2. Раскройте раздел Технологии работы с документами

Контрольная работа
Вариант №2
Дисциплина: Документационное обеспечение управления
Группа №22701
Специальность: 030912 "Право и организация социального обеспечения"
Ханбабаев Самур Мишкюралиевич
Личный шифр: 12-7-052
Адрес:Спб., улица Асафьева дом 12 квартира 385,
Телефон: +7-921-426-69-67
1. Раскройте значение организационных документов. Виды организационных
документов. Значение и правила оформления документов Штатное расписание,
Положение, Инструкции.
Под документооборотом принято понимать упорядоченное перемещение документов в
процессе работы с ними должностных лиц. Документооборот формируется из трех
самостоятельных документационных потоков:

внутренние документы;

входящие документы;

исходящие документы.
К внутренним документам принято относить все документы, которые разрабатываются
должностными лицами организации, исходя из задач и потребностей самой организации
(ее структурных подразделений), а также в соответствии с внутренними правилами
разработки документов.
Входящие документы - это те документы, которые поступают в организацию извне по
различным каналам связи (преимущественно по почте).
Исходящие документы - документы, разработанные внутри организации и отправленные
за ее пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным
должностным лицам, учреждениям и предприятиям) либо во исполнение письменных
указаний (руководящих документов) вышестоящей инстанции (старших начальников).
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению
документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных
лиц и оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.
При проектировании и рационализации документооборота руководствуются
положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования
организации управленческого труда.
При движении документов следует руководствоваться принципом однократного
пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы
сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность
исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения
резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник
передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции
первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут
передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта,
телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, электронная почта) передаются конкретному
должностному лицу организации.
Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта
документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях),
подписание (утверждение), регистрацию и отправку.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления
организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе
исполнения (использования) - входящих документов.
Контроль исполнения документов. Целью контроля является обеспечение
своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль исполнения документа
возлагается на контрольную службу ДОУ.
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с момента подписания
(утверждения) документа или с даты поступления. Дата исполнения указывается в тексте
документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не
указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.
Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Изменения вносятся в
регистрационную карточку. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе
проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
Контроль исполнения документа строится на базе регистрационных данных. Контрольная
картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам
документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения
(предварительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет - не
реже одного раза в год; по заданиям последующих месяцев текущего года - не реже
одного раза в месяц; по заданиям текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до
истечения срока.
Справки о состоянии исполнительской дисциплины составляются не реже одного раза в
месяц. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и
достоверность информации по исполнению документа.
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и
созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в
учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для
проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора
наиболее целесообразных технических средств его механизации.
При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их
содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их
рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают
раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения,
также учитываются отдельно.
Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав
предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания
унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием
реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место
издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст
оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве
штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела
кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись
которого заверяется печатью.
Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех
структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой
должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с
указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата,
место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст
оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или
заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с
главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется
печатью.
Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации,
коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или
совещательного органа определяет:
• статус коллегиального или совещательного органа;
• порядок планирования работы;
• порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
• внесение материалов на рассмотрение;
• порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
• ведение протокола заседания;
• оформление решений коллегиального или совещательного органа;
• порядок доведения решений до исполнителей;
• материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:
• наименование учреждения (организации);
• вид документа;
• заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);
• вид документа;
• дата;
• место составления;
• гриф утверждения;
• текст, подпись.
Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и
согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации
или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально
2. Раскройте раздел Технологии работы с документами: регистрация документов.
Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию
документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала
календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в
регистрационной форме.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в
справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые
и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от
частных лиц .
При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент),
название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция
руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении
документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии
приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.
Документы в организации регистрируются один раз: поступающие - в день поступления,
создаваемые - в день утверждения или подписания, отправляемые - в день их отправления.
Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, приказы по основной
деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий и
др.
3.Выполните практическое задание:
3.1. Найдите, в прилагаемом документе, ошибки в оформлении реквизитов и
воспроизведите Положение в правильном варианте.
АО «Ампер»
УТВЕРЖДАЮ
Директор АО «Ампер»
____________ Е.Н. Ерохин
22.11.2011
Положение
22.11.2011 №32/04-20
Санкт-Петербург
о службе документационного обеспечения
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и
подчиняется непосредственно руководителю организации (первому заместителю
руководителя).
1.2. Служба осуществляет документационное обеспечение управления организации и в своей
деятельности руководствуется законами РФ, законодательными актами по архивному делу РФ,
действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления,
нормативными материалами, касающимися автоматизации информационных процессов;
Уставом организации, приказами и распоряжениями руководителя организации.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с
документами в организации с ГОСТами и другими действующими нормативами.
Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий
осуществляет следующие функции:
2.1. Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного
обеспечения в деятельности организации.
2.2. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу,
регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному
обеспечению управления.
3. ОБЯЗАННОСТИ
Служба для осуществления своих функций выполняет следующие обязанности:
3.1. Разрабатывает инструкции и стандарты по документационному обеспечению для
структурных подразделений организации.
3.2. Разрабатывает, внедряет и ведет табель и альбомы унифицированных форм
документов, согласовывает изменения, дополнения и вновь разработанные формы и
бланки документов и представляет их на утверждение руководителю организации.
Периодически оповещает абонентов табеля об изменениях и проводит консультации по
запросам абонентов.
4. ПРАВА
Служба имеет право:
4.1. В соответствии с соглашениями и договорами запрашивать и получать информацию из
внешних источников.
4.2. Запрашивать и получать от всех структурных подразделений организации
информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
Начальник службы ДОУ
________________
А.С.Федорова
Юрист
________________
М.В. Сергеев
В дело №03-31
____________23.12.12