые формы (would вместо will).
6. Всегда упоминайте себя как «I» (Я).
7. Не используйте «we» (мы) до того момента, пока не ясно кто под этим подразумевается.
8. Перепишите любое предложение или вопрос, который звучит неопределенно.
Некоторые виды деловых писем
Одной из разновидностей делового письма является запрос. Он используется для получения
подробной информации о товаре, о времени и сроках поставки, о скидках, ценах на продукцию и т.д.
При написании писем-запросов необходимо давать как можно более детальную информацию для делового партнёра.
Рекламное письмо. Это наиболее специфичное из всех видов рекламы промоутинга. Письмо
нацелено на создание интереса у покупателя к услуге или товару.
Письмо-предложение. Обычно является ответом на запрос. Отвечая на запрос, поставщик
благодарит за оказанное внимание к его продукции и прилагает к письму-предложению прайс-листы,
каталоги или условия договора.
Заказы. В заказе, как и в любом деловом письме, информация должна быть точной и полной.
В противном случае, поставка может быть задержана или поставленный товар окажется не тем, что
был заказан.
Письмо-рекламация. Причинами отправки таких писем могут являться: недопоставка товаров, повреждение товаров, брак, обнаруженный при эксплуатации оборудования и т.д. Письморекламация должны содержать в себе наиболее детальную информацию, а также варианты решения
проблем.
Памятная записка. Она рассылается внутри компании, отличаются от письма наличием этикетных слов в начале страницы.
2
Сопроводительная записка. Всегда должна прилагаться к посылаемой информации или
материалу. Эта записка определяет то, что посылается, и даёт обоснование этой ссылке.
Резюме. Документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании и другой
относящейся к делу информации, обычно требуемый при рассмотрении кандидатуры человека для
найма на работу. По форме резюме должно быть корректным и организованным: следует соблюдать
поля, верхнюю и нижнюю границы, заголовки выделять подчеркиванием или печатать их заглавными
буквами. Важно соблюдать красную строку. Исправления, если они есть, должны быть незаметны.
Общий вид документа должен быть безукоризненным. Наверху страницы печатается в столбик имя и
фамилия, адрес и почтовый индекс, а также номер телефона. Эти сведения можно расположить к
центру или сместить к левому краю.
Стандартная форма резюме европейского уровня включает в себя шесть основных частей:
Личная информация (Personal Information).
Цель (Objective).
Опыт работы (Work Experience).
Образование (Education).
Специальные навыки (Additional Skills).
Рекомендации (References).
Особенности русских и английских деловых писем.
Главной и основной особенностью русской деловой письменной речи остается «телеграфный» стиль или строгая функциональность. В то время как в западной и американской деловой переписке к письму предъявляются те же требования, что и к разработкам рекламного характера.
Основным условием убедительности любого делового документа является его доказательность. Она же, в первую очередь, обеспечивается точными, бесспорными фактами. Такое понимание
убедительности делового письма является общепризнанным и обязательным для всех культур официального послания. Однако в практике западной, в частности английской, деловой переписки принято считать, что убедительность зависит от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого оно направлено.
Для русской практики деловой переписки характерен подход в подаче информации, при котором адресант и адресат делового послания рассматриваются как «коллективные» субъекты. При
этом приоритетными являются формы множественного числа «Предлагаем», «Сообщаем», «Направляем». Это объясняется тем, что, принимая то или иное решение, автор документа представляет интересы всего предприятия, выступает представителем организации в целом. В качестве нормы деловой переписки отмечается утрата местоимения «я». Вместо «я прошу» пишут «прошу», вместо «я выполнил» пишут «мною выполнено».
В английской и американской школах делового письма представлены как «Мы↔подход»
(например: «Мы были огорчены, узнав, что...», так и «Я↔подход» например: «Я благодарен Вам за
сообщение о том, что...». Оба письма подписаны конкретными должностными лицами, однако во втором случае создается еще ощущение личной ответственности и заинтересованности автора письма в
разрешении конфликтной ситуации.
Также в практике отечественной деловой переписки тексту письма не всегда предшествует
обращение. Без обращений обычно составляются тексты сопроводительных писем, договорных писем, писем-напоминаний и др. Однако в последнее время обращение становится обязательным элементом русского делового письма. Допускается отсутствие обращения, если адресат – коллективный
субъект. Заключение как особая этикетная формула вежливости, еще не ставшая общепринятой и
обязательной для всех типов деловой корреспонденции в России. Заключающие фразы типа «С уважением ...», «С наилучшими пожеланиями...», чаще всего встречаются в письмах, адресованных конкретному официальному или частному лицу. А по стандартам Запада обращение и заключение являются обязательными элементами официального послания любого типа.
На Западе деловое письмо основывается на признании того, что с выражения почтения и
уважения к клиенту начинается успех дела, а формулы любезности позволяют установить более тесный контакт. Для русского официально-делового письма проявление любезности и сердечности, в
целом, не характерно (а в официальном документе – недопустимо).
Деловые письма всегда являются официальным сообщением, и, приступая к его написанию и
составлению, всегда необходимо помнить, что от того, насколько грамотным и корректным является
содержание, будет зависеть успех в решении всевозможных деловых вопросов.
Библиографический список
1. Басаков М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо, учеб.-практ. пособие.
– М.: Дашков и КО, 2005.
2. Кутний Е.А. Бизнес-корреспонденция на английском языке. – М.: Эксмо, 2005.
3
3. Электронный ресурс. Режим доступа: http://langinfo.ru
4. Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.delovodstvo.ru
5. Электронный ресурс. Режим доступа: http://engblog.ru/business-letters
6. Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.xbridge.ru
7. Электронный ресурс. Режим доступа: http://ru.wikipedia.org
8. Электронный ресурс. Режим доступа: http://businessenglish.kiev.ua
9. Электронный ресурс. Режим доступа: http://ikit.edu.sfu-kras.ru
4